Strategie per la definizione degli obiettivi per i project manager

Vuoi ottenere una promozione entro il prossimo anno o avviare finalmente il tuo negozio Etsy? Oppure vuoi raggiungere un traguardo professionale, ad esempio diventare team lead? O forse questo sarà l'anno in cui imparerai a praticare lo sci nautico mentre fai roteare un bastone ardente da giocoliere?

Hai molti obiettivi, sia per te che per il tuo team. Magari vuoi lanciare un nuovo prodotto, migliorare un processo o correggere un flusso di lavoro che sta rallentando tutti. 

Obiettivi chiari e misurabili creano attenzione, stimolano la motivazione e rendono più facile monitorare i progressi. Senza questi obiettivi, è facile che le priorità cambino e lo slancio si affievolisca.

Potresti aver già definito degli obiettivi senza nemmeno rendertene conto. La differenza sta nel farlo intenzionalmente e nel creare un piano che tu possa effettivamente seguire.

Che cos'è la definizione degli obiettivi?

La definizione degli obiettivi è il processo con cui stabilisci un traguardo e decidi come lavorerai per raggiungerlo.

Esistono numerosissimi tipi di teorie e fogli di lavoro per la definizione degli obiettivi, ma hanno tutti un unico scopo: aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Un'efficace definizione degli obiettivi implica l'uso di tecniche e strategie specifiche, come la creazione di obiettivi SMART, per chiarire i traguardi da raggiungere, migliorare le competenze di leadership e aumentare le possibilità di successo. 

Ecco alcuni consigli pratici per definire gli obiettivi: 

• Usa i fogli di lavoro

• Segui strategie comprovate

• Adotta le best practice (che tratteremo più avanti)

A proposito di obiettivi, vorrai perdonarci per quella che potrà sembrarti un'ovvietà. La maggior parte degli obiettivi rientra in due categorie: a breve termine e a lungo termine.

Un obiettivo a breve termine è qualcosa che miri a completare presto, in genere entro il prossimo anno. Questo potrebbe significare dover compiere uno sforzo in più entro la fine del mese o collaborare con il tuo team per implementare una nuova procedura di onboarding entro la fine del trimestre.

Gli obiettivi a lungo termine, invece, richiedono più tempo, ad esempio uno o più anni.

Un esempio di obiettivo a lungo termine potrebbe essere quello di diventare responsabile del tuo reparto nei prossimi cinque anni o di aprire un centro di toelettatura per cani quando avrai 40 anni. Un altro esempio potrebbe essere quello di svolgere tutto il lavoro del team internamente senza più ricorrere all'esternalizzazione.

Destreggiarsi tra obiettivi a breve e a lungo termine tiene davvero sulle spine, ma la buona notizia è che il processo per definirli è esattamente lo stesso.

Perché vale la pena impegnarsi nella definizione degli obiettivi?

La definizione degli obiettivi ti aiuta a concentrarti su ciò che conta di più. Ecco alcuni vantaggi:

1. Ti aiuta a capire su cosa concentrarti

Non è difficile pensare a ciò che tu e il tuo team volete realizzare. In qualsiasi giorno, potresti voler completare l'elenco di cose da fare, condurre un brainstorming produttivo e continuare a far progredire i progetti.

Hai la mente piena di cose che vorresti fare, ma il problema è realizzarle.

È questo il bello della definizione degli obiettivi. Ti induce a riflettere sulle tue necessità e crea una tempistica per portare tutto a termine. Ponendo queste basi, potrai concentrare meglio i tuoi sforzi e le tue energie su ciò che più desideri conquistare.

Dedicare intenzionalmente del tempo ad azioni che contribuiscono direttamente agli obiettivi più importanti assicura che gli sforzi siano allineati a ciò che conta davvero.

2. Ti aiuta a rimanere sulla buona strada

Nel nostro concetto di definizione degli obiettivi abbiamo usato la parola "processo". Questo perché si tratta di un'attività che non dovrebbe essere svolta a caso, ma richiede un approccio strutturato.

La maggior parte dei framework e delle teorie fornisce l'indicazione di essere specifici, prendere in considerazione metriche importanti, fissare una data di fine e gettare le basi per trasformare il proprio obiettivo in realtà. È essenziale stabilire criteri chiari per misurare i progressi e mantenere lo slancio verso il raggiungimento degli obiettivi.

