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如何使用 Confluence 为会议做减法

工作管理

大多数会议都在浪费时间。我们终于说了!对于那些在看似毫无意义的会议中坐下(或做白日梦、多任务甚至睡觉)的人来说,早就知道了这个事实。

您今天有多少次会议实际上只是状态更新,或者是没有议程的定期站会?研究表明,67% 的员工表示,会议时间过长会分散他们的工作注意力,这是有代价的——美国公司在毫无意义的会议上浪费了 3,990 亿美元。因此,如果我们知道会议通常是在浪费时间(和金钱),为什么还要继续安排会议呢?

如果阻碍您前进的是如何减少会议次数的不确定性,那就不要害怕!我们求助于 Atlassian 社区,分享他们的最佳实践、解决方案以及久经考验的真实秘诀。

在 Confluence 中选择异步协作

实时反馈
在 Confluence 中用异步协作取代会议的提示
  • 使用项目管理模板集合,让您的团队在项目协作时随时了解情况并保持一致。
  • 使用任务报告宏添加、分配和查看任务。
  • 使用决策报告宏来跟踪您的团队做出的决策。
  • 使用宏将 Jira 图表和路线图等开发信息添加到您的 Confluence 页面。
  • “对于那些使用 Jira 和 Confluence 来跟踪工作和收集知识的人来说,减少会议次数的最佳建议是花点时间使用有效的宏和 Jira 仪表板来构建内容丰富的 Confluence 概述页面。为队友提供一个中心可以节省很多时间,知道他们引用的资源是最新的、最棒的,他们会放心地处理分配给他们的工作!”– Atlassian 社区负责人 Andrew Kendris

选择沟通工具

聊天气泡

“明确说明哪种是您最喜欢的[沟通方式],您很高兴通过它进行沟通,特别是如果问题或对话可能会使您[免于开会]。”– Atlassian 社区负责人 Nic Brough

建立团队的单一数据源可以提高清晰度、节省时间,甚至通过确保每个人都得到适当的信息来防止开会。同样,选定沟通工具可以最大限度地减少混乱并推动更大的一致性。联系同事的方式似乎很多,因此为应该在哪里进行沟通开创先例非常重要。

简化沟通的提示
  • 使用 Atlassian 的 《利益相关者沟通团队行动手册》为您的团队制定沟通计划,确定交流信息的频率、受众和渠道。
  • 使用工作管理和协作工具,例如 Atlassian 社区成员 Karen Lewis,他的团队过去每次冲刺都会运行一次路线图更新会话,让团队随时了解进度,但现在鼓励团队成员改用 Jira 路线图链接。
  • 通过将您最喜欢的团队沟通工具与 Confluence 集成,查看和更新团队对话所在的 Confluence 页面。
  • 使用 Atlas 和 Confluence,摆脱无聊的状态会议,比如 Atlassian 社区成员 Jonathan Nolen。他的团队将 Confluence 用于长篇内容,例如提出想法、更新操作方法和沟通政策,使用 Atlas 进行每周简短的状态沟通。

使用每周会议记录模板保持正轨

每周会议模板

“我们尽量开会只是为了把事情做好…克服问题、就问题寻求帮助、做出决定等。[如果]我们没有预先制定议程,通常会取消会议。”– Atlassian 社区负责人 Brant Schroeder

每周会议记录模板可以轻松设置议程、查看过去的会议记录、确定操作项目和跟踪结果,为团队提供异步协作的空间,使会议简短而切合实际。

在 Confluence 中协作撰写会议记录的提示

整理会议记录以方便访问权限

文件柜

“我们有用于不同类型会议的会议纪要页面(例如客户状态、内部发展),这些都是使用标题按时间顺序排列的。”– Atlassian 社区成员 Jared Olson

会议记录只有在随时可供参考的情况下才有用。建立一个系统,根据目标、会议类型或其他关键功能整理会议记录,以便团队成员可以快速轻松地找到这些记录。

整理会议记录的提示
  • 使用会议类型等关键字标签整理页面、附件甚至空间
  • 使用页面树宏显示相关页面,例如项目的所有会议记录。
  • 使用目录宏通过汇总内容和链接到页面标题来帮助读者快速找到信息。
  • 使用锚点宏链接到 Confluence 页面的特定部分(不仅仅是标题)。

限制会议时长

秒表
限制会议时长的提示
  • 分配一般会议时间的一半(例如,30 分钟而不是一小时)。
  • 通过为及时、明确定义的会议创建和共享议程,最大限度地减少切线。
  • 更改日历设置,将默认会议时长缩短五到十分钟。

只同意必要的会议

天平

“如果您正在和我开会,您就无法完成维持项目进展所需的工作。”– Atlassian 社区负责人 Andrew Kendris

这可能看起来很简单,但是如果每个人都真正做到这一点,我们就不会每个月花费 31 个小时参加没有成效的会议。因此,我们来改善不安排会议的惯例。

怎么样?基础架构。建立一个系统,提示请求者和受邀者在将会议列入日历之前评估会议的必要性。使用邀请申请表或模板可以鼓励各方认真思考异步协作能否实现相同的结果。它还有助于规范拒绝会议邀请,转而采用异步协作。

评估会议必要性的提示
  • Atlassian 社区负责人 Dave Liao 建议:“当有人试图与您安排时间时,让他们填写一份简短的会议申请表。请求者应该能够用一两句话描述他们在寻找什么,以及他们希望通过与您会面得到什么。理想情况下,您可以异步解决他们的请求!”
    • 表格或模板包括会议目的和目标、与会者需要提前准备的内容以及指向必要参考信息的链接。如果申请人无法填写表格,请先不要预留时间。

指定不开会的日子

排期
抽出时间进行深度工作的提示
  • 在选择将哪个工作日指定为无会议日时,请权衡一下您的选择——有证据支持不开会周一,而另一些人则主张在周中休息一下,或者周五全神贯注并为下周做准备。
  • 不要将自己局限于每周一天——定期在日历上选择时间进行深度工作,让其他人看见,不要安排时间,并希望能开始坚持这种习惯!

分配时间用于会议之外的社交活动

视频通话
为团队腾出时间进行社交的提示
  • 阅读 Atlassian 的书,了解经证明可以保持团队联系的最佳虚拟团建活动仪式
  • 采用虚拟替代品,取代咖啡聊天等非正式办公室社交活动。
    • Atlassian 社区负责人 Jimmy Seddon 的团队采用“开放的 30 分钟 Zoom 通话,让[团队成员]开始当天的工作之前可以与他人聊天。”

通过减少会议次数改善团队文化

借助这些采用不开会文化的可行提示,您可以开始与 Confluence 进行异步协作、减少会议次数、缩短会议时间,组建更健康、更快乐的团队。立即免费开始

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