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Modello di note della riunione

scritto da Atlassian

Imposta gli ordini del giorno delle riunioni, prendi appunti e condividi le attività da svolgere con il team

Usa modello
Modello di note della riunione

A tutti è capitato di uscire da una riunione e pensare che è stata una perdita di tempo. Di solito, capita quando non ha un obiettivo o un ordine del giorno chiari o se la tua presenza non è strettamente necessaria. Per aiutare tutti a prepararsi meglio, abbiamo creato un modello che include gli elementi fondamentali per una riunione efficace: partecipanti, obiettivi della riunione, ordine del giorno e attività da svolgere. Utilizzalo per prepararti alla riunione, per non restare indietro, prendere appunti e aggiungere le attività da svolgere e le decisioni prese.

Come usare questo il modello note della riunione

Fase 1. Stabilisci innanzitutto se si tratta di una riunione necessaria

Nessuno apprezza una riunione della durata di oltre 30 minuti i cui argomenti si sarebbero potuti riassumere in una e-mail. Utilizzare il modello delle note della riunione prima di pianificarne una può aiutarti a stabilire se la riunione è davvero necessaria. Prima di programmarla, chiediti: qual è l'obiettivo? C'è un ordine del giorno? Sono state convocate e prese in considerazione le persone giuste? 

Fase 2. Stila una scaletta prima della riunione

Prima di inviare gli inviti alla riunione, stila l'ordine del giorno per assicurarti di avere tutti gli elementi necessari per rendere la riunione efficace per te e i partecipanti. Aggiungi la data della riunione, tagga i partecipanti e specifica gli obiettivi e gli argomenti di discussione indicando i responsabili nella tabella.  Includi i link alle altre informazioni che potrebbero servire ai partecipanti prima o durante la riunione. Per quanto riguarda invece i contratti, le pagine di istruzioni e qualsiasi altro documento più lungo di un tweet, avvisa i partecipanti se vi sono delle letture obbligatorie preliminari alla riunione.

Fase 3. Condividi subito le note della riunione per risparmiare tempo prezioso in seguito

Le persone taggate nella pagina delle note della riunione riceveranno una notifica in Confluence e/o tramite e-mail e potranno rivedere le note. Per evitare stancanti ricerche, aggiungi la pagina delle note all'invito alla riunione. Se i dati sono la tua ancora di salvezza in un mare di confusione, puoi vedere le analisi relative alla pagina per verificare chi ha letto le note. Se qualcuno non lo ha ancora fatto e si tratta di un'attività obbligatoria, puoi inviargli un gentile promemoria.

Fase 4. Stabilisci il tempo da dedicare alla discussione e incarica qualcuno a prendere appunti

Se non sarai direttamente tu a occupartene, incarica qualcuno a prendere appunti durante la riunione sui temi di discussione, sulle azioni da svolgere e sulle decisioni prese. È tua responsabilità evitare di uscire fuori tema e guidare la discussione entro certi limiti di tempo, mettendo da parte gli argomenti meno pertinenti per parlarne in un secondo momento. Quando sono stati affrontati tutti i punti all'ordine del giorno, ripercorri i punti principali e stabilisci i passaggi successivi e le scadenze delle attività da svolgere.

Fase 4. Stabilisci il tempo da dedicare alla discussione e incarica qualcuno a prendere appunti

Fase 5. Organizza in base alle esigenze

Crea una pagina utilizzando il modello delle note della riunione e lascia che Confluence si occupi del resto. Il programma gestisce automaticamente un indice di tutte le note della riunione nella barra laterale per un accesso semplificato. Puoi iniziare una pagina principale nella struttura delle pagine e trascinare e rilasciare le pagine della riunione pertinenti nell'ordine che più preferisci. Non dimenticare di avvisare i partecipanti che questa pagina è adesso disponibile per utilizzarla come riferimento futuro.


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