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Deine schrittweise Anleitung für großartiges Projektmanagement

Schließe mehr Projekte erfolgreich (und mit weniger Stress) ab

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Was ist Projektmanagement? Unter Projektmanagement versteht man die Koordination von Prozessen, Tools, Teammitgliedern und Fähigkeiten, um Projekte abzuwickeln, die deine Ziele übertreffen.

Du und dein Team bereiten sich darauf vor, ein Großprojekt zu meistern. Das Ganze ist vergleichbar mit einer Domino-Kettenreaktion: Es ist fantastisch, wenn alles funktioniert und alle Steine der Reihe nach umfallen, und enttäuschend, wenn ein einzelner Stein an die falsche Stelle gesetzt wurde und den Lauf unterbricht.

Diese Art von Projekten kann beängstigend und aufregend zugleich sein und vielleicht bist du versucht, möglichst bald damit loszulegen. Drückst du die Daumen und hoffst, dass schon alles gut gehen wird? Oder hoffst du, dass dir übernatürliche Kräfte unter die Arme greifen?

Das wäre schon toll (sag Bescheid, ob es funktioniert hat!). Tatsächlich liegt das Erfolgsgeheimnis bei großen und anspruchsvollen Projekten aber in einem effektiven Projektmanagement.

Standortnadel

Was bedeutet Projektmanagement und warum ist es so wichtig?

Das Projektmanagement ist eine Praktik, um Prozesse, Tools, Teammitglieder und Fähigkeiten zu koordinieren und so Projekte zu liefern, die alle Ziele und Anforderungen erfüllen.

Erfolgreiche Projekte fallen nicht einfach vom Himmel. Tatsächlich haben die meisten Unternehmen bei Projekten eine geschätzte Misserfolgsquote von 70 % und das bedeutet, dass Projekte die ursprünglichen Zielsetzungen nicht erreichen.

Das Projektmanagement erhöht deine Erfolgsquote. Es ermöglicht deinem Team, Projekte abzuschließen, indem es alle Beteiligten auf Linie bringt, die Transparenz und Sichtbarkeit erhöht, die Kommunikation optimiert und den Projektumfang festlegt.

Das klingt gut, oder? Da ist es kein Wunder, dass laut einer PwC-Studie 97 % der Unternehmen der Ansicht sind, dass das Projektmanagement für die Unternehmensleistung von großer Bedeutung ist.

Methoden des Projektmanagements

Kennst du das Sprichwort "Alle Wege führen nach Rom"? Es gibt keine feste Strategie, um ein erfolgreiches Projekt abzuschließen. Und genau deshalb brauchst du eine Projektmanagementmethode. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Regeln, Prinzipien und Prozessen für die Verwaltung eines Projekts.

Denke einfach mal an das Binden deiner Schuhe. Vielleicht verwendest du die Methode mit einer Schlaufe oder zu ziehst den Hasenohr-Trick vor. So oder so hast du am Ende geschnürte Schuhe, es gibt aber verschiedene Schritte, wie du zu diesem Ergebnis gelangst.

Die Methoden des Projektmanagements sind ziemlich ähnlich. Dabei ist zu beachten, dass viele Teams und Unternehmen Methoden kombinieren, anstatt nur eine einzige zu verwenden. "Methoden" hört sich jetzt sehr formell an, aber du hast hier noch ein wenig Spielraum für Innovationen.

Wasserfall-Methode

Wenn du an ein typisches, sequenzielles Projektmanagement denkst, stellst du dir die Wasserfall-Methode vor. Mithilfe dieser Methode teilst du dein Projekt in verschiedene Phasen auf. Wenn eine Phase endet, beginnt die nächste – Überschneidungen dazwischen gibt es keine.

Diese Methode wird verwendet für: lange Projekte, die einen einzigen Zeitplan und eine strikte Reihenfolge erfordern.

Sie wird häufig für folgenden Bereich verwendet: Bauwesen. Der Bau eines Hauses oder eines Gerüsts erfordert eine sukzessive Vorgehensweise. Du kannst schließlich keinen Dachstuhl errichten, bevor das Fundament gegossen ist.

