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Ottieni il massimo più velocemente utilizzando dei modelli

I modelli aiutano i team a sconfiggere la procrastinazione, stabilire aspettative e spianare la strada verso il raggiungimento dei propri obiettivi

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In qualche modo, i risultati più importanti sono i più difficili da affrontare, anche se il lavoro è interessante o divertente (e soprattutto se non lo è). Quando fai fatica a fare progressi, non servirà a niente dare la colpa dell'inazione alla mancanza di volontà o motivazione. Una serie di fattori di blocco può ostacolare i tuoi progressi. I colpevoli possono essere problemi psicologici come l'ansia, il perfezionismo, la paura di sbagliare, la stanchezza da decisione e la sindrome dell'impostore. Potrebbero anche essere gli obiettivi non definiti a bloccarti, o forse un milione di altri task e distrazioni a dirottare la tua attenzione. Non c'è da stupirsi che uno studio dell'American Psychiatric Association abbia rilevato che la procrastinazione colpisce cronicamente il 15%-20% degli adulti.

Al lavoro, spesso ci scontriamo con un altro problema di produttività: la mancanza di chiarezza nelle aspettative. L'ambiguità può rendere incerto il modo in cui procedere; se si agisce, si rischia di perdere tempo e fatica, perché il risultato potrebbe non essere quello desiderato o necessario. Questa situazione crea così tanto stress nei dipendenti che uno studio Gallup ha ipotizzato che aspettative più chiare da parte del datore di lavoro potrebbero ridurre il turnover aziendale fino al 22%.

Uno studio Gallup ha ipotizzato che aspettative più chiare da parte del datore di lavoro potrebbero ridurre il turnover dei dipendenti fino al 22%.

Modelli: come darsi una spinta per iniziare

Capire perché è difficile iniziare è utile, ma il lavoro deve essere completato. Come puoi dare a te stesso e al tuo team le migliori possibilità di successo? Una sola parola: modelli.

Un modello crea un quadro di riferimento che permette di suddividere un processo importante in fasi di lavoro attuabili e di dimensioni ridotte. Si tratta di schemi di azione e di un archivio centralizzato per tutte le informazioni del progetto. Ma soprattutto, forniscono uno scadenzario per i risultati da raggiungere. I modelli ti aiutano a chiarire gli obiettivi, a stabilire aspettative realistiche e ad assegnare responsabilità. Ti aiutano a monitorare i progressi e a gestire le risorse in modo che il tuo team possa lavorare in modo più intelligente, anche in modalità asincrona.

Puoi incorporare quasi tutto in un modello Confluence per tenere tutto il tuo lavoro in un unico posto, ad esempio immagini, tabelle di marcia e altro ancora. Ciò ti consente di collaborare senza problemi con altri team che potrebbero utilizzare altri strumenti o approcci diversi.

Abbiamo un modello per questo

Confluence contiene già più di 100 modelli personalizzabili, a partire da classici come le note della riunione o la retrospettiva, fino a numerose esigenze standard. Esistono modelli progettati per i risultati essenziali di team specifici, dalle risorse umane allo sviluppo e IT, che soddisfano le esigenze delle organizzazioni, dalle start-up alle multinazionali.

Inoltre, sviluppiamo sempre nuovi modelli, quindi ti invitiamo a tornare spesso per vedere cosa è appena stato rilasciato. Ad esempio, a dicembre 2021 aggiungeremo i modelli mostrati sopra e altri tre dozzine! Tieni presente che collaboriamo con alcune aziende straordinarie, da Figma a MURAL, per trasmettere le loro best practice in modelli creati in collaborazione che possono aumentare la produttività e la risoluzione dei problemi. Ad esempio, se vuoi imparare a creare un'unica origine di riferimento sulle prove dei tuoi prodotti, dai un'occhiata al piano e ai risultati degli esperimenti di Optimizely. Hai bisogno di ricoprire una posizione aperta? Accedi al processo di Indeed tramite la descrizione del lavoro e i modelli del processo di assunzione.

Se non trovi un modello che soddisfi le tue esigenze specifiche, non ci sono problemi. È facile creare modelli personalizzati da utilizzare più e più volte per semplificare i processi, dalla collaborazione al brainstorming dei progetti, alla gestione delle parti interessate, fino a tutti gli aspetti relativi al monitoraggio dell'avanzamento del progetto. Inoltre, se un altro team ha una pagina che ti piace, puoi semplicemente duplicarla per trasformarla in un modello. Basta andare su quella pagina, fare clic sul menu delle azioni (•••) in alto a destra e premere "Copia". È semplicissimo.

