Projektmanagement-Leitfaden: Phasen, Tools und Tipps

Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement leitet ein Projekt von Anfang bis Ende. Mit einem strukturierten Ansatz können Teams bestimmte Ziele innerhalb definierter Zeit-, Budget- und Ressourcenbeschränkungen erreichen. Egal, ob du ein neues Produkt auf den Markt bringst, eine Veranstaltung organisierst oder eine unternehmensweite Initiative umsetzt – effektives Projektmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg.

Zu den Kernphasen des Projektmanagements gehören:

• Planung: In der ersten Phase definierst du den Projektumfang, die Ziele und die Schritte, um sie zu erreichen. Diese Phase beinhaltet die Erstellung einer detaillierten Roadmap, die Planung von Ressourcen und die Identifizierung potenzieller Risiken.
• Ausführung: Hier setzt du den Plan in die Tat um, indem du Personen und Ressourcen koordinierst, die Erwartungen der Stakeholder verwaltest und die Erledigung der Aufgaben überwachst.
• Überwachung: Überwachung beinhaltet das Nachverfolgen des Fortschritts, das Messen der Leistung anhand von Schlüsselindikatoren und das Anpassen nach Bedarf, um das Projekt auf Kurs zu halten.
• Abschluss: Dies ist das formale Ende des Projekts. In dieser Phase evaluierst du den Erfolg des Projekts, dokumentierst die gewonnenen Erkenntnisse und gibst Ressourcen frei.

Warum also brauchen Unternehmen Projektmanagement? Schauen wir uns ein paar Gründe an:

• Erreichen der Projektziele innerhalb des definierten Umfangs
• Abschluss des Projekts innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmen
• Einhaltung des genehmigten Budgets
• Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse
• Verwaltung von Risiken und Lösen von Problemen
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Teams und Stakeholdern

Arten des Projektmanagements

Kennst du das Sprichwort "Alle Wege führen nach Rom"? Es gibt keine feste Strategie, um ein erfolgreiches Projekt abzuschließen. Und genau deshalb brauchst du eine Projektmanagementmethode. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Regeln, Prinzipien und Prozessen für die Verwaltung eines Projekts.

"Methoden" hört sich jetzt sehr formell an, aber du hast hier noch ein wenig Spielraum für Innovationen. Dabei ist zu beachten, dass viele Teams und Unternehmen Methoden kombinieren, anstatt nur eine einzige zu verwenden. Unabhängig davon, welchen Ansatz du wählst, sollte er zu einer starken Kultur der Transparenz beitragen.

1. Agile Projektmanagement

Glaubst du, dass die Planung der erste Schritt im Projektmanagementprozess ist? Nicht ganz. Bevor du eine Strategie für dein Projekt erstellen kannst, musst du die beteiligten Stakeholder überzeugen. Hier kommt ein Projektauftrag ins Spiel, um das Geschäftsziel deines Projekts zur Genehmigung aufzuzeigen. Wir empfehlen, stattdessen ein Projektposter zu verwenden. Das ist übersichtlicher und leichter zu lesen. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

• Was ist der Business Case des Projekts? Unsere Vorlage für einen strategischen Plan kann helfen!
• Ist dieses Projekt durchführbar?
• Sollen wir dieses Projekt weiterverfolgen?

Einfach ausgedrückt: Du versuchst in dieser Phase zu entscheiden, ob sich das Projekt überhaupt lohnt, bevor du zu viel Arbeit hineinsteckst.

Ein hervorragender Diskussionsansatz ist eine Analyse von Horrorszenarien. Dabei wird überlegt, was schieflaufen könnte und wie es sich verhindern ließe.

2. Wasserfall-Methode

Wenn du an ein typisches, sequenzielles Projektmanagement denkst, stellst du dir die Wasserfall-Methode vor. Mithilfe dieser Methode teilst du dein Projekt in verschiedene Phasen auf. Wenn eine Phase endet, beginnt die nächste – Überschneidungen dazwischen gibt es keine.

