Che cos'è un team interfunzionale? Un team interfunzionale è un gruppo di persone con competenze diverse che si riuniscono per raggiungere un obiettivo comune. In genere, comprende dipendenti di tutti i livelli di un'organizzazione.

Quando pensi ai team interfunzionali, quale di questi scenari si avvicina di più alla tua prima reazione?

Sono come gli Avengers! Ognuno mette a disposizione i propri superpoteri unici per vincere una sfida.
Per carità! Ti tornano a mente alcuni flashback di quei progetti di gruppo che odiavi a scuola: incomprensioni, disaccordi, ritardi, il solito tizio che prendeva le distanze da tutto. ...

La verità è che i team interfunzionali possono andare in entrambe le direzioni. Quando funzionano bene, questi team accelerano l'innovazione e migliorano le competenze dei membri e la loro soddisfazione lavorativa.

E quando non funzionano? Allora vuol dire sprecare tempo ed energie senza ottenere risultati (a meno che non si voglia aumentare lo stress e l'animosità).

Come puoi quindi contribuire a rendere più efficace un team interfunzionale di cui fai parte o che dirigi? Ecco una guida completa.

Cos'è un team interfunzionale?

Di solito pensiamo ai team come a gruppi di persone che svolgono mansioni simili: il team di marketing, il reparto IT, la divisione vendite. Un team interfunzionale riunisce invece figure con competenze diverse o provenienti da reparti diversi dell'organizzazione.

Un team interfunzionale può essere composto da membri con diversi livelli di anzianità. Inoltre, può avere un potere decisionale speciale. Ad esempio, il team presenta il proprio piano su un progetto direttamente all'amministratore delegato invece di sottoporlo al consueto processo di approvazione.

I team interfunzionali sono molto in voga oggi, ma non sono una novità. Sono stati utilizzati con successo in settori che vanno dalle assicurazioni alla produzione di auto, alla tecnologia.

I diversi tipi di team interfunzionali

I team interfunzionali agiscono in modi diversi a seconda del tipo di organizzazione. Le startup e le piccole imprese sono spesso interfunzionali, proprio per le loro dimensioni. Non sono abbastanza grandi da poter disporre di team specializzati, quindi i dipendenti provenienti da aree di competenza diverse lavorano automaticamente insieme alla maggior parte dei progetti o delle decisioni.

In realtà, a creare innovazione è l'unione di persone con conoscenze ed esperienze diverse.

Le aziende più grandi possono creare un team interfunzionale come gruppo di lavoro per affrontare un progetto o un obiettivo specifico. In altre parole, hanno ancora reparti individuali e specializzati. Tuttavia, a prescindere da questa struttura, i dipendenti di diversi reparti si riuniscono in un team interfunzionale per uno scopo ben preciso.

In altre aziende più grandi, i team interfunzionali rappresentano la struttura principale.

Perché creare un team interfunzionale?

I team interfunzionali affrontano le sfide del moderno ambiente aziendale. Le cose cambiano molto velocemente e per sopravvivere è necessaria un'innovazione costante.

Si tende a pensare che l'innovazione provenga da "geni solitari". Tuttavia, alcune ricerche stanno sfatando questo stereotipo e ci dimostrano che a creare innovazione è l'unione di persone con conoscenze ed esperienze diverse. Nessuno ha più tutte le risposte, ma una collaborazione intelligente permette di trovarle.

I team interfunzionali sono utili anche in altri modi. Possono aiutare le aziende a velocizzare e rendere più efficiente il lavoro e persino a sperimentare un nuovo progetto prima di assumere un nuovo team a tempo pieno.

Un team interfunzionale ha maggiori probabilità di sfidare lo status quo e di trovare soluzioni migliori.

Inoltre, permettono di sconfiggere la piaga del pensiero di gruppo. Quando tutti i membri del team la pensano allo stesso modo o provengono da un background simile, è facile trascurare alcuni problemi o lasciare che le vecchie ipotesi non vengano messe in discussione. Un team interfunzionale ha maggiori probabilità di sfidare lo status quo e di trovare soluzioni migliori.

