Sette suggerimenti strategici per sessioni di lavagna efficaci

Che cos'è la lavagna?

La lavagna è una tecnica collaborativa che consiste in un brainstorming visivo su una lavagna fisica o virtuale. Questo approccio consente ai team di acquisire idee e illustrare concetti in modo interattivo, stimolando la creatività e la partecipazione.

La lavagna incoraggia ogni membro del team a partecipare alla sessione di brainstorming, migliorando la comunicazione. Inoltre, crea un ambiente creativo in cui le persone possono perfezionare ulteriormente le idee e trasformarle in strategie concrete. La lavagna è uno strumento efficace per risolvere i problemi e visualizzare le idee. Utilizza diagrammi, grafici e supporti visivi, rendendo le idee complesse più accessibili e attuabili per tutti.

Le sessioni di lavagna aiutano ad allineare gli stakeholder agli obiettivi comuni del progetto. Per questo motivo sono molto utili nella fase iniziale del ciclo di vita di un progetto, un momento cruciale della gestione del progetto in cui il project manager stabilisce ambito e obiettivi. Durante questa fase, il team e i suoi stakeholder possono generare idee su come eseguire il progetto prima di sviluppare il piano completo.

Perché i team aziendali organizzano sessioni di lavagna?

Le sessioni di lavagna sono piattaforme dinamiche per incoraggiare la collaborazione. Aiutano anche a generare idee che risolvono problemi o portano nuovi flussi di entrate. Ecco gli obiettivi principali di una sessione di lavagna:

• Collaborazione: la lavagna favorisce la partecipazione attiva dei membri del team, offrendo uno spazio in cui tutti possono condividere idee e feedback liberamente. Le persone si sentono ascoltate quando gli altri prendono in considerazione le loro idee. La lavagna può dare loro questa opportunità.
• Visualizzazione: scrivere le idee su una lavagna aiuta a trasformare queste idee astratte in immagini concrete, in modo che possano essere comprese e perfezionate da tutti. Può anche aiutare il gruppo con idee disparate. Ad esempio, se il tuo team sta facendo brainstorming su un nuovo progetto, puoi utilizzare i diagrammi di flusso per visualizzare come le diverse fasi del processo del progetto si relazionano tra loro in sequenza.
• Coinvolgimento: la natura visiva delle lavagne stimola le interazioni e il coinvolgimento di tutti i partecipanti. Ciò si deve in parte al fatto che è davvero semplice contribuire a una sessione di lavagna. Oltre a questo, dà grande soddisfazione aggiungere valore alla discussione e vedere la propria idea scritta sulla lavagna.

• Produttività: la lavagna aumenta la produttività del team catturando rapidamente le idee e consentendo alle persone di concentrarsi sulle idee di cui hanno preso nota. L'atto di scrivere o disegnare su una lavagna stimola la creatività, che si traduce in idee produttive.

Sette best practice sulla strategia per le lavagne

La lavagna è un ottimo strumento per collaborare con i team in tempo reale, indipendentemente da dove si trovano i membri. Ti consente di raccogliere idee, condividere file e fornire feedback in un unico spazio.

Di seguito sono riportate sette best practice per organizzare sessioni di lavagna più efficaci.

1. Stabilisci degli obiettivi

Una sessione senza obiettivi può rapidamente sfuggire al controllo. Per ogni sessione di lavagna che organizzi, stabilisci degli obiettivi. Definisci chiaramente le tue aspettative circa i risultati e il livello di partecipazione di tutti i presenti.

2. Mantieni l'organizzazione con un'agenda

Come per tutte le riunioni del team, fornisci ai partecipanti un'agenda strutturata. Includi gli obiettivi e il programma della riunione. Ad esempio, indica quanto tempo intendi dedicare al brainstorming individuale, alla condivisione di idee e all'esplorazione delle idee più promettenti. L'ultima parte dovrebbe esaminare i risultati ottenuti dal team, nonché elencare i passaggi o gli elementi di azione successivi.

