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Standard di documentazione cui attenersi

Controlla il caos della documentazione con queste best practice

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Indipendentemente dal tipo di lavoro svolto, il tuo team ha bisogno di una documentazione interna chiara e aggiornata che aiuti tutti i membri a rimanere informati, a essere più efficienti e a comunicare in modo chiaro. Il modo migliore per ottenere una documentazione che funzioni è stabilire degli standard, cioè delle regole che guidino la creazione e la distribuzione di documenti all'interno del team o dell'organizzazione.

Con gli standard di documentazione, tutti i membri del team condivideranno lo stesso approccio su come sviluppare e distribuire la documentazione che creano e, soprattutto, su dove trovare la documentazione di cui hanno bisogno.

Apertura di cartella con lenti di ingrandimento e ticket

Man mano che sviluppi gli standard di documentazione del tuo team, potrebbero sorgere molte domande, ad esempio: Che formato dobbiamo usare per un particolare tipo di documentazione? Dove sarà posizionata la documentazione? Con questa guida potrai rispondere più facilmente a tali domande.

Tipi di documentazione e modelli

Gli standard che segui variano in base al tipo di documentazione che crei. Ecco alcuni tipi comuni, nonché suggerimenti sui modelli che puoi utilizzare per stabilire i tuoi standard.

Documentazione del progetto

Qualsiasi progetto procederà più agevolmente quando tutte le persone coinvolte sono allineate. Tutti i membri del team che lavorano su un progetto necessitano di un'unica fonte di riferimento da utilizzare in qualsiasi momento. In assenza di un piano di progetto documentato, è possibile che i membri del team perdano di vista il quadro generale e finiscano per sprecare tempo.

Per accelerare e standardizzare la documentazione di progetto, puoi utilizzare questo modello di Confluence, che garantisce l'acquisizione coerente di informazioni chiave su ogni progetto.

Documentazione delle procedure

I membri del team perdono tempo a spiegare costantemente agli altri come fare le cose? Oppure ti è mai capitato di essere in difficoltà perché l'unica persona in grado di gestire un task o un processo chiave non era in ufficio?

Questi scenari mettono in evidenza l'importanza di documentare le procedure. Fondamentalmente, tutto ciò che viene svolto in modo ripetitivo dai membri del team deve essere documentato in un modo che consenta a qualsiasi persona del team di svolgere il task o il processo specifico.

Quando definisci degli standard, la documentazione delle procedure è più efficace, nonché più facile da creare. È in questo ambito che i modelli si rivelano utili. Ad esempio, il modello di Confluence per gli articoli delle procedure fornisce una formula per la documentazione dei processi.

Documentazione tecnica e software

La documentazione per il software e altri prodotti tecnici può spiegare come funziona un prodotto, come usarlo, come è stato creato e come viene assemblato.

I team del software possono fare riferimento alla documentazione quando parlano di requisiti del prodotto, note di rilascio o specifiche di progettazione. I team tecnici possono utilizzarla per fornire una descrizione dettagliata del codice e delle API e per registrare i processi di sviluppo software.

La documentazione tecnica in genere è lunga, dettagliata e viene aggiornata spesso, quindi è particolarmente importante avere gli strumenti giusti per garantire precisione e risparmiare tempo. Ad esempio, puoi utilizzare i modelli predefiniti di Confluence o creare modelli personalizzati. Confluence dispone anche di macro che semplificano l'aggiornamento o il riutilizzo del testo.

Le competenze chiave per la documentazione

Indipendentemente dal tipo di documentazione che crei, ci sono alcune competenze chiave che garantiscono che il tuo lavoro sia conforme agli standard di documentazione e utile per gli utenti.

  • Organizzazione. Sapere quali informazioni desideri documentare è una cosa, presentarle in un modo che siano facili da seguire è un'altra. Oltre a organizzare le informazioni in un ordine logico, è importante anche utilizzare elementi come le intestazioni di sezione e gli elenchi puntati per guidare gli utenti della documentazione.
  • Chiarezza. Una documentazione chiara e di facile comprensione richiede la scelta del giusto livello di dettaglio. Poche informazioni creano confusione, ma anche troppe informazioni sono fuorvianti. Ci sono anche altri modi per rendere la documentazione più chiara, ad esempio facendo attenzione alla grammatica, evitando i tecnicismi e scegliendo parole specifiche invece di termini vaghi (ad esempio "spesso").
  • Coerenza. Prestare attenzione alla coerenza è una delle cose più utili che puoi fare per chiunque utilizzi la documentazione. Ad esempio, per un utente sarà più semplice seguire la documentazione delle procedure se questa utilizza lo stesso stile di altri documenti di procedure della tua organizzazione.

Come distribuire la documentazione

Stabilire degli standard non è utile solo per creare una documentazione migliore, ma anche per distribuirla in modo più efficace.

Per essere utile, la documentazione deve essere accessibile a tutto il team. Evita che le informazioni importanti siano archiviati nei computer di singoli membri del team ed evita che si debba fare affidamento su un'unica copia nascosta in uno schedario qualunque. Situazioni come queste causano confusione e inefficienza.

Ad esempio, i membri del team che utilizzano versioni diverse della documentazione potrebbero avere problemi di comunicazione reciproca o creare inavvertitamente un sovraccarico di lavoro per gli altri. Oppure, una persona che lavora in remoto potrebbe avere la necessità di accedere a una documentazione che esiste solo come copia fisica in ufficio.

Puoi evitare questi problemi standardizzando la modalità di archiviazione e distribuzione della documentazione. La scelta ottimale è avere un repository centralizzato, ossia un'unica posizione nota a tutti dove cercare le informazioni più aggiornate. Tuttavia, oltre a conservare tutti i documenti in un'unica posizione, devi anche fare in modo che le persone trovino più facilmente ciò che cercano.

Per noi di Atlassian, questo repository centralizzato è Confluence. Funzioni come la ricerca avanzata, l'organizzazione delle pagine in strutture ad albero e l'archiviazione delle pagine garantiscono contenuti sempre aggiornati, a portata di mano e facili da trovare.

In Confluence, ogni team o progetto dispone di uno spazio per organizzare la documentazione correlata. I membri del team possono creare una gerarchia di pagine per mantenere tutte le informazioni organizzate e visibili dalla struttura ad albero delle pagine. I dipendenti possono monitorare gli spazi o le pagine secondarie di loro interesse per essere informati quando il contenuto cambia. Per distribuire una pagina o uno spazio specifico, puoi utilizzare il pulsante di condivisione o commentare una pagina e taggare altri membri del team. Tutte le pagine aperte in Confluence sono ricercabili da altri dipendenti, che possono utilizzare i filtri per restringere la ricerca in base all'autore, alla data di pubblicazione o allo spazio.

Gli aggiornamenti coerenti non sono una prerogativa dei singoli documenti, ma riguardano anche il sistema di archiviazione e organizzazione della documentazione. Quindi, non dimenticare di stabilire degli standard anche qui. Con quale frequenza devi rivedere e ripulire l'archivio della documentazione? Indica le date sul calendario.

Definizione degli standard di documentazione per il team

Ora che disponi di una panoramica degli standard di documentazione, puoi iniziare a sviluppare o a rivedere le linee guida per i tipi di documentazione che serve al tuo team. Il tempo che investi nella definizione degli standard ti aiuterà a velocizzare la creazione della documentazione e a renderla più utile per il tuo team.

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