Was ist Lean?

Atlassian Von Atlassian
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Wie die Mitarbeiter im Kontrollzentrum der NASA müssen Projektmanager zahlreiche Aspekte überblicken, damit Teams Projekte ohne Zwischenfälle abschließen können. Doch während die NASA den reibungslosen Betrieb von Raumfahrzeugen überwacht, sind es bei Projektmanagern Ergebnisse.

Mit Lean-Methoden können Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgewickelt werden. Sie sorgen außerdem dafür, dass Projektmanagementkatastrophen wie etwa das Apollo-13-Unglück gar nicht erst auftreten.

Unter "Lean" versteht man einen kontinuierlichen Prozess der schrittweisen Anpassung. Die Produktbereitstellung wird beschleunigt, indem Teamressourcen und -aufwand optimiert werden und Teams eine effiziente und effektive Arbeitsweise ermöglicht wird.

In diesem Artikel erfährst du mehr über die Lean-Methode, ihre Vorteile und darüber, wie Jira Software dir bei der Umsetzung der Lean-Prinzipien helfen kann.

Geschichte von Lean

Das Ziel von Lean ist es, die Arbeitsweise und Leistung von Teams durch kontinuierliche Verbesserungen größtmöglich zu optimieren. Die gelungene Umsetzung der Lean-Methode schafft effizient Mehrwert für Kunden.

Der Gründer von Toyota, Kiichiro Toyoda, entwickelte nach dem Zweiten Weltkrieg das Lean-System, um Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden. Nachdem er den Kauf und die Wiederauffüllung von Artikeln in einem Supermarkt beobachtet hatte, konzipierte er das Just-in-Time-Konzept, das sich darauf konzentriert, Produkte genau dann herzustellen, wenn die Kunden sie benötigen.

Toyodas Konzept wurde später zum Toyota-Produktionssystem und schließlich zur Lean-Methode weiterentwickelt. Dies wiederum war der Grundstein für das agile Projektmanagement, das heutzutage in zahlreichen Branchen, wie etwa der Softwareentwicklung und dem Bau- und Gesundheitswesen, zum Einsatz kommt.

Lean-Grundlagen

Der Lean-Ansatz basiert auf zwei Säulen, die einen Rahmen für alle Lean-Projekte bilden: kontinuierliche Verbesserung und Respekt vor Menschen.

  • Kontinuierliche Verbesserung: Eine kontinuierliche Feedbackschleife hilft Teams, schrittweise Änderungen an Prozessen, Produkten und Personal vorzunehmen, um Systeme kontinuierlich zu verbessern. Durch die schrittweise Identifizierung, Bewertung und Anpassung vorhandener Prozesse oder Systeme können Teams Verschwendung vermeiden und die Effizienz insgesamt verbessern.
  • Respekt: Manager erkennen Teamleistungen und Kundenfeedback an, zeigen ihre Wertschätzung und haben ein offenes Ohr für Vorschläge. Lean Manager sorgen für eine effiziente Aufgabenverteilung und fördern enge Zusammenarbeit. Davon profitieren letztlich auch die Kunden.

Beide Faktoren spielen in allen Phasen der folgenden Lean-Prinzipien eine entscheidende Rolle.

Lean-Prinzipien

Es ist wichtig, zu berücksichtigen, wie sich deine Arbeit auf die Kundenerfahrung auswirkt. Dabei helfen dir die fünf Grundprinzipien von Lean, die Teams bei der Organisation von Aufgaben unterstützen und Projektmanagern einen Überblick geben. Die fünf Grundprinzipien sind:

1. Den Wert identifizieren

Um deinen Kunden einen Mehrwert zu bieten, musst du zuerst ihre Anforderungen verstehen. Dazu musst du:

  • Dich direkt an Kunden wenden, um mehr über ihre Probleme zu erfahren.
  • Herausfinden, wie dein Produkt dazu beiträgt, diese Probleme zu mindern.

Als Nächstes musst du den Wert deines Produkts im Hinblick auf die Erfüllung der Kundenanforderungen definieren und dies deinem Team mitteilen. Du kannst das tun, indem du die Arbeit des Teams darauf ausrichtest, wie sie sich auf die Kundenerfahrung auswirkt, und nach den besten Tools suchst, die dein Team dabei unterstützen, deinen Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Das Identifizieren von Mehrwert spart Zeit und Geld, indem sichergestellt wird, dass dein Team nur Funktionen entwickelt, die deinen Kunden einen Mehrwert bieten.

