3 Arten, auf die Confluence die Projektverfolgung erleichtert
Vorlagen helfen Teams dabei, Prokrastination zu vermeiden, Erwartungen zu verdeutlichen und Ziele schneller zu erreichen.
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Die gemeinsame Ausrichtung an Projektzielen, Fristen und Ergebnissen ist für dein Team unerlässlich. Andernfalls kann es zu Kommunikationsproblemen kommen. Diese Probleme können wiederum schwerwiegendere Folgen haben. Laut Grammarly sind sich 96 % aller Unternehmensführungskräfte einig, dass sich eine effektive Kommunikation direkt auf die Geschäftsergebnisse auswirkt.
Bringe deine Projektteams auf Erfolgskurs, damit sie mehr Verantwortung übernehmen und Projekte effizient abschließen können. Confluence ist mit seinen integrierten Funktionen und Integrationen ideal, um große Mengen an Informationen zu speichern, zu organisieren und zu visualisieren.
Berichterstellung mit integrierter Datenorganisation
Die manuelle Organisation von Informationen in Tabellen, Aufgabenlisten oder Projektberichten ist schwierig und fehleranfällig. Du brauchst ein Tool, das alle deine Teammitglieder nutzen können, egal, welche Verbindung sie zu den Informationen haben. Sie müssen Einblicke miteinander und mit Stakeholdern teilen können.
Confluence ermöglicht die Verfolgung von Projektplänen, Updates und Teamkommunikation sowie die Optimierung von Unternehmensdaten. Benutzer können Tabellen und Diagramme erstellen, die ihnen helfen, auch bei großen Datensätzen den Überblick zu behalten.
Organisation datenintensiver Inhalte mit Tabellen
Bist du in einem Produktteam und musst die Fälligkeitsdaten der Produkt-Roadmap aufschlüsseln? Oder bist du in einem Marketingteam und musst die Meilensteine und Enddaten einer Kampagne verfolgen? Ganz egal, was deine Aufgaben sind oder zu welcher Abteilung du gehörst: Mit Tabellen kannst du große Datenmengen organisieren. Außerdem kannst du mit Tabellen deine Confluence-Seite aufwerten, wenn du sie in Hinblick auf die Effektivität optimierst.
Füge zuerst eine Tabelle von deiner Confluence-Seite hinzu: Entweder über die Menüleiste, indem du die Tastenkombination (Umschalt+Option/Alt+T) verwendest oder indem du "/table" eingibst. Öffne dann die Tabellenoptionen und konfiguriere die Spalten- und Zeilenüberschriften nach Bedarf.
Folgendes solltest du beim Erstellen von Tabellen in Confluence beachten:
- Kontext: Benutzer überfliegen oft Inhalte, um schnell zu finden, wonach sie suchen – achte darauf, dass deine Überschriften die richtigen Informationen enthalten. Verwende Farben in der Text- und Zellenformatierung, um wichtige Informationen hervorzuheben und zwischen Datensätzen und Kategorien zu unterscheiden.
- Details: Je mehr Informationen du zur Verfügung stellst, desto länger brauchen Benutzer, um das zu finden, was sie suchen. Je weniger Spalten und Zeilen vorhanden sind, desto besser ist die Lesbarkeit deiner Tabelle – insbesondere auf Geräten mit kleinem Bildschirm. Achte auch auf einfache Informationen (z. B. "Ja"- oder "Nein"-Einträge), die durch ein Emoji ersetzt werden könnten (z. B. ✅ oder ❌).
- Inhalt: Es mag einfach sein, zunächst alle wichtig wirkenden Informationen auszunehmen. Aber das kann auch zu doppelter Arbeit führen. Achte auf Informationen, die sich aus anderen Informationen ableiten lassen. Zum Beispiel ist es wahrscheinlich nicht notwendig, sowohl den Geburtstag als auch das Alter eines Benutzers anzugeben. Du musst nur entscheiden, welcher Eintrag für deine Zwecke sinnvoller ist.
Formatierung: Die meisten Benutzer bevorzugen vertikal ausgerichtete Tabellen. Die Ausrichtung deiner Tabelle sollte sich allerdings nach dem wichtigsten Element in den Daten richten.
Nachdem du dich für die Informationen entschieden hast, die du in deine Tabellen aufnehmen möchtest, kannst du Diagramme verwenden, um deine Daten zu visualisieren.
