Close

文档的重要性(因为它不止是例行公事)

杜绝信息囤积,为开放式沟通做好准备。

浏览主题
在平板电脑上创建内容的人偶

您的团队正在启动一个大家都不熟悉的项目。有小道消息说,您的公司在两三年前成功完成过类似项目。那么,唯一的问题是什么呢?您现有的团队当时并无人员参与。

相关人员之后都已调过岗位,而如今您想知道如何弥合这一知识缺口。这种感觉很糟糕,就像闭着眼睛掷飞镖。

想象一下,如果您有可以利用的资源。假如之前的团队保留了项目时间表和计划、会议摘要、分步流程、草图、路线图等详细记录,情况又会如何?

若是如此,您将拥有可利用的大量有价值信息。即使最终的落实方法有所不同,您至少也会感到有一个良好的起点。突然之间,新项目看起来不那么令人怯步了。

这只是证明团队文档重要性的诸多例子之一。然而,尽管这种紧迫情况时有发生,但很多组织依然只将文档视为一种可选的例行公事。BPTrends 的一项调查显示,只有 4% 的公司表示会坚持记录其各项流程。

只有 4% 的公司会坚持记录其各项流程

我们明白,文档感觉就像要添加到团队待办事项清单中的又一件事而已。然而,它能带来许多好处,值得我们付出时间和精力。

什么是内部文档?

内部文档是指组织保存并用以为公司内部决策提供信息的记录。您可以记录时间表和重要政策等几乎所有内容,而这意味着会有大量不同类型的文档产生。但是,它们一般都可归为三种主要文档类型之一:团队文档、参考文档和项目文档。

文档的重要性(即为何应该重视此问题?)

我们知道,您业务繁忙。也就是说,记录诸如决策、状态和重复性任务处理步骤之类的内容,可能不会排在您待办事项列表的首位。

在关键时候,拥有文档会是一件值得庆幸的事。无论是团队成员意外缺勤,还是您不确定如何推进不熟悉的行动计划,这些记录都绝对是便捷的资源。

需要更多帮助来说服您的团队?您可以分享以下主要优点,来说明为什么文档应该成为未来的优先事项。

1. 单一数据源可为您省时省力

据估计,知识工人平均每天花费大约两个半小时来搜索所需的信息。有效的文档可将关于任务、项目或团队的所有须知信息(从帐户登录到分步说明)汇聚在一个组织有序的集中位置。无需再翻遍电子邮件或下载的文件才能获得最新信息。

当您派发任务、规划新项目或需要请其他团队成员介入某事时,文档意味着您能够保持运转,而不必花费数小时来追踪细节、凭证、路线等。

记录您的流程有助于发现瓶颈和臃肿的工作流程,从而进一步简化团队的工作方式。

2. 质量和流程控制离不开文档

做事方法不止一种,您想让团队能够以适合他们的方式灵活处理工作。

但与此同时,您也希望确保一致的结果,尤其是在您要定期产出的内容方面。需要有一定程度的凝聚力,这样您就不会显得草率或信息匮乏。

文档鼓励知识共享,以便团队了解流程如何运作以及通常如何完成项目。

有了这些资源,团队成员不必揣测别人心思,就能保持重复项目的一致性,如月度报告或季度演示文稿等。在确认勾选了所有必选方框的同时,还有一定余地来发挥创意。

3. 文档可减少重复工作

在新项目启动后发现这是以前做过的,这种事情您遇到过几次?公司通过使用文档对以前的项目进行编目、收集调研结果和共享决策优点等,可以减少费时的重复工作,从而将宝贵时间花在刀刃上。

既然已有别人打下基础,何必还要从零做起?有了文档,您可以借鉴过去的工作并从中学习,而不是用重复的工作来换取同样的结果。

4. 大幅简化招聘和入职

想到有人离开往往难以接受,但企业面临的现实就是团队不会一直一成不变。旧人会上路远行,同时也有新人加入集体。

在迎接团队新人时,无论是对于老成员还是新员工,入职期都可能令人生畏。遗憾的是,Gallup 发现只有 12% 的员工强烈认同自己的组织在新员工入职方面表现令人满意。

您想要辅导团队成员并为其赋能,让他们能够一展所长,而不是感到羊入狼群。

如果您将文档作为优先工作,他们便有各种实用的指南、指导和备注可供参考,从而更快融入自己的新角色。另外,他们还可以利用这些资源来自行答疑并开始独立解决问题,而不是一旦遇到疑问或症结就不得不向团队中的某人求助。

5. 单一数据源可让所有人更有智慧

在工作中,我们往往会将知识视为一种资本。如果能够解答所有问题,我们就会有一种安全感,感觉自己在团队中最不可替代。我们会主观认为,分享自己的专长会自贬身价。

因此,一项调查发现 60% 的员工都遭遇过很难让同事分享对其工作至关重要的信息,因此这一调查结果也就不足为奇了。

文档可以丰富每一位同事的集体知识。当文档成为团队共享信息的常态时,您将受益于更高的透明度,以及更具协作性和战略性的文化氛围。您能够做出更为明智的决策,因为必要的信息不会被封锁在某个人的硬盘里,或者更糟糕的是封锁在他们的脑海中。

文档应当成为您最好的朋友

不论是代班突然离职或缺勤的员工,还是处理陌生的项目,你们都能共同攻克许多艰巨的难关。

虽然这听起来有些生硬刻板,但优先整理文档意味着您和团队能够积累日后可以倚仗的大量信息。

将上述益处分享给团队成员,寻找一种方法来激励他们参与记录自己能够胜任的事情(披萨派对,有人吗?),然后您就能高枕无忧,自己团队的知识便不再只是束缚在团队成员的脑海中。

您可能还喜欢

主要项目文件模板

确保所有人共享同一真实信息来源

Confluence 模板

从产品需求到营销计划,一切皆可在 Confluence 中创建

了解 Confluence 如何改变您团队的
工作方式。

Up Next
Strategic planning