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Template do passo a passo

por Atlassian

Ensine sua equipe a fazer de tudo

Usar template
Template do passo a passo

Há centenas de pequenas (e grandes) coisas que fazemos todos os dias para terminar nossos trabalhos e assim entramos no piloto automático. Mas o que é rotina para você pode ser um problema para outra pessoa. O template Passo a passo serve para isso: descrever as etapas necessárias para lançar um blog, mudar sua senha, atualizar sua distribuição de benefícios e tudo o que acontece na sua empresa. Este template é um economizador de tempo que vai ensinar a todos como começar.

Como usar esse template

Etapa 1. Conhecer o seu material

O passo a passo que você está prestes a criar vai ser a base para todos na sua equipe — e na sua empresa — realizarem tarefas, superarem contratempos e enviarem projetos com maior rapidez. Embora você seja especialista em como fazer esse trabalho, vale a pena tirar um minuto para falar com seus colegas sobre o processo deles. Compare anotações e considere a possibilidade de incluir algumas das melhores práticas deles nas suas e no documento que você está prestes a criar. 

Pense também sobre as perguntas comuns que você recebe sobre essa tarefa e quais delas é possível responder antes para evitar qualquer confusão por parte do leitor e também para evitar para você muito trabalho extra de edição ou tempo gasto acompanhando cada uma. Pegue, por exemplo, um passo a passo sobre atualização das informações de depósito direto no portal de pagamentos. Quais perguntas o leitor teria antes de começar? (“Quanto tempo vai levar o processamento?”) Qual é a primeira etapa a ser executada? (Faça a inscrição no portal e entre.) O que pode economizar tempo? (Tenha o seu número de roteamento bancário e os números de contas à mão desde o início, pois o portal é encerrado depois de 10 minutos de tempo de inatividade.)

Etapa 2. Criar um resumo

Anotou todos os dados e as principais táticas? É hora de criar um resumo de cada etapa que você quer que alguém execute para tirar essa tarefa da lista. Tente ser o mais detalhista possível no resumo. Vai ser muito mais fácil criar o seu passo a passo se o seu resumo estiver conciso. Ao mesmo tempo, faça com que ele tenha de 3 a 5 etapas para que o leitor não ache que o processo é cansativo.

Não se esqueça que algumas pessoas absorvem informações através da leitura; outras, do visual; outras, através de áudio; e outras ainda, através de uma combinação de tudo isso. Portanto, quando estiver fazendo o seu resumo, inclua anotações sobre todas as ilustrações, gráficos, vídeos ou capturas de tela que você tem ou que vão ser necessárias para que suas instruções sejam entendidas. 

Etapa 3. Reunir ilustrações, gráficos e capturas de tela

A parte visual vai acrescentar mais textura e fazer com que o passo a passo seja mais fácil de seguir. Esta vai ser uma etapa fácil se você já tiver uma biblioteca com recursos criativos para escolher. Se não tiver, reserve um tempo para falar com sua equipe de criação, fornecedores de terceiros ou qualquer outra pessoa que possa ajudar a desenvolver e montar os materiais. Dica profissional: você mesmo pode criar os recursos com qualquer número de plug-ins gratuitos de navegador de captura de tela ou ferramentas de design on-line disponíveis. 

Além disso, reúna links para qualquer conteúdo que seja relevante para esse processo (programação de pagamento, por exemplo) que não seja parte do fluxo direto do processo, mas que poderia ser útil.

Etapa 3. Reunir ilustrações, gráficos e capturas de tela

Etapa 4. Buscar outras opiniões

O resumo está muito bom e tem todas as etapas que você considera importantes. É hora de ver se algo ficou de fora ou uma etapa precisa de mais explicação. Mostre o resumo a alguém que conhece o processo para ver se essa pessoa pode acrescentar algo.

Transforme o resumo em um passo a passo de verdade com o template do Confluence. Quando estiver tudo certo, mostre o rascunho a alguém que não tenha ideia de como o processo funciona e peça a essa pessoa para fazer uma análise dele. Foi tranquilo ou difícil ler o material? Em que parte? Esclareça as instruções que o leitor teve problemas para entender. 

Etapa 5. Publicar a aguardar o feedback

Pronto, defina, publique! Seu passo a passo está lançado, orientando quem precisa e economizando muito do seu tempo, permitindo que você não tenha que responder a essas perguntas várias vezes. Embora você tenha se esmerado para reunir os fatos e testar, algumas pessoas na sua empresa ainda podem ter dúvidas ou fazer confusão.

A grande sacada em trabalhar com o Confluence é que o conteúdo é aberto a todos. Qualquer pessoa pode deixar um comentário sobre em que ponto precisa de mais ajuda. Além disso, o Confluence também permite editar o material quantas vezes forem necessárias, portanto, todo documento é sempre atualizado. Fique à vontade para fazer alterações ou desenvolver seus documentos de acordo com as necessidades da sua equipe e com as mudanças nas operações.


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