3. Gestisci la tua lavagna

Un aspetto fondamentale di ogni sessione è il modo in cui gestisci le idee sulla board. Una gestione efficace della board ti consente di vedere come le idee si relazionano tra loro. Puoi procedere in diversi modi:

• Crea sezioni: dividi la lavagna in sezioni usando linee o forme.
• Codifica le idee per colore: utilizza pennarelli per lavagna di colori differenti. Assegna un colore specifico a ciascuna categoria di idee.
• Utilizza note adesive: scrivi ogni idea su una nota adesiva. In questo modo, potrai spostare le idee senza doverle cancellare e riscrivere.

• Costruisci una mappa mentale: genera una mappa mentale collegando le idee correlate tramite linee.

4. Incoraggia idee creative e divertenti

Se vuoi che la tua sessione di lavagna sia divertente e creativa, devi stabilire in anticipo delle regole di base. Inoltre, devi creare un ambiente in cui la creatività fiorisca. Ad esempio, spiega ai partecipanti che la riunione è uno spazio sicuro in cui ogni idea è ben accetta. Assicurati inoltre che le persone capiscano che non ci saranno ripercussioni per le idee che proporranno.

Scegli un facilitatore entusiasta e dinamico. Ci vuole una persona capace di dare un tono collaborativo alla riunione e portare avanti la discussione. Aprire la sessione con un rompighiaccio o un gioco può aiutare le persone a sentirsi a proprio agio e prepararle per una sessione di idee creative.

5. Consolida le idee per il futuro

Una volta che tutte le idee sono sulla lavagna, identifica i temi chiave o i punti in comune. Dopodiché, consolidale per le azioni future vedendo come le singole idee si relazionano tra loro e raggruppandole in gruppi simili. Se hai già diviso la tua lavagna in sezioni, è sufficiente acquisire e documentare i temi o le sezioni.

6. Riassumi la sessione di lavagna

Dopo aver consolidato le idee in gruppi, riassumi i principali punti e risultati della sessione per assicurarti che tutti conoscano l'impatto di questi risultati sul team o sull'azienda. Questo passaggio aiuta i partecipanti a ricordare i punti importanti della conversazione. Inoltre, garantisce che tutti conoscano i risultati della discussione.

7. Discuti i passaggi successivi

Alla fine della sessione, individua gli elementi di azione dalle discussioni sulla lavagna e assegna i passaggi successivi ai membri del team appropriati. Dopodiché, inserisci questi task nel software di gestione del progetto per tracciare e monitorare il lavoro.

Migliora la tua strategia con le lavagne di Confluence

Ora che conosci le best practice di cui sopra e hai una comprensione chiara del motivo per cui la lavagna è un'attività così utile, devi alzare il livello e migliorare l'efficacia delle tue sessioni di lavagna.

Uno dei modi migliori è utilizzare uno strumento di visualizzazione collaborativo. È utile sceglierne uno a cui i membri del team possano accedere indipendentemente da dove si trovano.

Le lavagne di Confluence sono lavagne virtuali integrate in Confluence che offrono flessibilità ai tuoi progetti. Puoi importare facilmente i ticket Jira nella board o trasformare direttamente le idee in pagine Confluence. Puoi anche modificare i ticket Jira e le pagine Confluence senza uscire dalla lavagna.

Le lavagne di Confluence mettono a disposizione del tuo team uno spazio illimitato per collaborare, creare e raccogliere idee. I membri del team possono passare velocemente dal brainstorming all'esecuzione delle idee, mentre i team interfunzionali possono superare velocemente il divario tra la parte teorica e la parte pratica. Dato che le lavagne risiedono in Confluence, puoi restare sempre all'interno dell'origine di riferimento. Le tue idee, i tuoi programmi e i tuoi task sono riuniti in un unico hub.

Prova le Lavagne di Confluence

Come si conduce una sessione di lavagna?

Prima della sessione, stabilisci gli obiettivi e il programma. Dai accesso agli strumenti necessari, ad esempio il software della lavagna virtuale. Dai un esempio di idee, in modo che il team sappia qual è il risultato previsto.

