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ナレッジ共有の文化を形成する方法

情報の貯め込みに終止符を打ち、オープンなコミュニケーションの準備をします。

キーを使って鍵を開けようとしている人形

本当にオープンなチームで働いていますか? あるいは会社の従業員は、誰が最も多くの情報を取得して独占できるかという挑戦的な争いで競い合っていますか?

職場でのナレッジ共有は、従業員が全体として経験している成功、失敗、教訓に関するオープンなコミュニケーションのためのスペースを作成するプロセスです。チームメイトがオープンに共有できる快適な環境がなければ、実際の出力が危険にさらされます。

効果的なナレッジ共有は、企業文化と技術インフラストラクチャがオープンなコミュニケーションに向けて連携がとれている場合に実現します。

皮肉なことに、このような流動的でオープンな環境は、プロセスを導入することで実現されます。効果的なナレッジ共有は、企業文化と技術インフラストラクチャがオープンなコミュニケーションに向けて連携がとれている場合に実現します。このため、より優れたナレッジ共有方法を導入する際は、文化的なインフラストラクチャと技術的なインフラストラクチャの両方を含む戦略を策定することが重要です。

ナレッジ共有に向けた企業文化の合理化

企業文化の変化には時間がかかりますが、適切なナレッジ共有の習慣をチーム、リーダー、個々の従業員の働き方に組み込むことで、正しい方向性が確立されます。

情報に対する会社の関わり方

情報に対する会社の関わり方を理解することが、ナレッジ共有を導入する際に不可欠な第一歩です。次のことを確認します。

  • チームは現在学習している内容について、黙っているように促されていますか? 寛大であるように促されていますか?
  • 誰がどの会話またはどの情報に関与するかについて、社内政治が重要な役割を果たしていますか?

これらは、ナレッジに対するクローズドフィスト (特権型) アプローチとオープンハンド (自由型) アプローチの違いであり、会社がどちらのアプローチをとっているかを確認することが重要です。

Atlassian では、チームは学習している内容をオープンに共有しています。これには、実験での成功と失敗の公表、チームの調査イニシアチブのデータの共有、キャンペーンや製品の発売の結果 (結果の良し悪しを問わず) に関する透明性の確保が含まれるので、チームが収集したナレッジを活用して誰もが成長し、メリットを得られます。

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従業員が情報を独占しているかどうか

チームの文化に馴染むにつれ、従業員が情報を寛大または貪欲に扱うように促されているかどうかを確認することが重要になります。チーム メンバーが情報を独占したほうがメリットがあると考えている場合、会社またはチームの文化によって強められている振る舞いである可能性が高いです。これに対抗するには、従業員に寛大な共有を促すように実践します。

ナレッジ共有を推進する上で強力な動機付けとなり得るのは、組織内での人々の仕事を定期的に認めて宣伝することです。さらに、チーム メンバーにプロジェクトの所有権と責任を与えることで、信頼されていることが示され、何を必要としているかおよび何を学習しているかを共有できるようになります。

試してみる: チーム メンバーが熱心に引き受けたいことが分かっており、その強みを補完するプロジェクトや定期的に発生するタスクを特定します。この従業員にイニシアチブがあること、決定的な権限が与えられていることを必ず伝えてください。成功、失敗、進捗、そして挫折でさえも共有するように奨励することで、オープンなコミュニケーションを形成します。これにより、責任と知識を共有するという考えを標準的なものとしながら、従業員が育成における次のステップに進めるようにします。

チーム メンバーが情報を独占したほうがメリットがあると考えている場合、会社またはチームの文化によって強められている振る舞いである可能性が高いです。

リーダーが形成する模範

透明性はリーダーから始まります。リーダーは、リーダーの行動が良くも悪くも管理下にある人々によって模倣されることが避けられないと理解することが重要です。リーダーは、チームからどのように認識されているかを自己認識することで、改善する必要がある可能性がある領域を把握できます。必要な振る舞いや習慣を形成することなしに、効果的なナレッジ共有を確立することは不可能です。

