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So verwendest du Confluence und Jira Software für die Planung und Optimierung von Agile-Sprints

Kelly Drozd Von Kelly Drozd
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Du hast jetzt quasi das Fahrzeug (Confluence) und den Kraftstoff (Jira Software) zur Verfügung. Nun ist es an der Zeit, das Ganze in Gang zu setzen und den agilen Projektmanagement-Lebenszyklus deines Teams zu optimieren. Die beiden leistungsstarken Lösungen bieten robuste Funktionen, die darauf ausgelegt sind, mit deinem Unternehmen zu wachsen und zu skalieren. Ganz gleich, ob du ein erfahrener Agile-Experte bist oder dich gerade erst in agile Methoden einarbeitest – die in diesen Tools vorhandenen Funktionen und Vorlagen können deinem Team helfen, die Vorteile von Agile zu nutzen.

Confluence und Jira lassen sich nahtlos integrieren, damit dein Team Zeit sparen, den Problemlösungsprozess optimieren und die Zusammenarbeit an Projekten umgestalten kann. Einzeln bietet jedes Tool eigene wichtige Vorteile. Zusammen sind sie eine unaufhaltsame Kraft, die deinem Team helfen kann, die Vision von Agile wahr werden zu lassen.

Sehen wir uns nun an, wie du die zwei Tools in den einzelnen Sprint-Phasen deines Teams einsetzen kannst.

Die Definition von "Bereit" und "Erledigt"

Der Sprint-Plan wird von den Teammitgliedern erstellt und ist für jedes Team einzigartig. Die Planung beinhaltet das Erstellen des Produkt-Backlogs und das Festlegen des Arbeitsumfangs, der für alle Teammitglieder innerhalb des Sprints zu bewältigen ist. Confluence und Jira greifen ineinander, damit du das Ziel des Sprints beschreiben und den Weg deines Teams dorthin visualisieren kannst.

Sprint-Planung in Jira Software

Jira Software unterstützt agile Methoden aller Art, darunter Scrum, Kanban und gemischte Methoden. Jira ist die zentrale Informationsquelle für alle Aufgaben, die dein Team in einem Sprint erledigen muss. Mit frei wählbaren, vorkonfigurierten Vorlagen, die vollständig anpassbar und agil sind, trägt Jira Software dazu bei, dein Team auf Erfolgskurs zu bringen.

Jira bietet integrierte Workflows (für "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Erledigt"), die du verwenden kannst, ohne Änderungen vornehmen zu müssen. Alternativ kannst du ganz neu beginnen und eigene Workflows erstellen. Um deinen Workflow weiter anzupassen, erstelle einfach einen zusätzlichen Status, der die Bedürfnisse deines Teams widerspiegelt. Mit dem zusätzlichen Status "Wird überprüft" kannst du beispielsweise darauf hinweisen, dass eine Qualitätssicherung erforderlich ist, bevor die Task als abgeschlossen gekennzeichnet werden kann. Du kannst Jira ganz nach Bedarf an die Arbeitsweise deines Teams anpassen.

Bevor du in den Planungsprozess einsteigst, empfiehlt es sich, die Definition von Epics, Storys und Labels in deinem Team festzulegen. Dies hilft dir, den Plan für dein Team zu organisieren und eine klare Roadmap für den Einstieg in die Tools zu erstellen. Mit Checklisten in Jira werden die Aufgabendefinitionen deines Teams leichter zugänglich und transparenter.

Screenshot: Checkliste

Mit der Jira Issue Checklist-App kannst du jeder Story automatisch Definitions-Checklisten hinzufügen. Durch die Aufteilung von Jira-Storys in einzelne Aufgabenelemente wird der Prozess noch weiter rationalisiert, da jede Task im Umfang klar und einfach definiert ist. Bedenke, dass sich die Definitionen im Laufe der Zeit ändern, wenn dein Team dazulernt, wächst und sich verbessert.

Sprint-Planung in Confluence

Nachdem dein Team Best Practices in Jira erstellt hat, könnt ihr zum Erstellen von Dokumentation für agile Projekte übergehen. Im Hinblick auf das Projektmanagement empfiehlt es sich, in Confluence einen Bereich für das jeweilige Projekt zu erstellen, in dem alle relevanten Informationen zusammengetragen werden. Dieser Projektbereich dient dann als zentrale Informationsquelle für die Details des Projekts, sodass dein Team problemlos auf die Informationen zugreifen kann.

Eine organisierte und strukturierte Hierarchie in Confluence ist wichtig. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie dein Team die Dokumentation organisieren kann:

  • Ihr könnt für jedes Funktionsteam einen eigenen Bereich und für größere Projekte oder Initiativen jeweils eine Seite einrichten.
  • Ihr könnt für jedes Projekt einen Bereich und für die Release-Zyklen bzw. Markteinführungen jeweils eine Seite erstellen.

Confluence bietet über 80 Vorlagen, um agile Praktiken aufrechtzuerhalten und alle Mitglieder des Teams auf dem Laufenden zu halten. Die Vorlage für die Sprint-Planung ist ein guter Ausgangspunkt, um neue Projekte zu starten und Sprint-Ziele zu definieren.

