Deine schrittweise Anleitung für großartiges Projektmanagement

Was bedeutet Projektmanagement und warum ist es so wichtig?

Das Projektmanagement ist eine Praktik, um Prozesse, Tools, Teammitglieder und Fähigkeiten zu koordinieren und so Projekte zu liefern, die alle Ziele und Anforderungen erfüllen.

Erfolgreiche Projekte fallen nicht einfach vom Himmel. Tatsächlich haben die meisten Unternehmen bei Projekten eine geschätzte Misserfolgsquote von 70 % und das bedeutet, dass Projekte die ursprünglichen Zielsetzungen nicht erreichen.

Das Projektmanagement erhöht deine Erfolgsquote. Es ermöglicht deinem Team, Projekte abzuschließen, indem es alle Beteiligten auf Linie bringt, die Transparenz und Sichtbarkeit erhöht, die Kommunikation optimiert und den Projektumfang festlegt.

Das klingt gut, oder? Da ist es kein Wunder, dass laut einer PwC-Studie 97 % der Unternehmen der Ansicht sind, dass das Projektmanagement für die Unternehmensleistung von großer Bedeutung ist.

Vorteile des Projektmanagements

Warum lohnt sich der zusätzliche Zeit- und Arbeitsaufwand beim Projektmanagement? Eine strategische und methodische Vorgehensweise hat viele Vorteile:

1. Sie verhindert Verwirrung

Wenn du ohne vorherige Gespräche oder Planung direkt mit deinem Projekt loslegst, kann das schnell schiefgehen. Mitarbeiter wissen nicht, wer wofür zuständig ist, es gibt Missverständnisse bezüglich des Projektzeitplans und niemand kennt die Projektziele so genau.

Sollte dir das bekannt vorkommen, bist du nicht allein. Laut einer Umfrage von Geneca waren nur 55 % der Befragten der Ansicht, dass ihnen geschäftlichen Ziele ihres Projekts klar sind.

Das führt zu Frust und Ressourcenverschwendung. Wir mussten doch alle schon mal unsere Aufgaben überprüfen oder überarbeiten, nachdem wir mehr Informationen erhalten oder ein besseres Verständnis entwickelt hatten.

Glücklicherweise gibt das Projektmanagement deinem Team klar definierte Ziele vor und verfeinerte Systeme zur Hand, damit es diese Aufgabe abschließen kann. Das macht es für alle viel einfacher, auf dem aktuellen Stand zu bleiben und nahtlos zusammenzuarbeiten, ohne einzelne Aufgaben erneut bearbeiten zu müssen.

2. Sie verwaltet den Umfang und das Budget

Die Überschreitung des Projektbudgets kommt erschreckend häufig vor. McKinsey stellte fest, dass allein in der IT-Branche große IT-Projekte das Budget um 45 % überziehen und den Zeitrahmen um 7 % sprengen.

Herrje. Derartige Überziehungen strapazieren dein Budget und die Kapazität erheblich. Glücklicherweise lässt dir ein effektives Projektmanagement etwas Spielraum.

Die ersten Schritte des Projektmanagementprozesses (Initiieren und Planen) erfordern, dass du ein realistisches Budget, Zeitpläne und den Umfang festlegst, bevor du mit den eigentlichen Projektaufgaben beginnst. Das hilft dir dabei, einen Projektplan zu erstellen, der eine echte Chance auf Erfolg hat.

Herausforderungen des Projektmanagements

Warum lohnt sich der zusätzliche Zeit- und Arbeitsaufwand beim Projektmanagement? Eine strategische und methodische Vorgehensweise hat viele Vorteile:

1. Der Zeitaufwand ist größer

Dein Team ist begierig, sofort in das Projekt einzusteigen. Das Projektmanagement sorgt aber dafür, dass es nicht so schnell losgeht.

Das liegt daran, dass der Projektmanagementprozess mehrere Phasen beinhaltet (die wir gleich behandeln werden), von denen einige durchlaufen werden müssen, bevor dein Team überhaupt mit der Arbeit beginnen kann.

Auf so etwas muss sich ein Team, dass es gewohnt ist, Projekte ohne festen Plan anzugehen, erst einmal einstellen.

2. Die Erwartungen sind stärker festgelegt

Ein effektives Projektmanagement bedeutet, dass u. a. klar definierte Ziele, Zeitpläne und Rollen vorgegeben werden.

