Deine schrittweise Anleitung für großartiges Projektmanagement
Schließe mehr Projekte erfolgreich (und mit weniger Stress) ab
Was ist Projektmanagement? Unter Projektmanagement versteht man die Koordination von Prozessen, Tools, Teammitgliedern und Fähigkeiten, um Projekte abzuwickeln, die deine Ziele übertreffen.
Du und dein Team bereiten sich darauf vor, ein Großprojekt zu meistern. Das Ganze ist vergleichbar mit einer Domino-Kettenreaktion: Es ist fantastisch, wenn alles funktioniert und alle Steine der Reihe nach umfallen, und enttäuschend, wenn ein einzelner Stein an die falsche Stelle gesetzt wurde und den Lauf unterbricht.
Diese Art von Projekten kann beängstigend und aufregend zugleich sein und vielleicht bist du versucht, möglichst bald damit loszulegen. Drückst du die Daumen und hoffst, dass schon alles gut gehen wird? Oder hoffst du, dass dir übernatürliche Kräfte unter die Arme greifen?
Das wäre schon toll (sag Bescheid, ob es funktioniert hat!). Tatsächlich liegt das Erfolgsgeheimnis bei großen und anspruchsvollen Projekten aber in einem effektiven Projektmanagement.
Best Practices für das Projektmanagement
Selbst wenn du alle oben genannten Schritte befolgst, ist effektives Projektmanagement kein unumstößliches Szenario. Es gibt ein paar andere Best Practices, die du implementieren könntest, damit dein Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.
Veranstalte ein Meeting zum Projektstart
In deinem Meeting zum Projektstart legst du deine Ziele und individuellen Zeitpläne fest und bringst alle Beteiligten auf den aktuellen Stand.
Auch wenn dein Team noch so aufgeregt ist und gleich starten möchte, solltest du dieses Meeting nicht überspringen. Denn damit kannst du proaktiv alle Unklarheiten aus dem Weg räumen und dein Team auf Kurs bringen.
Berücksichtige Aufgaben- und Ressourcenabhängigkeiten
Weißt du noch, als wir bei bestimmten Projekten über den Dominoeffekt gesprochen haben? Dieser gilt insbesondere für große, funktionsübergreifende Projekte. Doris kann vielleicht erst mit der Erstellung von Grafiken beginnen, wenn Joachim den Inhalt entworfen hat (das ist eine Aufgabenabhängigkeit). Oder vielleicht kann Charlotte keine Software verwenden, während David die gemeinsame Lizenz nutzt (das ist eine Ressourcenabhängigkeit).
Deine Projektaufgaben finden nicht isoliert statt, daher ist es wichtig, dass du diese Abhängigkeiten einplanst. Die Studie Pulse of the Profession 2018 von PMI zeigte, dass Ressourcenabhängigkeiten 26 % der Projekte zum Scheitern bringen, bei Aufgabenabhängigkeiten sind es 12 %.
Wenn alle Aufgaben und Ressourcen miteinander verbunden sind, musst du verstehen, wie sie zusammenwirken. Andernfalls könnte es passieren, dass du hilflos dabei zusehen musst, wie alle deine Dominosteine umfallen.
Identifiziere deinen kritischen Pfad
Die Identifizierung deines kritischen Pfads ist eine großartige Möglichkeit, um Zeitplanüberschreitungen zu verhindern. Kritischer Pfad klingt etwas abenteuerlich, damit ist aber eigentlich nur die längste Reihe an Projektaktivitäten gemeint, die voneinander abhängig sind. Wenn dabei Schwierigkeiten oder Verzögerungen auftreten, weißt du, dass der Terminplan für dein komplettes Projekt ins Wanken gerät.
Wenn du deinen kritischen Pfad kennst, weißt du auch, wo du noch Spielraum im Zeitplan hast und an welcher Stelle du diesen möglichst genau einhalten musst.
Lege realistische Zeitpläne fest
Hast du schon einmal vom Planungsfehlschluss gehört? Dieses Phänomen führt dazu, dass wir den Zeitaufwand gewaltig unterschätzen, der für die Erledigung von Aufgaben erforderlich ist. Und das kann gravierende Auswirkungen auf deinen Projektzeitplan haben.
Überprüfe dich selbst und komme immer wieder auf Zeitpläne für frühere Projekte zurück. Sieh in deiner Zeiterfassungssoftware nach (sofern du eine hast), wie lange typische Aufgaben dauern, und bitte dein Team darum, ihre Zeitpläne zu überprüfen.
Verwende Projektmanagementsoftware
Wenn deine Teammitglieder endlose E-Mail-Threads oder Ordner durchforsten müssen, um alles Nötige zu finden, wird dein Projekt mit Sicherheit hinterherhinken.