Darüber hinaus sorgt die Sprint-Retro-Vorlage dafür, dass dein Team Änderungen, die im nächsten Sprint vorgenommen werden sollten, im Blick behält. Von der strategischen Planung über Produktanforderungen bis hin zu Statusaktualisierungen – Confluence bietet zahlreiche Vorlagen, die mit Sicherheit perfekt zu deinem Projekt passen.

Gemeinsam stärker

Sobald sich dein Team mit Jira vertraut gemacht hat und eure Confluence-Dokumentation steht, kannst du Confluence-Seiten mit Jira-Projekten verknüpfen. So hat dein Team Zugriff auf den gesamten Kontext, die Informationen und die Rückverfolgbarkeit, die es benötigt, um erfolgreich mit seinen Aufgaben zu beginnen, ohne zwischen mehreren Anwendungen wechseln zu müssen.

Einstieg in Confluence und Jira

In Jira kannst du Confluence-Seiten einfach direkt in der Software hinzufügen. In Confluence musst du dann lediglich die Projektbereiche direkt mit Jira verbinden. Schon ist eine Verbindung zwischen allen zusammengehörigen Seiten und Dokumenten hergestellt.

Profitipp: Du kannst schnell auf fehlende Aufgaben reagieren, indem du direkt in Confluence Tasks erstellst. Markiere einfach den Text in der Dokumentation. Durch die Integration wird der Text in einen Jira-Vorgang übernommen.

Confluence und Jira bringen dein Team auf Erfolgskurs, indem sie einen leicht zugänglichen, optimierten Ansatz für einen agilen Prozess schaffen. Die Software sorgt dafür, dass dein Team von optimalen agilen Sprint-Zyklen profitiert: Alle Probleme werden beseitigt – mit Ausnahme der von dir erstellten Vorgänge.

Die Phase der Sprint-Planung

In der Phase der Sprint-Planung wird der Grundstein für den agilen Prozess deines Teams gelegt. Aus Transparenzgründen sollte das Produkt-Backlog zu Beginn dieser Phase auf dem neuesten Stand und gezielt optimiert sein. Der Erfolg der Sprint-Planung hängt davon ab, wie sorgfältig die Optimierungsphase durchlaufen wurde. Aus diesem Grund ist es wichtig, schon im Voraus so viel Klarheit wie möglich zu erlangen. Ihr schafft so die nötige Transparenz für den Einstieg in die Arbeit.

Screenshot: Sprint-Planung in Confluence

Wie bereits erwähnt, solltest du die Vorlage zum Sprint-Planungsmeeting in Confluence nutzen, um deinem Team bei der Optimierung des Planungsprozesses zu helfen. Hier sind vier Schritte, um dich auf den richtigen Weg zu bringen:

  1. Beginne das Sprint-Planungsmeeting, indem du auf eventuell vorhandene offene Fragen aus dem vorherigen Sprint eingehst, bevor du die aktuellen Sprint-Ziele vorstellst.
  2. Entscheidet als Team, was ihr im Laufe des Sprints erreichen könnt. Verwende die Vorlage, um deinem Team eine einheitliche Vision zu vermitteln.
  3. Präsentiere die Team-Velocity, damit alle im Team verstehen, welchen Beitrag jedes Mitglied leistet und wie viel Arbeit während des Sprints erledigt werden kann.
  4. Plane die Kapazität deines Teams und halte die potenziellen Risiken fest. Stelle alle benötigten Informationen an einem Ort zusammen, um auf den bevorstehenden Sprint vorbereitet zu sein.

Hier bei Atlassian nutzen wir die Sprint-Planung, um die Ausführung neu zu fokussieren, das Risiko unangenehmer Überraschungen zu minimieren und insgesamt qualitativ hochwertigeren Code zu garantieren. Unsere schrittweisen Prozesse zur Förderung von Scrum-Projekten mit Jira und Confluence helfen uns, unsere agilen Sprint-Zyklen zu priorisieren und zu organisieren.

Die Optimierungsphase

Der Zweck der Optimierungsphase (auch als "Backlog Grooming" bezeichnet) besteht darin, für die Stakeholder und andere Teams klare Erwartungen zu formulieren. In dieser Phase überprüfen der Produktinhaber und das Team die Elemente im Produkt-Backlog und vergewissern sich, dass die Storys priorisiert und lieferbereit sind. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Backlog auf dem aktuellen Stand und mit relevanten Elementen gefüllt bleibt, die detailliert und mit der passenden Priorität geschätzt wurden.

User Storys sind eine formlose Erklärung zu einer Softwarefunktion. Sie werden aus der Perspektive der Person verfasst, die eine bestimmte Funktion angefragt hat. User Storys sollen definieren, welchen Mehrwert eine Softwarefunktion dem Kunden bieten wird. Gut formulierte User Storys helfen dem Team, Produktinkremente zu erstellen, die auf der Fertigstellung dieser User Storys basieren.

Als Best Practice beim Verfassen von User Storys können die INVEST-Kriterien dienen. Mithilfe dieser Rahmenvorgaben kann das Team die Arbeit in kleine Arbeitseinheiten aufteilen und die Schätzung und Sprint-Planung verbessern, was zu genaueren Prognosen und größerer Agilität führt.

