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Leggere questo articolo sul processo decisionale è la decisione migliore che tu possa prendere oggi

Acquisisci le competenze necessarie per scegliere sempre la strada giusta

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Meeple che comunicano come team

La tua giornata tipo prevede una serie di scelte.

Che percorso dovresti seguire per andare al lavoro? Quale task dovresti prima cancellare dalla tua lista di cose da fare? Dovresti lavorare alla scrivania o nell'area comune? Cosa scegliere per la festa di compleanno del tuo collega?

Ci sono poi le decisioni importanti, orientate alla carriera e al business, che non ti fanno dormire la notte, come stabilire il prezzo di un prodotto o le funzioni della prossima release.

Il fatto di dover prendere sempre una decisione dopo l'altra può iniziare a logorarti (se vuoi fare un figurone, questo aspetto è noto come affaticamento decisionale).

Non temere, ci sono buone notizie in vista: il processo decisionale non deve sempre comportare ansia e fatica. Perfezionare il tuo processo decisionale può aiutarti a formulare giudizi efficaci senza stress.

Abbiamo suscitato il tuo interesse? Noi pensiamo di sì. Stiamo parlando di tutto ciò che devi sapere per fare scelte positive e indolori.

Che cos'è esattamente un processo decisionale?

Anche se non c'è bisogno di dirti cos'è il processo decisionale, lo faremo. Si tratta del processo mentale che segui per fare una scelta o selezionare una linea di condotta. Si applica sia alle scelte minori, come quale gruppo ascoltare durante il tragitto giornaliero, sia a quelle più importanti, ad esempio se trasferirti o meno per lavoro. È anche un processo che devi seguire sempre, indipendentemente dal fatto che tu stia facendo scelte individuali o per l'intero team.

Un esempio semplice per fare chiarezza è quando rifletti se prendere un'insalata o un panino per un pranzo veloce.

Per scegliere passerai rapidamente in rassegna alcune attività: potresti riflettere su alcuni criteri, ad esempio quale dei due piatti sia più economico o hai mangiato più di recente, o magari chiedere l'opinione degli altri membri del team che ordineranno qualcosa.

Queste attività (e molte altre ancora) fanno tutte parte del tuo processo decisionale, la serie di passaggi che segui per arrivare alla scelta finale.

Per le scelte più piccole e apparentemente insignificanti è piuttosto semplice. Dopotutto, indipendentemente da quanto possa essere buono, un panino probabilmente non ti cambierà la vita.

Tuttavia, le decisioni più complesse richiedono spesso un processo più complesso. Ecco perché ci sono tantissimi framework e modelli diversi per il processo decisionale, da un buon elenco vecchio stile di pro e contro a una matrice che ti aiuterà a valutare le tue scelte. Approfondiremo alcuni dei framework più comuni in dettaglio più tardi.

Vantaggi: perché un buon processo decisionale è positivo

Se hai già l'ansia per la necessità di fare una scelta, valutare e perfezionare il tuo processo decisionale probabilmente non è la cosa migliore.

Lo capiamo bene. Tuttavia, ci sono molti vantaggi nell'assicurarsi di disporre di un solido processo decisionale, tra cui:

Un modo migliore di riflettere

Il processo decisionale non avviene naturalmente per molti di noi. Può essere dura (ed è esattamente per questo che esiste questa guida). Fare una scelta richiede che tu faccia affidamento sulle tue capacità di pensiero critico per raccogliere e analizzare le informazioni e decidere che direzione prendere.

Risultati migliori

Quanto tempo risparmieresti se non dovessi rimuginare su ogni singola scelta? Affinare le tue capacità decisionali ti permette di dare un notevole impulso alla produttività; potrai scegliere la direzione giusta da prendere in meno tempo e con molto meno stress.

Maggiore fiducia e sicurezza

La capacità di prendere una decisione rapida e ben informata, invece di riflettere su come procedere, ispira fiducia nel team. Dopo tutto, quanto ti fideresti di un leader che non è in grado di fare una scelta e guidarti in uno scenario difficile? Non molto, vero? Questo potrebbe essere il motivo per cui il 63% dei dipendenti afferma che i propri dirigenti sono poco credibili o non lo sono affatto.

