Für agile Softwareentwicklungsteams ist es entscheidend, stets über den Produktumfang und -kontext informiert zu sein. Produkte, die bereits auf den Markt gebracht wurden, haben oft ein größeres Backlog an User Storys, die noch entwickelt werden müssen. Agile Teams greifen bei der Planung von Sprints auf das Produkt-Backlog zurück – der Zustand des Backlogs spielt also eine wichtige Rolle für den Gesamterfolg des Produkts.
Einfach ausgedrückt geht es bei der Optimierung des Backlogs darum, das Produkt-Backlog auf dem neuesten Stand zu halten. In Meetings zur Backlog-Optimierung, auch als Sitzungen bezeichnet, können Teams das Backlog für einen anstehenden Sprint aktualisieren und vorbereiten.
Die Verwaltung großer Produkt-Backlogs kann eine Mammutaufgabe sein. Trotzdem sind Meetings zur Backlog-Optimierung unerlässlich, damit das Agile-Projektmanagement gelingt.
In diesem Artikel werden bewährte Strategien für die Durchführung von Meetings zur Backlog-Optimierung besprochen, damit dein Backlog aktuell, aufgeräumt und organisiert bleibt. Du erfährst, warum Backlog-Optimierungsmeetings wichtig sind und wie man effiziente Sitzungen durchführt. Außerdem erhältst Tipps, die auf den Erfahrungen agiler Teams beruhen.
Der Zweck von Meetings zur Backlog-Optimierung
Bei einem Meeting zur Backlog-Optimierung trifft sich ein Projektteam, um sein Produkt-Backlog zu überprüfen, zu aktualisieren und zu bereinigen. Dieses Meeting ist für jede Agile-Methode von entscheidender Bedeutung, da es den Arbeitsumfang des Teams für einen anstehenden Sprint klärt. Das Ziel des Meetings ist es, die Aufgaben für zwei Sprints im Backlog festzuhalten, damit dem Team nicht die Arbeit ausgeht und Anpassungen vornehmen kann, sollten sich die Anforderungen ändern.
"Du solltest jedoch daran denken, dass es bei Backlog-Refinement-Meetings nicht nur darum geht, neue Aufgaben zu überprüfen. Es geht auch darum, Backlog-Elemente zu entfernen, die nicht mehr erforderlich sind", erklärt Mark Cruth, Modern Work Coach von Atlassian. "Falls du jemals versucht bist, ein Backlog-Refinement-Meeting abzusagen, weil es keine neuen Aufgaben gibt, solltest du dich fragen, ob es Aufgaben im Backlog gibt, die das Team eventuell entfernen sollte. Sprecht anschließend über diese Storys im Refinement-Meeting."
Wie bei einer Sprintplanung besprechen Produktinhaber und Mitglieder des Entwicklungsteams bei einem Meeting zur Backlog-Optimierung jedes Element im Backlog, klären die dazugehörigen Anforderungen und bewerten die jeweilige Priorität und Komplexität. Dies führt zur einer besser definierten und umsetzbareren Aufgabenliste.
Durch die regelmäßige Durchführung von Backlog-Refinement-Meetings kann das Team sicherstellen, dass der Entwicklungsprozess agil bleibt und auf sich ändernde Anforderungen und Prioritäten reagiert werden kann. Dynamische Umgebungen dieser Art erfordern Tools für die Zusammenarbeit und Projektnachverfolgung wie Jira Software, das über eine Backlog-Funktion verfügt, mit der Führungskräfte Änderungen für alle Teams vornehmen können.
Durchführung eines effizienten Meetings zur Backlog-Optimierung
Agiles Projektmanagement beginnt mit effizienten Meetings zur Backlog-Optimierung. Die folgenden Schritte helfen dir, einen reibungslosen und wiederholbaren Prozess zu entwickeln, der die richtigen Mitarbeiter zusammenbringt, Erwartungen festlegt, Elemente priorisiert und bewertet sowie die nächsten Schritte definiert.
1. Überprüfe und priorisiere Elemente im Backlog
Vor dem Meeting zur Backlog-Optimierung sollten Produktinhaber eine erste Überprüfung der vorhandenen Elemente im Produkt-Backlog (wie Nutzerberichte, Funktionen oder Aufgaben) durchführen und Elemente entfernen, die nicht mehr relevant sind. Wenn ein Produkt weiterentwickelt wird und sich Funktionsanforderungen ändern, passen einige Elemente nicht mehr zu den Projektzielen. Produktinhaber sollten auch Feedback aus früheren Sprint-Reviews umsetzen und Elemente löschen, die das Team entfernen möchte.