Ecco alcuni dei nostri modelli preferiti per aiutarti a mettere in ordine tutti i tipi di progetti:

Modelli per la pianificazione dei progetti

Per affrontare un progetto di grandi dimensioni, usa una tabella di marcia o un modello di pianificazione per determinare ogni fase, quindi definisci le tempistiche e chi eseguirà ogni parte. Opzioni come il piano di progetto e il lancio del prodotto sono pagine complete per chiarire i ruoli, assegnare responsabilità, mappare le milestone e fissare le scadenze.

Puoi anche approfondire aspetti specifici della pianificazione e della collaborazione di progetto. La pianificazione della capacità ti aiuta a conoscere a fondo la larghezza di banda di ogni membro del team in modo da poter gestire i carichi di lavoro in modo efficiente, mentre obiettivi, segnali e misure stimolano la collaborazione nei progetti ricordando a tutti gli obiettivi congiunti.

Modelli per il brainstorming

Dar vita a nuove idee è la linfa vitale del business. Per contribuire a dare libero sfogo alla creatività e ottenere ottimi risultati, prova i modelli di brainstorming e disruptive brainstorming. Ecco un suggerimento su come usarli:

  • Prepara il modello e invialo in anticipo. Collegati alle risorse e insisti con il tuo team perché le esamini prima di una riunione per massimizzare il tempo creativo quando siete tutti insieme.
  • Durante la sessione, usa i modelli per definire obiettivi e aspettative e per approfondire diversi framework che ti aiutano a generare grandi idee. Registra e condividi le idee incorporando Jira, Trello e modelli visivi di terze parti.
  • Successivamente, chiunque non abbia potuto essere presente potrà aggiungere le proprie idee al modello. Puoi invitare revisori, manager e altri collaboratori di team diversi.

Se hai bisogno di un modello di brainstorming per un task o un reparto specifico, sei fortunato! Il manifesto del progetto IT, ad esempio, aiuta i team tech a trovare la soluzione più efficace, piuttosto che soltanto la più ovvia. Dopo aver identificato il problema, gli utenti raccolgono idee su potenziali soluzioni, mettono in discussione le loro ipotesi e convalidano le loro idee fino a quando non arrivano alla soluzione migliore.

Modelli per l'esecuzione del lavoro

Se il progetto è bloccato da ambiguità e incognite, i modelli possono essere la tua salvezza. Invece di sforzarti di capire quali sono le parti di un deliverable, un modello ti fornisce uno schema che tu devi semplicemente riempire. (OK, questa è la parte difficile, ma è molto più facile se sai già cosa ti serve).

Quando sei bloccato in fase di lancio, prova il modello di campagna di marketing per realizzare un piano efficace. Decidi i tuoi obiettivi, fai un brainstorming su come raggiungerli, fissa le scadenze, suddividi il budget e assegna i task ai membri del team. In seguito, tutti potranno vedere cosa è stato completato e cosa deve ancora essere fatto.

I modelli possono anche essere un vantaggio per la comunicazione del team, elemento fondamentale per una pianificazione ed esecuzione efficaci dei progetti. Mantieni allineati e informati i tuoi diretti collaboratori e i team interfunzionali con gli OKR mentre ti affretti a raggiungerli. Prepara i nuovi assunti al successo con un piano personalizzato di 90 giorni che tenga a portata di mano le risorse chiave e renda visibili le milestone. Ecco come far sì che un nuovo arrivato sia rapidamente in grado di aumentare la produttività del tuo team.

I modelli spianano la strada

Avere troppe scelte, operare senza obiettivi chiari e faticare a gestire l'attenzione del tuo team può creare stress e dubbi che ostacolano lo svolgimento del lavoro. I modelli eliminano questi blocchi, mantenendo il tuo team concentrato e in carreggiata. Utilizza questi schemi come tabella di marcia e repository del tuo progetto, il registro che puoi consultare più volte per sapere cosa stai facendo, quando lo stai facendo e perché e, cosa forse più importante, chi è responsabile di ogni parte.

Quindi, sia che tu stia guidando la collaborazione di un progetto tra dipartimenti distanti tra loro o che tu stia conducendo una sessione di brainstorming per nuove idee di prodotto, i modelli possono aiutarti ad essere operativo... e a superare il traguardo.

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