Un modello decisionale per semplificare la scelta

Bilancia che pesa degli elementi

Va bene, abbiamo capito che un processo decisionale efficace è importante. Questo tuttavia non significa che sia facile.

Consolati con il fatto di non dover improvvisare. Ecco alcuni dei modelli decisionali più comuni, un breve riepilogo di cosa sono e alcune possibili sfide che dovresti tenere d'occhio.

Modello decisionale Vroom-Yetton-Jago

Questo modello in realtà non ti indirizza verso una scelta finale, ma è un ottimo primo passo per aiutarti a decidere cosa fare dopo, conducendoti a uno dei cinque possibili processi decisionali che possono portarti al tuo obiettivo finale.

Questo modello è utile quando devi prendere una decisione per l'intero team. Inizierai questo esercizio rispondendo a una serie di sette diverse domande a risposta "Sì/No". Dopo aver esaminato un albero decisionale, arriverai a un codice che identifica il percorso decisionale ideale per te e il tuo team. MindTools, un sito che offre risorse per la leadership e la gestione, spiega che queste includono:

  • Autocratico (A1): ti affidi alle informazioni (e non ai contributi aggiuntivi del tuo team) per prendere la tua decisione.
  • Autocratico (A2): parli con il tuo team per ottenere informazioni più specifiche e poi fare la tua scelta finale.
  • Consultivo (C1): chiedi le opinioni dei membri del team individualmente senza riunire l'intero gruppo, quindi usi queste informazioni per prendere la decisione finale.
  • Consultivo (C2): riunisci l'intero team per una conversazione di gruppo sulla decisione e poi usi queste informazioni per prendere una decisione per conto tuo.
  • Collaborativo (G2): lavori con il team per raggiungere un consenso di gruppo sul modo migliore di procedere. Il tuo compito è facilitare la discussione, piuttosto che fare tu stesso la scelta finale.

Questo modello allevia la pressione dovuta al blocco decisionale, indirizzandoti verso alcuni passaggi successivi attuabili. Tuttavia, alcuni critici affermano che può essere un po' troppo rigido e non lascia molto spazio alla personalizzazione in base alla situazione o alle opinioni.

La scala delle inferenze

È facile trarre conclusioni affrettate quando si prendono decisioni, ma la scala delle inferenze traccia un processo mentale che dovresti seguire per evitare di fare affidamento sui tuoi pregiudizi e sulle tue ipotesi.

Usando questo framework, inizia dal fondo della scala e sali senza saltare nessun gradino. Questi passaggi includono:

  • Osservazione dei dati
  • Selezione dei dati
  • Aggiunta di un significato ai dati
  • Formulazione di ipotesi basate su questo significato
  • Conclusioni
  • Adozione di convinzioni basate su tali conclusioni
  • Azione

Superare ogni gradino aiuta a combattere la naturale inclinazione a saltare alle conclusioni. Un problema legato a questo modello è che si è tentati di selezionare dati che supportino le nostre ipotesi esistenti, noto come ciclo ricorsivo.

Ad esempio, se hai già l'impressione che uno dei membri del tuo team sia pigro, potresti prestare molta più attenzione quando questo scarica una responsabilità e trascurare completamente i suoi reali contributi.

Struttura DACI

Non prendi sempre decisioni in autonomia. Sul posto di lavoro, molte delle scelte che fai riguardano altri membri del team e reparti, il che significa che avrai a che fare con molte opinioni e idee (spesso in competizione) sulla strada da seguire.

Noi di Atlassian siamo grandi fan dell'utilizzo del framework DACI per chiarire i ruoli nei processi decisionali di gruppo ed evitare di coinvolgere troppe persone.

Con questo framework, è possibile assegnare alle persone ruoli diversi:

  • Autista: l'unica persona responsabile del raggruppamento di tutte le parti interessate, della raccolta delle informazioni necessarie e della decisione in merito a ogni milestone.
  • Approvatore: l'unica persona che prende la decisione finale.
  • Collaboratori: queste persone hanno voce ma non hanno diritto di voto. Possono fornire conoscenze e competenze che potrebbero influenzare la decisione.
  • Informati: queste persone non sono attori attivi nel processo, ma sono informate della scelta finale.