Anschließend priorisieren Produktinhaber alle Elemente im Backlog. Diese Priorisierung kann nach dem Teammeeting angepasst werden.
"Und schließlich sollte der Produktinhaber die Liste der Storys, die er mit dem Team besprechen möchte, mindestens 24 Stunden vorher verschicken", schlägt Cruth vor. "Dadurch kann das Team die Liste überprüfen und Fragen vorbereiten. Auf diese Weise vermeidest du, dass die Story mehrfach in Refinement-Meetings besprochen werden muss."
2. Erstelle und teile die Tagesordnung des Meetings
Wie bei jedem Treffen im Projektmanagement-Kontext ist eine Tagesordnung unerlässlich, um ein Abschweifen von Gesprächen zu verhindern. Bei der Erstellung der Tagesordnung für das Meeting zur Backlog-Optimierung können Produktinhaber mit Teammitgliedern zusammenarbeiten – für frühzeitiges Feedback, Zeiteinschätzungen zu Elementen und eine Vorbereitung der anstehenden Themen.
Der Hauptzweck der Tagesordnung besteht darin, dass sich das Team auf die ausgewählten Backlog-Elemente konzentriert und dass Optimierungsbesprechungen innerhalb der für das Meeting festgelegten Zeit erfolgreich abgeschlossen werden. Die Tagesordnungsvorlage für Teambesprechungen von Atlassian erleichtert Agile-Teams die Erstellung von Tagesordnungen, das Erfassen von Notizen und das Teilen von Aufgaben, indem sie ein vorgefertigtes Format für deine Sitzungsprotokolle bereitstellt.
3. Stelle sicher, dass alle wichtigen Teilnehmer anwesend sind
Da Meetings zur Backlog-Optimierung zu komplexen Diskussionen führen und manchmal eine ganze Stunde andauern können, ist es wichtig, nur die wichtigsten Teilnehmer einzuladen.
Wer sollte an dem Meeting zur Backlog-Optimierung teilnehmen? Eine typische Sitzung erfordert die Teilnahme der folgenden Teammitglieder:
- Der Produktinhaber
- Die Mitglieder des Entwicklungsteams (Scrum-Team)
- Der Projektsponsor
- Der Moderator des Treffens (Scrum Master)
- Ein Produktmanager (optional)
4. Bestimme den richtigen Zeitpunkt für das Meeting
Der richtige Zeitpunkt für das Meeting hängt von der Länge der Sprints und der Komplexität des Projekts ab. Wenn ein Team wöchentliche Sprints abhält, sollte der Projektmanager wöchentlich ein Meeting zur Backlog-Optimierung abhalten. Wenn Sprints zwei Wochen dauern, sollte der Projektmanager alle zwei Wochen ein Meeting einplanen. Wenn Sprints länger als zwei Wochen dauern, sind zweiwöchentliche Sitzungen immer noch am besten, um dem Team zu helfen, sich auf sich ändernde Prioritäten oder unvorhergesehene Probleme vorzubereiten.
Egal, wofür sich dein Team entscheidet: Eine Stunde sollte für die Besprechung des gesamten Backlogs ausreichen. Stelle sicher, dass der Produktmanager das Meeting in den Kalender einträgt und dass der Moderator die Zeitvorgaben einhält, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
"Denke unbedingt daran, dass Backlog-Refinement-Meetings asynchron stattfinden können", fügt Cruth hinzu. "Lasse die Teammitglieder eventuell Storys selbst prüfen, Fragen dazu hinterlassen und den Kommentarbereich in Jira nutzen, um eine Story fertigzustellen."
5. Bewerte die User Story
Damit ein agiles Team die Komplexität eines Elements erfolgreich bewerten kann, muss es ein gemeinsames Verständnis der User Story entwickeln. User Storys sind formlose Erklärungen darüber, was die Funktion aus Kundensicht auszeichnet.