Dies erhöht die Verantwortlichkeit, was letztendlich eine gute Sache ist (insbesondere, wenn man bedenkt, dass 94 % der Mitarbeiter angeben, dass sie ihre Kollegen nicht zur Verantwortung ziehen).

Wenn Erwartungen so klar vorgegeben sind, kann das ein Gefühl der Eingeschränktheit und Unbeweglichkeit vermitteln. Vor allem kreative Teams sind es nicht gewohnt, in einem solchen Rahmen zu arbeiten, und können sich möglicherweise mit der Anpassung schwertun.

Wasserfall-Methode

Wenn du an ein typisches, sequenzielles Projektmanagement denkst, stellst du dir die Wasserfall-Methode vor. Mithilfe dieser Methode teilst du dein Projekt in verschiedene Phasen auf. Wenn eine Phase endet, beginnt die nächste – Überschneidungen dazwischen gibt es keine.

Diese Methode wird verwendet für: lange Projekte, die einen einzigen Zeitplan und eine strikte Reihenfolge erfordern.

Sie wird häufig für folgenden Bereich verwendet: Bauwesen. Der Bau eines Hauses oder eines Gerüsts erfordert eine sukzessive Vorgehensweise. Du kannst schließlich keinen Dachstuhl errichten, bevor das Fundament gegossen ist.

Flexibles Projekt-management

Das agile Projektmanagement ist ein iterativer und deutlich flexiblerer Ansatz als die Wasserfall-Methode. Mit dieser bewährten DevOps-Methode kannst du Projekte in kleinere Einheiten aufteilen, die in kurzen Bursts (Sprints genannt) abgearbeitet werden. Nach jedem Sprint bewertet dein Team die geleistete Arbeit, um erforderliche Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass du auf der Zielgeraden bleibst.

Diese Methode wird verwendet für: Projekte, die noch nicht genau definiert sind und eine hohe Anpassungsfähigkeit erfordern.

Sie wird häufig für folgenden Bereich verwendet: Softwareentwicklung. Diese Sparte hat in Sachen agile Methoden Pionierarbeit geleistet. Der Ansatz erlaubt es Entwicklern, eine hochwertigere Software zu entwerfen, weil sie diese in regelmäßigen Abständen testen und überprüfen können.

Lean-Methode

Vielleicht hast du schon einmal vom Lean Manufacturing gehört. Dieselben Prinzipien gelten auch für das Lean-Projektmanagement. Das Ziel dieser Methode ist es, die Produktionsmenge und den Wert zu steigern und gleichzeitig Ausschuss zu reduzieren. Um sie zu nutzen, brauchst du zunächst eine Wertstromanalyse, bei der die Abfolge von Projektaktivitäten aufgezeichnet wird. Dann siehst du dir diesen Wertstrom im Detail an, um Arbeiten zu identifizieren und zu eliminieren, die keinen Mehrwert bringen. Auf diese Weise kannst du deinen Projektprozess rationalisieren, optimieren und möglichst effizient gestalten.

Diese Methode wird verwendet für: Projekte, die schnell fertiggestellt werden müssen.

Sie wird häufig für folgenden Bereich verwendet: Fertigung. Bei der Herstellung von physischen Gütern möchtest du so wenig Ausschuss wie möglich produzieren, um Ausgaben zu minimieren und den Gewinn zu maximieren. Deshalb ist dieser Ansatz in der Fertigung und insbesondere in der Automobilindustrie sehr beliebt.

Phasen des Projektmanagements

Stelle dir vor, du beginnst bei einem Projekt ganz von vorn. Das Projektmanagement greift nicht erst dann ein, wenn du damit anfängst, erledigte Aufgaben abzuhaken. Du musst zuerst die Grundlagen dafür schaffen.

In diesem Sinne hat das Project Management Institute (PMI) fünf verschiedene Phasen des Projektmanagements festgesetzt.

Phase 1: Initiierung

Glaubst du, dass die Planung der erste Schritt im Projektmanagementprozess ist? Das stimmt nicht ganz. Bevor du eine Strategie für dein Projekt erstellen kannst, musst du es auf einer allgemeineren Ebene erfassen können. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

• Was ist der Business Case des Projekts?
• Ist dieses Projekt durchführbar?
• Sollen wir dieses Projekt weiterverfolgen?

Einfach ausgedrückt: Du versuchst in dieser Phase zu entscheiden, ob sich das Projekt überhaupt lohnt, bevor du zu viel Arbeit hineinsteckst.

