Caso di studio: Spokeo pone le basi per l'innovazione
Semplificando le pratiche di business e centralizzando i dati, Spokeo ha incrementato la collaborazione e i risultati
Ritagliarsi lo spazio ottimale per l'innovazione aiuta a far sì che le tue operazioni quotidiane procedano senza intoppi.
Nel 2015, Spokeo ha deciso di raggiungere questo stato. L'azienda, che gestisce un "motore di ricerca di persone" che aggrega i record digitali in profili, era alla ricerca di soluzioni per migliorare i processi aziendali che permettessero di potenziare la collaborazione e la produttività tra funzioni diverse. La soluzione scelta è una combinazione di software per la condivisione delle conoscenze e tecniche di gestione delle modifiche. In effetti, questo abbinamento è stato così efficace nel migliorare la gestione del lavoro che la leadership di Spokeo ha iniziato a prendere in considerazione una politica in materia di lavoro flessibile ben prima che l'epidemia di Covid costringesse a restare a casa tutti i dipendenti della sua sede di Pasadena, in California.
Troppe piattaforme
Ad oggi, Spokeo ha organizzato 15 miliardi di record digitali in 600 milioni di profili, oggetto di ricerche da parte di 15 milioni di clienti ogni mese. Ironia della sorte, all'inizio degli anni 2010 si sono resi conto che il loro mosaico di piattaforme aveva creato silos tecnologici interni che rendevano difficile la scoperta e la condivisione dei dati. I team tecnici hanno utilizzato Jira, i team aziendali hanno preferito Google Docs, mentre il team RU/Cultura disponeva di una rete intranet personalizzata. "Alcune persone riuscivano a trovare le informazioni al volo", ricorda il CEO Harrison Tang, che ha fondato Spokeo nel 2006, "mentre altre non sapevano come trovarle, perché erano dislocate in posti diversi".
Una struttura decentralizzata ostacolava la collaborazione tra team e faceva perdere tempo, sia a coloro che cercavano informazioni che a coloro che dovevano ripeterle o inviarle nuovamente. Le riunioni si sono moltiplicate, così come le interruzioni. Era chiaro che doveva esserci un metodo migliore per condividere le conoscenze.
Creare trasparenza delle informazioni
Perfezionare le pratiche di business è un flusso e riflusso. "Magari si inizia con la decentralizzazione per poi rendersi conto che è difficile avere una visione olistica di ciò che accade", afferma Tang. In Spokeo non c'è stato un unico momento "a-ha" o un punto di svolta. I vari team hanno iniziato a parlare della visibilità dei dati, elemento fondamentale della mission dell'azienda e hanno convenuto che era giunto il momento di creare un repository centrale condiviso da tutti.
Spokeo ha una cultura ricca di documentazione, con software engineer, data engineer e data scientist che creano costantemente algoritmi per migliorare la precisione dei dati. La scelta di una piattaforma centralizzata doveva integrarsi strettamente con Jira e rappresentare "un modo intuitivo per scrivere e apportare modifiche", afferma Leo Qin, data science manager di Spokeo. Per i team aziendali, la piattaforma doveva anche unire i vantaggi dei documenti con alcune funzionalità dei siti web. Per soddisfare tutti questi requisiti, i dirigenti di Spokeo hanno scelto Confluence.
Dare vita al cambiamento
Sebbene il passaggio si applicasse a tutti i reparti, Tang non ha richiesto l'adozione immediata di Confluence da parte di tutti. Semplicemente, questa non è la loro cultura aziendale. Al contrario, ha promosso l'adozione in modo sottile. "Mettevo "Like" alle pagine e le commentavo", afferma. "Quindi gli autori sapevano che leggevo ciò che scrivevano. Quando le persone si sono rese conto, perché c'è un pubblico su Confluence, questo li ha incoraggiati a iniziare a condividere le proprie conoscenze sulla piattaforma".
L'adozione è avvenuta in modo organico. I team tecnici, già esperti di Jira, sono stati i primi. Successivamente, il team Cultura/RU ha proposto di migrare tutte le proprie pagine, con grande gioia di Tang. Altri team aziendali hanno iniziato a utilizzare il software e, nel giro di sei mesi, tutti hanno adottato Confluence, senza bisogno di alcuna formazione esterna.
