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La produttività sul posto di lavoro non è quello che sembra

Come saltare dalla ruota del criceto e fare di più

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Il tuo posto di lavoro è frenetico, nessuno può metterlo in dubbio. Basta dare un'occhiata alla tua casella di posta traboccante di messaggi, a tutte le riunioni in programma e alle tante persone stressate che corrono per l'ufficio.

Tuttavia, in questo turbinio di attività, cosa sta davvero facendo il tuo team? State facendo progressi verso obiettivi importanti o dedicate semplicemente tutto il giorno al lavoro?

La produttività sul posto di lavoro non consiste nel cercare di inserire più attività in ogni momento libero. Questo non fa altro che aumentare lo stress. Una vera produttività sul posto di lavoro significa invece che tutti possono esprimere la propria creatività, le proprie intuizioni e il proprio talento unico in un lavoro che conta davvero.

Le abitudini personali dei dipendenti sono naturalmente importanti per la produttività sul posto di lavoro, ma sono solo una parte dell'equazione. L'altra parte è costruire una cultura di squadra che supporti la produttività.

Che tu sia un manager o un collaboratore individuale, puoi contribuire alla diffusione di questo tipo di cultura. Questa guida ti darà alcune idee su come farlo.

Il morale aumenta la produttività. A sua volta, la produttività aumenta il morale.

Cos'è la produttività sul posto di lavoro?

Prima di passare ai dettagli, chiariamo cos'è e cosa non è la produttività sul posto di lavoro.

Il segno più importante che il tuo team è produttivo è piuttosto semplice: state realizzando qualcosa. E non una cosa qualsiasi. State raggiungendo i vostri obiettivi più importanti.

L'altro aspetto della produttività è che realizzate attività così importanti in modo efficiente. Vi siete sbarazzati delle cattive abitudini organizzative che rallentano i vostri progressi.

Anche se questa definizione di produttività sul posto di lavoro potrebbe sembrare ovvia, pensa a quanto spesso hai visto evolversi lo scenario opposto. Alcuni team fanno fatica a svolgere attività importanti perché sono sopraffatti dalle piccole cose, come tutte quelle e-mail e le riunioni di cui abbiamo già parlato. Sono decisamente impegnati, ma la loro produttività è bassa.

Perché la produttività sul posto di lavoro è importante

Creare un ambiente di lavoro produttivo non garantisce solo che la tua organizzazione raggiunga i propri obiettivi aziendali. Promuovere la produttività ti aiuta anche a creare una cultura dell'ambiente di lavoro sana e impegnata, che mantenga la tua organizzazione redditizia a lungo termine.

La maggior parte di noi sa già che il morale aumenta la produttività. A sua volta, la produttività aumenta il morale. Ricorda: stiamo definendo la produttività sul posto di lavoro come il raggiungimento di obiettivi significativi. E, a quanto pare, questo è uno degli ingredienti chiave del benessere. I ricercatori affermano che, quando svolgiamo attività in linea con i nostri valori e dando il meglio di noi stessi, siamo più soddisfatti della vita. In effetti, 9 persone su 10 hanno dichiarato che sarebbero disposte a essere pagate meno se potessero fare un lavoro più significativo.

Desideriamo ardentemente dare un senso al nostro lavoro e migliorare la produttività aiuta tutti a lavorare in modo più significativo. Questo, a sua volta, incoraggia le persone a rimanere. Quando i dipendenti si sentono responsabili del proprio lavoro e hanno opportunità di crescere, la fidelizzazione dei dipendenti è maggiore.

State realizzando qualcosa. E non una cosa qualsiasi. State raggiungendo i vostri obiettivi più importanti.

Ma è vero anche il contrario. Troppi dipendenti sono esausti e frustrati nell'affrontare attività non essenziali legate al lavoro che sono la parte meno stimolante della giornata.

Il problema non è che stanno lavorando sodo. È che nessuna delle loro attività sembra portare a nulla. Cominciano a chiedersi quale sia il punto.

È una sensazione pericolosa da dover gestire. Il cinismo è una parte importante della definizione di burnout lavorativo. Il burnout danneggia la fidelizzazione dei dipendenti e i dipendenti esauriti che rimangono danneggiano la tua organizzazione diffondendo negatività.

Cosa rende un dipendente inefficiente?

Dunque, perché così tanti team sono improduttivi? Cosa rende i dipendenti inefficienti, esausti e, in definitiva, esauriti dal lavoro?

Distrazione

Veniamo interrotti spesso al lavoro. Secondo alcune stime, perdiamo metà del nostro tempo sul lavoro a causa di distrazioni improduttive.

Come prevedibile, molte distrazioni sul lavoro provengono dalla tecnologia. Uno studio ha rilevato che il knowledge worker medio controlla gli strumenti di comunicazione come la posta elettronica ogni sei minuti.

