Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

FOMO 与信息:管理通知过载

了解如何设置提醒,以便您(和团队)能够节省时间、随时了解情况,每天完成更多出色的工作。

多人提供实时反馈

与人取得联系从未如此简单。只要拿出手机,您就有看似无穷无尽的机会立即给朋友、家人和同事点赞、评论和发消息,或者收到朋友、家人和同事的点赞、评论和消息。我们越是远距离工作(远程、混合、分布式、出差、在家陪着生病的孩子,或者在外出买咖啡时回复电子邮件),我们就越会想方设法保持联系。这就是正确完成工作和产生好主意的方式。

尽管管理跨职能团队之间的沟通对于知识共享至关重要,但并不总是高效或有效。现代通信管理的关键在于,我们现在发现,在我们从这个通知到那个提醒的过程中,经常会有一个微小的声音或图标在操控,直到后面再出现,一天大部分时间就这样浪费了。

随着商业环境的发展,新的工作方式和全新的职位描述,管理我们发送和接收通信的方式在不断变化。我们用于个人和专业交流的平台的数量和种类持续增长。我们可以让工具管理我们或选择如何管理工具。显然,其中一个选项更好。

我们可以让工具管理我们或选择如何管理工具。显然,其中一个选项更好。

但是,由于设备始终触手可及,在通知方面,为他人和我们自己设定界限变得越来越困难。一方面,当真正重要的事情发生时,您不想错过。另一方面,持续的轰炸会使您无法专注于真正重要的工作。

那么,您如何在知情和不知所措之间取得适当的平衡呢?

通知背后的挣扎

对于我们大多数人来说,通知已成为一种必不可少的弊端。不管我们是否喜欢,通知都是需要我们注意的事情。但是,随着我们找到更多来回交流重要信息的方式,以及人们寻找使用这些平台的适当方法,我们每天收到的通知数量激增至几乎难以控制的水平。

看来通知已经失控了,而且情况越来越糟。矛盾的是,尽管通知看似会提高工作效率,但经证明,实际上它们会扼杀创造力,使企业无法取得最佳业绩,因为持续的通知声会分散员工注意力,导致员工无法集中精力。

但是,我们还是要查看通知,那是因为查看手机会在大脑中产生一个奖励循环,从而迫使您一遍又一遍地这样做。显然,这个特殊的奖励循环效果很好,因为普通人每天查看手机高达 150 次!

当然,手机不是唯一的罪魁祸首,但它们非常诱人!通知是通过 Slack、电子邮件、应用发送的,也可能是纸质消息落在您的办公桌上。无论是哪种格式,查看通知都需要切换上下文(从一项任务跳到另一项任务),这种习惯会降低工作效率,进而导致工作出错。实际上,在查看通知后,可能需要长达半小时才能恢复注意力。现在,将其乘以您查看手机或被提醒打断的 150 次,您就可以看出这一天是如何浪费掉的了。

在查看通知后,可能需要长达半小时才能恢复注意力。

不幸的是,您不能随便把手机扔到一旁。而且我们大多数人都做不到在一天的指定时间查看通知。您需要更为现实的其他某些东西。

让自己摆脱通知困扰需要一些战略规划。但毕竟,通知是为了让您的生活更轻松,而不是更困难。而这正是您纠正通知要遵循的思想。

控制您的通知

归根结底,您需要克服错失恐惧症 (FOMO),这样才能集中精力。因为,说实话,您现在多久需要一次通知?除非您是急救人员,否则应该不会太急切。

您可以通过以下几种方法,通过使用 Confluence 管理通知来管理中断:

提示 1:选择一个“紧急”平台

假设您正在与一个大型团队一起处理一个项目,每当有人对页面进行变更时,您都会收到提醒。在某个时候,您开始忽略所有提醒,这样您就能专心完成工作了。但是这样一来您很可能会错过重要更新,觉得自己永远无法跳过通知。

解决方法是首先与团队制定沟通计划。如果真的很紧急,请同意使用特定的平台—无论是 Slack DM、手机上的 SMS 短信还是其他工具。仅对需要立即注意的通知使用该通信方法。然后,在准备好签入之前,您可以跳过对其他平台的关注。这变成了一个有意识的决定。现在,您可能会更快地完成工作,因为您可以集中精力,也因为您真的很想完成工作然后去查看通知(奖励循环的作用)!

Confluence 提示:如需紧急提醒或与特定人员沟通,请尝试在 Confluence 中使用 @(提及)。每次 @ 都会直接向您标记的人员发送通知,而不是向所有关注该页面的用户发送通知。这是引起别人注意的好方法。更好的是,它们与页面上的相关信息有关。这样,您所通知的对象就不必去寻找他们做出回应所需了解的一切。

提示 2:设置边界

当您就真正紧急时如何联系对方达成共识后,您和同事都可以放松身心并集中注意力,因为知道您会收到所需的提醒,其他通知可以等待。然后,会出现这样的问题:有人开始使用“紧急”平台处理不紧急的事情。您需要为紧急情况设定标准。

可能并非所有人都同意,但只要您明确界定界限,就可以要求同事遵守相关界限。而且,如果您不确定别人的通知偏好,可以随时提问。

更好的是,让您的团队设置用户手册,消除所有猜测。

Confluence 提示:有了 Confluence,您可以关闭大部分通知,但仍能随时了解情况。当您有时间审阅时,所有同事的评论都会出现在页面上。如果您也在使用 Jira,Jira 工作单的更新也会出现在页面和您的源中。

提示 3:调整设置以满足您的需求

对于某些工作,即使在这两个步骤之后,您仍可能收到太多通知。例如,作为大型团队的经理或项目经理,可能需您要整天都了解情况。那时设置就成了您最好的工具。在任何一个提醒过多的平台上,您都可以使用筛选器、批处理和其他方法来自定义通知,以便减少提醒。想办法强调老板发出的提醒或将热门项目标记为“重要”。花几分钟时间探索最忙的通信平台中的设置,这样可以省去数小时的干扰和上下文切换。

Confluence 提示:在 Confluence 中,有几种自定义通知的方法。以下是我们最喜欢的一些方法:

  • 当您对页面进行大量更新时,“在不通知关注者的情况下发布”,以避免向同事发送垃圾邮件。
  • 选择“仅显示未读”可轻松从众多消息中筛选出相关通知。
  • 您也可以选择批量通知。您仍然会立即收到 @ 提及和新页面等重要通知的电子邮件,但如果在十分钟内进行了大量变更,您只会收到一封电子邮件。
  • 为了减少通知,您可以选择每日摘要,以确保通过一封电子邮件及时了解当天的所有重要信息。
  • 或者,将所有 Confluence 通知设置为转到单独的 Slack 通道,然后您可以对其进行筛选,以确保您的团队只收到最重要的更新信息。
时间敏感型工作单

个性化以提高工作效率

无论您决定如何收到通知,您都应该管理通知,而不是让通知管理您的一天。这些 Confluence 提示让您可以在即时通知、每十分钟批量更新电子邮件、每日摘要电子邮件或根本不发送电子邮件之间做出选择!

通过加强对提醒的控制,您终于可以摆脱随时等待的状态,专注于真正需要的工作,并在准备就绪后安心回来,因为您知道自己能够看到真正重要的内容。至于那些不紧急的提醒,它们一直都在。当您有时间查看通知时,它们都会在那里,而且现在您实际上可以更快地查看通知,因为您可以更快地完成工作。

You may also like

my user manual icon
My user manual template

What makes your team members tick? Use this to find out

OKRS icon
How-to article template

Provide step-by-step guidance for completing a task

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Strategic planning