CodeLime ha guadagnato 40 ore al mese riducendo il numero di riunioni
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E se potessi recuperare l'equivalente di un'intera settimana lavorativa ogni mese incontrando meno persone senza sacrificare la produttività lavorativa? Con l'aiuto di Confluence, CodeLime ci è riuscita.
CodeLime si definisce "il partner ideale per ogni esigenza di sviluppo". Walesa Demetrius, Chief Technology Officer di CodeLime, vive in Francia e gestisce un team di sviluppatori con sede ad Haiti. Prima di adottare Confluence, Demetrius e il suo team utilizzavano un mix di Trello, documenti di Word e riunioni per gestire i progetti dei clienti. Destreggiarsi tra più clienti e sviluppatori con diversi fusi orari era a dir poco difficile e dispendioso in termini di tempo. Secondo Demetrius, quando ha scoperto Confluence è stato come vincere la lotteria.
"Prima di Confluence, il nostro processo per i nuovi clienti prevedeva due o forse tre riunioni con i clienti e molte riunioni interne, a seconda delle dimensioni del progetto e della sua complessità", afferma Demetrius. Ora CodeLime si affida alle funzionalità di Confluence, come l'editing in tempo reale e l'assegnazione dei task, nonché all'integrazione con strumenti chiave come Trello e Jira per collaborare sia internamente che con i clienti.
CodeLime sostituisce 40 ore di riunioni con la collaborazione in Confluence
Prima di passare a Confluence, il processo di CodeLime si basava molto su riunioni regolari sia interne che con i clienti. Ora, il team risparmia circa 40 ore ogni mese sostituendo le riunioni con documenti e task collaborativi in Confluence.
Ridurre le riunioni e passare alla collaborazione asincrona consente a CodeLime di lavorare in modo più efficiente. Utilizzando Confluence, il team può lavorare insieme senza dover prendere parte a una chiamata, il che permette di consegnare i progetti più velocemente senza sacrificare la qualità. Prima di implementare Confluence, ci volevano due o tre giorni per mobilitare dieci o più persone per una riunione. Ogni nuovo task, così come ogni nuova richiesta o domanda di un cliente, richiedeva una telefonata. Ora i clienti possono richiedere eventuali modifiche direttamente nelle pagine di Confluence. Da qui, CodeLime utilizza Confluence Tasks per assegnare il lavoro agli sviluppatori tramite schede di Jira. Ogni task genera una notifica, in modo che g sviluppatori abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno per iniziare senza una riunione.
"Questo modo asincrono di lavorare è davvero fantastico perché lavoriamo sui progetti quando abbiamo tempo per farlo o quando vogliamo", afferma Demetrius. "Ognuno ha il proprio modo di organizzare la giornata lavorativa, perciò questa libertà è fondamentale".
Meno riunioni significa più tempo per concentrarsi sul lavoro
"Come me, molte persone si sentono ossessionate dall'idea di una riunione per tutto il giorno", afferma Demetrius. "Bisogna preparare la riunione e penso, "Ho due ore, devo finire perché ho una riunione!". Secondo Demetrius, l'utilizzo di Confluence crea un ambiente più sereno e permette al suo team e a lei stessa di concentrarsi maggiormente sul proprio lavoro.
Questi intervalli di tempo ininterrotto aiutano le persone a entrare in uno stato attivo, uno "stato di coscienza ottimale in cui ci sentiamo al meglio e diamo il meglio di noi stessi". In parole povere, ci si sente a proprio agio. Se questo flusso viene interrotto, le persone impiegano in media 23 minuti per tornare al task, sempre che ci riescano.
Demetrius sostiene che questo aspetto è particolarmente importante per gli sviluppatori, che hanno bisogno di lunghi periodi di tempo per concentrarsi su un progetto senza distrazioni per produrre un lavoro di qualità. "Quando si salta da un lavoro all'altro, non si ha il tempo di concentrarsi", dice Demetrius. "Non si ha il tempo di fare il proprio lavoro in modo corretto".
I vantaggi di un'attività senza riunioni
Recuperare l'equivalente di un'intera settimana lavorativa al mese è una vittoria importante, ma CodeLime sostiene che i benefici vanno ben oltre il semplice risparmio di tempo e denaro.
Le riunioni necessarie sono più brevi e più produttive
Riunirsi di meno non significa solo diminuire il numero di riunioni, ma anche ridurre la durata delle convocazioni necessarie.