Flexibles Projekt-management

Das agile Projektmanagement ist ein iterativer und deutlich flexiblerer Ansatz als die Wasserfall-Methode. Mit dieser bewährten DevOps-Methode kannst du Projekte in kleinere Einheiten aufteilen, die in kurzen Bursts (Sprints genannt) abgearbeitet werden. Nach jedem Sprint bewertet dein Team die geleistete Arbeit, um erforderliche Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass du auf der Zielgeraden bleibst.

Diese Methode wird verwendet für: Projekte, die noch nicht genau definiert sind und eine hohe Anpassungsfähigkeit erfordern.

Sie wird häufig für folgenden Bereich verwendet: Softwareentwicklung. Diese Sparte hat in Sachen agile Methoden Pionierarbeit geleistet. Der Ansatz erlaubt es Entwicklern, eine hochwertigere Software zu entwerfen, weil sie diese in regelmäßigen Abständen testen und überprüfen können.

Scrum

Scrum project management is one of the most popular Agile methodologies used by project managers. Like Agile, it is centered around continuous improvement. You can use a framework like scrum to help you start thinking in a more Agile way and practice building Agile principles into your everyday communication and work.

When to use: For projects that aren’t yet well-defined and require a lot of adaptability. 

Commonly used in: Software development. This profession pioneered agile, and this approach allows developers to build higher-quality software because they’re able to test and review at regular intervals.

Lean-Methode

Vielleicht hast du schon einmal vom Lean Manufacturing gehört. Dieselben Prinzipien gelten auch für das Lean-Projektmanagement. Das Ziel dieser Methode ist es, die Produktionsmenge und den Wert zu steigern und gleichzeitig Ausschuss zu reduzieren. Um sie zu nutzen, brauchst du zunächst eine Wertstromanalyse, bei der die Abfolge von Projektaktivitäten aufgezeichnet wird. Dann siehst du dir diesen Wertstrom im Detail an, um Arbeiten zu identifizieren und zu eliminieren, die keinen Mehrwert bringen. Auf diese Weise kannst du deinen Projektprozess rationalisieren, optimieren und möglichst effizient gestalten.

Diese Methode wird verwendet für: Projekte, die schnell fertiggestellt werden müssen.

Sie wird häufig für folgenden Bereich verwendet: Fertigung. Bei der Herstellung von physischen Gütern möchtest du so wenig Ausschuss wie möglich produzieren, um Ausgaben zu minimieren und den Gewinn zu maximieren. Deshalb ist dieser Ansatz in der Fertigung und insbesondere in der Automobilindustrie sehr beliebt.

Kanban

Kanban is a specific implementation of Lean project management. Project tasks are represented visually on a Kanban board, allowing team members to see the state of every piece of work at any time.

When to use: For projects that need to be delivered quickly. 

Commonly used in: Manufacturing. When you’re producing physical goods, you want as little waste as possible to minimize spend and maximize profit. That’s why this approach is popular in manufacturing, especially in the automotive industry.

Phasen des Projektmanagements

Stelle dir vor, du beginnst bei einem Projekt ganz von vorn. Das Projektmanagement greift nicht erst dann ein, wenn du damit anfängst, erledigte Aufgaben abzuhaken. Du musst zuerst die Grundlagen dafür schaffen.

In diesem Sinne hat das Project Management Institute (PMI) fünf verschiedene Phasen des Projektmanagements festgesetzt.

Phase 1: Initiierung

Glaubst du, dass die Planung der erste Schritt im Projektmanagementprozess ist? Das stimmt nicht ganz. Bevor du eine Strategie für dein Projekt erstellen kannst, musst du es auf einer allgemeineren Ebene erfassen können. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • Was ist der Business Case des Projekts?
  • Ist dieses Projekt durchführbar?
  • Sollen wir dieses Projekt weiterverfolgen?