3. Scrum

Schnappe dir deinen Kaffee und ein Ladekabel, denn jetzt geht es los. An dieser Stelle werden du und dein Team die Ärmel hochkrempeln und damit beginnen, Projektaufgaben anzugehen, wie es der Projektplan vorsieht. Folgende Aufgaben musst du in der Ausführungsphase erledigen:

• Notwendige Ressourcen zuweisen
• Sicherstellen, dass zugewiesene Personen ihre Aufgaben erledigen
• Statusbesprechungen abhalten
• Nachverfolgungssysteme einrichten

In dieser Phase wird der größte Teil der Arbeit erledigt. Jetzt solltest du auch erkennen können, ob dein Projekt auf einem guten Weg ist. Wie du siehst hat sich die ganze Planung gelohnt.

4. Lean-Projektmanagement

Die Phasen des Projektmanagements

Stelle dir vor, du beginnst bei einem Projekt ganz von vorn. Das Projektmanagement greift nicht erst dann ein, wenn du damit anfängst, erledigte Aufgaben abzuhaken. Du musst zuerst die Grundlagen dafür schaffen.

In diesem Sinne hat das Project Management Institute (PMI) fünf verschiedene Phasen des Projektmanagements festgesetzt.

1. Projektinitiierung

Glaubst du, dass die Planung der erste Schritt im Projektmanagementprozess ist? Nicht ganz. Bevor du eine Strategie für dein Projekt erstellen kannst, musst du die beteiligten Stakeholder überzeugen. Erstelle einen Projektauftrag, um das Geschäftsziel deines Projekts zur Genehmigung aufzuzeigen. Du kannst auch ein Projektposter verwenden, da es ein leichter verdauliches Format ist, das schneller und einfacher zu lesen ist. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

• Was ist der Business Case des Projekts?
• Ist dieses Projekt durchführbar?
• Sollen wir dieses Projekt weiterverfolgen?

Einfach ausgedrückt: Du versuchst in dieser Phase zu entscheiden, ob sich das Projekt überhaupt lohnt, bevor du zu viel Arbeit hineinsteckst.

Ein hervorragender Diskussionsansatz ist eine Analyse von Horrorszenarien. Dabei wird überlegt, was schieflaufen könnte und wie es sich verhindern ließe.

2. Projektplanung

Wenn du dich entscheidest fortzufahren, geht es weiter zur Phase der Projektplanung. Hier entwickelst du einen detaillierten Projektplan, dem dein gesamtes Team folgt – und für den es dir danken wird! Planung ist wichtig, um Scope Creep zu vermeiden. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

• Was ist das Ziel dieses Projekts?
• Was sind die KPIs (Key Performance Indicators)?
• Was ist der Projektumfang?
• Wie hoch ist das Budget?
• Welches sind die Risiken?
• Welche Teammitglieder sind beteiligt?
• Welche Aufgaben sind erforderlich?
• Welche Meilensteine müssen erreicht werden?

Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass du und dein Team gemeinsame Erwartungen festgelegt haben, bevor es richtig losgeht. Wenn du jetzt glaubst, dass du dich hier mit Kleinigkeiten aufhältst, ist das nicht so. Frameworks für die strategische Planung können auch helfen!

3. Projektausführung

Schnappe dir deinen Kaffee und ein Ladekabel, denn jetzt geht es los. In Phase 3 werden du und dein Team die Ärmel hochkrempeln und damit beginnen, Projektaufgaben anzugehen, wie es der Projektplan vorsieht. Folgende Aufgaben musst du in der Ausführungsphase erledigen:

• Notwendige Ressourcen zuweisen
• Sicherstellen, dass zugewiesene Personen ihre Aufgaben erledigen
• Statusbesprechungen abhalten
• Nachverfolgungssysteme einrichten

In dieser Phase wird der größte Teil der Arbeit erledigt. Jetzt solltest du auch erkennen können, ob dein Projekt auf einem guten Weg ist. Wie du siehst hat sich die ganze Planung gelohnt.