  • Das Akronym INVEST gibt die Eigenschaften einer gute User Story wieder:
  • Independent (unabhängig)
  • Negotiable (verhandelbar)
  • Valuable (wertvoll)
  • Estimable (einschätzbar)
  • Small (klein)
  • Testable (für Tests geeignet)

Denke daran, dass das Produkt-Backlog auch als Grundlage für die Iterationsplanung dient. User Storys sind nur eines der enthaltenen Arbeitselemente neben Bugs, Designänderungen, Kundenanfragen, Aufgaben usw. Auf diese Weise kann dein Team sicherstellen, dass alle Aufgabenelemente für jede Iteration in die Gesamtdiskussion einbezogen werden.

In dieser Phase solltet ihr darauf achten, dass ihr das Backlog laufend anpasst, ausschließlich die für Kunden relevanten Elemente im Backlog festhaltet und das Backlog lediglich für die Aufzeichnung verwendet und nicht um Neuigkeiten zu kommunizieren. Um dies leichter umsetzen zu können, bietet es sich an, im Jira-Projekt deines Teams ein Refinement-Board zu erstellen, das den gesamten Optimierungsprozess visualisiert und deinem Team hilft, den Überblick über den Arbeitsfortschritt zu behalten. Auch eine Roadmap ist gut geeignet, um einen Aktionsplan zu erstellen, der sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt.

Jira Software Roadmaps

In Jira Software wird die gesamte Arbeit des Teams, einschließlich der Elemente aus dem Produkt-Backlog, in der Roadmap visualisiert. Dieses Maß an Transparenz erleichtert es dem Team, Entscheidungen über aktuelle und künftige Aufgaben zu treffen. Die Roadmap in Jira hilft Teams auch dabei, Abhängigkeiten zu verwalten und den Gesamtfortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Denke daran, dass es bei Agile nicht um starre Pläne mit vielen Einschränkungen geht, sondern um Flexibilität für einen erfolgreichen Sprint-Zyklus, der Kunden einen Mehrwert bietet.

Es kann eine Herausforderung sein, die Projektinformationen auf dem neuesten Stand zu halten, ohne dem Team zusätzliche Arbeit zu bescheren. Glücklicherweise gibt es in Jira einen einfacheren Weg: Automatisierung! Mit einem Regelgenerator ohne Code können Teams ihre Prozesse mit wenigen Klicks automatisieren. Darüber hinaus ist die Automatisierung in Jira vollständig anpassbar. Dein Team kann also Regeln aufstellen, die seinen spezifischen Bedürfnissen entsprechen, um Zeit zu sparen und Jira auf dem aktuellen Stand zu halten.

Beispiele für Regeln:

  • Wenn die letzte Sub-Task geschlossen wird, dann wird auch der übergeordnete Vorgang geschlossen.
  • Wenn ein Bug behoben wurde, dann werden alle Vorgänge geschlossen und die Kunden informiert.
  • Wenn ein Kunde ein Problem meldet, wird ein geklonter Vorgang erstellt und einem Entwickler zugewiesen.

Damit dein Team schnell und problemlos beginnen kann, enthält Jira Software Vorlagen für Automatisierungsregeln, die auf gängigen Anwendungsfällen basieren.

Jira Software optimiert die Zusammenarbeit im Team. Es ist aber auch wichtig, Fortschritte, Ergebnisse und Entscheidungen mit Teammitgliedern und Stakeholdern zu teilen. Der Ort, an dem Wissen und Zusammenarbeit aufeinandertreffen, ist der Ort, an dem Confluence seine Vorteile unter Beweis stellen kann. Im ersten Schritt erstellst du eine Confluence-Seite mithilfe der Jira-Berichtsvorlage. Du wählst das Projekt aus, für das du einen Bericht erstellen möchtest, und die Vorlage erstellt automatisch eine vorkonfigurierte Statusberichtseite. Der Bericht enthält Tortendiagramme, die auf Projektfeldern wie Priorität oder Vorgangstyp basieren.

Screenshot: Confluence-Seite

Wie du siehst, ergänzen sich Jira und Confluence in vielerlei Hinsicht, insbesondere während der Optimierungsphase. In Confluence haltet ihr die Ideen, Pläne, Berichte und das Wissen des Teams fest, während Vorgänge und Workflows in Jira verfolgt werden. Dein Team kann sich bei seiner Arbeit auf das reibungslose Ineinandergreifen der beiden Anwendungen verlassen.

Wenn dein Team im Laufe der Zeit mit der Implementierung agiler Prozesse und Tools beginnt, ist die fortlaufende Anpassung an die Bedürfnisse des Teams kein großer Aufwand. Wir hoffen, dass auch dein Team von den enormen Vorteilen von Confluence und Jira für das Management agiler Projekte mit organisierten Workflows, Task-Verfolgung und integriertem Dokumentenmanagement profitieren wird.

Bist du bereit, das volle Potenzial deines Teams auszuschöpfen? Starte jetzt mit Confluence und Jira Software durch.