CodeLime では、会議を減らして月 40 時間を節約しました
仕事の成果を犠牲にすることなく、会議を減らすことで、毎月一週間分の仕事に相当する時間を節約できたらどうでしょうか? Confluence の助けを借りて、CodeLime はそれを実現しました。
CodeLime は自らを「あらゆる開発ニーズに応えるパートナー」と称しています。CodeLime の最高技術責任者である Walesa Demetrius はフランスに住みながら、ハイチに拠点を置く開発者チームを管理しています。Confluence を実装する前、Demetrius と彼女のチームは Trello、Word ドキュメント、および会議を組み合わせてクライアント プロジェクトを管理していました。タイム ゾーンをまたいで複数のクライアントや開発者を調整することは、控えめに言っても困難で時間がかかりました。Demetrius は、Confluence のことを知ったときは宝くじに当たったように感じたと言います。
「Confluence 以前は、新規クライアント プロセスには、プロジェクトの規模と複雑さにもよりますが、2 回、場合によっては 3 回の顧客ミーティングと多数の社内ミーティングが必要でした」と Demetrius は言います。現在、CodeLime は、リアルタイム編集やタスク割り当てなどの Confluence 機能や、Trello や Jira などの主要ツールとの統合を利用して、社内やクライアントとコラボレーションしています。
CodeLime では、40 時間の会議を Confluence でのコラボレーションに置き換えています
Confluence に切り替える前は、CodeLime のプロセスは社内やクライアントとの定例会議に大きく依存していました。現在は、会議の代わりに Confluence の共同作業用のドキュメントやタスクを使用することで、毎月約 40 時間を節約しています。
会議を減らし、非同期コラボレーションを採用することで、CodeLime での作業はより効率的になっています。Confluence を使用することで、チームは電話に出ることなく連携できるため、品質を犠牲にせずにプロジェクトをより迅速に遂行できます。Confluence を実装する前は、10 人以上を会議に動員するのに 2 - 3 日かかりました。新しいタスク、クライアントのリクエスト、または質問があるたびに電話をかける必要がありました。今では、クライアントは Confluence ページで直接変更をリクエストできます。そのページから、CodeLime が Confluence タスクで Jira カードを使用して開発者に作業を割り当てます。各タスクから通知がトリガーされるため、開発者は作業を開始するために必要なすべての情報を会議なしで入手できます。
「この非同期の働き方は本当にすばらしいです。私たちは都合のよいとき、またはやる気があるときに作業できるからです」と Demetrius は言います。「誰もが自分なりのやり方で仕事をやりくりする自由が与えられます。」
会議が少ないほど、仕事に集中する時間が増える
「多くの人が私と同じように会議のことを考えて一日中悩んでいます」と Demetrius は言います。「会議の準備をしなくては。あと 2 時間しかない。会議があるから作業を中断しなければ!」彼女は、Confluence を使用するともっと落ち着いた環境が創出され、チームも彼女自身もより自分の仕事に集中できると言います。
長時間邪魔されないと、人々はフロー状態、つまり「ベストな状態を感じてベストを尽くすために最適な意識の状態」に入りやすくなります。もっと簡単にいえば、没頭できるようになります。そのフローが中断されると、タスクに戻るのに平均 23 分かかります。ときには、二度と戻れないこともあります。
Demetrius は、これは開発者にとって特に重要だと言います。なぜなら、質の高い作品を生み出すためには、気を散らすことなく長い時間をかけてプロジェクトに集中する必要があるからです。「あちこち飛び回っていると、集中する時間がありません」と Demetrius は言います。「作業を適切に実行する時間が取れません」
会議を減らすことの複合的なメリット
1 か月に 1 週間相当の労働時間をまるまる取り戻せる功績は大きいですが、CodeLime によると、そのメリットは時間とお金の節約をはるかに超えています。
さらに短く、生産性が高い会議が必要です
会議を減らすということは、会議の数を減らすだけでなく、必要な通話時間を短縮することも意味しています。