2. Den Wertstrom visualisieren

Die Aktivitäten, die erforderlich sind, um qualitativ hochwertige Kundenerfahrungen zu bieten, sind Teil des Wertstroms. Bei der Wertstromanalyse werden Diagramme verwendet, um den Projektprozess zu visualisieren und das Wertstrommanagement zu unterstützen, was für die Vermeidung von Verschwendung entscheidend ist.

Die Wertstromanalyse umfasst die folgenden Aktivitäten:

  • Das Problem identifizieren und das richtige Team auswählen: Identifiziere die Hauptprobleme deiner Kunden und wähle dann ein Team aus, das diese Probleme lösen kann.
  • Den Prozess begrenzen und visualisieren: Beschränke den Umfang des Projekts auf notwendige Aktivitäten. Du kannst den Prozess dann mithilfe der Scrum-Board-Vorlage in Jira Software visualisieren und Termine für jedes Ergebnis festlegen.
  • Daten erfassen: Effektives Projektmanagement erfordert, dass Projektmanager die verwendeten Ressourcen verfolgen, z. B. die Stunden, die das Team mit der Arbeit an dem Projekt verbringt.
  • Beurteilen und anpassen: Um eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu erreichen, müssen Prozesse immer wieder neu bewertet werden. Stelle dir die Frage: "Gibt es einen besseren Weg, das zu tun?"

3. Arbeitsfluss erzeugen

Wir befinden uns "im Flow", wenn alles glatt läuft und wir die Zeit vergessen. Ein Flow-Zustand bei der Arbeit sorgt für höheres Teamengagement und bessere Leistung.

Der Arbeitsfluss deines Teams spiegelt die Effizienz des Wertstroms wider, den du mithilfe der kontinuierlichen Feedbackschleife immer weiter verfeinern kannst. Die Lean-Methode erfordert einen reibungslosen und kontinuierlichen Ablauf, um Verzögerungen zu reduzieren und Übergabezeiten zu minimieren. Du kannst den Arbeitsfluss deines Teams mit folgenden Maßnahmen verbessern:

  • Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Silos verhindern eine erfolgreiche Umsetzung der Lean-Methode. Dein Team sollte am gesamten Prozess beteiligt sein und bei Bedarf mit anderen Teams zusammenarbeiten, um deren Aufgaben zu erfüllen. Zum Beispiel könnte das Customer Success Team eingebunden und nach seiner Meinung zu Kundenproblemen befragt werden. Ein weiterer Vorteil: Dein Team kann seine Fähigkeiten durch diese Art der Zusammenarbeit verbessern, da es erfährt, wie andere Abteilungen arbeiten.
  • Aufgabenverfolgung: Kanban-Boards oder die Kanban-Vorlage in Jira Software können dir helfen, Aufgaben zuzuweisen, Arbeit zu visualisieren und dein Team zu koordinieren. Mit ihnen kannst du den Fortschritt von Aufgaben während des gesamten Projekts zu verfolgen.

4. Pull-System einführen

Mit einem Pull-System arbeiten Teams nur an dem, was Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Die Produktion richtet sich nach der tatsächlichen Kundennachfrage und nicht nach Prognosen.

Um die Anforderungen der Kunden genau einzuschätzen, muss das Team mit den Kunden sprechen und ihre Meinung einholen.

5. Nach Perfektion streben

Lean erfordert eine wachstumsorientierte Denkweise und ein Streben nach Perfektion durch kontinuierliche Verbesserung. Hierfür wird eine kontinuierliche Feedbackschleife genutzt, um Projektmanager, Teams und Unternehmen dabei zu unterstützen, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Vorteile von Lean

Als Projektmanager bist du bei Projekten sicher schon auf Probleme gestoßen, zum Beispiel beim Warten auf Feedback von Stakeholdern. Wenn das Feedback zu spät kommt, gerät das gesamte Projekt ins Stocken. Die Lean-Methode hat viele Vorteile, die solche Probleme verhindern. Zum Beispiel:

