Distributed Scrum: So verwaltest du Remote-Scrum-Teams

Zusammenfassung: Verteilte Scrum-Teams sind Teams, die entweder teilweise oder vollständig remote arbeiten und für diese Remote-Arbeit speziell angepasste Scrum-Praktiken nutzen. Scrum bietet zwar ein Framework, das bereits für Remote-Mitarbeiter nützlich sein kann, aber es ist wichtig, einige Praktiken anzupassen und die richtigen Tools zu verwenden, damit ein verteiltes Team erfolgreich sein kann.

Die Geschäftswelt verändert sich schnell – manchmal über Nacht. Wir überdenken und verändern das Arbeitsumfeld und die Art und Weise, wie wir arbeiten, weil die weltweite Belegschaft jetzt verteilter und standortferner ist als je zuvor.

Angesichts der Reorganisation von Unternehmen und der Anpassung an neue Arbeitsweisen, insbesondere im Zusammenhang mit Remote-Arbeit, sind Agile-Praktiken heute relevanter denn je. Die Agile-Prinzipien der Anpassungsfähigkeit, der offenen Zusammenarbeit, des kontinuierlichen Lernens und der Selbstorganisation können verteilten Teams helfen, effektiver zusammenzuarbeiten. Insbesondere die in der Scrum-Methode definierten Rituale und Rollen können als Framework für die Strukturierung und Verwaltung von Remote-Teams aller Art (vor allem Softwareteams) dienen.

Ein verteiltes Scrum-Team ist, wie der Name schon sagt, ein Scrum-Team, das entweder vollständig oder teilweise remote arbeitet. Damit ein verteiltes Scrum-Team erfolgreich sein kann, müssen neue Ansätze zur Einführung von Scrum implementiert werden. Aufgrund von Einschränkungen bei der Ad-hoc-Zusammenarbeit und der informellen Kommunikation müssen Remote-Teams bei ihren Scrum-Ritualen disziplinierter sein und neue Möglichkeiten für Bindung und Zusammenarbeit schaffen.

Glücklicherweise kann ein Großteil der definierten Rituale, Tools und Rollen von Scrum an eine Remote-Arbeitsumgebung angepasst werden. Dies gilt u. a. für Sprints, Zeremonien, Daily Scrums (oder Stand-up-Meetings) und Retrospektiven.

Für die Größe eines standardmäßigen Agile-Team gilt folgende Faustregel: Ein Team sollte von zwei amerikanischen Pizzas satt werden. Das Team sollte also aus etwa sieben bis zehn Personen bestehen. Bei Remote-Arbeit sind jedoch kleinere Teams oft die bessere Wahl, insbesondere da eine Videokonferenz mit fünf oder sechs Teilnehmern viel einfacher zu handhaben ist als mit zehn. Die Scrum-Rollen sind bei einem verteilten Team genauso wichtig wie bei einem herkömmlichen Team, müssen jedoch an die besonderen Herausforderungen der Remote-Arbeit angepasst werden.

• Größerer Pool an qualifizierten Personen, die die Fähigkeiten eines Teams erweitern können
• Geografisch verteilte Teams, die Arbeit rund um die Uhr ermöglichen

Heute sind einige der besten Teams sich selbst organisierende, funktionsübergreifende Agile-Teams, die sich aus einem großen Pool weltweiter Teammitglieder rekrutieren. Unternehmen, die Remote-Arbeit zulassen, erhalten Zugang zu einem umfassenderen Pool an Talenten.

Da immer mehr Unternehmen Teams mit zumindest einigen Remote-Mitarbeitern haben, bietet Scrum ein Framework für die effektive Zusammenarbeit. Darüber hinaus erleichtert die für Scrum typische Anpassungsfähigkeit im Hinblick auf sich ändernde Bedingungen und Benutzeranforderungen den Remote-Teams, agil zu bleiben, ständig zu lernen und sich zu verbessern.

Die Agile-Entwicklung war ursprünglich für Teams vorgesehen, die am gleichen Bürostandort arbeiten. Laut dem im Jahr 2001 verfassten Agile Manifest ist die effizienteste und effektivste Methode für die Übermittlung von Informationen an und in einem Entwicklerteam das persönliche Gespräch. Seit 2001 hat sich jedoch viel verändert. Software wie Zoom, Slack, Jira, Confluence oder Trello haben die Zusammenarbeit in Remote-Teams verbessert. Gerade Zoom hat viel zur stärkeren Nutzung von Remote-Konferenzen für Einzelpersonen und Teams beigetragen und so dabei geholfen, Agile auch auf Remote-Mitarbeiter auszuweiten.

