3 modi per utilizzare la condivisione delle conoscenze dare una spinta al business e al morale
Diffondi la tua cultura per preservare la tua eredità
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3 cattive abitudini che ostacolano la condivisione delle conoscenze (e le soluzioni)
Come per la maggior parte delle abitudini più profonde, le persone che lavorano in una cultura chiusa potrebbero avere qualche problema a svelare i loro segreti meglio custoditi. Fai attenzione a questi comportamenti, perché potrebbero interrompere bruscamente la condivisione delle conoscenze, e cerca di modellare invece in modo proattivo quelli che vorresti vedere
Abitudine: accaparramento
Il danno: la conoscenza è potere e il potere è sicurezza sul lavoro. I dipendenti che vogliono sentirsi indispensabili possono tenere nascosto ciò che sanno per sembrare insostituibili. Alcuni potrebbero essere guidati dal senso di competizione, preoccupati che qualcun altro si prenda il merito che ritengono spetti a loro.
La soluzione: elargisci complimenti. Se riconosci e promuovi regolarmente il duro lavoro di tutti, li ergerai a esperti nel loro campo e attenuerai il loro bisogno di lottare da soli per il prestigio. Si sentiranno anche meno minacciati se sapranno che l'azienda li considera validi mentori per i nuovi lavoratori o per le persone di altri team.
Abitudine: favoritismo
Il male: chi sono i più premiati? Chi conduce la maggior parte delle discussioni? Un'organizzazione costruita attorno alle "rock star" scoraggia gli altri dall'aprirsi.
La soluzione: diffondi l'amore. Riconosci che probabilmente ci sono membri del tuo team con una vasta conoscenza, ma che non sono i più "estroversi" o ricoprono ruoli che non richiedono molta visibilità. Eppure, potrebbero essere i migliori dirigenti della tua azienda. Aiutali a migliorare le loro "pubbliche relazioni", per così dire, chiedendo direttamente la loro opinione o assegnandoli come leader di un progetto. Sarà un'opportunità per condividere ciò che sanno.
Abitudine: fare affidamento sulle stesse persone
Il male: ti capita mai di dire: "Non so cosa faremmo senza questo e quest'altro"? Se sì, è un problema. Anche se la persona in questione sarà orgogliosa di essere il wikiambulante dell'azienda, è un peso dover rispondere costantemente alle stesse domande. Queste interruzioni rendono il tuo esperto meno capace di fare un ottimo lavoro e, se deciderà di andarsene, porterà con sé anche le sue conoscenze.
La soluzione: costruisci le seconde linee. Alcune aziende chiedono a ogni dipendente di fare da mentore a un altro dipendente e arrivano persino a legare gli aumenti salariali e le promozioni alla trasmissione delle conoscenze. In questo modo, più di un cervello conoscerà le procedure di team e organizzazione. Creare un programma simile potrebbe essere un grande cambiamento culturale, ma anche un'iniziativa eccessiva. Potresti iniziare intervistando e documentando ciò che sanno i tuoi esperti di riferimento. Ti diremo come fare a breve.
Alcune nozioni sui tipi di conoscenza
Ora che hai capito bene lo stato di apertura della tua azienda, comprendi i diversi tipi di conoscenza che vorrai acquisire. Inserendo queste informazioni in contenitori separati, avrai un'idea migliore di come acquisirle. Ti diremo anche come iniziare.
Conoscenza tacita. Una cosa è sentirsi dire che una stufa è calda e un'altra è capirlo dovendo correre al pronto soccorso dopo averci messo la mano sopra. Alcune cose possono essere apprese solo con un atto pratico: è una conoscenza tacita. Pensa a quante nozioni acquisiamo solo svolgendo il nostro lavoro quotidiano. Sono le informazioni più preziose per le aziende, ma anche le più difficili da definire. Non sai ciò che non sai finché non hai bisogno di saperlo.
Immaginalo: sfruttare tutti gli elementi che guidano il business nella testa dei tuoi dipendenti è difficile e non è una scienza perfetta. Ma c'è speranza. Puoi reclutare un intervistatore che ponga domande approfondite ai tuoi dipendenti veterani, documentare le loro risposte e archiviarle in un centro di prassi efficaci all'interno del tuo sistema di condivisione delle conoscenze.
È un discorso lungo. Ecco come potrebbe svolgersi. Vernon è uno dei tuoi migliori rappresentanti dell'assistenza e risolve i problemi dei tuoi clienti da diversi anni. Ottiene sempre una valutazione a cinque stelle, indipendentemente dal motivo per cui i tuoi clienti chiamano. Come riesce a farlo?