I fattori predefiniti legati all'ambiente e il processo decisionale svolgono un ruolo cruciale nella capacità di rimanere sulla buona strada: progettando intenzionalmente l'ambiente e le opzioni predefinite, puoi influenzare positivamente le tue scelte e raggiungere gli obiettivi in modo efficace.

Questa struttura ti aiuta a monitorare i progressi e a rimanere sulla buona strada invece di affidarti a un'intenzione vaga.

3. Ti aiuta a motivarti

Stabilire un obiettivo è qualcosa di molto più permanente e definito di limitarsi a volerlo raggiungere (prima o poi).

È questo il punto. La definizione degli obiettivi aumenta la responsabilità per te e per il tuo team e questo significa che hai molti più incentivi per andare avanti.

Dai impulso alla tua motivazione condividendo l'obiettivo con una persona di cui ti fidi (ad esempio un membro del team). Uno studio della Dominican University ha rivelato che il 70% degli intervistati che hanno definito un obiettivo e poi hanno inviato aggiornamento a un amico ha dichiarato di averlo poi raggiunto. Anche la creazione di una community di supporto può fornire ispirazione e trasmettere responsabilità, perché rende più facile rimanere sulla buona strada e mantenere la motivazione.

Il raggiungimento di un obiettivo può ispirarti a inseguire altri obiettivi, favorendo costantemente motivazione, crescita e fiducia.

Quali sono i diversi tipi di obiettivi?

Non tutti gli obiettivi svolgono la stessa funzione. L'uso di vari tipi di obiettivi ti aiuta a creare slancio sul momento e al contempo mantenere l'allineamento con le priorità più grandi e a lungo termine.

• Obiettivi a breve termine: milestone a breve termine che puoi raggiungere in qualche settimana o in pochi mesi. Mantengono i team concentrati sulle priorità immediate e creano risultati rapidi (ad esempio, miglioramento del flusso di lavoro di revisione dei contenuti del tuo team entro la fine del trimestre).

• Obiettivi a lungo termine: risultati di più ampio respiro che richiedono mesi o anni. Tengono ancorata la strategia e guidano gli sforzi prolungati (ad esempio, creazione di un framework di governance dei contenuti a livello aziendale).

• Obiettivi SMART: obiettivi Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound, ovvero specifici, misurabili, realizzabili, rilevanti e vincolati da scadenza. Riducono l'ambiguità e semplificano il monitoraggio dei progressi (ad esempio, "Aumentare i punteggi di chiarezza dei contenuti del 15% in sei mesi utilizzando un sistema di punteggio automatizzato", invece di "Migliorare la qualità dei contenuti").

• Obiettivi misurabili: obiettivi con metriche chiare che puoi monitorare nel tempo. La misurazione permette di vedere i progressi, supporta la responsabilità e rende più facile celebrare i risultati raggiunti.

Un mix equilibrato di obiettivi a breve e a lungo termine, scritti in termini SMART e misurabili, ti permette di andare avanti rimanendo sulla strada giusta.

Come fissare i tuoi obiettivi

Ecco come definire obiettivi che puoi davvero portare a termine. È fondamentale sviluppare strategie efficaci: pianificando, valutando i progressi e mettendo in pratica tecniche attuabili, puoi assicurarti di raggiungere i tuoi obiettivi. Tuttavia, senza adeguate modalità di supporto e pianificazione, gli obiettivi possono perdere slancio rapidamente e il raggiungimento degli obiettivi può diventare più difficile.

1. Scegli un programma per la definizione degli obiettivi

In un certo senso, fissare un obiettivo potrebbe essere semplice come scaricare un podcast da ascoltare durante il tragitto che compi ogni giorno per andare al lavoro. Se segui un framework, devi assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Ecco alcuni aspetti da considerare:

• Obiettivi SMART: SMART è l'acronimo di Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound, cioè specifici, misurabili, realizzabili, rilevanti e vincolati da scadenza. Questo framework ti aiuta a definire obiettivi efficaci che siano chiari, mirati e allineati ai tuoi valori. Inoltre mette in evidenza l'importanza di definire obiettivi raggiungibili, cioè realistici ma abbastanza stimolanti da ispirare la crescita e mantenere la motivazione. Per iniziare, scopri maggiori dettagli e alcuni esempi di obiettivi SMART.

