Wie die Mitarbeiter im Kontrollzentrum der NASA müssen Projektmanager zahlreiche Aspekte überblicken, damit ihre Teams Projekte ohne Zwischenfälle abschließen können. Doch während die NASA den reibungslosen Betrieb von Raumfahrzeugen überwacht, sind es bei Projektmanagern Ergebnisse.
Mit Lean-Methoden können Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgewickelt werden. Sie sorgen außerdem dafür, dass Projektmanagementkatastrophen wie etwa das Apollo-13-Unglück gar nicht erst auftreten.
Unter "Lean" versteht man einen kontinuierlichen Prozess der schrittweisen Anpassung. Die Produktbereitstellung wird beschleunigt, indem Ressourcen und Aufwand optimiert werden und Teams eine effiziente und effektive Arbeitsweise ermöglicht wird.
In diesem Artikel erfährst du mehr über die Lean-Methode, ihre Vorteile und darüber, wie Jira deinem Softwareteam bei der Umsetzung der Lean-Prinzipien helfen kann.
Geschichte von Lean
Das Ziel von Lean ist es, die Arbeitsweise und Leistung von Teams durch kontinuierliche Verbesserungen größtmöglich zu optimieren. Die gelungene Umsetzung der Lean-Methode schafft effizient Mehrwert für Kunden.
Der Gründer von Toyota, Kiichiro Toyoda, entwickelte nach dem Zweiten Weltkrieg das Lean-System, um Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden. Nachdem er den Kauf und die Wiederauffüllung von Artikeln in einem Supermarkt beobachtet hatte, konzipierte er das Just-in-Time-Konzept, das sich darauf konzentriert, Produkte genau dann herzustellen, wenn die Kunden sie benötigen.
Toyodas Konzept wurde später zum Toyota-Produktionssystem und schließlich zur Lean-Methode weiterentwickelt. Dies wiederum war der Grundstein für das agile Projektmanagement, das heutzutage in zahlreichen Branchen, wie etwa der Softwareentwicklung und dem Bau- und Gesundheitswesen, zum Einsatz kommt.
Lean-Grundlagen
Der Lean-Ansatz basiert auf zwei Säulen, die einen Rahmen für alle Lean-Projekte bilden: kontinuierliche Verbesserung und Respekt vor Menschen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Eine kontinuierliche Feedbackschleife hilft Teams, schrittweise Änderungen an Prozessen, Produkten und Personal vorzunehmen, um Systeme kontinuierlich zu verbessern. Durch die schrittweise Identifizierung, Bewertung und Anpassung vorhandener Prozesse oder Systeme können Teams Verschwendung vermeiden und die Effizienz insgesamt verbessern.
- Respekt: Manager hören dem Team und den Kunden genau zu, zeigen ihre Wertschätzung für deren Meinung und haben ein offenes Ohr für Vorschläge. Lean Manager sorgen für eine effiziente Aufgabenverteilung im gesamten Workflow und fördern eine enge Zusammenarbeit. Davon profitieren letztlich auch die Kunden.
Beide Faktoren spielen bei den Grundprinzipien der Lean-Methode eine entscheidende Rolle.
Lean-Prinzipien
Es ist wichtig, zu berücksichtigen, wie sich deine Arbeit auf die Kundenerfahrung auswirkt. Die fünf Grundprinzipien von Lean helfen Teams dabei, Tasks zu organisieren und den Projektmanagern einen Überblick zu verschaffen. Die fünf Grundprinzipien lauten:
1. Den Wert identifizieren
Um deinen Kunden einen Mehrwert zu bieten, musst du zuerst ihre Anforderungen verstehen. Dazu kannst du:
- Dich direkt an Kunden wenden, um mehr über ihre Probleme zu erfahren.
- Herausfinden, wie dein Produkt dazu beiträgt, diese Probleme aus dem Weg zu räumen.
Als Nächstes musst du den Wert deines Produkts im Hinblick auf die Erfüllung der Kundenanforderungen definieren und dies deinem Team mitteilen. Du kannst das tun, indem du die Arbeit des Teams darauf ausrichtest, wie sie sich auf die Kundenerfahrung auswirkt, und nach den besten Tools suchst, die dein Team dabei unterstützen, deinen Kunden einen Mehrwert zu bieten.
Das Identifizieren von Mehrwert spart Zeit und Geld, indem sichergestellt wird, dass dein Team nur Funktionen entwickelt, die deinen Kunden einen Mehrwert bieten.
2. Den Wertstrom visualisieren
Die Aktivitäten, die erforderlich sind, um qualitativ hochwertige Kundenerfahrungen zu bieten, sind Teil des Wertstroms. Bei der Wertstromanalyse werden Diagramme verwendet, um den Projektprozess zu visualisieren und das Wertstrommanagement zu unterstützen, was für die Vermeidung von Verschwendung entscheidend ist.