  • Höhere Effizienz: Indem du den Wertstrom visualisierst, kannst du die Arbeit an den Kundenanforderungen ausrichten und unnötige Arbeit an Produkten und Dienstleistungen, an denen Kunden nicht interessiert sind, vermeiden.
  • Weniger Probleme: Bei der Lean-Methode können Probleme wie mangelnde Kommunikation und unrealistische Fristen behoben werden, bevor sie größere Folgen haben. Bei der Kommunikation setzt die Lean-Methode auf Nachverfolgung und Transparenz, sodass jeder über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen informiert ist. Und da Teams stärker in den Prozess eingebunden sind, können unrealistische Zeitpläne überarbeitet werden.
  • Geringere Kosten: Durch die Entwicklung eines klaren Plans und die Beseitigung von Hindernissen kannst du Geld sparen, indem du gerade genug produzierst, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Auf diese Weise produzierst du nicht mehr Vorrat als nötig, was besonders bei physischen Produkten wichtig ist.
  • Verbesserte Kundenbeziehungen: Indem du dich auf den Kundennutzen konzentrierst, schaffst du stärkere Kundenbeziehungen, was für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Die kontinuierliche Feedbackschleife von Lean hilft dir dabei, Prozesse zu verfeinern und kontinuierlich zu verbessern, um effizient Mehrwert zu schaffen.
  • Engagierte Teams: Weil bei Lean Teams schon zu Beginn fest eingebunden sind, legen sie mehr Wert auf gute Ergebnisse. Sie können mitbestimmen, woran gearbeitet wird, und angeben, wann die Aufgaben voraussichtlich abgeschlossen sein werden. Dieses Mitspracherecht fördert die Motivation.

Mögliche Herausforderungen der Lean-Methode

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es bei Lean einige Herausforderungen, die Projektmanager kennen und meistern sollten. Zu diesen Herausforderungen gehören:

  • Mangelnde Unterstützung durch das Management: Fehlende Unterstützung durch Führungskräfte kann dazu führen, dass die Umsetzung der Lean-Methode in Teams scheitert.
    • Lösung: Hole so früh wie möglich die Zustimmung des Teams ein und zeige ihm die Vorteile von Lean.
  • Unzureichende Schulungen: Schlecht ausgebildete Teams erzielen keine guten Ergebnisse. Wenn ein Team die Lean-Methode nicht verstanden hat, kann es sie nicht richtig umsetzen.
    • Lösung: Biete beim Onboarding des Teams passende Schulungen zu Lean an. Du kannst dein Team für ein Lean-Zertifizierungsprogramm anmelden, das praktische Übungen bietet. Die Zertifizierung stellt sicher, dass dein Team die Lean-Methoden gut verstanden hat.
  • Fokus auf Tools statt Kultur: Teams einfach nur Tools vorzusetzen, ist schlecht für die Motivation. Wenn Tools im Fokus stehen, kann es passieren, dass sich Mitarbeiter nicht wertgeschätzt fühlen. Wenn die Anerkennung fehlt, geben sie vielleicht nicht mehr ihr Bestes.

    • Lösung: Entwickle mit der Lean-Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung eine Kultur des Vertrauens. Kontinuierliches Feedback und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zeigen, dass du als Manager am beruflichen Erfolg deines Teams interessiert bist.

  • Ungenügender Fokus auf Kennzahlen: Kennzahlen sind der Schlüssel zur Teamverbesserung bei Lean.
    • Lösung: Achte auf Kennzahlen zur Messung des Projekterfolgs und suche nach Verbesserungsmöglichkeiten, um dein Team weiterzuentwickeln.

Projektmanagement mit Jira

Lean beschleunigt das Projektmanagement und sorgt dafür, dass du und dein Team agil bleiben. Dabei vermeidest du Verschwendung und optimierst kontinuierlich deine Prozesse.

Jira Software kann Teams mit zahlreichen Lösungen, wie dem umfassenden Unternehmensplaner Jira Align, helfen, die Lean-Methode umzusetzen.

Jira Align ermöglicht es dir, Wertströme zwischen Teams zu visualisieren. So kannst du:

  • Prozessabläufe automatisieren: Das befreit dein Team von Routineaufgaben, sodass es sich auf Wichtigeres konzentrieren kann.
  • Die Arbeit an den Geschäftsanforderungen ausrichten: Mit mehr Einblicken in die Arbeit deines Teams können Führungskräfte besser sicherstellen, dass strategische Ziele erreicht werden.
  • Investitionen verfolgen: Du kannst nachvollziehen, welche Ressourcen verwendet werden und wie viel Zeit in das Projekt investiert wurde.
  • Hindernisse erkennen: Du kannst potenzielle Hindernisse erkennen und nach Methoden suchen, um ihr Entstehen zu verhindern.
  • Dauerhaft Mehrwert schaffen: Größere Klarheit und mehr Einblicke helfen deinem Team, dauerhaft Mehrwert für Kunden und das gesamte Unternehmen zu schaffen.

Die Lösung eignet sich auch für andere Methoden wie Agile, Open DevOps und das Wertstrommanagement.

Häufig gestellte Fragen zu Lean

Was ist der Unterschied zwischen Agile und Lean?

