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Modèle de notes de réunion

par Atlassian

Définissez le programme des réunions, prenez des notes et partagez des actions avec votre équipe

Utiliser le modèle
Modèle de notes de réunion

Nous avons tous déjà quitté une réunion en pensant : « je viens de perdre X minutes de ma vie ». Généralement, c'est parce que cette réunion n'avait pas d'objectif ou d'ordre du jour précis, ou parce que votre participation n'était pas nécessaire. Pour aider les personnes présentes et vous-même à mieux préparer une réunion, nous avons mis au point un modèle qui comprend les éléments indispensables pour une réunion efficace : les participants, les objectifs de la réunion, l'ordre du jour et les actions. Utilisez ce modèle pour préparer la réunion, rester sur la bonne voie, prendre des notes, ajouter des actions et documenter les décisions prises.

Comment utiliser le modèle Notes de réunion ?

Étape 1 : Avant tout, assurez-vous que la réunion est vraiment nécessaire

Personne n'apprécie une réunion de plus de 30 minutes qui aurait pu se résumer à un e-mail. L'utilisation du modèle de procès-verbal de réunion avant une réunion potentielle peut vous aider à déterminer si la réunion est vraiment nécessaire. Posez-vous quelques questions avant de planifier une réunion : quel est son objectif ? Y a-t-il un ordre du jour ? Les bonnes personnes sont-elles recensées et présentes ? 

Étape 2 : Préparez votre démarche avant la réunion

Avant d'envoyer cette invitation, créez l'ordre du jour de la réunion afin de vous assurer d'avoir tous les éléments nécessaires à sa réussite pour vous et vos participants. Ajoutez la date de la réunion, mentionnez les participants, et ajoutez les objectifs et les sujets de discussion avec les propriétaires dans le tableau.  Incluez tout autre lien vers des informations dont les participants pourraient avoir besoin avant ou pendant la réunion. Comme pour les contrats, les pages d'instructions et tout document plus long qu'un tweet, informez les participants qu'ils doivent obligatoirement lire cet ordre du jour avant la réunion.

Étape 3 : Partagez le procès-verbal de la réunion maintenant et gagnez d'innombrables minutes plus tard

Lorsque le nom de quelqu'un apparaît sur la page du procès-verbal de la réunion, cette personne est avertie dans Confluence et/ou par e-mail afin qu'elle puisse consulter vos notes. Évitez les maux de tête liés aux recherches en ajoutant la page du procès-verbal à l'invitation à la réunion. Si les données sont votre bouée de sauvetage dans ce monde de fous, vous pouvez consulter les analyses d'une page, qui vous indiquera tous ceux qui l'ont consultée. Si quelqu'un l'a encore dans sa liste de choses à faire et que sa lecture est obligatoire, vous pouvez envoyer un petit rappel amical.

Étape 4 : Limitez les sujets de discussion dans le temps et désignez un secrétaire

Si vous ne vous en chargez pas, demandez à quelqu'un de prendre des notes pendant la réunion sur les points de discussion, les mesures à prendre et les décisions qui ont été prises. Vous êtes la raison pour laquelle tout le monde est réuni ici aujourd'hui, c'est donc à vous de maintenir la discussion dans les limites du temps imparti et de reporter les sujets non pertinents à plus tard. Une fois que vous avez tout couvert, passez en revue les principaux points à retenir, décidez des prochaines étapes et convenez des délais pour les éventuelles actions à entreprendre.

Étape 4 : Limitez les sujets de discussion dans le temps et désignez un secrétaire

Étape 5 : Organisez-vous de la façon qui fonctionne pour vous

Créez une page en utilisant le modèle de procès-verbal de réunion et laissez Confluence s'occuper du reste. Confluence conserve automatiquement un index de toutes les notes de réunion dans la barre latérale pour en faciliter l'accès. Vous pouvez démarrer une page parent dans l'arborescence et glisser-déposer les pages de réunions pertinentes dans l'ordre qui vous convient. N'oubliez pas d'informer vos participants de l'existence de la page afin qu'ils puissent s'y référer à l'avenir.


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