Die Wertstromanalyse umfasst die folgenden Aktivitäten:
- Das Problem identifizieren und das richtige Team auswählen: Identifiziere die Hauptprobleme deiner Kunden und wähle dann ein Team aus, das diese Probleme lösen kann.
- Den Prozess begrenzen und visualisieren: Beschränke den Umfang des Projekts auf notwendige Aktivitäten. Du kannst den Prozess dann mithilfe der Scrum Board-Vorlage in Jira darstellen und Termine für jedes Ergebnis festlegen.
- Daten erfassen: Finde heraus, welche Ressourcen benötigt werden, indem du Daten wie die Stunden, die das Team mit der Arbeit an dem Projekt verbringt, verfolgst.
- Beurteilen und anpassen: Um eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu erreichen, müssen Prozesse immer wieder neu bewertet werden. Stelle dir die Frage: "Gibt es einen besseren Weg, das zu tun?"
3. Arbeitsfluss erzeugen
Wir befinden uns "im Flow", wenn für das Team alles glatt läuft und wir die Zeit vergessen. Die Schaffung eines Flow-Zustands erhöht das Engagement und die Leistung des Teams.
Der Arbeitsfluss deines Teams spiegelt die Effizienz des Wertstroms wider, den du mithilfe der kontinuierlichen Feedbackschleife immer weiter verfeinern kannst. Die Lean-Methode erfordert einen reibungslosen und kontinuierlichen Ablauf, um Verzögerungen zu reduzieren und Übergabezeiten zu minimieren.
"Bei der Implementierung von Lean muss auf den Flow geachtet werden", sagt Mark Cruth, Modern Work Coach bei Atlassian. "Der Flow steht im Mittelpunkt jedes Elements von Lean, egal ob es um das Reduzieren von Verschwendung, die Beseitigung von Silos oder die kontinuierliche Verbesserung geht … alle Elemente stehen mit dem Flow in Verbindung!"
Du kannst den Arbeitsfluss deines Teams mit folgenden Maßnahmen verbessern:
- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Silos verhindern eine erfolgreiche Umsetzung der Lean-Methode. Dein Team sollte am gesamten Prozess beteiligt sein und bei Bedarf mit anderen Teams zusammenarbeiten, um deren Aufgaben zu erfüllen. Zum Beispiel könnte das Customer Success Team eingebunden und nach seiner Meinung zu Kundenproblemen befragt werden. Außerdem kann dein Team seine Kenntnisse über die Arbeitsweise anderer Abteilungen vertiefen.
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Aufgabenverfolgung: Kanban Boards oder die Kanban-Vorlage in Jira können dir helfen, Tasks zuzuweisen, Arbeit zu visualisieren und dein Team zu koordinieren. Mit diesen Karten können Teams den Fortschritt von Tasks während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen.
4. Pull-System einführen
Mit einem Pull-System arbeiten Teams nur an dem, was Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Die Produktion richtet sich nach der tatsächlichen Kundennachfrage und nicht nach Prognosen.
Um die Anforderungen der Kunden genau einzuschätzen, muss das Team mit den Kunden sprechen und ihre Meinung einholen.
5. Nach Perfektion streben
Lean erfordert eine wachstumsorientierte Denkweise und ein Streben nach Perfektion durch kontinuierliche Verbesserung. Hierfür wird eine kontinuierliche Feedbackschleife genutzt, um Projektmanager, Teams und Unternehmen dabei zu unterstützen, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Vorteile von Lean
Als Projektmanager bist du bei Projekten sicher schon auf Probleme gestoßen, zum Beispiel beim Warten auf Feedback von Stakeholdern. Wenn das Feedback zu spät kommt, gerät das gesamte Projekt ins Stocken. Die Lean-Methode hat viele Vorteile, die solche Hindernisse aus dem Weg räumen. Zum Beispiel:
- Höhere Effizienz: Indem du den Wertstrom visualisierst, kannst du die Arbeit an den Kundenanforderungen ausrichten und unnötige Arbeit an Produkten und Dienstleistungen, an denen Kunden nicht interessiert sind, vermeiden.
- Weniger Probleme: Bei der Lean-Methode können Probleme wie mangelnde Kommunikation und unrealistische Fristen behoben werden, bevor sie größere Folgen haben. Bei der Kommunikation setzt die Lean-Methode auf Nachverfolgung und Transparenz, sodass jeder über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen informiert ist. Da Teams stärker in den Prozess eingebunden sind, können unrealistische Zeitpläne überarbeitet werden.
