Diventa un esperto nell'esecuzione di progetti
Come delineare il tuo piano per realizzarla
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Che cos'è l'esecuzione del progetto? L'esecuzione del progetto è la fase del progetto in cui tutto ciò che il tuo team ha pianificato viene messo in pratica.
Il tuo team fa tutto il possibile per far partire i progetti con il piede giusto. Organizza riunioni di avvio per mettere d'accordo tutti gli attori principali, traccia una tabella di marcia dettagliata e collabora con tutti su un piano di progetto.
Tutti i pezzi sono al loro posto. E poi... le cose vanno male.
Le scadenze finiscono per essere spostate più e più volte. Il piano di progetto diventa più un suggerimento che una regola. C'è confusione e frustrazione e vi sentite come se aveste sprecato il tempo che avevate dedicato a organizzare il tutto.
Qual è il problema? La pianificazione del progetto è di alto livello, ma l'esecuzione del progetto è molto carente.
Cos'è l'esecuzione di un progetto?
Eseguire il progetto significa rimboccarsi le maniche e mettere in pratica tutto ciò che hai delineato nel tuo piano di progetto. In parole povere, significa eseguire le strategie necessarie per completare il progetto.
Potresti anche sentire parlare di esecuzione del progetto come di implementazione del progetto. È un altro nome di fantasia che ha lo stesso significato.
L'esecuzione è la terza fase del tipico ciclo di vita del progetto, che prevede quattro fasi totali: avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura.
Potresti pensare che la fase di esecuzione sia la più semplice di tutte, soprattutto se hai già fatto le cose più difficili e hai gettato le basi per un progetto di successo. Tuttavia, è proprio nella fase di esecuzione che molti team si trovano in difficoltà.
Pensaci nel contesto della tua vita personale: stabilire un budget è la parte più facile. È seguirlo che rappresenta una sfida (soprattutto quando hai voglia di cedere e ordinare una pizza senza curarti del portafoglio).
Parliamo delle lacune nell'esecuzione
Un vuoto di esecuzione sembra spaventoso, non è vero? Beh, in un certo senso lo è.
Sia che tu stia pensando al mancato rispetto del budget personale (ehi, ci siamo passati tutti) o a un progetto di squadra che non sta andando secondo i piani, una lacuna di esecuzione (spesso chiamata lacuna di strategia) rappresenta uno scollamento tra la visione e la realtà.
Hai presente quando hai tracciato tutte le strategie e i piani migliori per il tuo progetto? Quando non sei in grado di portarli a termine e di raggiungere gli obiettivi prefissati, ecco che si verifica un gap di esecuzione.
Purtroppo queste interruzioni sono comuni. Secondo il sondaggio Pulse of the Profession 2017 del Project Management Institute, gli executive leader hanno dichiarato che solo il 60% delle loro iniziative strategiche ha raggiunto gli obiettivi prefissati.
Cosa causa le lacune nell'esecuzione?
Le cause potenziali delle lacune nell'esecuzione sono numerose, come ad esempio obiettivi e tempistiche troppo ambiziosi, poca o nessuna chiarezza sulla visione o sugli obiettivi del progetto e persino la mancanza di consenso da parte dei soggetti chiave.
Una delle cause principali riguarda le risorse del progetto. Le risorse sono il materiale necessario per portare a termine il progetto. Possono includere reparti specifici o membri del team, tempo e materiali veri e propri (ad esempio programmi software, sale riunioni e altro).
Quando pianifichiamo un progetto, cadiamo nella trappola di pensarlo a sé stante, come se quel progetto fosse l'unico obiettivo di tutti per tutto il tempo in cui è in programma.
In realtà non funziona mai così. Quel progetto viene incastrato tra altre responsabilità e incombenze quotidiane. Le risorse diventano molto più limitate di quanto pensassimo quando abbiamo pianificato il progetto con quell'atteggiamento da "sognatori".
Si finisce per dover competere o dare priorità alle risorse di cui si ha bisogno e a volte si finisce semplicemente per aspettarle. Questi colli di bottiglia compromettono il piano e la tempistica che avevi originariamente tracciato.
O peggio, distruggono completamente il progetto. Il sondaggio del Project Management Institute del 2018 ha rilevato che il 21% dei progetti fallisce a causa di risorse limitate o imposte.
Le strategie di esecuzione consentono di completare i progetti con successo
Ecco la domanda da un milione di dollari: come si colmano le lacune una volta per tutte? Di seguito sono riportate alcune strategie diverse che puoi utilizzare per dare la spinta necessaria all'esecuzione dei progetti del tuo team.
Garantire l'allineamento fin dall'inizio
È difficile portare a termine un progetto se non si capisce il motivo per cui si sta realizzando. Tuttavia, solo il 55% delle persone coinvolte nei progetti ritiene che gli obiettivi aziendali del progetto siano chiari.
Devi mettere tutti d'accordo prima che il progetto prenda il via. Inizia con una riunione di avvio efficace in cui parlare degli obiettivi del progetto e del piano per raggiungerli. Lascia molto tempo per le domande, in modo da poter rispondere in modo proattivo a dubbi e perplessità.