4. Projektüberwachung und Berichterstattung

Nur weil du einen Projektplan ausgearbeitet hast, bedeutet das nicht, dass alles reibungslos laufen wird. Es ist so, als würde man ein Budget für sich festlegen. Das Budget allein bringt aber nichts, wenn du nicht darauf achtest, was mit dem Geld passiert.

Du musst daher den Projektfortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Du solltest dein Projekt anhand der KPIs bewerten, die du in der Planungsphase festgelegt hast.

Wie solltest du vorgehen, wenn du das Gefühl hast, dass dein Projekt vom Weg abgekommen ist oder der Projektumfang unbemerkt zugenommen hat? Nimm dir einen Moment Zeit, um dein Projekt neu zu bewerten. Dann entscheidest du, ob du dich neu ausrichten musst oder dein ursprünglicher Plan geändert werden soll. Das ist der Vorteil der Überwachungsphase: Du hast mehrere Kontrollpunkte, an denen du Kurskorrekturen vornehmen kannst.

5. Projektabschluss

In der Abschlussphase geht es darum, noch offene Fragen zu klären. Dazu gehört beispielsweise:

• Die Durchführung einer Post-Mortem-Analyse oder einer Retrospektive, um das Projekt zu bewerten
• Die Vorbereitung eines abschließenden Projektberichts
• Das Erfassen und Speichern notwendiger Projektdokumentationen an einem sicheren Ort. Ein Bereich für die Zusammenarbeit an Dokumenten wie Confluence eignet sich dazu hervorragend.

Nicht nur hat dein Team so die Möglichkeit, das Projekt ganz offiziell abzuschließen. Es wird auch einfacher, sich die Unterlagen bei Bedarf später wieder anzusehen.

Schlüsselkompetenzen, die jeder Projektmanager benötigt

Projektmanager stellen sicher, dass alle auf derselben Wellenlänge sind und Initiativen pünktlich abgeschlossen werden. Sie halten die Aufgaben auf Kurs, weisen Ressourcen zu und verwalten sie und dienen als zentrale Kommunikationspunkte für Stakeholder. Hier sind ein paar Kompetenzen, die jeder Projektmanager benötigt, um in seiner Rolle erfolgreich zu sein:

• Führung: Effektive Führung inspiriert die Teammitglieder, gibt eine klare Richtung vor und motiviert alle, die Projektziele zu erreichen. Du kannst Führungsqualitäten mithilfe des Atlassian-Team-Playbook aufbauen. Es bietet Übungen zum Aufbau von Vertrauen und zur Abstimmung innerhalb von Teams.
• Kommunikation: Eine starke Kommunikation stellt sicher, dass alle Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus informiert, abgestimmt und eingebunden bleiben. Im Grunde genommen sorgt ein guter Projektmanager dafür, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt. Projektmanager können klar kommunizieren, indem sie Confluence für die Dokumentation und Jira für Aufgabenaktualisierungen verwenden.
• Zeitmanagement: Effizientes Zeitmanagement hält Projekte im Zeitplan und hilft dabei, mehrere Prioritäten in Einklang zu bringen. Verwende Jiras Nachverfolgungsfunktionen und die Vorlage für ein Gantt-Diagramm, um Aufgaben und Termine zu verwalten.
• Problemlösung: Schnelle und effektive Problemlösung hilft, Hindernisse zu überwinden und Projekte voranzubringen. Verwende die 5-Warum-Vorlage von Atlassian in Confluence, um komplexe Probleme zu analysieren und zu lösen.
• Technische Kompetenz: Das Verständnis relevanter Technologien hilft, bessere Entscheidungen zu treffen und mit den Mitgliedern technischer Teams zu kommunizieren. Halte dich mit den Produkt-Tutorials und Webinaren von Atlassian auf dem neuesten Stand, um deine technischen Fähigkeiten im Bereich Projektmanagement-Software zu verbessern.
• Anpassungsfähigkeit: Flexibilität hilft Projektmanagern und Teams, sich ändernde Projektanforderungen zu verstehen und umzusetzen und unerwartete Herausforderungen zu bewältigen. Verwende agile Methoden mithilfe der Scrum und Kanban Boards von Jira, um die Anpassungsfähigkeit im Projektmanagement zu verbessern.
• Budgetierung und Kostenkontrolle: Die Verwaltung der Projektfinanzen stellt sicher, dass das Projekt innerhalb der Budgetbeschränkungen bleibt. Nutze die Berichtsfunktionen von Jira, um die Projektkosten zu verfolgen und zu vermeiden, dass das Budget überschritten wird.

