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如何创造知识共享文化

杜绝信息囤积,为开放式沟通做好准备。

几个人在锁上使用钥匙

您在一个真正开放的团队中工作吗?还是您公司的员工只是在相互竞争谁能捕获和囤积最多的信息?

工作场所的知识共享是为员工集体经历的胜负和经验教训的开放式交流创造空间的流程。如果没有队友可以公开共享的舒适环境,实际输出就会受到影响。

当公司的文化和技术基础架构与开放式沟通保持一致时,就会实现有效的知识共享。

具有讽刺意味的是,这些流动、开放的环境是通过实施流程实现的,当公司的文化和技术基础架构与开放沟通保持一致时,就会实现有效的知识共享。因此,在实施更好的知识共享实践时,制定一项包括文化和技术基础架构的战略非常重要。

简化公司文化以实现知识共享

虽然公司文化需要时间才能改变,但将正确的知识共享实践融入团队、领导层和员工个人的工作方式中,将引导您朝着正确的方向前进。

您的公司与信息的关系如何?

了解您的公司与信息的关系是实施知识共享必不可少的第一步。问问自己:

  • 是否鼓励团队对所学内容保密或慷慨解囊?
  • 办公室政治在谁知道哪些对话或什么信息方面起着重要作用吗?

这些是封闭式知识方法和开放式知识方法之间的区别,确定公司的出发点很重要。

Atlassian 团队公开共享学到的知识。这包括透露实验的成功和失败,共享来自团队研究计划的数据,以及对活动或产品发布的好坏结果保持透明,以便每个人都能成长并从团队收集的知识中受益。

Dilbert 关于知识囤积的连载漫画

您的员工是信息囤积者吗?

随着您越来越适应团队的文化,关键是要确定是鼓励员工慷慨地提供信息还是贪婪地囤积信息。如果团队成员认为囤积信息有利,那么这种行为很可能是通过公司或团队文化得到强化的行为。您可以通过制定鼓励员工慷慨分享的做法来抵消这种情况。

定期认可和提升组织内员工的工作可以成为促进更多知识共享的有力动力。此外,让团队成员对自己的项目有主人翁感和责任感,表明他们是值得信赖的,并使他们能够分享自己的需求和所学内容。

试试这个:确定一个您知道团队成员会热衷于承担并补充其优势的项目或定期执行的任务。一定要表明这个人现在拥有主动权并有权做出决定。通过鼓励他们分享胜利、失败、进步和挫折来模仿开放式沟通。这使分担责任和知识的理念规范化,同时赋予员工在发展方面迈出下一步的能力。

如果团队成员认为囤积信息有利,那么这种行为很可能是通过公司或团队文化得到强化的行为。

您的领导模式是什么样的?

透明度始于领导层。对于领导者来说,重要的是要明白,无论好坏,他们的行为方式都不可避免地会被他们管理的人模仿。对团队如何看待您的自我意识将有助于告知您可能需要改进的领域。如果不对必要的行为和实践进行建模,就不可能实现有效的知识共享。

在 Atlassian,各级创始人和经理共享与公司公告、团队变更和产品实施相关的信息。领导层还齐心协力,庆祝团队在上一季度完成的工作。这种领导层分享和庆祝的文化为整个公司注入了信任和透明度,引导员工去做同样的事情。

试试这个:在下个季度末,计划一次全公司范围的正式活动,介绍最新情况并纪念几个团队的成功。如果您是一名项目经理,在下个大项目结束时留出一段时间,告知团队成员他们的工作成果,并宣布胜利。

设计公司基础架构以实现知识共享

基础架构可以概括为直接或间接影响我们行为的系统(包括数字和物理系统),因此,设计让人们走向开放而不是远离开放的环境非常重要。以下是公司的基础架构可以帮助协调团队以更好地共享知识的三个实际领域:

选择正确的工具

公司基础架构的核心支柱之一是他们用来完成工作的技术工具。这意味着要找到正确的软件组合,将公司引向知识共享。我们用于知识共享的两个工具是 Confluence(惊喜!)和 Slack。

Confluence 页面,标题为“我们第一次本地化营销活动的成果”

Confluence

我们利用 Confluence 撰写内部博客、共享信息、减少会议、创建战略和规划文档,以及互相讨论整个公司的胜负和经验教训。默认情况下,我们保持所有工作开放,而不是通过自动权限来限制访问权限,因此每位员工都可以访问公司的集体知识。

Slack

通过将 Slack 与 Confluence 相结合,我们消除了对电子邮件的依赖(这通常会减缓或中断开放式沟通流程)。可以在 Slack 中快速来回讨论,然后将后续反馈置于 Confluence 背景中,以便之后参考。使用 Slack 作为我们的主要聊天工具可以立即共享知识,而在 Confluence 中合成这些信息可确保信息永不丢失。

这些工具在 Atlassian 可以有效运行。找到最适合您的工具对团队的生产效率至关重要。

彻底改革会议以增进人际关系

会议是任何工作场所存在的事实,但有一些实用的方法可以重新设计会议结构,以增强联系、共享和开放性。我们建议您始终以随意的交谈开始——可以谈谈员工上周末做了什么,或者他们昨晚拔草了哪家新餐厅!

开发这样的实践可以让团队成员确认合作的人性化方面。个人层面的共享将反映出团队的工作风格和彼此之间的舒适度。

试试这个:留出 10 分钟时间,在会议开始时进行暖场。让团队开怀大笑,互相学习,有助于员工在随后的工作讨论中更轻松自在。

安排办公空间以鼓励共享

为了支持知识共享,最实用的事情之一就是考虑您的物理空间。它是局促的、封闭的还是限制性的?这可能会影响人们进行有意义的联系和共享的能力。

我们建议在重新布置或设计办公空间时考虑开放性。这使员工能够在公共场所快速开会,向平时可能不会接触的人学习,并进行随行对话。

这些微小但有影响力的变化是提升团队活力并让员工放心的简单方法。良好的协作始于对队友的信任,而知识共享的文化确保了成功。

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