Einfach ausgedrückt: Du versuchst in dieser Phase zu entscheiden, ob sich das Projekt überhaupt lohnt, bevor du zu viel Arbeit hineinsteckst.

Phase 2: Planung

Wenn du dich entscheidest fortzufahren, geht es weiter zur Planungsphase. Hier wirst du entscheidende Weichen stellen und einen detaillierten Projektplan entwickeln, dem dein ganzes Team folgen wird. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • Was ist das Ziel dieses Projekts?
  • Was sind die KPIs (Key Performance Indicators)?
  • Was ist der Projektumfang?
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Welches sind die Risiken?
  • Welche Teammitglieder sind beteiligt?
  • Welche Aufgaben sind erforderlich?
  • Welche Meilensteine müssen erreicht werden?

Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass du und dein Team gemeinsame Erwartungen festgelegt haben, bevor es richtig losgeht. Wenn du jetzt glaubst, dass du dich hier mit Kleinigkeiten aufhältst, ist das nicht so. An dieser Stelle lohnt es sich wirklich ins Detail zu gehen, weil dies die Ausrichtung deines Teams verbessert.

Phase 3: Ausführung

Schnappe dir deinen Kaffee und ein Ladekabel, denn jetzt geht es los. An dieser Stelle werden du und dein Team die Ärmel hochkrempeln und damit beginnen, Projektaufgaben anzugehen, wie es der Projektplan vorsieht. Folgende Aufgaben wirst du in dieser Phase erledigen müssen:

  • Notwendige Ressourcen zuweisen
  • Sicherstellen, dass zugewiesene Personen ihre Aufgaben erledigen
  • Statusbesprechungen abhalten
  • Nachverfolgungssysteme einrichten

In dieser Phase wird der größte Teil der Arbeit erledigt. Jetzt solltest du auch erkennen können, ob dein Projekt auf einem guten Weg ist. Wie du siehst hat sich die ganze Planung gelohnt.

Phase 4: Überwachung

Nur weil du einen Projektplan ausgearbeitet hast, bedeutet das nicht, dass alles reibungslos laufen wird. Es ist so, als würde man ein Budget für sich festlegen. Das Budget allein bringt aber nichts, wenn du nicht darauf achtest, was mit dem Geld passiert.

Du musst daher den Projektfortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Du solltest dein Projekt anhand der KPIs bewerten, die du in der Planungsphase festgelegt hast.

Wie solltest du vorgehen, wenn du das Gefühl hast, dass dein Projekt vom Weg abgekommen ist oder der Projektumfang unbemerkt zugenommen hat? Nimm dir einen Moment Zeit, um dein Projekt neu zu bewerten. Dann entscheidest du, ob du dich neu ausrichten musst oder dein ursprünglicher Plan geändert werden soll. Das ist der Vorteil der Überwachungsphase: Du hast mehrere Kontrollpunkte, an denen du Kurskorrekturen vornehmen kannst.

Phase 5: Abschluss

In der Abschlussphase geht es darum, noch offene Fragen zu klären. Dazu gehört beispielsweise:

  • Die Durchführung einer Post-Mortem-Analyse oder einer Retrospektive, um das Projekt zu bewerten
  • Die Vorbereitung eines abschließenden Projektberichts
  • Das Erfassen und Speichern notwendiger Projektdokumentationen an einem sicheren Ort (ein Bereich für die Zusammenarbeit an Dokumenten wie Confluence eignet sich übrigens hervorragend).

Einerseits hat dein Team so die Möglichkeit, das Projekt ganz offiziell abzuschließen, andererseits wird es einfacher, sich die Unterlagen bei Bedarf später wieder anzusehen.

Best Practices für das Projektmanagement

Selbst wenn du alle oben genannten Schritte befolgst, ist effektives Projektmanagement kein unumstößliches Szenario. Es gibt ein paar andere Best Practices, die du implementieren könntest, damit dein Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.

Veranstalte ein Meeting zum Projektstart

In deinem Meeting zum Projektstart legst du deine Ziele und individuellen Zeitpläne fest und bringst alle Beteiligten auf den aktuellen Stand.