Phase 2: Planung

Wenn du dich entscheidest fortzufahren, geht es weiter zur Planungsphase. Hier wirst du entscheidende Weichen stellen und einen detaillierten Projektplan entwickeln, dem dein ganzes Team folgen wird. In dieser Phase solltest du dir folgende Fragen stellen:

• Was ist das Ziel dieses Projekts?
• Was sind die KPIs (Key Performance Indicators)?
• Was ist der Projektumfang?
• Wie hoch ist das Budget?
• Welches sind die Risiken?
• Welche Teammitglieder sind beteiligt?
• Welche Aufgaben sind erforderlich?
• Welche Meilensteine müssen erreicht werden?

Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass du und dein Team gemeinsame Erwartungen festgelegt haben, bevor es richtig losgeht. Wenn du jetzt glaubst, dass du dich hier mit Kleinigkeiten aufhältst, ist das nicht so. An dieser Stelle lohnt es sich wirklich ins Detail zu gehen, weil dies die Ausrichtung deines Teams verbessert.

Phase 3: Ausführung

Schnappe dir deinen Kaffee und ein Ladekabel, denn jetzt geht es los. An dieser Stelle werden du und dein Team die Ärmel hochkrempeln und damit beginnen, Projektaufgaben anzugehen, wie es der Projektplan vorsieht. Folgende Aufgaben wirst du in dieser Phase erledigen müssen:

• Notwendige Ressourcen zuweisen
• Sicherstellen, dass zugewiesene Personen ihre Aufgaben erledigen
• Statusbesprechungen abhalten
• Nachverfolgungssysteme einrichten

In dieser Phase wird der größte Teil der Arbeit erledigt. Jetzt solltest du auch erkennen können, ob dein Projekt auf einem guten Weg ist. Wie du siehst hat sich die ganze Planung gelohnt.

Phase 4: Überwachung

Nur weil du einen Projektplan ausgearbeitet hast, bedeutet das nicht, dass alles reibungslos laufen wird. Es ist so, als würde man ein Budget für sich festlegen. Das Budget allein bringt aber nichts, wenn du nicht darauf achtest, was mit dem Geld passiert.

Du musst daher den Projektfortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Du solltest dein Projekt anhand der KPIs bewerten, die du in der Planungsphase festgelegt hast.

Wie solltest du vorgehen, wenn du das Gefühl hast, dass dein Projekt vom Weg abgekommen ist oder der Projektumfang unbemerkt zugenommen hat? Nimm dir einen Moment Zeit, um dein Projekt neu zu bewerten. Dann entscheidest du, ob du dich neu ausrichten musst oder dein ursprünglicher Plan geändert werden soll. Das ist der Vorteil der Überwachungsphase: Du hast mehrere Kontrollpunkte, an denen du Kurskorrekturen vornehmen kannst.

Phase 5: Abschluss

In der Abschlussphase geht es darum, noch offene Fragen zu klären. Dazu gehört beispielsweise:

• Die Durchführung einer Post-Mortem-Analyse oder einer Retrospektive, um das Projekt zu bewerten
• Die Vorbereitung eines abschließenden Projektberichts
• Das Erfassen und Speichern notwendiger Projektdokumentationen an einem sicheren Ort (ein Bereich für die Zusammenarbeit an Dokumenten wie Confluence eignet sich übrigens hervorragend).

Einerseits hat dein Team so die Möglichkeit, das Projekt ganz offiziell abzuschließen, andererseits wird es einfacher, sich die Unterlagen bei Bedarf später wieder anzusehen.

Best Practices für das Projektmanagement

Selbst wenn du alle oben genannten Schritte befolgst, ist effektives Projektmanagement kein unumstößliches Szenario. Es gibt ein paar andere Best Practices, die du implementieren könntest, damit dein Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.

Veranstalte ein Meeting zum Projektstart

In deinem Meeting zum Projektstart legst du deine Ziele und individuellen Zeitpläne fest und bringst alle Beteiligten auf den aktuellen Stand.

Auch wenn dein Team noch so aufgeregt ist und gleich starten möchte, solltest du dieses Meeting nicht überspringen. Denn damit kannst du proaktiv alle Unklarheiten aus dem Weg räumen und dein Team auf Kurs bringen.