Infine, questi team possono aiutare a far crescere, coinvolgere e fidelizzare i membri del team. Creano un senso di coesione e collaborazione. I dipendenti si sentono più legati all'organizzazione nel suo insieme, anziché solo al proprio reparto. Questi team possono anche esporre i dipendenti a nuove aree di conoscenza e offrono loro la possibilità di migliorare abilità come la capacità di costruire relazioni e di risolvere i problemi. Quando i dipendenti hanno la possibilità di apprendere e migliorare, è molto più probabile che restino.

Quali sono le sfide dei team interfunzionali?

Detto questo, potrebbe sorprenderti sapere che circa il 75% dei team interfunzionali risulta inefficiente. Cosa c'è di sbagliato in questi team?

A volte un team interfunzionale viene incaricato di svolgere una mission confusa o mal definita. Il team potrebbe non ricevere (o non riuscire a stabilire rapidamente) parametri chiave, come il tempo a disposizione per raggiungere l'obiettivo e l'importo massimo da spendere. Senza un obiettivo chiaro e un percorso per raggiungerlo, il team si blocca.

Un'altra ragione importante per cui i team interfunzionali perdono la rotta è che i membri hanno priorità oppure obblighi contrastanti. Si concentrano sulla cura dei propri interessi o di quelli del proprio dipartimento invece che sull'obiettivo del team.

Questo non è l'unico problema personale che può far deragliare i team interfunzionali. Quando un team comprende membri con livelli diversi, le dinamiche di potere possono diventare difficili.

Inoltre, i team interfunzionali comportano un lavoro extra per i membri che fanno parte di un team dipartimentale. Questo crea stress, pressione e frustrazione, soprattutto se alcuni membri del team non riescono a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Tuttavia, anche se un team lavora in modo efficiente e professionale, può finire per essere inefficace se non ha l'autorità per agire e si blocca in attesa di approvazioni o decisioni da parte dei leader dell'organizzazione.

Un team interfunzionale produttivo nasce dalla chiarezza

Ora iniziamo a capire come rendere il tuo team interfunzionale un team innovativo, non uno che si arena tra confusione e conflitti.

Innanzitutto, il tuo team ha bisogno di molta chiarezza. Quali sono gli obiettivi specifici di questo team? Tutti devono essere d'accordo su quali saranno gli obiettivi del successo. Naturalmente questo è importante per qualsiasi team. Tuttavia, lo è ancora di più per i team interfunzionali, perché spesso i membri operano partendo da mentalità e presupposti diversi. Potrebbero non condividere il linguaggio comune di un team dipartimentale.

I membri del team devono poter parlare con tranquillità, anche se non sono d'accordo.

Oltre all'obiettivo principale, stabilisci alcune pietre miliari lungo il percorso. Dato che il tuo team probabilmente non è solito incontrarsi o comunicare tutti i giorni, queste permetteranno ai membri di avere un'idea più chiara di ciò che accade e di ciò che succederà in seguito.

Facciamo un breve accenno al quadro di riferimento per la definizione degli obiettivi, noto come OKR, acronimo dell'espressione inglese "objectives and key results" (obiettivi e risultati chiave). In Atlassian, abbiamo scoperto che l'uso degli OKR crea maggiore allineamento, flessibilità, responsabilità e concentrazione. Se vuoi provare questo framework per fissare obiettivi del tuo team interfunzionale, consulta la nostra guida completa agli OKR.

Parlare dei limiti pratici che il tuo team deve affrontare non è motivante come la definizione degli obiettivi, ma è altrettanto necessario. Il team si dimostrerà più efficiente se tutti conoscono budget e scadenze.

Queste discussioni dovrebbero avvenire quando si avvia un nuovo team interfunzionale. Detto questo, non è mai troppo tardi per farle per rimettere in pista un team già esistente.

Chi dovrebbe far parte del tuo team interfunzionale?

Una volta definiti gli obiettivi del team, potrai capire chi debba farne parte. Ecco alcuni criteri da considerare:

Di quali competenze hai bisogno? Chi sono i membri della tua organizzazione in grado di offrirle?
Oltre alle competenze specifiche, i membri del team devono avere anche qualità personali che li rendano validi collaboratori. Hanno già avuto esperienze di collaborazione interfunzionale? Sono in grado di lavorare in modo indipendente e di formulare raccomandazioni o decisioni?
Non dimenticare gli aspetti pratici di natura politica. Se il tuo team è impegnato a lanciare un progetto o a prendere una decisione, chi sono gli stakeholder? Nel tuo team dovrebbero essere rappresentati tutti i gruppi di stakeholder.

