Comprendere i traguardi di un progetto nella gestione dei progetti

Cosa sono i traguardi di un progetto?

I traguardi di un progetto sono risultati specifici e misurabili che un progetto mira a raggiungere entro un periodo di tempo definito. Essi chiariscono lo scopo del progetto e guidano il team verso il corretto completamento. L'articolazione dei traguardi del progetto è fondamentale nella gestione dei progetti, poiché influenza in modo significativo il processo decisionale e la pianificazione delle risorse durante l'intero ciclo di vita del progetto.

I criteri misurabili e gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) sono componenti essenziali dei traguardi del progetto. Fattori come il rispetto del budget, gli standard di qualità e il completamento puntuale fungono da parametri di riferimento per valutare il successo complessivo di un progetto.

Project objectives vs. project goals

While project managers often use these terms interchangeably, project goals and objectives serve different purposes in project planning. Project goals detail the desired project outcome and relate closely to business objectives. Project goals set the project direction and inspire team members.

Project objectives are concise and laser-focused. In a project, the outcomes clearly define the objectives. They tell you exactly what the project is supposed to deliver. The following examples clarify this distinction:

• Project objective:  Introduce five new channels for customers to submit and view feedback within the product interface over the next two months.

• Project goal: Improve the mechanism for passing customer feedback to the engineering team to allow them to address issues promptly.

Project objectives vs. project scope

Project scope and objectives are distinct yet interconnected elements of project management. Project scope defines the work necessary for completion, including tasks and deliverables. It defines the boundaries and extent of the project.

Project objectives focus on the specific results the project aims to achieve. They’re the benchmarks for success and direct project efforts within the scope. The following examples clarify this distinction:

• Project objective: Develop a user-friendly mobile app with certain key features to launch by the end of the year.

• Project scope: The project encompasses app development, testing, and the launch but excludes post-launch marketing and maintenance activities.

Project objectives vs. project milestones

While objectives and milestones are crucial to project management, they serve different roles. In a project, objectives define the primary outcomes to achieve. They guide the direction and purpose of the project. 

On the other hand, milestones are important markers along the project's journey, indicating when critical phases are complete. With these milestones, you can keep the project on track without necessarily knowing how much work it takes to reach them. 

The following examples clarify this distinction:

• Project objective: Secure 20,000 RSVPs for our virtual event by June 23.

• Project milestone: Launch the web page for promoting the upcoming virtual event on June 8.

Tipi di traguardi di un progetto

Esistono varie categorie di traguardi del progetto in base al loro scopo. I tipi più comuni di traguardi del progetto includono:

• I traguardi basati sul tempo che aiutano a fissare le scadenze per le milestone del progetto.
• I traguardi prestazionali che si concentrano sul raggiungimento di risultati o standard di qualità specifici.
• I traguardi di qualità che specificano il livello di qualità desiderato per i risultati del progetto.
• I traguardi aziendali che allineano un progetto ai principi aziendali per una maggiore probabilità di successo.
• I traguardi finanziari che stabiliscono i vincoli di budget e gli obiettivi finanziari per il progetto.
• I traguardi di conformità normativa che assicurano il rispetto di leggi, regolamenti e standard di settore nell'ambito del progetto.

I vantaggi di traguardi di progetto definiti in modo chiaro

I traguardi del progetto forniscono un framework che garantisce una buona pianificazione e una buona esecuzione dei progetti, nonché l'allineamento con gli obiettivi aziendali. Quando i membri del team non hanno una chiara idea di come il loro lavoro si inserisca all'interno del progetto e degli obiettivi aziendali, la motivazione e il coinvolgimento ne risentono. Dei traguardi di progetto definiti in modo chiaro consentono ai membri del team di valutare in modo coerente il proprio lavoro e di riallinearsi in caso di deviazioni, contribuendo al successo complessivo del progetto.

Guida e focus

I traguardi forniscono una chiara direzione per l'ambito del lavoro, guidando il team su ciò che deve raggiungere. Essi servono da tabella di marcia, assicurando che gli sforzi si concentrino su obiettivi specifici.

Risultati misurabili

I traguardi spesso includono criteri e KPI misurabili. Questo ti consente di stabilire se il progetto sta raggiungendo i target previsti.

Allineamento degli stakeholder

Dei traguardi ben definiti aiutano ad allineare le aspettative e gli sforzi dei vari stakeholder coinvolti nel progetto, assicurando che tutti lavorino verso obiettivi comuni. Questo allineamento è fondamentale per il successo complessivo del progetto e la soddisfazione di tutti gli stakeholder coinvolti.

Processo decisionale ottimizzato

I traguardi forniscono una base per un processo decisionale informato durante tutto il ciclo di vita del progetto. Con una chiara comprensione dei traguardi del progetto, i project manager e i membri del team possono prendere decisioni informate in linea con gli obiettivi e le priorità generali.

Come stabilire obiettivi del progetto chiari

Stabilire traguardi del progetto chiari è un passaggio cruciale nel processo di gestione del progetto. Ciò dovrebbe avvenire durante la fase di pianificazione del progetto e coinvolgere i principali stakeholder per garantire che i traguardi del progetto rappresentino il team.