Das Meeting zur Backlog-Optimierung ist der richtige Zeitpunkt, um bestehende User Storys zu überprüfen und zu beurteilen, ob sie noch für das Projekt relevant sind. Es ist auch der richtige Zeitpunkt, um neue User Storys hinzuzufügen, die auf neuen Erkenntnissen basieren, oder um größere User Storys in kleinere aufzuteilen. Diese kontinuierliche Verbesserung von User Storys ist ein wichtiger Teil des Agile-Prozesses, da sie es dem Team ermöglicht, Möglichkeiten zur schrittweisen Verbesserung des Produkts zu identifizieren.
Ermittle die nächsten Schritte und führe Nachbereitungen durch
Während des Meetings zur Backlog-Optimierung entscheidet das Team, welche Elemente in den Sprint aufgenommen und welche entfernt werden sollen. Manchmal können in einer Sitzung mehrere Backlog-Elemente mit gleicher Priorität auftauchen. Das Team hat jedoch möglicherweise nicht genug Zeit, um sie alle abzuschließen. Agile Planungs-Poker-Karten sind ein hilfreiches Tool, um zu entscheiden, welche Elemente zuerst bearbeitet und welche in einen späteren Sprint aufgenommen werden sollen.
Schicke direkt im Anschluss an das Meeting ein Protokoll an alle Teilnehmer und stelle sicher, dass alle die Priorität der besprochenen Elemente verstanden haben. Die Aufteilung der Entwicklungsarbeit in einzelne Aufgaben mit einem Tool wie Jira Software sorgt dafür, dass keine wichtige Backlog-Komponente vergessen wird. Das priorisierte Backlog wird dann zum zentralen Element der nächsten Sprintplanungssitzung.
Vorteile produktiver Sitzungen zur Backlog-Optimierung
Wenn sie richtig durchgeführt werden, tragen Meetings zur Optimierung des Produkt-Backlogs zur Gesamteffizienz und Teamproduktivität bei und stellen den Projektabschluss sicher. In den folgenden Abschnitten werden einige der Vorteile von Sitzungen zur Backlog-Optimierung beschrieben.
Verbessertes Backlog
Die Sitzungen optimieren und ordnen den Arbeitsablauf. Sie sorgen für Fokus im Produkt-Backlog und stellen sicher, dass unwichtige Elemente entfernt werden.
Gemeinsames Verständnis
Da Teams bei diesen Meetings jedes Element im Detail besprechen, entwickeln sie zusammen mit Stakeholdern ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Aufgaben erforderlich sind und welche Elemente Priorität haben.
Effektive Sprintplanung
Die Teilnehmer des Meetings können Fragen stellen und Feedback geben, was zu besseren Sprintplanungsmeetings führt. Darüber hinaus vereinfacht und beschleunigt das gemeinsame Verständnis des Projekts die Sprintplanung.
Bessere Zusammenarbeit
Teammitglieder haben unterschiedliche Hintergründe und verschiedene Ansichten über Prioritäten und darüber, wie lange es dauern wird, Aufgaben zu erledigen. Das Optimierungsmeeting ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Ansichten auszutauschen und sich auf Prioritäten und Fristen zu einigen.
Stärkung des Teams
Teammitglieder, die an Optimierungsmeetings teilnehmen, übernehmen die Verantwortung für den Sprint und damit auch für das Projekt und die Aufgaben, die für einen erfolgreichen Abschluss erforderlich sind. So entsteht ein leistungsstarkes Team, das Verantwortung für die Ergebnisse der jeweiligen Sprints übernimmt.
Tipps für erfolgreiche Meetings zur Backlog-Optimierung
Es gibt zahlreiche Tipps und Strategien für das Abhalten von Meetings zur Backlog-Optimierung. Die folgenden Best Practices haben sich für Agile-Teams auf der ganzen Welt als nützlich erwiesen:
Verfolge die DEEP-Kriterien
Roman Pichler und Mike Cohn prägten das Akronym DEEP, um zu zeigen, wie ein Backlog strukturiert werden kann, um seinen Nutzen zu maximieren. Dies sind die vier Elemente eines DEEP-Backlogs:
- Ausreichend detailliert (detailed appropriately): Füge sinnvolle Details zu Elementen hinzu.
- Emergent (emergent): Backlog-Elemente werden anhand neuer Projekteinblicke oder -anforderungen hinzugefügt, geändert oder entfernt.
- Geschätzt (estimated): Jedem Element wird eine Zeiteinschätzung hinzugefügt.
- Priorisiert: Priorisiere Elemente im Sprint, indem du die Elemente mit dem höchsten Wert ganz oben auf der Liste platzierst.
