3 ways Confluence makes project tracking easy



When your team isn’t coordinated and aligned on project goals, timelines, and deliverables, it causes communication breakdowns. These breakdowns can lead to larger issues. In fact, according to Grammarly, 96% of organizational leaders agree that business results are directly tied to effective communication.

Set your project teams up for success so they can be more accountable and complete projects efficiently. Confluence is a great place for storing, organizing, and visualizing mass amounts of information with its built-in features and integrations.

Reporting has built-in data organization

Trying to organize information manually into spreadsheets, task lists, or project reports is overwhelming and prone to errors. You need a tool that any of your team members can use, regardless of their connection to the information. They need to be able to communicate insights to each other and to stakeholders.

Confluence will keep track of project plans, updates, and team communication, and streamline your organization data. With Confluence and its reporting capabilities, users can create tables and charts that cut through the noise and help them wrap their minds around large sets of data.

Tables organize data-heavy content

Maybe you’re a part of a product team and need to break down your product roadmap due dates. Or maybe you’re on the marketing team and need to track campaign milestones and end dates. Regardless of your need or department, tables help you organize large amounts of data. And if you want your table to add value to your Confluence page, you need to optimize it for effectiveness.

First, add a table from your Confluence page, either from the menu bar, by using the keyboard shortcut (shift+option/alt+T), or by typing “/table”. From there, go into your table’s options and configure the column and row headers as needed.

A few things to keep in mind when creating tables in Confluence:

  • Context: People want to be able to skim the content to find what they’re looking for quickly—make sure your headings communicate the appropriate information. Use colors in text and cell formatting to highlight key information and distinguish between data sets and categories.
  • Details: The more information you provide, the longer it will take users to find what they’re seeking, so the fewer columns and rows you have, the better your table’s readability—especially for those using smaller device screens. Also, look for straightforward information (e.g., “yes” and “no” entries) that could potentially be replaced by an emoji (e.g., “✅” and “❌”).
  • Content: It can be easy to include every piece of information that seems necessary, but sometimes you’re duplicating your efforts. Look for information that can be inferred from other details. For example, it’s likely not necessary to include both a user’s birthday and their age. You just need to decide which entry illustrates the point you’re trying to make more effectively.
  • Formatting: Most people are more comfortable with vertical table alignment, but you should align your table based on the most important element within the data.

Once you lock down the information you want to include within your table, charts will help you tell a story with your data.

Charts communicate data stories

Using the information from your tables, Confluence charts can help you create dashboards, track project progress and deliverables, organize project budgets, and more. You can also add multiple charts to a single Confluence page so your teammates can easily get a top-level view of the project scope and quickly discover insights.

Take a look at what the different types of Confluence charts can do:

  • Pie chart: Valuable for illustrating percentages and values that make up a whole data set. Pie chart values (slices) should be colored distinctly to clearly differentiate between each entry.
  • Bar chart: Great for comparing several different values. Bar charts start with upright columns, but you may want to rotate them if the labels in your legend are long. And although there’s likely no overarching metric that relates the values, you should use colors that indicate an order of some kind (e.g., usage of product by membership level).
  • Line chart: A good choice for illustrating relationships between categories and trends over time. Use colors with increasing saturation or a highlight color to demonstrate the data story you’re trying to tell.

Confluence also gives users the option to create both grouped charts and aggregated charts:

  • Grouped charts: A side-by-side comparison of bar charts. You should limit the number of values you’re comparing to four values or less for easy understanding. Design your charts using multiple shades of the same color if values are related (e.g., ages), ordered from lightest to darkest or vice versa.
  • Aggregated charts: Group values by certain criteria (e.g., multiple transactions over time simplified to the total amount of product sales). You can use one color across the board or use individual colors to represent your column metrics.

Your goal with tables is to organize raw data into logical categories. And your goal with charts is to give your table data some functionality by uncovering and illustrating actionable insights.

Integrations add more details to project progress

Project planning can get complicated quickly if you don’t have the right project tracking software and project management tools in place. Confluence integrates with thousands of apps, and can help you visualize your actual progress and take your project tracking to the next level.

For agile teams and projects, Jira and Confluence work together to help you improve automation and create a more seamless and collaborative workflow. Adding Jira to Confluence boosts project performance by helping your team:

  • Create and manage agile projects.
  • Improve time tracking and deliver value faster.
  • Plan and coordinate projects and get notifications in either interface.
  • Improve task management and resource management by keeping track of software bugs and feature requests.
  • Document project timelines and project status.
  • Get real-time updates (e.g., product documentation).
  • Kickstart projects with page templates.
  • View audit logs to track product updates.