Le funzionalità di collaborazione di Confluence semplificano le discussioni e il processo decisionale prima ancora dell'inizio della riunione. CodeLime e i suoi clienti possono aggiungere commenti, discutere, assegnare task e prendere decisioni chiave collaborando in modo asincrono. Il trasferimento della collaborazione in Confluence riduce notevolmente il tempo dedicato alle conversazioni in tempo reale. Così, quando le riunioni si svolgono, durano 5-10 minuti invece di 30-60 minuti.
Demetrius aggiunge che la gestione dei progetti in Confluence aumenta anche l'efficienza delle riunioni con i clienti. Ogni riunione con i clienti è incentrata su un argomento specifico e tutte le informazioni di base necessarie vengono condivise in anticipo in Confluence Space e nelle pagine associate. Questa collaborazione asincrona permette a tutti di arrivare alla riunione con un obiettivo chiaro ed evita che le riunioni con i clienti finiscano per essere rallentate da richieste simili a una lista di desideri.
I membri del team si sentono autorizzati a lavorare in modo autonomo
"Quando sono sempre in riunione, mi affido agli altri per avere ciò che mi serve", dice Demetrius. "Ma quando ho un po' di tempo per concentrarmi, posso creare un elenco di ciò che mi serve per produrre il mio lavoro e prendermi il tempo necessario per reperire le informazioni da sola. Non rimango qui ad aspettare".
Confluence consente ai membri del team di CodeLime di risolvere i problemi in modo più indipendente, di reperire le informazioni da soli e di collaborare con i colleghi per prendere decisioni. "All'inizio, quando i miei sviluppatori avevano un problema mi contattavano, come se fossi un oracolo", dice Demetrius. Ora il team di CodeLime si rivolge a Confluence per ottenere risorse, assegnazioni di task, annunci e altro ancora.
Questa maggiore autonomia dei membri del team è particolarmente vantaggiosa data la diffusione geografica del team di CodeLime. Demetrius e molti clienti di CodeLime con sede in Europa sono in anticipo di quasi un giorno lavorativo rispetto agli sviluppatori di Haiti. Confluence rende più facile per tutti lavorare in modo indipendente durante l'orario di lavoro preferito. Gli utenti possono staccare con la certezza che i membri del loro team in altri fusi orari avranno accesso alle informazioni importanti e conosceranno lo stato di ogni progetto.
Tutti hanno più tempo per le discussioni individuali
Demetrius afferma che, passando meno tempo nelle riunioni di gruppo, si ha più tempo da dedicare a conversazioni significative a tu per tu.
I membri del team di CodeLime sono ora in grado di risolvere i problemi e prendere decisioni da soli e senza supervisione. Questo permette a Demetrius di avere più tempo per relazionarsi con gli sviluppatori individualmente. "In una riunione di gruppo è difficile mostrare chi si è e sentirsi a proprio agio", afferma Demetrius. "Credo che le conversazioni a tu per tu creino maggiore fiducia".
Demetrius afferma che chiacchierare con gli sviluppatori a tu per tu ha fatto sì che un maggior numero di membri del team condividesse le proprie idee e parlasse con sicurezza del proprio lavoro. Un minor numero di riunioni di gruppo dà a tutti l'opportunità di crescere, contribuendo alla salute generale e alla sinergia del team. Demetrius sottolinea che i membri del team che non parlavano mai durante le riunioni di gruppo sono ora più propensi a condividere le loro opinioni. "Quando sono a tu per tu devono parlare, quindi la collaborazione è maggiore. Le nostre conversazioni sono più ricche", afferma. Per CodeLime, un minor numero di riunioni del team porta ad ascoltare più voci.
Sei pronto a ridurre la quantità di riunioni con Confluence?
Il team di CodeLime ha recuperato tempo e ha creato un ambiente di lavoro più tranquillo ed efficiente. Ora il team collabora in modo più efficace, consegna il lavoro ai clienti più velocemente e ha più tempo per dedicarsi alle attività più importanti.
Organizzando meno riunioni potrai recuperare molto di più tempo. Avrai la possibilità di prendere in mano la tua agenda e aumentare le opportunità di lavorare con maggiore sinergia, in modo da poter concentrare le tue energie per dare il meglio.
Cosa potresti ottenere riducendo le riunioni del team? Smettila di perdere tempo e inizia subito a utilizzare Confluence.
