Modèle de procès-verbal de réunion

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Définissez l'ordre du jour des réunions, prenez des notes et partagez des éléments d'action avec votre équipe.

Utiliser le modèle

FONCTIONNALITÉS CLÉS

Note Taking
Planification des tâches
Documentation

Nous avons tous déjà quitté une réunion en pensant : « je viens de perdre X minutes de ma vie ». Dans ce cas, il est important de déterminer pourquoi la réunion n'a pas été efficace. C'est peut-être parce que la réunion n'avait pas d'objectif clair ou n'impliquait pas les participants nécessaires.

Il est crucial de prévenir ces problèmes pour favoriser l'action au sein de votre entreprise. L'un des moyens de remédier à l'inefficacité des réunions est de commencer à utiliser un modèle de procès-verbal de réunion, un document structuré qui enregistre l'avancement et les points clés des réunions.

Nous avons compilé un modèle de procès-verbal de réunion pour vous aider, vous et votre équipe, à mieux vous préparer aux réunions. Il inclut tous les éléments nécessaires pour une réunion efficace : participants, ordre du jour, sujets de discussion et éléments d'action.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?

Le procès-verbal d'une réunion est un compte rendu écrit de ce qui s'est passé pendant cette réunion. On y consigne les sujets abordés, les décisions prises et les éléments d'action attribués, afin que tous les participants repartent sur la même longueur d'onde.

Sans lui, des détails importants sont oubliés ou mal retenus, et les équipes finissent par revenir sans cesse sur les mêmes sujets de discussion. Un modèle de procès-verbal bien conçu garantit la cohérence de votre documentation et permet à tout le monde (que vous ayez assisté à la réunion ou non) de se tenir rapidement au courant du déroulé de la réunion.

Que doit contenir un procès-verbal de réunion ?

Un bon modèle de procès-verbal de réunion reprend les éléments essentiels qui permettent à vos notes d'être réellement utiles une fois la réunion terminée. Voici les éléments que tout modèle de procès-verbal de réunion devrait comporter :

Date et heure : ils ancrent les notes afin que vous puissiez les référencer ultérieurement dans leur contexte.
Liste des participants : le fait de savoir qui était présent permet de déterminer qui a contribué aux décisions et qui doit être mis au courant par la suite.
Points à l'ordre du jour : ils donnent une structure à la réunion et facilitent l'organisation de vos notes par thème.
Résumés de discussion : en prenant de brèves notes sur ce qui a été abordé pour chaque point de l'ordre du jour, vous évitez que le contexte important ne passe entre les mailles du filet.
Décisions prises : la documentation des décisions et de leurs motivations permet d'éliminer toute ambiguïté par la suite.
Éléments d'action avec responsables et échéances : le fait d'affecter une personne spécifique et d'attribuer une date d'échéance à chaque tâche permet de faire avancer le travail. Sans une attribution claire des responsabilités et sans échéances précises, les tâches ont tendance à s'enliser.

Lorsque toutes les réunions suivent le même format, votre équipe se constitue une archive fiable qu'elle peut réellement utiliser. Vous facilitez ainsi considérablement le partage des connaissances entre les services, puisque tout le monde travaille à partir de la même structure.

Quand faut-il rédiger un procès-verbal ?

Les procès-verbaux ne sont pas réservés aux réunions officielles du conseil d'administration. Ils se montrent utiles dans de nombreux cas de figure où des décisions doivent être prises et où il est nécessaire que tout le monde reste sur la même longueur d'onde. Les réunions hebdomadaires d'équipe, les réunions de lancement de projet, les appels avec les clients, les séances de planification transverses et les évaluations de la direction tirent tous profit de la consignation des notes. Un modèle de procès-verbal vous offre un moyen fiable de consigner le contenu d'une réunion chaque fois qu'elle consiste à attribuer des tâches, à convenir des prochaines étapes ou à prendre une décision qui concerne d'autres personnes.

Même les réunions rapides peuvent gagner à être accompagnées de quelques lignes de documentation, surtout lorsqu'elles portent sur des informations que les autres membres de l'équipe doivent connaître. Plus vous consignez fidèlement le déroulement des réunions, moins vous passez de temps à rechercher des informations par la suite.