Scegli un leader

Il tuo team interfunzionale non deve necessariamente avere un leader, ma lavorerà molto meglio se ne ha uno. Chi dovrebbe essere questa persona?

Il leader di un team interfunzionale deve essere in grado di condurre le discussioni, delegare e responsabilizzare gli altri membri. Deve essere in grado di farlo anche se alcuni membri del team si collocano al di sopra della sua gerarchia aziendale. In altre parole, è in grado di convincere le persone ad agire anche se non ha l'autorità formale per dire loro cosa fare? Sa usare l'influenza e la persuasione per guidare gli altri?

Stabilisci le regole di base per un team interfunzionale

Una volta nominato, una delle prime cose che dovrebbe fare un leader è collaborare con il resto del team per stabilire le regole di base su come procedere. Anche in questo caso, si tratta di un aspetto molto importante da affrontare quando un team è in fase di lancio, ma non è mai troppo tardi per farlo in un team già esistente.

Innanzitutto, chiarisci bene cosa ci si aspetta da tutti. Ogni membro deve fare la sua parte in modo che nessuno si senta in sovraccarico.

Oltre a stabilire con chiarezza le aspettative sui contributi, il tuo team deve anche avere un'idea precisa di come ci si aspetta che ognuno si comporti. I membri del team devono poter parlare con tranquillità, anche se non sono d'accordo. I team interfunzionali hanno lo scopo di trovare soluzioni migliori riunendo persone diverse. Tuttavia, non è possibile raggiungere tali soluzioni se non si riesce a gestire efficacemente le proprie differenze.

Infine, tutti devono avere ben chiaro il modo in cui il team prenderà le decisioni. Tutti hanno voce in capitolo su ogni aspetto? In quali casi il leader del team può agire unilateralmente?

Un altro passo fondamentale per costruire un team interfunzionale di successo è la scelta degli strumenti di comunicazione giusti. Probabilmente non vi vedrete tutti i giorni, quindi utilizzerete spesso questi strumenti. Inoltre, se i membri del team si trovano in sedi diverse, gli strumenti di comunicazione rappresentano la modalità di collaborazione principale. Pensa in modo creativo. Ad esempio, invece di inviare molte e-mail, per il tuo team potrebbe andare bene un blog condiviso.

Oltre ai canali di comunicazione, potresti aver bisogno di altri strumenti e risorse. Rifletti su domande come queste:

Tutti i membri del team dispongono dell'hardware e del software necessari per lavorare insieme?
Hai bisogno di uno spazio fisico o virtuale per conservare le risorse e i materiali di lavoro? Tutti i membri del team possono accedere a questo spazio?
Se il tuo team si riunisce di persona, dove si svolgono le riunioni?

Mantieni il tuo team interfunzionale aggiornato

Sia che tu stia contribuendo alla creazione di un nuovo team interfunzionale o alla messa a punto di uno già esistente, ci auguriamo che questo articolo ti serva per ritrovare chiarezza e slancio. Ecco alcune cose che puoi fare per mantenere questo ritmo:

Monitora regolarmente i progressi del tuo team. È qui che conta avere obiettivi ben definiti. Stai raggiungendo i traguardi che ti sei prefissato? Prova a usare il Controllo salute del team per andare al nocciolo della questione con i modelli di Confluence di Controllo salute del team.
Mantieni la tua capacità di adattamento. Se non stai raggiungendo le milestone prefissate, cosa dovresti fare di diverso? Potresti anche dover affrontare altri cambiamenti di piano. Ad esempio, l'amministratore delegato potrebbe modificare le scadenze o alcuni membri del tuo team potrebbero essere licenziati inaspettatamente.
Ricorda che non devi fare tutto da solo. Confluence offre risorse per aiutarti a gestire le sfide dei team interfunzionali, dalla definizione degli obiettivi alle riunioni, fino al processo decisionale.

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