- Geringere Kosten: Durch die Entwicklung eines klaren Plans und die Beseitigung von Hindernissen kannst du Geld sparen, indem du gerade genug produzierst, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Auf diese Weise produzierst du nicht mehr Vorrat als nötig, was besonders bei physischen Produkten wichtig ist.
- Verbesserte Kundenbeziehungen: Indem du dich auf den Kundennutzen konzentrierst, schaffst du stärkere Kundenbeziehungen, was für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die kontinuierliche Feedbackschleife von Lean hilft dir dabei, Prozesse zu verfeinern und kontinuierlich zu verbessern, um effizient Mehrwert zu schaffen.
- Engagierte Teams: Weil die Teams bei Lean schon zu Beginn fest eingebunden sind, legen sie mehr Wert auf gute Ergebnisse. Sie können mitbestimmen, woran gearbeitet wird, und angeben, wann die Aufgaben voraussichtlich abgeschlossen sein werden. Dieses Mitspracherecht fördert die Motivation.
Mögliche Herausforderungen der Lean-Methode
Trotz der zahlreichen Vorteile ergeben sich durch den Einsatz von Lean auch einige Herausforderungen, die Projektmanager kennen und meistern sollten. Zu diesen Herausforderungen gehören:
- Mangelnde Unterstützung durch das Management: Fehlende Unterstützung durch Führungskräfte kann dazu führen, dass die Umsetzung der Lean-Methode in Teams scheitert.
- Lösung: Hole so früh wie möglich die Zustimmung des Teams ein und zeige ihm die Vorteile von Lean.
- Unzureichende Schulungen: Schlecht ausgebildete Teams erzielen keine guten Ergebnisse. Wenn ein Team die Lean-Methode nicht verstanden hat, kann es sie nicht richtig umsetzen.
- Lösung: Biete beim Onboarding des Teams passende Schulungen zu Lean an. Du kannst dein Team für ein Lean-Zertifizierungsprogramm anmelden, das praktische Übungen bietet. Die Zertifizierung stellt sicher, dass dein Team die Lean-Methoden gut verstanden hat.
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Fokus auf Tools statt Kultur: Teams einfach nur Tools vorzusetzen, ist schlecht für die Motivation. Wenn Tools im Fokus stehen, kann es passieren, dass sich Mitarbeiter nicht wertgeschätzt fühlen. Wenn die Anerkennung fehlt, geben sie vielleicht nicht mehr ihr Bestes.
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Lösung: Entwickle mit der Lean-Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung eine Kultur des Vertrauens. Kontinuierliches Feedback und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zeigen, dass du als Manager am beruflichen Erfolg deines Teams interessiert bist.
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- Ungenügender Fokus auf Kennzahlen: Kennzahlen sind der Schlüssel zur Teamverbesserung bei Lean.
- Lösung: Achte auf Kennzahlen zur Messung des Projekterfolgs und suche nach Verbesserungsmöglichkeiten, um dein Team weiterzuentwickeln.
Projektmanagement mit Jira
Lean beschleunigt das Projektmanagement und sorgt dafür, dass dein Team agil bleibt. Dabei vermeidest du Verschwendung und optimierst kontinuierlich deine Prozesse.
Jira kann Softwareteams helfen, ihre Prozesse schlank zu gestalten und den Kunden einen größeren Mehrwert zu bieten. Kontextbezogene Einblicke unterstützen Teams dabei, ständig dazuzulernen und ihre Arbeitsweisen zu verbessern. Scrum Boards und Kanban Boards bieten deinem Team einen vollständigen Überblick über die nächsten Schritte, damit du weiterhin in kürzester Zeit maximalen Output liefern kannst. Mit Jira als Grundlage für die Zusammenarbeit können sich die Teams untereinander und mit dem Rest des Unternehmens koordinieren.
Jira ermöglicht es Unternehmen auch, Wertströme zu visualisieren. Damit kann dein Unternehmen:
- Prozessabläufe automatisieren: Verschaffe deinen Teams Zeit und entlaste sie mit der leistungsstarken Automatisierungs-Engine von Jira. Richte die Arbeit an den Geschäftsanforderungen aus. Finde heraus, inwiefern das Tagesgeschäft auf die strategischen Ziele abgestimmt ist und halte wichtige Stakeholder mit vorgefertigten agilen Berichten auf dem Laufenden.
- Investitionen verfolgen: Verschaffe dir einen Überblick über die verwendeten Ressourcen und den Zeitaufwand für ein Projekt, damit du die Mittel für das nächste Projekt sinnvoll einsetzen kannst.
- Hindernisse erkennen: Erkenne potenzielle Hindernisse und ersticke sie gleich im Keim.
- Dauerhaft Mehrwert schaffen: Größere Klarheit und mehr Einblicke helfen deinem Team, dauerhaft Mehrwert für Kunden und das gesamte Unternehmen zu schaffen.