In der Geschäftswelt gelten jetzt auch andere Anforderungen. Wenn qualifizierte Mitarbeiter über die ganze Welt verstreut sind, ist es fast utopisch zu glauben, dass alle ständig an einem Ort sein können. Außerdem wird oft fälschlicherweise angenommen, die Produktivität von Remote-Teams sei geringer. Zahlreiche Studien haben jedoch ergeben, dass Remote-Teams oft sogar produktiver sind, da sie weniger abgelenkt werden als an einem physischen Arbeitsplatz.

Eine der größten Herausforderungen für verteilte Scrum-Teams ist die Kommunikation. Da sie keine informellen Gespräche auf dem Flur führen und keine spontanen persönlichen Meetings einberufen können, müssen Remote-Teams deutlich mehr kommunizieren. Bei Videokonferenzen müssen die unterschiedlichen Zeitzonen berücksichtigt werden.

Remote-Mitarbeiter fühlen sich unter Umständen isoliert und weniger mit ihrem Team verbunden. Vielleicht vermissen sie auch die soziale Interaktion mit Kollegen. Es kann schwieriger sein, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu entwickeln, wenn die Teammitglieder im Homeoffice arbeiten. Bei Atlassian sprechen Remote-Teams in Meetings nicht nur über die Arbeit, sondern nehmen sich auch Zeit für persönliche Geschichten und den direkten Austausch. Wir haben sogar schon manchmal bei virtuellen Meetings Spiele gespielt, um Spaß zu haben und einander kennenzulernen.

Letzter Punkt: Das Projektwissen ist möglicherweise verstreut, da Remote-Teams es schwerer haben, Informationen auszutauschen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich die Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen befinden. Wenn ein Produkt-Backlog häufig geändert wird oder nicht genau definiert ist, kann das Koordinieren eines Projekts eine Herausforderung sein und viel Zeit beanspruchen.

Ein Remote-Scrum-Team sollte die grundlegenden Konzepte von Scrum befolgen: klare Kommunikation, Transparenz und Bemühen um kontinuierliche Verbesserung. Der Erfolg eines Remote-Teams hängt von gegenseitigem Vertrauen, Kommunikation und Zusammenarbeit ab.

Ein verteiltes Scrum-Team kann von einem soliden Kommunikationsplan profitieren, der Folgendes beinhaltet:

• Vereinbarungen zur Remote-Arbeit
• Eine Möglichkeit, sich mit informellen Fragen an andere Teammitglieder zu wenden
• Vereinbarungen darüber, wie Meetings strukturiert werden sollten
• Möglichkeiten für die Teammitglieder, andere über ihre Verfügbarkeit zu informieren
• Vorgegebene Tools für die Zusammenarbeit

Effektive Tools für die Zusammenarbeit sind für alle Formen der Remote-Arbeit unerlässlich. Agile-Teams nutzen Agile-Planungstools, um Storys/Anforderungen zu sammeln, Probleme zu melden und zu verwalten und um den Fortschritt und die Qualität zu verfolgen.

Verteilte Teams sollten über eine Art virtuelles Whiteboard-Tool verfügen, das einen Überblick über die Projektschritte und den Projektablauf bietet. Bei Atlassian verwenden wir dafür unsere eigenen Tools wie Jira und Confluence. In jedem Fall sollte das Tool folgende Anforderungen erfüllen:

• Es muss für alle Teammitglieder zugänglich sein.
• Es muss den Teammitgliedern Zusammenarbeit, Freigaben und Benachrichtigungen ermöglichen.
• Es muss eine Sammlung relevanter, ansprechender Informationen enthalten.

Wir verwenden außerdem Zoom für Videokonferenzen und Slack für die spontane Kommunikation. Jira wird für die Vorgangsverfolgung genutzt, Confluence für die Zusammenarbeit im Team und Trello für die Erstellung von Listen und die Verfolgung des Fortschritts.