Parallelamente, l'azienda ha iniziato a semplificare i processi. Ha quindi standardizzato le convenzioni di denominazione dei file e collegato le richieste di Jira alle pagine di Confluence tramite Smart Link, semplificando il monitoraggio dei progressi. Ha scoperto modi per integrare perfettamente il software con la propria cultura aziendale. Ad esempio, condivide spesso la documentazione prima che sia finalizzata, quindi ha accettato di utilizzare la macro di stato per far sapere agli altri quando le informazioni non sono complete, afferma Qin.
La collaborazione asincrona favorisce creatività e risultati
La combinazione di Confluence e miglioramenti dei processi aziendali ha portato al tipo di trasformazione aziendale desiderato dalla c-suite. I team sono passati dal perdere tempo a cercare i documenti mancanti allo sviluppare insieme grandi idee. In effetti, Tang si sentiva così a suo agio riguardo al livello di lavoro raggiunto che l'azienda ora chiede ai dipendenti che attualmente vivono fuori dalla California di recarsi in ufficio solo una volta ogni trimestre. "Confluence è il tessuto connettivo per il lavoro asincrono e remoto che svolgiamo oggi", afferma Tang.
I team sono passati dal perdere tempo a cercare i documenti mancanti allo sviluppare insieme grandi idee
Il sistema centralizzato li ha aiutati ad aumentare la trasparenza dei dati, a creare un'unica fonte di verità e a incoraggiare una maggiore collaborazione tra team. "La maggior parte delle nostre pagine Confluence è pubblica", afferma Tang. "Quindi, se è presente una pagina su un design e i membri del team di marketing la vedono, possono inserire dei commenti per aggiungere le proprie opinioni". La piattaforma aiuta inoltre gli utenti a eliminare la confusione. "Invece di chiedersi cosa significhi un termine", dice Qin, "le persone possono lasciare domande a margine perché qualcuno risponda". Poiché la risposta rimane contestuale sulla pagina, nessuno deve fare più la stessa domanda.
Questa collaborazione asincrona fa risparmiare tempo ed energia ai dipendenti. Riduce le riunioni e aiuta Spokeo ad attrarre e fidelizzare i talenti da qualsiasi luogo, non da una sola località geografica. Un aspetto altrettanto importante è che mantiene il flusso delle comunicazioni a prescindere dall'ora o dal fuso orario. "Tang legge spesso documenti durante il fine settimana e pone domande altamente tecniche sui meccanismi", afferma Qin. I membri del team rispondono non appena possono. "Tang segue con un'altra domanda o risolve il commento, afferma Qin. Si tratta di un modo efficiente di collaborare per migliorare il prodotto.
I team apprezzano anche il modo in cui la collaborazione asincrona minimizza il passaggio tra task e la perdita di produttività, dando loro la possibilità di scegliere quando interagire o verificare il feedback. Questo approccio è particolarmente importante per le persone che devono elaborare mentalmente molti dati, come software engineer e sviluppatori. Questi possono mantenere la concentrazione ed eseguire correttamente il proprio lavoro. Prima di migrare su Confluence, le frequenti interruzioni dovute a domande veloci rischiavano di far perdere loro il filo dei pensieri (un sondaggio di GitHub ha rilevato che più spesso gli sviluppatori venivano interrotti, meno si sentivano produttivi e soddisfatti del loro lavoro). Inserendo milioni di bit di informazioni in Confluence, "è possibile trovarle senza interrompere nessuno", afferma Qin. "In qualità di responsabile degli sviluppatori, è ciò che desidero".
Il team apprezza il modo in cui la collaborazione asincrona minimizza il passaggio tra task e la perdita di produttività.
I miglioramenti nella gestione del lavoro sono stati un vantaggio per Spokeo. Anche la centralizzazione ha aiutato l'azienda ad allinearsi meglio con i suoi sei valori fondamentali: ascoltare con empatia, chiedere perché, chiarire con i dati, innovare per apprendere, collaborare per ottenere risultati e insistere sulla qualità. "La condivisione delle conoscenze è un riflesso diretto di questi valori", afferma Tang, citando l'importanza della trasparenza dei dati e delle informazioni per la loro cultura.
Favorendo discovery delle informazioni e coinvolgimento, Confluence continua a promuovere la cooperazione e la comunicazione, creando maggiore flessibilità e innovazione. «La pandemia ha solo aumentato il nostro utilizzo di Confluence», afferma Tang. «Ho assistito a molta collaborazione e molti commenti. Conversazioni che facevamo quando eravamo tutti seduti nella stessa stanza: ora stanno avvenendo su Confluence.»
