ナレッジ共有の文化を形成する方法
情報の貯め込みに終止符を打ち、オープンなコミュニケーションの準備をします。
トピック一覧
本当にオープンなチームで働いていますか? あるいは会社の従業員は、誰が最も多くの情報を取得して独占できるかという挑戦的な争いで競い合っていますか?
職場でのナレッジ共有は、従業員が全体として経験している成功、失敗、教訓に関するオープンなコミュニケーションのためのスペースを作成するプロセスです。チームメイトがオープンに共有できる快適な環境がなければ、実際の出力が危険にさらされます。
ナレッジ共有に向けた企業文化の合理化
企業文化の変化には時間がかかりますが、適切なナレッジ共有の習慣をチーム、リーダー、個々の従業員の働き方に組み込むことで、正しい方向性が確立されます。
ナレッジ共有に向けた企業のインフラストラクチャの設計
適切なツールを選択する
企業のインフラストラクチャの中核となる支柱の 1 つは、業務を遂行するための技術ツールです。これは、会社にナレッジ共有の方向を指し示すための適切なソフトウェアの組み合わせを見つけることを意味します。Atlassian がナレッジ共有のために活用する 2 つのツールは、Confluence (当然です) と Slack です。
Confluence
Confluence を利用して、社内ブログ、情報の共有、ミーティング時間の短縮、戦略および計画ドキュメントの作成、企業全体の成功、失敗、学習についての最新情報の伝達を行っています。自動的な権限によりアクセスをブロックするのではなく、デフォルトで業務のすべてをオープンにしています。そのため、すべての従業員が結集されたナレッジにアクセスできます。
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
Slack と Confluence を組み合わせることで、メールへの依存を排除しました (多くの場合、メールはオープンなコミュニケーション プロセスを遅らせたり停止したりします)。Slack ではディスカッションをすばやくやり取りできて、その後のフィードバックは後々のために Confluence でコンテキスト化されます。Slack を主要なチャットツールとして活用することで、すぐにナレッジ共有を行います。さらにその情報を Confluence で合成することで、情報が失われなくなります。
これらは、Atlassian で効果的に動作するツールです。最適なツールを見つけることが、チームの生産性にとって不可欠です。
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
ミーティングを見直して人のつながりを高める
ミーティングはどんな職場でも現実のものですが、つながり、共有、オープンさを高めるためにミーティング構造を設計し直すいくつかの実用的な方法があります。是非ミーティングは、いつもカジュアルな会話で始めてください。先週末に誰が何をしたのか、昨夜どんな新しいレストランを試したかについて話しても大丈夫です。
このようなことを実践すると、チーム メンバーが一緒に働くことの人間的な側面を認識できるようになります。個人レベルのことを共有すると、グループの働き方や快適さにもこれが反映されます。
試してみる: ミーティングの最初に 10 分時間をとり、アイスブレーカー プレイを導入します。笑ったりお互いのことを何か教え合ったりすることで、従業員はリラックスした快適な状態で業務に関するディスカッションへ進めます。
共有を促すようなオフィス スペースを整える
ナレッジ共有をサポートするためにできる最も実用的なことの 1 つは、物理的なスペースを考慮することです。狭苦しく閉鎖的で制限のあるスペースですか? これは、人が有意義なつながりや共有を行う能力に影響する可能性があります。
オープンであることを念頭に置いて、オフィス スペースを整え直したり設計したりすることをお勧めします。これにより従業員は、共用スペースですばやくミーティングを行ったり、普段接触のない人々から学んだり、たまたま通りかかって会話したりできるようになります。
これらの些細ではあるが影響の大きい変更は、チームのダイナミクスを高めて従業員に安心感を与える簡単な方法です。素晴らしいコラボレーションはチームメイトへの信頼から始まり、ナレッジ共有の文化によって成功が確実なものになります。
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.