Along with Jira, there are other integrations that will help your team track project tasks and identify areas for improvement.

  • Advanced Tables for Confluence:列の集計、平均、ソート、番号付け、フィルタリング、CSS スタイルで Confluence テーブルを強化します。これを使用して、特定の基準(ページ、スペース、ラベルなど)に基づいて添付ファイルのテーブルを作成することもできます。
  • Reporting for Confluence:動的なカスタム・ダッシュボードを通じて、ステータス・レポートとデータを視覚化して理解しやすくします。
  • Table Filter and Charts for Confluence:さまざまなページや Jira などの外部ソースからのテーブルを管理し、Confluence データを再利用します。

Confluence とその統合により、データにさらに詳細な情報を付加したり、新しいインサイトを得たりできます。

その上、私たちは常に新しいテンプレートを開発しているので、新リリースを頻繁にチェックしてください。たとえば、2021 年 12 月には、上に示したテンプレートの他に、さらに 3 ダースのテンプレートを追加します! 私たちは、Figma や MURAL などすばらしい企業と提携し、彼らのベスト プラクティスを取り入れて、生産性と問題解決を強化するテンプレートを共同作成しました。たとえば、製品試験に関する信頼できる唯一の情報源を作成する方法について知りたい場合は、Optimizely の実験計画と結果を参照してください。空きポジションに人材を採用する必要がありますか? 職務内容テンプレートと採用プロセス テンプレートから Indeed のプロセスを利用してください。

仕様を正確に満たすテンプレートが見つからなくても大丈夫です。簡単に独自のテンプレートを作成して繰り返し使用することで、プロジェクトでのコラボレーションやブレーンストーミングから、関係者の管理、そしてプロジェクトの進捗追跡のあらゆる側面まで、プロセスを合理化することができます。また、気に入ったページを別のチームが持っている場合は、それを複製してテンプレートにすることができます。そのページに移動し、右上のアクション メニュー (•••) をクリックして [コピー] をクリックします。とても簡単です。



プロジェクトのスケジュールを管理するには、プロジェクト全体のイニシアチブ、更新、イテレーションの透明性と可視性が不可欠です。Confluence では、プロジェクトを追跡するために、各ページとプロジェクト・ライフサイクルの変更履歴を表示できます。Confluence では、ページが変更されるたびに、そのページの新しいバージョンが作成されます。これにより、必要に応じて簡単に前のバージョンのページにロールバックできます。

Confluence ページの「その他のオプション •••」 > 「ページ履歴」に移動して、ページの特定のバージョン番号を選択して表示できます。ページの以前のバージョンの表示中には、古いバージョンを表示していることを説明する「警告」メッセージが上部に表示されます。

また、Confluence のページ履歴と比較オプションを使用して、次の操作も行えます。

  • 特定のバージョンを削除する。
  • ページに加えられたすべての変更を表示する。
  • 未公開の変更があるかどうかを確認する。
  • ページの 2 つのバージョンを選択して比較する。

Confluence のページ・オプションで比較ビューを使用すると、現在のページに隣接するバージョン間のページ変更のみを表示できます。

また、プロジェクト計画とコラボレーションの特定の側面を掘り下げることもできます。キャパシティ計画は、各チーム メンバーの処理能力を把握するのに役立ちます。これにより、ワークロードを効率的に管理できます。また、目標、シグナル、指標は、全員に共同目標を徹底することで、プロジェクトでのコラボレーションを促進します。

Confluence でプロジェクト管理を簡素化する

Confluence は必ずしもプロジェクト管理ソフトウェアとは見なされていませんが、あまり技術に詳しくないメンバーでもオンライン・プロジェクト追跡を行いやすくなっています。Microsoft Word 文書や Excel スプレッドシートでプロジェクトを手動で追跡して不必要なボトルネックを生み出していた日々と引き換えに、プラットフォーム間でプロジェクトの更新を効率化できる簡単なツールを選びましょう。

Confluence がどのように複雑なワークフローを軽減し、プロジェクト・データに基づくより有益なストーリーを伝え、最終的にプロジェクトを成功させるのに役立つかをご覧ください。


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