Questo è utile per assicurarsi che tutti conoscano il proprio ruolo e quanto peso hanno. Il rovescio della medaglia è che potrebbe rendere le persone diffidenti e timorose di calpestare i piedi ad altri, ritirandosi dal partecipare attivamente al processo decisionale.

Matrice decisionale

Uno degli aspetti più difficili del prendere decisioni è destreggiarsi tra tutte le variabili. Ad esempio, se scegli tra due freelance per un progetto di copywriting, potresti dover pensare alla loro esperienza, ai costi e alla loro disponibilità imminente.

Tuttavia, cosa succede se un freelance sembra perfetto come collaboratore ma non rientra in tutte le categorie? Come scegliere?

Una matrice decisionale richiede che tu assegni un peso (fondamentalmente, un livello di importanza) a ciascuno di questi fattori e quindi esegua qualche semplice calcolo per fare una scelta che soddisfi al meglio tutti i tuoi criteri.

Si tratta di un ottimo modo per riflettere su tutti gli aspetti importanti che potrebbero influenzare la tua scelta, ma attenzione ai pregiudizi. Non stiamo dicendo che lo farai, ma è facile soppesare determinati fattori più di altri senza rendersene conto, il che può influire sul risultato finale.

Migliora le tue capacità decisionali

Tocco accademico

Oltre a fare affidamento sui framework, in che altro modo puoi trasformarti in un decisore esperto?

Per iniziare, definisci le tue capacità decisionali attuali. Fai questa breve valutazione per comprendere la tua capacità corrente e scoprire quali aspetti potrebbero richiedere un intervento.

Indipendentemente dal tuo punteggio, è sempre utile riflettere su alcuni suggerimenti. Quindi, esaminiamo alcuni promemoria importanti per affinare le tue capacità decisionali.

Attenzione ai pregiudizi

Probabilmente hai notato che abbiamo parlato di pregiudizi o conclusioni affrettate un paio di volte mentre discutevamo dei diversi modelli decisionali. Questo perché le fastidiose supposizioni che hai già possono insinuarsi rapidamente e sabotare la tua capacità di prendere decisioni giuste.

I pregiudizi cognitivi sono naturali, quindi fondamentalmente inevitabili. Uno dei modi migliori per tenerli sotto controllo è mettere costantemente in discussione le informazioni che si utilizzano per prendere una scelta.

Ad esempio, se pensi già che un membro del team non possa contribuire a un progetto condiviso, chiediti perché. Ti ha detto che era troppo impegnato o lo supponi? Non possiede davvero l'esperienza di cui hai bisogno o non hai indagato a fondo per scoprire tutto quello che è in grado di fare?

Sforzati di essere il più obiettivo possibile. Inoltre, non fa mai male far comunicare le proprie opinioni a qualcun altro per avere un'opinione imparziale.

Usa i dati come guida

Un altro ottimo modo per tenere a bada i pregiudizi? Affidarti ai dati per prendere le decisioni.

Puoi consultare le metriche relative al rendimento passato di un progetto simile? Che cosa rivelano i feedback su cosa è andato bene e cosa no? Possiedi informazioni che ti spingono ad andare in una direzione piuttosto che nell'altra?

Quando raccogli fatti concreti, i dati non mentono, il che li rende una risorsa a prova di pregiudizi su cui puoi contare per prendere una decisione.

Rifletti sugli effetti a breve e lungo termine

Quando ti blocchi nel bel mezzo del processo decisionale, una visione a tunnel è quasi inevitabile. Ti concentri così tanto sulla scelta della strada da seguire da non pensare all'effetto a cascata che ne deriverà.

Immagina che tu stia decidendo se estendere o meno la tempistica di un progetto a cui il tuo team sta lavorando. È il momento cruciale e sei preoccupato di non riuscire a completarlo entro la scadenza.

Se pensi solo agli effetti a breve termine, prorogare quella scadenza sembrerà un gioco da ragazzi. Solleverai un po' il team, darai loro più tempo per produrre un lavoro di qualità e li farai sentire supportati.