Auch wenn dein Team noch so aufgeregt ist und gleich starten möchte, solltest du dieses Meeting nicht überspringen. Denn damit kannst du proaktiv alle Unklarheiten aus dem Weg räumen und dein Team auf Kurs bringen.

Berücksichtige Aufgaben- und Ressourcenabhängigkeiten

Weißt du noch, als wir bei bestimmten Projekten über den Dominoeffekt gesprochen haben? Dieser gilt insbesondere für große, funktionsübergreifende Projekte. Doris kann vielleicht erst mit der Erstellung von Grafiken beginnen, wenn Joachim den Inhalt entworfen hat (das ist eine Aufgabenabhängigkeit). Oder vielleicht kann Charlotte keine Software verwenden, während David die gemeinsame Lizenz nutzt (das ist eine Ressourcenabhängigkeit).

Deine Projektaufgaben finden nicht isoliert statt, daher ist es wichtig, dass du diese Abhängigkeiten einplanst. Die Studie Pulse of the Profession 2018 von PMI zeigte, dass Ressourcenabhängigkeiten 26 % der Projekte zum Scheitern bringen, bei Aufgabenabhängigkeiten sind es 12 %.

Wenn alle Aufgaben und Ressourcen miteinander verbunden sind, musst du verstehen, wie sie zusammenwirken. Andernfalls könnte es passieren, dass du hilflos dabei zusehen musst, wie alle deine Dominosteine umfallen.

Identifiziere deinen kritischen Pfad

Die Identifizierung deines kritischen Pfads ist eine großartige Möglichkeit, um Zeitplanüberschreitungen zu verhindern. Kritischer Pfad klingt etwas abenteuerlich, damit ist aber eigentlich nur die längste Reihe an Projektaktivitäten gemeint, die voneinander abhängig sind. Wenn dabei Schwierigkeiten oder Verzögerungen auftreten, weißt du, dass der Terminplan für dein komplettes Projekt ins Wanken gerät.

Wenn du deinen kritischen Pfad kennst, weißt du auch, wo du noch Spielraum im Zeitplan hast und an welcher Stelle du diesen möglichst genau einhalten musst.

Sanduhr

Lege realistische Zeitpläne fest

Hast du schon einmal vom Planungsfehlschluss gehört? Dieses Phänomen führt dazu, dass wir den Zeitaufwand gewaltig unterschätzen, der für die Erledigung von Aufgaben erforderlich ist. Und das kann gravierende Auswirkungen auf deinen Projektzeitplan haben.

Überprüfe dich selbst und komme immer wieder auf Zeitpläne für frühere Projekte zurück. Sieh in deiner Zeiterfassungssoftware nach (sofern du eine hast), wie lange typische Aufgaben dauern, und bitte dein Team darum, ihre Zeitpläne zu überprüfen.

Verwende Projektmanagementsoftware

Wenn deine Teammitglieder endlose E-Mail-Threads oder Ordner durchforsten müssen, um alles Nötige zu finden, wird dein Projekt mit Sicherheit hinterherhinken.

Deshalb ist es nützlich, wenn du Projektmanagementsoftware (wie Jira) verwendest, um dein Projekt zu organisieren, und eine Wissensmanagementsoftware (wie Confluence), um deine Dokumentation zu speichern. Das erhöht die Sichtbarkeit aller Projektschritte und -aufgaben, zentralisiert die Kommunikation und stellt für dein Projektteam eine zentrale Informationsquelle bereit.

Lege klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest

Untersuchungen von Gallup ergaben, dass nur etwa die Hälfte der Mitarbeiter weiß, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird.

Damit dein Team optimale Ergebnisse erzielen kann, müssen alle Mitarbeiter genau wissen, warum sie beteiligt sind, was ihre Rolle ist und welchen Beitrag sie leisten sollen.