Inizia la sessione con un gioco o un'attività per rompere il ghiaccio. In questo modo puoi mettere tutti a proprio agio e creare un ambiente sereno e collaborativo. Per il brainstorming, suddividi i team di grandi dimensioni in gruppi più piccoli, in modo da dare a tutti la possibilità di partecipare.

Assegna ai membri un limite di tempo per la presentazione delle idee, così ogni proposta riceverà la giusta attenzione. Evita di scremare le idee nella fase di brainstorming: puoi selezionarle in un secondo momento. Fai in modo che le discussioni restino sull'argomento stabilito. Infine, documenta e salva tutte le idee sulla lavagna, in modo da poterle utilizzare in un futuro durante un processo decisionale.

Cos'è il brainstorming con le lavagne?

Il brainstorming con le lavagne è un processo collaborativo durante il quale diverse persone propongono nuove idee. In questa attività, la lavagna è uno spazio visivo dove raccogliere le idee usando elenchi, disegni, note adesive o file allegati. I team possono completare la procedura in presenza o da remoto, con uno strumento software per le lavagne. L'obiettivo è rappresentare in un formato visivo le idee proposte e perfezionate da un team. I team possono tornare sulle idee in futuro quando svolgeranno le sessioni di lavoro.

Perché le lavagne sono tanto efficaci?

L'efficacia delle lavagne sta nel fatto che sono semplici da usare. Sono anche molto utili per raccogliere rapidamente le idee. La disponibilità di uno strumento visivo per la documentazione delle idee è un elemento indispensabile in ogni processo creativo. Questo processo può riguardare la definizione di nuove funzioni del prodotto, la stima delle date di scadenza nella timeline di un progetto o la creazione di un funnel di e-mail marketing.

Le lavagne comunicano un concetto con maggior efficacia usando un'immagine o un semplice diagramma. Inoltre collegano le idee mediante linee e altri segnali visivi. In generale, le lavagne ottimizzano la comunicazione tra i team, perché offrono uno spazio per la visualizzazione di idee e concetti. In questo modo la discussione resta più incentrata sulle idee proposte.

Quali possono essere le difficoltà legate all'introduzione di una strategia per le lavagne?

Le lavagne, come ogni sessione di brainstorming creativo, presentano delle difficoltà per ogni team e ogni facilitatore. Ad esempio:

• C'è il rischio reale di un sovraccarico di informazioni. Quando la lavagna contiene molte idee, può essere difficile capire quali idee hanno la priorità; inoltre, una rappresentazione visiva caotica può di per sé causare confusione. Le idee più importanti possono perdersi nel mucchio. In più, se non tieni traccia della sessione, sarà molto difficile documentarne i risultati.
• Un altro problema da affrontare è la partecipazione dei membri. Come succede in ogni riunione, ci saranno persone che cercano di avere il controllo della discussione e altre che restano in silenzio. Se il facilitatore non concede a ogni persona il tempo necessario per parlare, non tutti potranno dare il proprio contributo alla sessione.

• Poi ci sono le difficoltà tecniche. Le lavagne tradizionali non consentono di acquisire le idee con una screenshot e di modificarle digitalmente in tempo reale. La documentazione dei risultati di una sessione è quindi un'attività manuale, che richiede di prendere appunti e acquisire immagini della lavagna con una fotocamera o uno smartphone.

Per superare queste difficoltà, ti basta avere a disposizione la lavagna giusta. Con le lavagne di Confluence, è semplice condurre una sessione, in presenza o da remoto, usando uno strumento integrato nella piattaforma Confluence. Puoi acquisire le idee rapidamente e usare diversi elementi digitali per dare una marcia in più alla sessione, come note adesive, adesivi, etichette e timer. Un vantaggio ancora più importante è dato dalla modifica multiutente, che consente a tutti i membri del team di mettere per iscritto le proprie idee sulla lavagna.

• Spiega con alcuni esempi quali possono essere le difficoltà, ad esempio i limiti di tempo, i problemi di accesso o tecnici e così via.

• Illustra come superare queste difficoltà con gli strumenti giusti, ad esempio le lavagne di Confluence.