文档的重要性（因为它不止是例行公事）

文档的重要性（即，为何应该重视此问题？）

我们知道，您业务繁忙。也就是说，记录诸如决策、状态和重复性任务处理步骤之类的内容，可能不会排在您待办事项列表的首位。

在关键时候，拥有文档会是一件值得庆幸的事。无论是团队成员意外缺勤，还是您不确定如何推进不熟悉的行动计划，这些记录都绝对是便捷的资源。

需要更多帮助来说服您的团队？您可以分享以下几项主要优点来说明为什么文档应该成为未来的优先事项。

1. 单一数据源可为您省时省力

据估计，知识工人平均每天花费大约两个半小时来搜索所需的信息。有效的文档可将关于任务、项目或团队的所有须知信息（从帐户登录到分步说明）汇聚在一个组织有序的集中位置。如此一来，您无需再翻遍电子邮件或下载的文件才能获得最新信息。

当您派发任务、规划新项目或需要请其他团队成员介入某事时，文档意味着您能够保持运转，而不必花费数小时来追踪细节、凭证、路线等。

记录您的流程有助于发现瓶颈和臃肿的工作流程，从而进一步简化团队的工作方式。

2. 质量和流程控制离不开文档

做事方法不止一种，您想让团队能够以适合他们的方式灵活处理工作。

但与此同时，您也希望确保一致的结果，尤其是在您要定期产出的内容方面。需要有一定程度的凝聚力，这样您就不会显得草率或信息匮乏。

文档能促进知识共享，以便团队了解流程如何运作以及通常如何完成项目。

有了这些资源，团队成员不必揣测别人心思，就能保持重复项目的一致性，如月度报告或季度演示文稿等。在确认勾选了所有必选方框的同时，还有一定余地来发挥创意。

3. 文档可减少重复工作

在新项目启动后发现这是以前做过的，这种事情您遇到过几次？公司通过使用文档对以前的项目进行编目、收集调研结果和共享决策优点等，可以减少费时的重复工作，从而将宝贵时间花在刀刃上。

既然已有别人打下基础，何必还要从零做起？有了文档，您可以借鉴过去的工作并从中学习，而不是用重复的工作来换取同样的结果。

4. 大幅简化招聘和入职

想到有人离开往往难以接受，但企业面临的现实就是团队不会一直一成不变。旧人会上路远行，同时也有新人加入集体。

在迎接团队新人时，无论是对于旧成员还是新员工，入职期都可能令人生畏。遗憾的是，Gallup 发现只有 12% 的员工强烈认同自己的组织在新员工入职方面表现令人满意。

您想要辅导团队成员并为其赋能，让他们能够一展所长，而不是感到羊入狼群。

如果您将文档作为优先工作，他们便有各种实用的指南、指导和备注可供参考，从而更快融入自己的新角色。另外，他们还可以利用这些资源来自行答疑并开始独立解决问题，而不是一旦遇到疑问或症结就被迫向团队中的某人求助。

5. 单一数据源可让所有人更有智慧

在工作中，我们往往会将知识视为一种资本。如果能够解答所有问题，我们就会有一种安全感，感觉自己在团队中最不可替代。我们会主观认为，分享自己的专长会自贬身价。

因此，一项调查发现 60% 的员工都遭遇过很难让同事分享对其工作至关重要的信息，因此这一调查结果也就不足为奇了。

文档可以丰富每一位同事的集体知识。当文档成为团队共享信息的常态时，您将受益于更高的透明度，以及更具协作性和战略性的文化氛围。您能够做出更为明智的决策，因为必要的信息不会被封锁在某个人的硬盘里，或者更糟糕的是封锁在他们的头脑中。