Chiedi a un intervistatore di sedersi con Vernon per conoscere gli elementi che vanno al di là dei semplici punti di discussione o guide di risoluzione. Quali sono le cose speciali che Vernon sta facendo per accontentare i clienti che chiamano? Progetta alcuni scenari e guarda cosa gli viene in mente. Raccogli le sue risposte e condividile ampiamente nel tuo sistema di condivisione delle conoscenze, nell'intranet sociale o nel wiki interno e incoraggia tutti a usarle in modo da non sprecarle. Come bonus, Vernon si sentirà alla grande e potrebbe essere più proattivo nel condividere i suoi approcci in futuro e/o incoraggiare anche gli altri a farlo.
Ecco un modo per raccogliere conoscenze tacite in Atlassian. "Abbiamo qualcosa che ci piace chiamare guide alla conversazione", spiega Wall. "Facciamo una telefonata alla persona che conosce queste cose fino al midollo e scriviamo ogni singola cosa che quella persona ha chiesto al cliente, ogni singola frase e ogni singolo concetto. Poi cerchiamo di formulare tutto questo in modo che altre persone possano usarlo e ottenere quel livello base di conoscenze senza doversi mettere in quei panni per 15 anni."
Conoscenza esplicita. Conosciuta anche come "conoscenza codificata", si tratta di informazioni che sono uscite dalla mente e sono state trasposte in forma scritta o audio. Sono quindi disponibile per l'accesso e il consumo di massa. Sono le cose che probabilmente hai già pronte per l'uso, come il manuale per i dipendenti, se si debba lavorare il giorno dopo Capodanno e come far sì che la stampante non si inceppi.
Immaginalo: ottimo lavoro, hai preservato queste importanti risorse in un formato documentato. Ora assicurati che siano reperibili e aggiornate, in modo che offrano valore a lungo termine. Non puoi davvero prendertela con il team degli eventi per aver ordinato 500 magliette aziendali con il vecchio logo se è il logo che hanno trovato nei tuoi fascicoli.
Salta le unità condivise (che possono diventare un buco nero dei documenti) e utilizza una soluzione che renda l'aggiornamento e la condivisione delle conoscenze facili e veloci. Strumenti come Confluence, una piattaforma aperta per creare, condividere, commentare e archiviare tutti i contenuti, possono esserti d'aiuto.
Conoscenza implicita. Queste sono le istruzioni non scritte dell'ufficio che hanno origine nei processi e nelle routine quotidiane. Ti spingono a fare le cose in modo fluido ed efficiente e in modo appropriato nell'ambito della cultura della tua azienda. "Sono radicate nel modo in cui gestisci l'azienda", afferma Wall. "Sono le cose che tutti conoscono."
È la differenza tra la creazione di un piano di progetto in Presentazioni Google quando si preferisce invece utilizzare le bacheche Trello. Mostra ai nuovi arrivati come comportarsi mentre prendono più impegni di lavoro ed evita che debbano chiedersi se vada bene mandare un messaggio al boss in Slack dopo le 17:00 o se si possa spegnere la fotocamera durante le videoconferenze.
Immaginalo: ciò può essere difficile poiché molti dei dettagli su come facciamo le cose derivano dal vivere e respirare la cultura aziendale e infonderla in ogni e-mail, progetto e presentazione. La tua dichiarazione di mission e vision può fungere da linee guida generali su ciò che tutti dovrebbero mettere al primo posto nelle loro interazioni quotidiane. TI consigliamo anche di conoscere e condividere modi specifici di lavorare che potrebbero essere problematici per alcuni.
Un modo per farlo è intervistare i tuoi dipendenti chiedendo "Che mi dici del modo in cui lavorano i nostri team, c'è qualcosa che avresti voluto sapere fin dal primo giorno?" e raccogli i vari feedback. Quindi, consolida le risposte in documenti sulle migliori pratiche da condividere ampiamente con i nuovi assunti e con i dipendenti attuali.
Ora che sai ciò che sai sulla condivisione delle conoscenze
La condivisione delle conoscenze non va fatta una volta sola; deve essere incorporata nella fibra della tua azienda in modo che le informazioni preziose non vadano perse, non restino rinchiuse in silos o non scompaiano quando un veterano lascia l'azienda.
Potresti pensare di essere pronto a mantenere per sempre le conoscenze che guidano il business, ma sii onesto e controlla se la tua organizzazione stia incoraggiando i dipendenti a non divulgare proprio tutto. Esamina le pratiche di cui abbiamo parlato e, cosa altrettanto importante, scopri come puoi modellare il cambiamento che desideri vedere.
Ecco qualche compito a casa: hai qualche idea su come migliorare le pratiche di condivisione delle conoscenze nella tua azienda? Condividile (e condividi anche questo articolo, perché no?) con il tuo team fin da subito e dai inizio a questo dialogo. Vai, vai!