Auf den ersten Blick scheint es schwierig zu sein, zwischen Lean und Agile zu unterscheiden. Beide Methoden konzentrieren sich auf Effizienz und Kundennutzen, betonen aber unterschiedliche Aspekte des Projektmanagements. Lean konzentriert sich auf die Vermeidung von Verschwendung, Prozesse und Wertschöpfung. Agile konzentriert sich auf Kunden, die Verringerung von Unsicherheit und die Auslieferung funktionierender Software.

Die Unterschiede im Einzelnen:

  • Fokus: Als Top-down-Ansatz befasst sich Lean mit Prozessverbesserungen. Agile ist hingegen ein Bottom-up-Ansatz, bei dem die Arbeit in kleinere Iterationsschleifen aufgeteilt wird.
  • Produktlieferung: Sowohl Lean- als auch Agile-Teams arbeiten zügig, um Produkte so schnell wie möglich zu liefern. Bei Agile geht es jedoch weniger um Geschwindigkeit als um Feedback. Agile-Teams arbeiten kleinteiliger, holen Feedback ein und iterieren. Lean-Teams konzentrieren sich darauf, den Gesamtprozess zu verbessern, um schneller liefern zu können.
  • Frameworks: Lean hat keine spezifischen Frameworks, Agile dagegen schon. Scrum und Kanban sind zwei agile Projektmanagement-Frameworks, die es dir ermöglichen, Agile-Prinzipien anzuwenden. Jira Software bietet eine Scrum-Vorlage und eine Kanban-Vorlage, um Projektmanagern den Einstieg in die Agile-Methode zu erleichtern.

Was ist der Unterschied zwischen DevOps und Lean?

DevOps steht für eine funktionale Zusammenarbeit zwischen Entwicklungs- und Betriebsteams und ermöglicht so eine schnellere Softwarebereitstellung. Der Grundgedanke von DevOps ist: Kontinuierliche Wertschöpfung für das Unternehmen durch eine Kultur des Verständnisses und der Zusammenarbeit.

Im Gegensatz dazu besteht der Grundgedanke von Lean darin, durch Prozessverbesserungen und Vermeidung von Verschwendung Mehrwert zu schaffen.

Lean und DevOps sind kundenorientierte Methoden, aber sie unterscheiden sich in zwei Hauptbereichen:

  • Kundennutzen: Bei DevOps werden Kundenempathie-Karten erstellt, um Geschäftsziele am Kundennutzen zu auszurichten. Bei Lean werden kundenorientierte Aktivitäten je nach Bedarf ausgewählt.
  • Fokus: Bei DevOps werden Entwicklung und Betrieb mit Dokumentation und Zusammenarbeit kombiniert. Bei Lean werden Prozesse, Ressourcen und Aufwand optimiert.

Darüber hinaus werden bei DevOps Routineaufgaben wie Pull-Requests automatisiert – mehr dazu erfährst du im DevOps-Einsteigerleitfaden.

Wenn du DevOps bereits verwendest, kannst du Open DevOps nutzen – eine sofort einsatzbereite DevOps-Grundlage auf Basis von Jira Software mit einem offenen Tool-Ansatz und Automatisierung. Die Lösung hilft deinem Agile-Team, sich auf die Auslieferung und den Betrieb hochwertiger Software zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die mit deinen DevOps-Prinzipien verbundenen "You build it, you run it"-Verfahren eingehalten werden.

Kann man Agile, Lean und DevOps gleichzeitig nutzen?

Ja. Die Methoden ergänzen sich in ihrem Ziel, den Kunden Qualität und Mehrwert zu bieten. DevOps bricht Silos auf, um Entwicklungs- und Betriebsteams zusammenzubringen. Agile fördert kontinuierliche Verbesserungen. Lean setzt das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung in die Praxis um.

Die Verwendung aller drei kann die Produktlieferung erheblich beschleunigen und den Kundennutzen steigern. Zum Beispiel könnte dein Unternehmen alle drei nutzen, aber nicht zusammen. Lean kann dir helfen, deinen Agile-Prozess zu verbessern. Und der iterative Ansatz von Agile kann bei der kontinuierlichen Verbesserung von Lean helfen. Mit DevOps kannst du deine übergreifende Zusammenarbeit verbessern.

Wenn du alle drei Methoden verwendest, kann dein Unternehmen besonders effektiv arbeiten und durch effizientere Verfahren einen Mehrwert für Kunden bieten.

Du kannst die Methoden für einen nahtlosen Datenaustausch mit Jira Software und Jira Align verbinden.

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