Tools für das Projektmanagement

Die Wahl der richtigen Projektmanagementsoftware kann schwierig sein. Damit dein Team das Beste aus seinem Projektmanagement-Tool herausholt, sollte die Lösung Folgendes ermöglichen:

• Geteilte Kalender zum Verfolgen von Projektmeilensteinen und Fristen erstellen
• Dateien und Dokumente für einfachen Zugriff und Zusammenarbeit teilen
• Aufgabenlisten erstellen und Teammitgliedern Aufgaben zuweisen
• Projektfortschritt verfolgen und Berichte erstellen
• Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern ermöglichen und optimieren
• Projektdauer und Budget schätzen
• Teammitgliedern ermöglichen, Aufgaben zu kommentieren und Feedback zu geben
• Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen generieren
• Projektvorlagen zum Optimieren der Projekterstellung einrichten
• Ressourcen und Workloads verwalten
• Vorgänge und Risiken verfolgen
• Änderungsanträge verwalten
• Detaillierte Berichte erstellen
• Projektperformance überwachen

Wichtige Mitglieder eines Projektteams

Jedes Projekt beginnt damit, Rollen und Zuständigkeiten zu identifizieren. Sind die Rollen von Anfang an bekannt, können Projektfristen erfolgreich eingehalten werden. Zu den potenziellen Projektrollen gehören:

• Projektmanager: Eine Person, die das gesamte Projekt überwacht und für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist.
• Projektträger: Ein Senior Manager, der sich für das Projekt einsetzt und eng mit dem Projektmanager zusammenarbeitet.
• Teammitglied: Personen, die aktiv an den Projektaufgaben arbeiten.
• Anbieter: Personen, die Waren oder Services für ein Projekt bereitstellen.
• Stakeholder: Personen, die ein Interesse an dem Projekt haben. Diese können wie folgt unterteilt werden:
  • Primäre Stakeholder: Personen, die tatsächlich mitarbeiten und aktiv am Projekt beteiligt sind.
  • Sekundäre Stakeholder: Personen, die eventuell an Meetings teilnehmen und eine kleine Rolle spielen, aber nicht an Projektentscheidungen beteiligt sind.
• Interessierte Stakeholder: Personen, die laufend über das Projekt informiert werden, aber weder eine aktive Rolle spielen noch viel Einfluss haben.
• Kunde: Die Person oder das Team, das das endgültige Projekt erhält, sofern es sich um ein kundenorientiertes und nicht um ein internes Projekt handelt.

1. Bessere Zusammenarbeit

Bei gutem Projektmanagement geht es darum, Struktur und Anpassungsfähigkeit in Einklang zu bringen. Mit diesen Praktiken bleibst du organisiert und bist gleichzeitig flexibel genug, um alles in deinem Weg zu bewältigen:

• Der richtige Start: Beginne mit einem Projektstart-Meeting. Lege Ziele, Zeitleisten und Rollen fest, damit alle auf demselben Stand sind. Das ist deine Chance, Verwirrung zu beseitigen und Begeisterung aufzubauen.
• Lege Abhängigkeiten fest: Aufgaben und Ressourcen sind oft miteinander verknüpft. Nutze Tools wie Gantt-Diagramme, um diese Links zu visualisieren und Engpässe zu vermeiden.
• Finde den kritischen Pfad: Identifiziere die längste Kette von Aufgaben, die du erledigen musst. Das wird dir helfen zu bestimmen, wo du Spielraum hast und wo du dich an den Zeitplan halten musst.
• Sei realistisch in Bezug auf Zeitleisten: Wir alle neigen dazu, zu unterschätzen, wie lange Dinge dauern. Orientiere dich an vergangenen Projekten und scheue dich nicht, deinen Zeitplan ein wenig auszupolstern.
• Nutze Projektmanagement-Software: Tools wie Jira halten alles an einem Ort. Du musst nicht mehr endlose E-Mail-Threads durchforsten, um das zu finden, was du brauchst.
• Kläre Rollen und Verantwortlichkeiten: Stelle sicher, dass jeder weiß, was er tun soll. So tritt man sich nicht gegenseitig auf die Füße und jeder kann seiner Stärken ausspielen.
• Mache es zu einer Teamsache: Plane nicht allein. Dein Team hat wertvolle Erkenntnisse, also beziehe alle in den Prozess ein. Das wird zu besseren Plänen führen und die Akzeptanz erhöhen.
• Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren: Regelmäßige Status-Updates halten alle auf dem Laufenden. Sei transparent in Bezug auf Fortschritte und Rückschläge.
• Bleib flexibel: Die Anforderungen können sich ändern. Sei bereit, Pläne anzupassen und gleichzeitig dein Endziel im Auge zu behalten.

Nutze Jira zu deinem Vorteil. Jira-Boards können helfen, viele dieser Praktiken umzusetzen. Sie bieten Updates in Echtzeit, fördern die Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind, sodass Teams ihre Arbeit effizient planen, verfolgen und verwalten können.

Initiierung

Nutze eine vorkonfigurierte Vorlage für den optimalen Projekteinstieg.

• Wettbewerbsanalyse: Erfahre mehr über die Konkurrenz.
• SWOT-Analyse: Identifiziere deine Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen.
• Brainstorming: Lass deiner Kreativität mit einer strukturierten Brainstorming-Sitzung freien Lauf.

Planung

Bereite die Voraussetzungen für den Erfolg mit diesen Vorlagen für die Projektplanung vor:

• Projektplan: Erstelle deine Roadmap für das gesamte Projekt.
• Projektstart: Mach von Anfang an alles richtig mit einem gut organisiertem Kickoff.

Ausführung

Halte dein Projekt am Laufen mit diesen Vorlagen für die Ausführungsphase:

• Kanban-Board: Visualisiere deinen Workflow und verwalte Aufgaben.
• Aufgabenverfolgung: Behalte im Auge, wer was wann macht.
• Scrum Board: Agile Teams verwenden diese Vorlage, um Sprints zu verwalten.
• Projektstrukturplan: Teile komplexe Projekte in überschaubarere Aufgaben auf.
• Gantt-Diagramm: Zeichne deinen Projektzeitplan visuell auf.
• Projekt-Roadmap: Zeichne deine langfristige Projektstrategie.
• Besprechungsnotizen: Sorge dafür, dass Teambesprechungen produktiv und gut dokumentiert sind.

Überwachung

Nutze die Projektstatus-Vorlage, um Stakeholder mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden zu halten und den Erfolg deines Projekts im Auge zu behalten.

Abschluss

Schließe dein Projekt mit diesen Vorlagen effektiv ab:

• Retrospektive: Reflektiere darüber, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte.
• Analyse der 5 Warum-Fragen: Finde die Ursache der Probleme, mit denen du konfrontiert wurdest.

Jira bietet diese Vorlagen und mehr und hilft Teams dabei, ihre Produktivität zu verbessern und Projektmanagementprozesse zu optimieren. Willst du mehr entdecken? Sieh dir das gesamte Angebot an kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen von Atlassian an.