Forse stai pensando: "Abbiamo sempre redatto un documento di progetto dettagliato a cui le persone possono fare riferimento". Chiediti: quando è stata l'ultima volta che hai sfogliato un lungo documento solo per ottenere una semplice risposta o un'indicazione? Non capita spesso, vero?
È meglio creare un manifesto di progetto, ovvero un documento collaborativo che delinea il problema che il tuo progetto sta risolvendo, insieme all'ambito e alle potenziali lacune di conoscenza. Il manifesto del progetto è un documento dinamico, quindi può evolversi in base al progetto.
Dopo tutto, la corretta esecuzione di un progetto non significa che il tuo piano non possa essere modificato man mano che impari e fai progressi. Ci sono sempre degli imprevisti e devi essere flessibile.
Pianificare le consegne intermedie
Quando si pianificano progetti interfunzionali, è facile partire dal presupposto che il passaggio del progetto da un team all'altro sarà indolore. Ti immagini un passaggio di testimone senza soluzione di continuità in una corsa a staffetta (forse nella tua mente c'è anche la colonna sonora di "Eye of the Tiger" o "Chariots of Fire").
Purtroppo la realtà è molto più complicata della tua immaginazione. Quando arriva il momento di consegnare il progetto a un altro team, a volte ci sono un sacco di incertezze, di partenze e di arresti.
Questo perché gli altri team non sono in grado di intervenire nei progetti all'improvviso. Tenendo presente questo aspetto, quando pianifichi le tempistiche è bene prevedere un po' di tempo per i passaggi di consegne. In questo modo, il team entrante avrà un po' di margine di manovra per mettersi al passo con i tempi.
Tieni aggiornati tutti gli altri team sullo stato del progetto, sulle modifiche e altro ancora in modo che non siano impreparati quando arriva il loro turno. Confluence dispone di modelli di gestione dei progetti che possono aiutarti in questo senso.
Non dimenticare l'effetto domino
Ricordi quando abbiamo parlato della trappola di pianificare il progetto come a sé stante? Devi essere consapevole del fatto che il tuo progetto si affiderà a risorse limitate e sarà in competizione per esse.
Per questo motivo, durante le fasi di pianificazione devi individuare eventuali dipendenze da attività o risorse, in modo da poterne tenere conto subito nel processo e nella tempistica.
Ad esempio, c'è una fase del progetto che non può essere completata finché non sono state completate le altre attività precedenti? Questa è una dipendenza da attività. Il data scientist della tua azienda ha una disponibilità di tempo molto limitata e tu dipendi dal suo carico di lavoro? Questa è un'importante dipendenza dalle risorse di considerare.
Pianificare in modo proattivo questi aspetti può aiutarti a realizzare un progetto molto più fluido, soprattutto se consideri che alcune cause comuni di fallimento di un progetto includono:
- Previsione inadeguata delle risorse (23%)
- Risorse limitate (20%)
- Dipendenza da task (11%)
Puoi anche utilizzare il metodo del percorso critico (Critical Path Method, CPM) per assicurarti di essere realistico sulle tempistiche. Sembra una cosa impegnativa, ma in pratica è semplice.
In sostanza, devi identificare la linea più lunga di attività dipendenti nel tuo progetto. Pensa a queste attività come a una fila di tessere del domino. Se lungo questo percorso critico si verifica un ritardo, l'intero progetto subirà una battuta d'arresto. Questo ti aiuta a capire dove hai un po' di margine e dove devi attenerti il più possibile alla tabella di marcia.
Controlla regolarmente l'avanzamento
Hai tracciato un piano di progetto, l'hai condiviso con il team e ora puoi pensare che tutto andrà per il verso giusto. Perché questo è tutto ciò che serve perché i progetti vadano bene.
Non è così. Per portare a termine un progetto, devi monitorare frequentemente i progressi e correggere la rotta quando necessario. Non basta mettere in calendario una riunione di avvio e di conclusione del progetto, devi anche programmare dei check-in regolari.
Durante queste riunioni puoi affrontare i problemi, chiarire eventuali dubbi e continuare a spingere il progetto nella giusta direzione. Puoi anche chiedere al team un feedback sull'andamento del progetto, per assicurarti che tutti si sentano ascoltati e che contribuiscano in modo prezioso.
Se hai stabilito dei segnali e delle misure all'inizio del progetto (cosa che consigliamo vivamente), queste riunioni sono anche un'occasione per valutare a fondo i tuoi progressi.
Inizia a pensare alla danza della vittoria
Nessuno vuole provare la sensazione di affondamento che si prova quando tutta la tua attenta pianificazione del progetto è stata uno spreco.
La buona notizia è che puoi agire. L'utilizzo delle strategie di esecuzione del progetto che abbiamo illustrato ti aiuterà a evitare di investire energie in una pianificazione che, nonostante le tue migliori intenzioni, è piena di insidie in cui il tuo team può cadere.
Anche dopo aver applicato questi nuovi consigli, ricorda che si tratta di un processo di apprendimento. Potresti non eseguire perfettamente il tuo prossimo progetto, e va bene così! Continuerai a migliorare con ogni nuovo progetto che affronterai. In breve tempo, tu e il tuo team diventerete delle vere e proprie macchine per l'esecuzione dei progetti.