Datenvisualisierung mit Diagrammen
Confluence-Diagramme mit Informationen aus deinen Tabellen können dir helfen, Dashboards zu erstellen, den Projektfortschritt und Ergebnisse zu verfolgen, das Projektbudget zu organisieren und mehr. Du kannst auch mehrere Diagramme zu einer einzigen Confluence-Seite hinzufügen, damit sich dein Team leicht einen Überblick über den Projektumfang verschaffen und schnell Einblicke gewinnen kann.
Die unterschiedlichen Confluence-Diagramme bieten verschiedene Vorteile:
- Kreisdiagramm: Hilfreich für die Veranschaulichung von Prozentsätzen und Werten für ganze Datensätze. Die Werte in einem Kreisdiagramm (Segmente) sollten sich zur Unterscheidung deutlich farblich voneinander abheben.
- Balken- oder Säulendiagramm: Ideal, um verschiedene Werte zu vergleichen. Häufig werden Säulendiagramme verwendet, aber bei langen Beschriftungen kann eine horizontale Darstellung besser passen. Auch wenn es vielleicht keine übergreifenden Kennzahlen gibt, um Werte in Beziehung zu setzen, kannst du Farben zur Unterteilung verwenden (z. B. für die Produktnutzung nach Mitgliedsstufe).
Liniendiagramm: Gut geeignet, um Beziehungen zwischen Kategorien und Trends im Zeitverlauf zu veranschaulichen. Erhöhe schrittweise die Sättigung von Farben oder verwende eine Signalfarbe, um zu zeigen, welche Daten besonders wichtig sind.
Confluence bietet Nutzern auch die Möglichkeit, sowohl gruppierte als auch aggregierte Diagramme zu erstellen:
- Gruppierte Diagramme: Ein direkter Vergleich von Säulen- oder Balkendiagrammen. Um die Lesbarkeit zu verbessern, solltest du nicht mehr als vier Werte miteinander vergleichen. Verwende unterschiedliche Schattierungen derselben Farbe, wenn Werte miteinander in Beziehung stehen (z. B. das Alter) – von hell nach dunkel oder umgekehrt.
Aggregierte Diagramme: Gruppiere Werte nach bestimmten Kriterien (z. B. mehrere Transaktionen im Zeitverlauf, vereinfacht auf den Gesamtbetrag der Produktverkäufe). Du kannst eine einzige Farbe für die gesamte Darstellung oder mehrere Farben zur Darstellung der Spaltenkennzahlen verwenden.
Der Zweck von Tabellen ist es, Rohdaten in logische Kategorien einzuteilen. Der Zweck von Diagrammen ist es, anhand der Tabellendaten aussagekräftige Einblicke zu erhalten und zu visualisieren.
Mehr Details zum Projektfortschritt dank Integrationen
Ohne die richtige Software zur Projektverfolgung und die richtigen Tools zum Projektmanagement kann die Projektplanung schnell kompliziert werden. Confluence lässt sich in Tausende von Apps integrieren und hilft dir, deinen Fortschritt zu visualisieren und die Projektverfolgung zu optimieren.
In agilen Teams und Projekten können Jira und Confluence gemeinsam genutzt werden, um die Automatisierung zu optimieren, einen nahtloseren Workflow zu ermöglichen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Wenn du Jira zu Confluence hinzufügst, verbesserst du die Projektleistung, indem du dein Team in folgenden Bereichen unterstützt:
- Erstellung und Verwaltung agiler Projekte
- Optimierung der Zeitverfolgung und schnellere Wertschöpfung
- Planung und Koordination von Projekten und Erhalt von Benachrichtigungen in beiden Lösungen
- Verbesserung des Aufgaben- und Ressourcenmanagements durch die Verfolgung von Softwarefehlern und Funktionsanfragen
- Dokumentation von Projektzeitleisten und Projektstatus
- Erhalt von Echtzeit-Updates (z. B. Produktdokumentation)
- Schnelle Projektstarts mit Seitenvorlagen
- Anzeige von Audit-Protokollen zur Verfolgung von Produktupdates
Neben Jira gibt es noch andere Integrationen, die deinem Team helfen, Projektaufgaben zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
- Advanced Tables for Confluence: Erweitert Confluence-Tabellen mit Spaltensummierung, Mittelwertbildung, Sortierung, Nummerierung, Filterung und CSS-Design. Damit kannst du auch eine Tabelle deiner Anhänge auf der Grundlage bestimmter Kriterien (z. B. Seite, Bereich oder Stichwort) erstellen.
- Reporting für Confluence: Hilft jedem Benutzer, Statusberichte und Daten durch dynamische benutzerdefinierte Dashboards zu visualisieren und zu analysieren.