Da die Teammitglieder sich nicht auf dem Flur oder in der Büroküche begegnen und spontane Gespräche daher wegfallen, sind Kanäle für die informelle Kommunikation sehr wichtig. Wenn ihr Slack verwendet, kannst du verschiedene Kanäle mit jeweils eigenem Zweck einrichten. Der Scrum Master sollte die Kommunikationskanäle zu jedem Teil des Scrum-Teams offen halten und die Kommunikation mit dem Team als Ganzes erleichtern.

Es ist auch wichtig, dass Remote-Teams eine einheitliche Entwicklungskultur aufbauen. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:

• Unbedingte Kommunikation von Entscheidungen über alle geografischen Regionen hinweg
• Minimierung von Reibungen beim Einrichten der Entwicklungsumgebung
• Klare Definition dessen, was "Erledigt" bedeutet
• Erstellung von Richtlinien für das Einreichen effektiver Bug-Berichte

Daily Scrums sind ein wesentlicher Bestandteil von Scrum und für verteilte Scrum-Teams noch wichtiger. Diese täglichen kurzen Teammeetings bieten einem verteilten Team die Möglichkeit, sich schnell auszutauschen. Dies erleichtert die Schwerpunktsetzung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Problemlösung.

Wenn ein Team über verschiedene Zeitzonen oder Regionen verteilt ist, solltet ihr regelmäßige Videokonferenzen planen. Ihr könnt auch asynchrone Stand-ups durchführen, bei denen die Teammitglieder Slack zum Einchecken oder Kommentieren ihres Boards verwenden und so Neuigkeiten austauschen. So hat ein verteiltes Team die Möglichkeit, sich schnell auszutauschen. Dies erleichtert die Schwerpunktsetzung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Problemlösung.

Bei Atlassian strukturieren wir unsere Stand-ups anhand dieser drei einfachen Fragen:

• Woran habe ich gestern gearbeitet?
• Woran arbeite ich heute?
• Welche Issues behindern mich?

Es ist wichtig, dass die Features aus dem Sprint-Backlog klar dokumentiert sind und eine Definition von "Erledigt" vereinbart wird. Wenn Elemente im Produkt-Backlog mehrdeutig und unklar sind, kann das Team an Dynamik verlieren und die Zeit bis zur Lösung verzögert werden.

Agile fördert Selbstständigkeit und Selbstorganisation. Gerade bei Remote-Teammitgliedern ist es wichtig, dass sie die Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen und diese auf das gesamte Team ausdehnen. Die Teammitglieder können die Verantwortung für das Erreichen von Geschäftszielen und ihren Beitrag dazu übernehmen. Du kannst Transparenz schaffen, indem du die Erwartungen auf einer Confluence-Seite dokumentierst und mit dem Team vereinbarst, inwiefern jedes Mitglied in die Verantwortung genommen wird.

In einem weltweit agierenden Unternehmen mit mehreren Büros an verschiedenen Standorten sind die meisten Teams verteilt. Selbst wenn nur ein Teammitglied remote arbeitet, sollte das Team Remote-Prinzipien einführen, um die Arbeit zwischen den Standorten zu verteilen, effektiv zu kommunizieren und eine erfolgreiche Kultur im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Je mehr verteilte Teams und Arbeitsplätze vorhanden sind, umso wichtiger werden klare und prägnante Methoden, Prozesse, Tools sowie skalierbare Arbeitsweisen. Zu diesem Zweck kannst du Agile-Methoden wie Scrum, SAFe oder LeSS einsetzen oder was auch immer für dein Unternehmen geeignet ist.

Atlassian bietet Tools, mit denen Remote-Teams besser planen, sich vernetzen und zusammenarbeiten können. Mit Jira Align, der Enterprise-Plattform von Atlassian für agile Planung, kannst du die Transparenz, die strategische Ausrichtung und die Anpassungsfähigkeit verbessern. Dank Atlas können Teams Informationen und Projektfortschritte durch einen regelmäßigen, asynchronen Update-Rhythmus nach außen kommunizieren. Jira Software erleichtert Remote-Teams die Projektplanung, die Verwaltung und die Ticketverfolgung, da alle Teammitglieder einen Einblick erhalten. Mit Trello können Teams Sprints erstellen, den Projektstatus sichtbar machen, Teammitglieder zuweisen und Projekte voranbringen. Scrum-Teams können auch Confluence nutzen, um Anforderungen auszuarbeiten.