I criteri SMART per la definizione degli obiettivi rappresentano un framework comune per definire traguardi di progetto efficaci, in quanto garantiscono che ogni traguardo sia chiaro e attuabile contribuendo a realizzare obiettivi che soddisfino i seguenti criteri:

• Gli obiettivi devono essere specifici e devono definire chiaramente ciò che si vuole raggiungere per ogni traguardo.
• Gli obiettivi devono essere misurabili e stabilire criteri per quantificare e misurare l'avanzamento verso il traguardo.
• Gli obiettivi devono essere raggiungibili per garantire che il traguardo sia realistico e fattibile entro i limiti del progetto, inclusi tempo, risorse e competenze.
• Gli obiettivi devono essere pertinenti, allineando il traguardo agli obiettivi generali del progetto e alla missione dell'azienda.
• Gli obiettivi devono essere limitati nel tempo, con un intervallo o una scadenza specifici per il raggiungimento del traguardo.

Questo framework migliora la chiarezza e fornisce una base per una pianificazione, un monitoraggio e una valutazione efficaci durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Esempi di traguardi di progetto efficaci

Dei traguardi di progetto efficaci nella gestione di un progetto seguono i criteri SMART illustrati sopra. Esempi di traguardi del progetto includono:

Esempio A

Specifico: aumentare la soddisfazione dei clienti del 20% entro il trimestre successivo.

Misurabile: monitorare i KPI di soddisfazione dei clienti dei trimestri precedenti e confrontarli con i KPI del trimestre in corso.

Realizzabile: concentrarsi su aspetti specifici del servizio clienti e dei processi di supporto.

Rilevante: incrementare la soddisfazione del cliente in modo da allinearsi al traguardo più ampio di fornire un servizio clienti eccellente.

Limitato nel tempo: condurre una valutazione di questo traguardo alla fine del trimestre.

Esempio B

Specifico: completare un progetto di riprogettazione del sito web entro la fine dell'anno fiscale.

Misurabile: raggiungere le milestone definite e completare tutto il lavoro prima della scadenza.

Realizzabile: aggiungere elementi e funzionalità nell'ambito delle capacità del team di riprogettazione.

Rilevante: migliorare l'efficacia del sito Web per allinearlo all'impegno dell'azienda verso la realizzazione di un'interfaccia moderna e intuitiva.

Vincolato al tempo: stabilire una scadenza chiara per il completamento del progetto entro la fine dell'anno fiscale.

Strumenti per definire i traguardi del progetto

Diversi strumenti e tecniche possono aiutare a definire i traguardi del progetto in modo efficace. I team possono condurre un'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, punti di forza, debolezze, opportunità e minacce) per identificare i fattori interni ed esterni che possono influire sul progetto. Gli strumenti di mappatura mentale possono aiutarti a raccogliere idee e organizzare visivamente le idee e l'interazione con gli stakeholder può aiutarti a raccogliere input sui traguardi del progetto.

Per facilitare quanto detto sopra, i team possono utilizzare piattaforme online di collaborazione come gli strumenti di gestione dei progetti Confluence per consentire la collaborazione in team in tempo reale e promuovere un ambiente per la definizione e la ridefinizione dei traguardi del progetto.

Definisci i traguardi del progetto con Confluence

Confluence è uno spazio di lavoro connesso che consente ai team di creare, organizzare, trovare e condividere informazioni. Il prodotto è organizzato in spazi che contengono pagine, lavagne, videomessaggi e database. Confluence garantisce che le informazioni aiutino i team a migliorare, connettere e semplificare il lavoro che contribuisce agli obiettivi del team.

Con funzionalità come le lavagne per visualizzare il lavoro, opzioni di modifica e commento in tempo reale, notifiche e un modello di obiettivi SMART, Confluence funge da unica origine di riferimento della tua azienda per la collaborazione ai progetti per definire e portare a termine i traguardi del progetto.

Confluence dispone di tipi di contenuto per tutte le fasi del processo di gestione del progetto. Ad esempio, nella fase di ideazione, le lavagne possono essere un'ottima opzione mentre i traguardi sono ancora in fase di definizione. Una volta fissati i traguardi, i dettagli possono essere condivisi su una pagina di Confluence insieme a un video di panoramica (tramite Loom) per garantire che l'intero team sia allineato.

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Traguardi del progetto: domande frequenti

Qual è la differenza tra traguardi, obiettivi e ambito del progetto?

I traguardi del progetto sono dichiarazioni specifiche e misurabili che guidano le attività del progetto e la valutazione del successo. Gli obiettivi del progetto sono più ampi e forniscono una visione generale del progetto. L'ambito del progetto definisce i confini del progetto, specificando cosa include ed esclude.

Perché i traguardi di un progetto sono essenziali per la gestione dei progetti?

I traguardi di un progetto sono fondamentali per fornire indicazioni, focus e criteri per il successo del progetto. Essi guidano il processo decisionale, facilitano una pianificazione efficace e contribuiscono all'efficacia e all'efficienza complessive dell'esecuzione del progetto.

Quali sono le sfide più comuni nella definizione dei traguardi di un progetto?

Definire i traguardi del progetto è un passaggio cruciale nella gestione dei progetti, ma può essere difficile a causa di vari fattori. La mancanza di coinvolgimento degli stakeholder può portare a traguardi incompleti; condurre riunioni di team nelle prime fasi del progetto per coinvolgere gli stakeholder può aiutare a superare questa sfida. Le aspettative poco chiare possono portare a malintesi e disallineamenti. Comunicazioni frequenti, risultati chiari e il framework SMART possono aiutare a superare questa sfida.

Inoltre, target non realistici nei traguardi del progetto possono portare a frustrazione, demotivazione e fallimento del progetto. Rivalutare regolarmente i target del progetto, coinvolgere gli stakeholder nella definizione dei traguardi e avere una comunicazione aperta relativamente a limiti, vincoli e aspettative possono aiutare superare le sfide associate a target non realistici.