Deshalb ist es nützlich, wenn du Projektmanagementsoftware (wie Jira) verwendest, um dein Projekt zu organisieren, und eine Wissensmanagementsoftware (wie Confluence), um deine Dokumentation zu speichern. Das erhöht die Sichtbarkeit aller Projektschritte und -aufgaben, zentralisiert die Kommunikation und stellt für dein Projektteam eine zentrale Informationsquelle bereit.
Lege klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest
Untersuchungen von Gallup ergaben, dass nur etwa die Hälfte der Mitarbeiter weiß, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird.
Damit dein Team optimale Ergebnisse erzielen kann, müssen alle Mitarbeiter genau wissen, warum sie beteiligt sind, was ihre Rolle ist und welchen Beitrag sie leisten sollen.
Das vermittelt den Mitgliedern deines Projektteams nicht nur ein Gefühl der Sinnhaftigkeit und Verantwortung, sondern verhindert auch, dass ihr euch gegenseitig im Weg steht. Dieser Ansatz erlaubt dir, auf eure Stärken zu setzen.
Setze auf Teamarbeit
Das Projektmanagement kann stressig sein, aber du musst nicht alles alleine erledigen. Dein Team wird einen guten Überblick über deinen Projektplan haben und beurteilen können, ob dein Zeitplan realistisch ist oder ob du Abhängigkeiten vergessen hast. Denke auch daran, dass du die Teammitglieder in das Projekt einbezogen hast, weil du weißt, dass sie großartig sind, und weil du ihrer Fachkenntnis vertraust.
Plane Projekte nicht isoliert. Beteilige dein Team, um mit ihm einen vernünftigeren Plan auszuarbeiten und sein Verantwortungsgefühl für das Projekt zu steigern.
Projektmanagementrollen und Verantwortlichkeiten
Zu den potenziellen Projektrollen gehören:
- Projektmanager: Die Person, die das gesamte Projekt überwacht und für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist.
- Projektträger: Ein Senior Manager, der sich für das Projekt einsetzt und eng mit dem Projektmanager zusammenarbeitet.
- Teammitglied: Personen, die aktiv an den Projektaufgaben arbeiten.
- Anbieter: Personen, die Waren oder Services für ein Projekt bereitstellen.
- Stakeholder: Personen, die ein Interesse an dem Projekt haben. Diese können wie folgt unterteilt werden:
- Primäre Stakeholder: Personen, die tatsächlich mitarbeiten und aktiv am Projekt beteiligt sind.
- Sekundäre Stakeholder: Personen, die eventuell an Meetings teilnehmen und eine kleine Rolle spielen, aber nicht an Projektentscheidungen beteiligt sind.
- Interessierte Stakeholder: Personen, die laufend über das Projekt informiert werden, aber weder eine aktive Rolle spielen noch viel Einfluss haben.
- Kunde: Person, die das endgültige Projekt erhält, sofern es sich um ein kundenorientiertes und nicht um ein internes Projekt handelt.
So kann Projektmanagementsoftware helfen
Wie immer steht dir auch hier Technologie zur Seite. Laut einer Umfrage wird für 77 % der erfolgreichen Projekte Projektmanagementsoftware eingesetzt. Trotz dieser beeindruckenden Statistik kommt diese Art von Software immer noch relativ wenig zum Einsatz (nur in 22 % der Unternehmen).
Wie kann Projektmanagementsoftware helfen? Sie optimiert Prozesse durch:
- Höhere Sichtbarkeit: Durch die Beseitigung von isolierten Umgebungen können Teammitglieder das gesamte Projekt als Ganzes überblicken und sehen, wer woran arbeitet, wann bestimmte Aufgaben fällig sind und vieles mehr.
- Verbesserung der Kommunikation: Verschwende keine Zeit mehr damit, nach etwas Bestimmtem zu suchen. Die Projektmanagementsoftware zentralisiert die gesamte Projektkommunikation und alle Projektressourcen an einem Ort.
- Reduzierung von Fehlern und Ineffizienzen: Eine zentrale Informationsquelle bedeutet weniger Fehlkommunikation und reduziert Fehler in deinem Projektteam.
- Erstellung von Echtzeit-Updates: Mit einer Software, auf die das gesamte Team einfach zugreifen kann, hat jeder stets die aktuellen Informationen über das Projekt und den Fortschritt zur Hand.
Why use Confluence for project management
Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.
Consolidate tools and centralize work
With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources.
Scale with team and company growth
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
Secure and protect work and knowledge
What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.
Analyze and optimize performance
You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.
Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.
Key benefits of project management
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
5. Boost efficiency
Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster.
With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.
Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project.
Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.
6. Track progress
You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.
Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.
Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.