Berücksichtige Aufgaben- und Ressourcenabhängigkeiten

Weißt du noch, als wir bei bestimmten Projekten über den Dominoeffekt gesprochen haben? Dieser gilt insbesondere für große, funktionsübergreifende Projekte. Doris kann vielleicht erst mit der Erstellung von Grafiken beginnen, wenn Joachim den Inhalt entworfen hat (das ist eine Aufgabenabhängigkeit). Oder vielleicht kann Charlotte keine Software verwenden, während David die gemeinsame Lizenz nutzt (das ist eine Ressourcenabhängigkeit).

Deine Projektaufgaben finden nicht isoliert statt, daher ist es wichtig, dass du diese Abhängigkeiten einplanst. Die Studie Pulse of the Profession 2018 von PMI zeigte, dass Ressourcenabhängigkeiten 26 % der Projekte zum Scheitern bringen, bei Aufgabenabhängigkeiten sind es 12 %.

Wenn alle Aufgaben und Ressourcen miteinander verbunden sind, musst du verstehen, wie sie zusammenwirken. Andernfalls könnte es passieren, dass du hilflos dabei zusehen musst, wie alle deine Dominosteine umfallen.

Identifiziere deinen kritischen Pfad

Die Identifizierung deines kritischen Pfads ist eine großartige Möglichkeit, um Zeitplanüberschreitungen zu verhindern. Kritischer Pfad klingt etwas abenteuerlich, damit ist aber eigentlich nur die längste Reihe an Projektaktivitäten gemeint, die voneinander abhängig sind. Wenn dabei Schwierigkeiten oder Verzögerungen auftreten, weißt du, dass der Terminplan für dein komplettes Projekt ins Wanken gerät.

Wenn du deinen kritischen Pfad kennst, weißt du auch, wo du noch Spielraum im Zeitplan hast und an welcher Stelle du diesen möglichst genau einhalten musst.

Lege realistische Zeitpläne fest

Hast du schon einmal vom Planungsfehlschluss gehört? Dieses Phänomen führt dazu, dass wir den Zeitaufwand gewaltig unterschätzen, der für die Erledigung von Aufgaben erforderlich ist. Und das kann gravierende Auswirkungen auf deinen Projektzeitplan haben.

Überprüfe dich selbst und komme immer wieder auf Zeitpläne für frühere Projekte zurück. Sieh in deiner Zeiterfassungssoftware nach (sofern du eine hast), wie lange typische Aufgaben dauern, und bitte dein Team darum, ihre Zeitpläne zu überprüfen.

Verwende Projektmanagementsoftware

Wenn deine Teammitglieder endlose E-Mail-Threads oder Ordner durchforsten müssen, um alles Nötige zu finden, wird dein Projekt mit Sicherheit hinterherhinken.

Deshalb ist es nützlich, wenn du Projektmanagementsoftware (wie Jira) verwendest, um dein Projekt zu organisieren, und eine Wissensmanagementsoftware (wie Confluence), um deine Dokumentation zu speichern. Das erhöht die Sichtbarkeit aller Projektschritte und -aufgaben, zentralisiert die Kommunikation und stellt für dein Projektteam eine zentrale Informationsquelle bereit.

Lege klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest

Untersuchungen von Gallup ergaben, dass nur etwa die Hälfte der Mitarbeiter weiß, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird.

Damit dein Team optimale Ergebnisse erzielen kann, müssen alle Mitarbeiter genau wissen, warum sie beteiligt sind, was ihre Rolle ist und welchen Beitrag sie leisten sollen.

Das vermittelt den Mitgliedern deines Projektteams nicht nur ein Gefühl der Sinnhaftigkeit und Verantwortung, sondern verhindert auch, dass ihr euch gegenseitig im Weg steht. Dieser Ansatz erlaubt dir, auf eure Stärken zu setzen.

Setze auf Teamarbeit

Das Projektmanagement kann stressig sein, aber du musst nicht alles alleine erledigen. Dein Team wird einen guten Überblick über deinen Projektplan haben und beurteilen können, ob dein Zeitplan realistisch ist oder ob du Abhängigkeiten vergessen hast. Denke auch daran, dass du die Teammitglieder in das Projekt einbezogen hast, weil du weißt, dass sie großartig sind, und weil du ihrer Fachkenntnis vertraust.

Plane Projekte nicht isoliert. Beteilige dein Team, um mit ihm einen vernünftigeren Plan auszuarbeiten und sein Verantwortungsgefühl für das Projekt zu steigern.