Confluence のコラボレーション機能は、通話が始まる前さえもディスカッションと意思決定を合理化します。CodeLime とそのクライアントは、非同期コラボレーションでコメントの追加、ディスカッション、タスクの割り当て、重要な意思決定を行うことができます。コラボレーションを Confluence に移行することで、リアルタイムの会話に費やす時間を大幅に削減できます。そのため、会議を行う場合でも、所要時間は 30 - 60 分ではなく、5 - 10 分です。
Demetrius は、Confluence でプロジェクトを管理することで、クライアントとの会議もより効率的になると付け加えています。すべてのクライアント会議では、特定の議題について集中的に話し合われます。必要な背景情報はすべて Confluence スペースと関連ページで事前に共有されます。この非同期コラボレーションにより、全員が明確な目標を持って会議に参加できるようになり、議題に含まれていない要求によってクライアントの会議が脱線しなくなります。
チーム メンバーは、自律的に作業できると感じています
「会議ばかりしているときは、他の人に頼んで必要な情報を入手します」と Demetrius は言います。「しかし、長時間集中できるときは、自分の作品を制作するために必要な情報のリストを作成し、時間をかけて自分で情報を取得することができます。ここで待っている必要はありません」
Confluence により、CodeLime チーム メンバーはより独立して問題を解決し、自分で情報を見つけ、同僚と協力して意思決定を行うことができます。「最初は、問題が発生すると、開発者は私がすべて解決してくれると言わんばかりに、私に問い合わせてきました」と Demetrius は言います。今では、CodeLime チームは Confluence でリソース、タスク割り当て、通知などを確認しています。
このようなチーム メンバーの自律性の向上は、CodeLime チームの地理的広がりを考えると特に有益です。Demetrius や CodeLime の多くの欧州クライアントは、ハイチの開発者よりも作業時間が 1 日近く進んでいます。Confluence により、誰もが希望する勤務時間内に独立して作業することが容易になります。人々は、他のタイム ゾーンのチーム メンバーが重要な情報にアクセスでき、各プロジェクトのステータスを把握できると確信できます。
誰もが 1 対 1 で話し合う時間が増えます
Demetrius は、グループ ミーティングに費やす時間が減ると、有意義な 1 対 1 の会話のための時間が増えると述べています。
CodeLime のチーム メンバーは、1 対 1 でつながることで、監督されずに問題を解決し、意思決定を行うことができると感じています。これにより、Demetrius は開発者と個別につながる時間を増やすことができます。「グループ ミーティングでは、本当の自分を見せたり、落ち着いて話したりしにくいものです」と彼女は言います。「1 対 1 の会話は自信をつけると思います」
Demetrius は、開発者と 1 対 1 で話すことで、より多くのチーム メンバーがアイデアを共有し、自分の仕事について自信を持って話すようになったと述べています。グループ ミーティングが少なくなると、全員が真に成功する機会を得られ、チーム全体の健康と相乗効果につながります。Demetrius は、大規模なグループ ミーティングでは決して発言しないチーム メンバーが意見を共有するようになったと指摘しています。「1 対 1 の場合はどうしても話さないといけないので、彼らはより協調的になり、会話がより深まります」と彼女は言います。CodeLime の場合、チーム ミーティングの数が減ったことで、より多くの意見が出るようになっています。
Confluence で “会議を減らす” 準備はできていますか?
CodeLime のチームは時間を取り戻し、より落ち着いて効率的な作業環境を作りました。今では、チームはより効果的にコラボレーションを行い、クライアントの仕事をより早く完了作成、中身の濃い仕事のためにより多くの時間を割くことができます。
会議が減ると、自由に使える時間がずっと増えます。自分のスケジュールに主導権を持ち、フロー状態に入る機会を得られるため、集中して仕事に取り組んで最高の成果を上げることができます。
チーム ミーティングを減らすことで何を達成できるでしょうか? 時間を無駄にせず、Confluence を今すぐ使い始めましょう。
