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操作说明文章模板

作者: Atlassian

教您的团队去做事

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操作说明文章模板

为了完成工作,我们每天要做数百件大大小小的事,日积月累,有些事情甚至不用思考就可以完成。但是,对您来说司空见惯的事,对别人可能就是难事。“操作说明文章”模板就是来帮助您解决这个问题的:它详细介绍了开通博客、更改密码、更新福利分配以及公司中其他所有工作所需的步骤。这个模板可以帮您节省时间,让您做到授人以渔。

如何使用 操作说明文章 模板

第 1 步:了解您的工作

您要创建的操作说明文章可以成为您的团队和公司中每个人完成任务、克服困难并更快交付项目的基础。虽然您是完成这项工作的专家,但也应该花点时间和同事讨论一下他们的流程。和他们交换意见,借鉴他们的一些最佳实践并加入您要创建的文章中。  

此外,思考您在这项任务中遇到的常见问题,以及您可以预先回答哪些问题以解答读者的疑问,这样也可以避免您自己再进行大量的额外编辑或花时间进行一对一的跟进。以如何在工资门户中更新存款信息的操作说明为例,他们在开始之前会有什么问题?(“处理需要多长时间?”)他们第一步要做什么?(注册门户并登录。)他们可以如何节省时间?(由于门户会在闲置 10 分钟后超时,因此请在开始时准备好您的银行路由号码和帐号。)

第 2 步:制定大纲

您知道所有的事实和最有用的做法?现在,您可以制定步骤大纲,帮助别人顺利完成这项任务。大纲要尽可能详细;如果您的大纲非常严谨,那您创建操作说明文章就会变得非常容易。另外,不要超过 3–5 个步骤,这样读者就不会觉得这个过程很麻烦。

请记住,每个人吸收信息的方式不同,有些人通过文字,有些人通过图片或声音,还有些人则是组合这些方式来吸收信息。因此当您制定大纲时,请指出需要哪些您已经有或将要制作的插图、图形、视频或屏幕截图,以让您的说明真正精彩生动。 

第 3 步:收集插图、图形和屏幕截图

文字之外的内容可以增加丰富性,让您的操作说明更易读易懂。如果您已经有了可供选择的创意资源库,这一步并不难。如果没有,请花些时间向您的创意团队、第三方供应商或其他可以帮助您发现和收集材料的人员求助。温馨提示:您也可以使用各种免费的屏幕截图浏览器插件或在线设计工具自行创建资源。 

此外,还可以收集与该流程相关的内容(例如,工资表)的链接,这些内容不直接包含在流程中,但可能会有所帮助。

第 3 步:收集插图、图形和屏幕截图

第 4 步:征求其他人的意见

您的大纲很翔实可靠,包括了您认为有用的所有步骤。现在看看是否遗漏了什么,或者哪些步骤是否需要进一步澄清。让熟悉流程的人浏览您的大纲,看看是否可以添加内容。

使用 Confluence 模板将您的大纲变成正规的操作说明。对草稿满意后,让不了解这个流程的人来运行它,并要求他们完成流程。一帆风顺还是遇到了障碍?哪里遇到了障碍?修改让评测人员遇到障碍的说明。 

第 5 步:发布并等待反馈

发布吧!您的操作说明现在已经发布出去了,它可以为迷失方向和遇到阻碍的人提供指引,让您不必一遍又一遍回答问题,花费大量时间。尽管您在事实收集和测试方面做得很周密,但是公司中仍然有人可能有疑问或困惑。

使用 Confluence 的一大好处就在于,内容向所有人开放;任何人都可以发表评论,指出需要更多帮助的地方。此外,Confluence 还允许您根据需要进行编辑,任何文档都处于即时可用的状态。您可以根据团队需求和操作的变化,随意修改或改进您的文档。


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