Tuttavia, la tecnologia non è l'unica responsabile delle distrazioni. Oggigiorno, la maggior parte di noi lavora in uffici aperti e il 99% delle persone che lavorano in questi ambienti li trova fonte di distrazione. Di queste, il 40% ha dichiarato di essere sempre o molto spesso distratto.

Qualunque sia la loro fonte, anche le distrazioni più piccole ci fanno sprecare più tempo di quanto si possa immaginare. Quando si viene interrotti, in genere ci vogliono più di 23 minuti per tornare a quello che si stava facendo.

Cambio di contesto

Supponiamo che tu trascorra la mattinata a svolgere più attività contemporaneamente. Nel pomeriggio, la situazione rallenta e decidi di affrontare un progetto importante. Tuttavia, ora che hai tempo, non hai più la forza mentale di farlo. Il continuo passare da un'attività all'altra che hai svolto la mattina ha esaurito le tue risorse mentali.

Comunicazioni inefficaci

Coltivare un ambiente di lavoro più produttivo con un lavoro approfondito

Tutte queste informazioni ti hanno aperto gli occhi sull'improduttività del tuo posto di lavoro? Sai che qualcosa deve cambiare. Ma da dove iniziare?

Per rispondere a questa domanda, torniamo alla definizione di produttività di cui abbiamo parlato prima: raggiungere in modo efficiente gli obiettivi più importanti del team.

Il tuo lavoro più importante è probabilmente anche il lavoro più impegnativo (ma soddisfacente). Servono più riflessione, concentrazione e intuizione.

Questo concetto è noto come deep work, un termine coniato dall'autore e professore di Georgetown Cal Newport, che lo definisce come" la capacità di concentrarsi senza distrazioni su un task cognitivamente impegnativo. È un'abilità che consente di acquisire rapidamente informazioni complesse e produrre risultati migliori in meno tempo".

Un deep work ti consentirà di raggiungere un numero maggiore dei tuoi obiettivi più importanti, più velocemente.

Fai spazio al deep work

Migliorare la produttività del team significa dedicare più tempo al deep work. Ecco alcune strategie da provare.

Stabilisci dei limiti in relazione alla tecnologia

Aiuta i membri del team a fuggire dalle distrazioni high-tech. Ad esempio, il team potrebbe stabilire orari in cui tutti voi non invierete e-mail (la prima ora di ogni giorno lavorativo, un pomeriggio a settimana o altro).

Sfuggi gli altri, di tanto in tanto

Il passo successivo è ridurre al minimo tutte le distrazioni umane di un ufficio aperto. Maura Nevel Thomas, esperta di produttività e autrice, raccomanda:

  • Stabilire le regole del team come" indossare delle cuffie = non disturbare"
  • Creare zone più tranquille e private in ufficio
  • Consentire ai membri del team di lavorare da casa

Migliora le tue abitudini di posta elettronica

La Thomas consiglia di impostare delle linee guida su quando usare (e non usare) Rispondi a tutti, Cc e Bcc. Questo dovrebbe ridurre la quantità di email ricevute.

Puoi anche usare lo strumento di spazio di lavoro collaborativo Confluence per ridurre il volume delle e-mail. Confluence ti consente di mantenere i contenuti organizzati in un unico posto in modo che i membri del team non debbano continuare a scambiarsi aggiornamenti dei documenti tramite e-mail. Confluence consente inoltre ai membri del team di modificare in contemporanea le pagine invece di inviare revisioni e commenti via e-mail.

Prepara le riunioni

Siamo pronti per il deep work

Quando il tuo team dedica più tempo al deep work, vedrai migliorare la produttività a breve termine e potrai porre le basi per una maggiore produttività nel lungo periodo.

Un deep work ti consentirà di raggiungere un numero maggiore dei tuoi obiettivi più importanti, più velocemente. Anche se potrebbe sembrare controintuitivo, se sei abituato a un ambiente in cui i dipendenti sono orgogliosi del multitasking e della disponibilità costante, fidati di noi: staccare la spina e concentrarsi su una cosa alla volta renderà effettivamente il tuo team più efficiente.

Dare spazio al deep work avrà anche altri vantaggi. Il deep work porta alla luce capacità del team che nei giorni pieni di riunioni ed e-mail non emergono. Di conseguenza, i dipendenti sono in grado di consolidare le proprie competenze e conoscenze. Provano il senso di appagamento che deriva dal raggiungimento di risultati significativi, dall'apprendimento e dalla crescita. Questo aumenta il morale e riduce il burnout e il turnover.

La crescita di cui stiamo parlando potrebbe rappresentare grandi cambiamenti per i membri del tuo team. All'inizio potrebbero sentirsi un po' a disagio. Tuttavia, i vantaggi in termini di produttività derivante dal deep work valgono qualsiasi difficoltà crescente che il tuo team possa incontrare.

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