Atlassian では、創設者とすべてのレベルのマネージャーが、会社発表、チームの変更、製品導入に関連する情報を共有しています。またリーダーは、前四半期にチームが達成した業務を協調して褒めたたえるようにしています。このリーダー レベルでの共有と褒めたたえる文化により、社内の信頼と透明性が育まれて従業員が同様のことを行うようになります。

試してみる: 次の四半期の終わりに、会社全体の Town Hall イベントを計画して、いくつかのチームの成功について最新情報を発表して称賛します。プロジェクト マネージャーの場合は、次の大きなプロジェクトの最後に時間をとって、チーム メンバーに業務の結果の最新情報を知らせて成功を伝えます。

ナレッジ共有に向けた企業のインフラストラクチャの設計

インフラストラクチャは、私たちの行動を直接的/間接的に形作るシステム (デジタルと物理の両方) であると要約できます。重要なのは、設計する環境は人々をオープンであることに向かわせるものであり、決してその逆であってはなりません。ここでは、企業のインフラストラクチャがチームをナレッジ共有に向かわせるのに役立つ 3 つの実用的な領域を示します。

適切なツールを選択する

企業のインフラストラクチャの中核となる支柱の 1 つは、業務を遂行するための技術ツールです。これは、会社にナレッジ共有の方向を指し示すための適切なソフトウェアの組み合わせを見つけることを意味します。Atlassian がナレッジ共有のために活用する 2 つのツールは、Confluence (当然です) と Slack です。

「ローカライズされた最初のマーケティング キャンペーンの結果」というタイトルの Confluence ページ

Confluence

Confluence を利用して、社内ブログ、情報の共有、戦略および計画ドキュメントの作成、企業全体の成功、失敗、学習についての最新情報の伝達を行っています。自動的な権限によりアクセスをブロックするのではなく、デフォルトで業務のすべてをオープンにしています。そのため、すべての従業員が結集されたナレッジにアクセスできます。

Slack

Slack と Confluence を組み合わせることで、メールへの依存を排除しました (多くの場合、メールはオープンなコミュニケーション プロセスを遅らせたり停止したりします)。Slack ではディスカッションをすばやくやり取りできて、その後のフィードバックは後々のために Confluence でコンテキスト化されます。Slack を主要なチャットツールとして活用することで、すぐにナレッジ共有を行います。さらにその情報を Confluence で合成することで、情報が失われなくなります。

これらは、Atlassian で効果的に動作するツールです。最適なツールを見つけることが、チームの生産性にとって不可欠です。

ミーティングを見直して人のつながりを高める

ミーティングはどんな職場でも現実のものですが、つながり、共有、オープンさを高めるためにミーティング構造を設計し直すいくつかの実用的な方法があります。是非ミーティングは、いつもカジュアルな会話で始めてください。先週末に誰が何をしたのか、昨夜どんな新しいレストランを試したかについて話しても大丈夫です。

このようなことを実践すると、チーム メンバーが一緒に働くことの人間的な側面を認識できるようになります。個人レベルのことを共有すると、グループの働き方や快適さにもこれが反映されます。

試してみる: ミーティングの最初に 10 分時間をとり、アイスブレーカー プレイを導入します。笑ったりお互いのことを何か教え合ったりすることで、従業員はリラックスした快適な状態で業務に関するディスカッションへ進めます。

共有を促すようなオフィス スペースを整える

ナレッジ共有をサポートするためにできる最も実用的なことの 1 つは、物理的なスペースを考慮することです。狭苦しく閉鎖的で制限のあるスペースですか? これは、人が有意義なつながりや共有を行う能力に影響する可能性があります。

オープンであることを念頭に置いて、オフィス スペースを整え直したり設計したりすることをお勧めします。これにより従業員は、共用スペースですばやくミーティングを行ったり、普段接触のない人々から学んだり、たまたま通りかかって会話したりできるようになります。

これらの些細ではあるが影響の大きい変更は、チームのダイナミクスを高めて従業員に安心感を与える簡単な方法です。素晴らしいコラボレーションはチームメイトへの信頼から始まり、ナレッジ共有の文化によって成功が確実なものになります。

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