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会议记录模板

作者: Atlassian

设置会议议程、做笔记,并与团队分享行动事项

使用模板
会议记录模板

我们都有过这样的经历:会议结束后,觉得“我的生命又浪费了 X 分钟。”这通常是因为会议没有明确的目标或议程,或者您不是必要的与会者。为了帮助您和与会者更好地准备会议,我们创建了一个模板,其中包含有效会议的必需要素:与会者、会议目标、议程和行动事项。使用此模板来准备会议、按计划开会、做笔记并添加行动事项和所做的任何决定。

如何使用 会议记录 模板

第 1 步:首先,知道会议是非常必要的

没人喜欢明明一封电子邮件就可以解决的事,还非要开一次半个多小时的会议。在可能要召开会议之前,可以使用会议记录模板来帮助您确定到底是否需要召开这次会议。安排会议之前先问自己以下问题:会议目标是什么?有没有议程?是否有合适的人员在场并负责会议? 

第 2 步:做一些会前准备

在发送会议邀请之前,请先制定会议议程,确保您和与会者已经拥有了成功召开会议所需的一切。添加会议日期、标记与会者并在表中添加目标和讨论主题及负责人。添加与会者在会前或会议期间可能要用到的信息的链接。对于合同、说明页以及比较长的内容,请通知与会者是否有必要预先阅读。

第 3 步:现在分享会议记录,为以后节省大量时间

在会议记录页面上标记某个人后,他们将在 Confluence 中和/或通过电子邮件收到通知,这样他们就可以查看您的记录。将会议记录页面添加到会议邀请中,避免大家费时费力去搜索。如果数据对您来说非常重要,那您可以查看页面的分析,它会向您显示所有查看过页面的人。如果有人仍将其保留在待办事项列表中而会议是必须参加的,您可以友善地提醒他们。

第 4 步:为讨论事项指定时限,安排记录员

如果您自己不方便,可以指派其他人在会议期间记笔记,记录讨论事项、行动事项和所做的任何决定。您召集大家聚在这里,所以您的工作是确保讨论在时限内正常进行,不要害怕把无关的主题留到以后讨论。讨论了所有内容后,回顾一下要点、决定后续步骤并商定所有行动事项的截止日期。

第 4 步:为讨论事项指定时限,安排记录员

第 5 步:整理适合您的方式

使用会议记录模板创建页面,剩下来的由 Confluence 处理。Confluence 自动将所有会议记录的索引保存在侧边栏中,以方便访问。您可以在页面树中启动一个父页面,并按照您喜欢的顺序拖放相关的会议页面。不要忘了通知您的与会者这个页面的存在,以便他们将来可以参考。


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