Das vermittelt den Mitgliedern deines Projektteams nicht nur ein Gefühl der Sinnhaftigkeit und Verantwortung, sondern verhindert auch, dass ihr euch gegenseitig im Weg steht. Dieser Ansatz erlaubt dir, auf eure Stärken zu setzen.

Setze auf Teamarbeit

Das Projektmanagement kann stressig sein, aber du musst nicht alles alleine erledigen. Dein Team wird einen guten Überblick über deinen Projektplan haben und beurteilen können, ob dein Zeitplan realistisch ist oder ob du Abhängigkeiten vergessen hast. Denke auch daran, dass du die Teammitglieder in das Projekt einbezogen hast, weil du weißt, dass sie großartig sind, und weil du ihrer Fachkenntnis vertraust.

Plane Projekte nicht isoliert. Beteilige dein Team, um mit ihm einen vernünftigeren Plan auszuarbeiten und sein Verantwortungsgefühl für das Projekt zu steigern.

Projektmanagementrollen und Verantwortlichkeiten

Zu den potenziellen Projektrollen gehören:

  • Projektmanager: Die Person, die das gesamte Projekt überwacht und für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist.
  • Projektträger: Ein Senior Manager, der sich für das Projekt einsetzt und eng mit dem Projektmanager zusammenarbeitet.
  • Teammitglied: Personen, die aktiv an den Projektaufgaben arbeiten.
  • Anbieter: Personen, die Waren oder Services für ein Projekt bereitstellen.
  • Stakeholder: Personen, die ein Interesse an dem Projekt haben. Diese können wie folgt unterteilt werden:
    • Primäre Stakeholder: Personen, die tatsächlich mitarbeiten und aktiv am Projekt beteiligt sind.
    • Sekundäre Stakeholder: Personen, die eventuell an Meetings teilnehmen und eine kleine Rolle spielen, aber nicht an Projektentscheidungen beteiligt sind.
  • Interessierte Stakeholder: Personen, die laufend über das Projekt informiert werden, aber weder eine aktive Rolle spielen noch viel Einfluss haben.
  • Kunde: Person, die das endgültige Projekt erhält, sofern es sich um ein kundenorientiertes und nicht um ein internes Projekt handelt.

So kann Projektmanagementsoftware helfen

Wie immer steht dir auch hier Technologie zur Seite. Laut einer Umfrage wird für 77 % der erfolgreichen Projekte Projektmanagementsoftware eingesetzt. Trotz dieser beeindruckenden Statistik kommt diese Art von Software immer noch relativ wenig zum Einsatz (nur in 22 % der Unternehmen).

Wie kann Projektmanagementsoftware helfen? Sie optimiert Prozesse durch:

  • Höhere Sichtbarkeit: Durch die Beseitigung von isolierten Umgebungen können Teammitglieder das gesamte Projekt als Ganzes überblicken und sehen, wer woran arbeitet, wann bestimmte Aufgaben fällig sind und vieles mehr.
  • Verbesserung der Kommunikation: Verschwende keine Zeit mehr damit, nach etwas Bestimmtem zu suchen. Die Projektmanagementsoftware zentralisiert die gesamte Projektkommunikation und alle Projektressourcen an einem Ort.
  • Reduzierung von Fehlern und Ineffizienzen: Eine zentrale Informationsquelle bedeutet weniger Fehlkommunikation und reduziert Fehler in deinem Projektteam.
  • Erstellung von Echtzeit-Updates: Mit einer Software, auf die das gesamte Team einfach zugreifen kann, hat jeder stets die aktuellen Informationen über das Projekt und den Fortschritt zur Hand.

Why use Confluence for project management

Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.

Consolidate tools and centralize work

With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources. 

Scale with team and company growth

Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.

Secure and protect work and knowledge

What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.

Analyze and optimize performance

You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.


Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.

Key benefits of project management

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging. 

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle. 

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds. 

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it. 

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem. 

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items. 

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

A dartboard with darts stuck in the bullseye.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth. 

5. Boost efficiency

Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster. 

With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.

Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project. 

Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.

6. Track progress

You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.

Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.

Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.

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