Se riduci ulteriormente lo zoom e analizzi gli effetti a lungo termine, c'è molto di più da considerare di quanto inizialmente sembri. Ritardare la tempistica comporterà senza dubbio un rallentamento dei progetti successivi che hai già programmato e inizierai a creare l'aspettativa che le scadenze siano suggerimenti piuttosto che regole.

Pensare a breve e a lungo termine aggiunge una certa complessità (che sappiamo essere l'ultima cosa che desideri), ma ti aiuterà a prendere la decisione migliore e più logica.

Parla apertamente con il team

Quando finalmente avrai preso una decisione, vorrai che il tuo team si riunisca e dia il massimo.

Ma il punto è questo: il tuo team non sarà pronto e impaziente di portare a termine la tua decisione se non capisce appieno il contesto che la supporta.

Quindi, dopo che sarai giunto alla tua conclusione, comunica al team le motivazioni. Quali fattori hai preso in considerazione? Cosa speri di ottenere lungo questo percorso?

Informare il team sui motivi della decisione li farà sentire parte del processo (piuttosto che destinatari di indicazioni unilaterali) e li aiuterà a fare un lavoro migliore nel seguire quella scelta. In un sondaggio del 2015, il 57% degli intervistati ha dichiarato che avrebbe ottenuto risultati migliori nel proprio lavoro se avesse compreso la direzione dell'azienda.

Come funziona il processo decisionale nel project management

Modello

Abbiamo parlato molto di come prendere decisioni. Riepiloghiamo quindi alcuni semplici passaggi da seguire.

Sappi che tutti i framework e i suggerimenti che abbiamo già trattato possono essere incorporati nel processo di base che descriveremo di seguito. Considera i seguenti passaggi un modello da modificare e arricchire in base alla scelta specifica che stai facendo.

Supponiamo che tu abbia un budget garantito per aggiungere un nuovo membro al team. Hai molte esigenze, quindi devi capire quale tipo di posizione deve essere ricoperta con maggiore urgenza. Ecco i sette passaggi da seguire:

  • Concentrati sull'obiettivo della tua decisione: decidi quale dovrebbe essere la tua prossima assunzione.
  • Mettiti le mani sulle informazioni: quali sono i prossimi progetti in programma per il team? Che esperienza ti manca per realizzarli? Quali competenze stai attualmente esternalizzando?
  • Identifica le tue opzioni: dopo aver esaminato queste informazioni, le hai ristrette a un grafico, un copywriter o uno specialista SEO.
  • Soppesa le tue scelte: ora è il momento di valutare queste opzioni. Una posizione è già coperta da un membro del team esistente senza troppi problemi? C'è un'esigenza che il tuo team vorrebbe soddisfare?
  • Fai la tua scelta: sulla base di tutte le prove, hai finalmente deciso di assumere un grafico.
  • Agisci: è l'ora di pubblicare l'offerta di lavoro e accogliere un nuovo membro nel team.
  • Rivedi la tua decisione: raccogli alcune informazioni che potrai utilizzare la prossima volta chiedendo al team un feedback sulla scelta fatta.

Questo è il processo decisionale di gestione dei progetti nella sua forma più semplice. Tuttavia, anche qui c'è spazio per aggiungere alcuni degli altri elementi di cui abbiamo discusso.

Ad esempio, potresti usare una matrice decisionale nella fase in cui devi valutare le tue scelte, o mettere da parte consapevolmente i pregiudizi contro l'ingresso di un altro copywriter e mantenere questa opzione perché sai che i tuoi attuali copywriter non riescono a coprire tutto il lavoro.

Ricorda, quanto descritto illustra un processo decisionale molto semplice. Puoi, o per meglio dire dovresti, personalizzarlo o arricchirlo.

Allontana buona parte dello stress decisionale

Devi prendere decisioni quotidianamente, da scelte di piccole dimensioni a breve termine a scelte importanti che hanno un impatto sull'intero team.

Ti viene l'ansia solo a pensarci? Non preoccuparti, soprattutto perché è stato dimostrato che lo stress cambia il modo in cui le persone prendono le decisioni. Mantieni la lucidità!

Quindi, allontana l'ansia e usa questo modello come guida. Sarai sulla buona strada per prendere decisioni efficienti ed efficaci (con il minor stress possibile).

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