Für jedes Element eine Definition von "Bereit" verwenden
Eine Definition von "Bereit" (DoR) ist ein vereinbarter Kriteriensatz, der angibt, ob ein Backlog-Element bereit ist, vom Team bearbeitet zu werden. Die DoR stellt sicher, dass das Team versteht, was zu erledigen ist und abschätzen kann, wie lange es dafür benötigt.
Elemente in bearbeitbare Teile einteilen
Eine gute Faustregel für die Arbeitseinteilung ist, sicherzustellen, dass die Erledigung eines Backlog-Elements nie länger als einen halben Sprint benötigt. Bei einem einwöchigen Sprint kann ein Element, dessen Erledigung vier Tage in Anspruch nimmt, den Zeitplan durcheinanderbringen und sollte in zwei kleinere Aufgaben aufgeteilt werden, die jeweils zwei Tage dauern.
Optimierungssitzungen aufteilen
Die ersten Meetings zur Optimierung des Backlog können mehrere Stunden dauern. Eine Möglichkeit, den Fokus des Teams aufrecht zu halten und Meetings mit Sponsoren, Produktmanagern und anderen Stakeholdern zu optimieren, besteht darin, die Sitzungen in zwei oder mehr Sitzungen aufzuteilen, die im besten Fall jeweils eine Stunde dauern. Das gibt Teilnehmern genug Zeit, um Backlog-Elemente und wie sie in das Gesamtprojekt passen, zu überprüfen.
"Das Backlog-Refinement ist ein kontinuierlicher Prozess", erklärt Cruth. "Du musst auch nicht unbedingt bis zum offiziellen Meeting warten, um die Aufgaben zu überprüfen und zu verfeinern. Wenn du während des Refinement-Meetings nur Backlog-Elemente verfeinerst, wirst du feststellen, dass das Backlog-Refinement eine langwierige Angelegenheit ist."
Mit Jira Software Meetings zur Backlog-Optimierung optimieren
Meetings zur Optimierung des Produkt-Backlog sind unerlässlich und führen zu einem gut gepflegten und priorisierten Produkt-Backlog. Jedoch können diese Meetings zeitaufwendig und verwirrend sein, vor allem, wenn man nicht die richtigen Tools verwendet, um einen Backlog zu erstellen, Entscheidungen festzuhalten und sie an das Team weiterzugeben.
Die Backlog-Funktion von Jira Software macht es einfach, mit Teammitgliedern an der Optimierung des Backlog zusammenzuarbeiten. Du kannst zu jedem Element Kommentare und Details hinzufügen, Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und Elemente nach Wert oder Risiko auflisten und priorisieren. Mit Jira Software kannst du deine Meetings zur Backlog-Optimierung ganz einfach optimieren und den gesamten Projektmanagementprozess verbessern. Entdecke, wie sie die Effizienz deines Teams verbessern kann.
Meeting zu Backlog-Optimierung: Häufig gestellte Fragen
Wie häufig sollten Sitzungen zur Backlog-Optimierung stattfinden?
Die Häufigkeit der Meetings zur Backlog-Optimierung hängt vom Sprintzyklus deines Teams ab. Bei Sprints, die eine Woche dauern, findet im Schnitt ein Meeting pro Woche statt. Bei Sprints, die zwei Wochen oder länger dauern, hilft ein Meeting alle zwei Wochen bei der Pflege des Backlog.
Wie lang sollten Meetings zur Backlog-Optimierung dauern?
Es gibt keine feste Dauer für ein Meeting zur Backlog-Optimierung, da es von der Komplexität des Projekts und der Größe des Produkt-Backlog abhängt. Es wird jedoch empfohlen, für das erste Meeting zwei Stunden einzuplanen. Wenn ein Projekt gestartet ist, sind einstündige Optimierungs-Meetings üblich, wobei diese Meetings mit Verlauf der Sprints oft kürzer werden.
Wie bereitet man sich auf eine Sitzung zur Backlog-Optimierung vor?
Für die Vorbereitung einer Sitzung zur Backlog-Optimierung ist hauptsächlich der Produktinhaber verantwortlich. Dieser sollte die Elemente anhand ihres Werts priorisieren, die Elemente mit der höchsten Priorität um die nötigen Details ergänzen und die Tagesordnung für das Meeting vorbereiten. Die Teammitglieder sollten die Tagesordnung lesen und Fragen und Feedback zu den aufgelisteten Elementen vorbereiten.