Die Lösung eignet sich auch für andere Methoden wie Agile, Open DevOps und das Wertstrommanagement.
Häufig gestellte Fragen zu Lean
Was ist der Unterschied zwischen Agile und Lean?
Auf den ersten Blick scheint es schwierig zu sein, zwischen Lean und Agile zu unterscheiden. Beide Methoden konzentrieren sich auf Effizienz und Kundennutzen, betonen aber unterschiedliche Aspekte des Projektmanagements. Lean konzentriert sich auf die Vermeidung von Verschwendung, Prozesse und Wertschöpfung. Agile konzentriert sich auf Kunden, die Verringerung von Unsicherheit und die Auslieferung funktionierender Software.
Die Unterschiede im Einzelnen:
- Fokus: Als Top-down-Ansatz befasst sich Lean mit Prozessverbesserungen. Agile ist hingegen ein Bottom-up-Ansatz, bei dem die Arbeit in kleinere Iterationsschleifen aufgeteilt wird.
- Produktlieferung: Sowohl Lean- als auch Agile-Teams arbeiten zügig, um Produkte so schnell wie möglich zu liefern. Bei Agile geht es jedoch weniger um Geschwindigkeit als um Feedback. Agile-Teams arbeiten kleinteiliger, holen Feedback ein und iterieren. Lean-Teams konzentrieren sich darauf, den Gesamtprozess zu verbessern, um schneller liefern zu können.
- Frameworks: Lean hat keine spezifischen Frameworks, Agile dagegen schon. Scrum und Kanban sind zwei agile Projektmanagement-Frameworks, die es dir ermöglichen, Agile-Prinzipien anzuwenden. Jira bietet eine Scrum-Vorlage und eine Kanban-Vorlage, um Projektmanagern den Einstieg in die Agile-Methode zu erleichtern.
Was ist der Unterschied zwischen DevOps und Lean?
DevOps steht für eine funktionale Zusammenarbeit zwischen Entwicklungs- und Betriebsteams und ermöglicht so eine schnellere Softwarebereitstellung. Der Grundgedanke von DevOps ist: Kontinuierliche Wertschöpfung für das Unternehmen durch eine Kultur des Verständnisses und der Zusammenarbeit.
Im Gegensatz dazu besteht der Grundgedanke von Lean darin, durch Prozessverbesserungen und Vermeidung von Verschwendung Mehrwert zu schaffen.
Lean und DevOps sind kundenorientierte Methoden, aber sie unterscheiden sich in zwei Hauptbereichen:
- Kundennutzen: Bei DevOps werden Kundenempathie-Karten erstellt, um Geschäftsziele am Kundennutzen zu auszurichten. Bei Lean werden kundenorientierte Aktivitäten je nach Bedarf ausgewählt.
- Fokus: Bei DevOps werden Entwicklung und Betrieb mit Dokumentation und Zusammenarbeit kombiniert. Bei Lean werden Prozesse, Ressourcen und Aufwand optimiert.
Darüber hinaus werden bei DevOps Routineaufgaben wie Pull-Requests automatisiert – mehr dazu erfährst du im DevOps-Einsteigerleitfaden.
Wenn du DevOps bereits verwendest, kannst du Open DevOps nutzen – eine sofort einsatzbereite DevOps-Grundlage auf Basis von Jira mit einem offenen Tool-Ansatz und Automatisierung. Die Lösung hilft deinem Agile-Team, sich auf die Auslieferung und den Betrieb hochwertiger Software zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die mit deinen DevOps-Prinzipien verbundenen "You build it, you run it"-Verfahren eingehalten werden.
Kann man Agile, Lean und DevOps gleichzeitig nutzen?
Ja. Die Methoden ergänzen sich in ihrem Ziel, den Kunden Qualität und Mehrwert zu bieten. DevOps bricht Silos auf, um Entwicklungs- und Betriebsteams zusammenzubringen. Agile fördert kontinuierliche Verbesserungen. Lean setzt das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung in die Praxis um.
Die Verwendung aller drei kann die Produktlieferung erheblich beschleunigen und den Kundennutzen steigern. Zum Beispiel könnte dein Unternehmen alle drei nutzen, aber nicht zusammen. Lean kann dir helfen, deinen Agile-Prozess zu verbessern. Der iterative Ansatz von Agile kann bei der kontinuierlichen Verbesserung von Lean helfen. Mit DevOps kannst du deine übergreifende Zusammenarbeit verbessern.
Wenn du alle drei Methoden verwendest, kann dein Unternehmen besonders effektiv arbeiten und durch effizientere Verfahren einen Mehrwert für Kunden bieten.
Du kannst diese Methoden mit der Suite der Projektmanagement-Tools von Atlassian verbinden.