- Table Filter and Charts for Confluence: Damit kannst du Tabellen verwalten und Confluence-Daten aus einer Vielzahl von Seiten und externen Quellen wie Jira erneut verwenden.
Bereichere deine Daten durch mehr Details und gewinne neue Einblicke mit Confluence und seinen Integrationen.
Darüber hinaus entwickeln wir ständig neue Vorlagen. Es lohnt sich also, öfter vorbeizuschauen. Im Dezember 2021 sind beispielsweise die oben gezeigten Vorlagen und drei Dutzend weitere hinzugekommen. Wir arbeiten mit Partnerunternehmen wie Figma oder MURAL zusammen, die ihre Best Practices in gemeinsam erstellte Vorlagen einfließen lassen, um die Produktivität zu steigern und die Problembehebung zu vereinfachen. Wenn du zum Beispiel wissen möchtest, wie du eine zentrale Informationsquelle für Testversionen deiner Produkte erstellst, sieh dir die von Optimizely entwickelte Vorlage für Planung und Ergebnisse von Experimenten an. Musst du eine offene Stelle besetzen? Indeed hat Vorlagen für Stellenbeschreibungen und den Einstellungsprozess erstellt.
Wenn du keine Vorlage findest, die genau deinen Anforderungen entspricht, ist auch das kein Problem. Du kannst ganz einfach eigene Vorlagen erstellen, um Prozesse zu optimieren – von der Zusammenarbeit an Projekten über das Brainstorming bis hin zum Stakeholder-Management und allen Aspekten der Fortschrittsverfolgung bei Projekten. Wenn dir die Seite eines anderen Teams gut gefällt, kannst du sie einfach duplizieren und ebenfalls als Vorlage nutzen. Navigiere einfach auf die Seite, klicke oben rechts auf das Aktionsmenü (•••) und klicke auf "Kopieren". So einfach ist das.
Hier einige unserer Lieblingsvorlagen, mit denen du Projekte aller Art auf den Weg bringen kannst:
Der Seitenverlauf erleichtert das Ansehen von Überarbeitungen
Bei der Arbeit mit einem Projektplan sind Transparenz und Einsicht in alle Projektinitiativen, Updates und Iterationen ein Muss. Confluence gibt den Benutzern die Möglichkeiten eines Projekt-Trackers, da der Änderungsverlauf jeder Seite sowie der Änderungsverlauf des Projektlebenszyklus einsehbar sind. Jedes Mal, wenn eine Seite geändert wird, erstellt Confluence eine neue Version der Seite. So kannst du bei Bedarf ganz einfach zu einer früheren Version der Seite zurückkehren.
Wenn du auf deiner Confluence-Seite zu Weitere Optionen ••• > Seitenverlauf navigierst, kannst du eine bestimmte Versionsnummer der Seite auswählen, die du dir ansehen möchtest. Wenn du dir eine frühere Version der Seite ansiehst, siehst du oben eine "Warnung", in der du darauf hingewiesen wirst, dass du gerade eine alte Version betrachtest.
Mit den Seitenverlaufs- und Vergleichsoptionen von Confluence kannst du außerdem:
- eine bestimmte Version löschen,
- alle Änderungen prüfen, die an einer Seite vorgenommen wurden,
- alle nicht veröffentlichen Änderungen anzeigen,
zwei ausgewählte Versionen einer Seite vergleichen.
Wenn du die Vergleichsansicht in den Seitenoptionen von Confluence verwendest, kannst du nur die Seitenänderungen zwischen den Versionen sehen, die an deine aktuelle Seite angrenzen.
Du kannst auch genauer auf bestimmte Aspekte der Projektplanung und Zusammenarbeit eingehen. Die Kapazitätsplanung hilft dir, die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds optimal zu nutzen, damit du Workloads effizient verwalten kannst. Ziele, Signale & Maßstäbe fördert die Projektzusammenarbeit, indem gemeinsame Ziele verdeutlicht werden.
Einfachere Projektverfolgung dank Confluence
Auch wenn Confluence nicht unbedingt als Projektmanagement-Software gilt, wird damit die Online-Projektverfolgung selbst für die technologisch weniger versierten Mitglieder deines Teams benutzerfreundlich. Verabschiede dich von unnötigen Engpässen und der manuellen Verfolgung von Projekten in einem Microsoft Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle und entscheide dich stattdessen für ein einfaches Tool, das deine Projektaktualisierungen plattformübergreifend bündelt.
Entdecke, wie Confluence dir dabei helfen kann, komplizierte Workflows zu reduzieren, eine aussagekräftige Präsentation deiner Projektdaten zu erstellen und letztendlich den Projekterfolg zu sichern.