• Obiettivi e risultati chiave (OKR): definendo gli OKR, definisci obiettivi di alto livello, qualitativi e ambiziosi, e assegni un risultato e un responsabile a ciascuno di loro. In seguito utilizzerai il punteggio OKR a intervalli regolari per controllare i tuoi progressi, rilevare gli obiettivi che rischiano di non essere raggiunti e, se necessario, correggere la rotta.  In Atlassian, utilizziamo questa metodologia di definizione degli obiettivi e disponiamo anche di un pratico modello OKR che puoi utilizzare per svolgere questa attività in autonomia. Puoi anche dare un'occhiata a questo playbook per trovare altre best practice sugli OKR ed esempi.

• Indicatori di prestazioni chiave (KPI): i KPI vengono spesso confusi con gli OKR. Tuttavia, un confronto tra OKR e KPI mette in evidenza le differenze. A differenza degli OKR, i KPI richiedono l'assegnazione di un obiettivo misurabile a un progetto o processo esistente, ad esempio migliorare l'efficacia del team dell'assistenza clienti o impostare un KPI di un numero specifico di ticket cliente risolti a settimana. I KPI utilizzano anche i cosiddetti "indicatori principali" e "indicatori di ritardo" per prevedere i risultati futuri invece di dimostrare quelli ottenuti in passato nel raggiungimento dei risultati.

Non esiste un unico framework giusto. Tutto dipende dalle tue esigenze e da ciò che ti permette di raggiungere facilmente il risultato desiderato.

2. Sii specifico

Indipendentemente dal framework utilizzato, è importante definire in modo specifico ciò che si intende raggiungere. È difficile lavorare con obiettivi vaghi come "fornire un servizio migliore ai clienti" e "essere un team più felice", ed è ancora più difficile monitorare i progressi compiuti per raggiungere obiettivi così nebulosi.

Ecco perché devi cercare di andare ancora più a fondo per individuare un obiettivo finale specifico. Chiediti cosa significa realmente essere un team più felice. Potrebbe significare avere più tempo per stare con gli altri al di fuori del lavoro. OK, ma come? Ad esempio, organizzando regolarmente happy hour ed eventi a livello di team programmati. 

Man mano che procedi nell'analisi per andare al nocciolo della questione, potresti individuare un obiettivo molto più chiaro, ad esempio: "Pianificare le attività regolari del team". È una frase che fornisce indicazioni più precise rispetto a "Essere un team più felice".

3. Rendilo misurabile

Hai definito l'obiettivo, ma ora devi decidere qual è il momento in cui puoi affermare di averlo raggiunto. Devi capire cosa si intende per "successo".

Torniamo all'esempio precedente del team che desidera migliorare i rapporti personali al di fuori del lavoro. Cosa significa organizzare "regolarmente" questi incontri? Con quale frequenza? Individua un numero preciso di incontri che ritieni di poter organizzare, in modo da responsabilizzarti.

Al termine, il tuo obiettivo potrebbe essere, ad esempio: "Pianificare almeno un'attività mensile a livello di team".

Ora sai esattamente cosa ti aspetti da te e dal tuo team, ma ricorda che questo non è un esercizio da svolgere una tantum. In realtà devi seguire e monitorare il tuo rendimento. Nel team Confluence, utilizziamosegnali e misure per tenere d'occhio i progressi verso gli obiettivi. Ulteriori informazioni su questi contenuti sono disponibili in questo playbook. L'uso di strumenti digitali o approcci strutturati per monitorare i tuoi progressi è essenziale per mantenere la responsabilità e assicurarti di avanzare verso i tuoi obiettivi.

4. Fissa una scadenza

In genere, gli obiettivi non restano sempre uguali: vengono raggiunti oppure si evolvono.

Ed è in questo ambito che entra in gioco la scadenza, soprattutto per gli obiettivi che non richiedono un impegno quotidiano. Fissare le scadenze è un passaggio cruciale nella definizione degli obiettivi e nella gestione dei progetti, poiché aiuta a garantire l'avanzamento e la responsabilità. Stabilire delle tempistiche chiare con scadenze può aiutare a ridurre la procrastinazione e creare un senso di urgenza. Stabilisci una data di fine in modo da sapere esattamente quanto tempo hai a disposizione per raggiungere l'obiettivo.

La scadenza può essere una data, un periodo di tempo, un momento importante nel futuro o tutte e tre le cose. Ad esempio, quando organizzi attività extralavorative per il team e definisci una scadenza, l'obiettivo potrebbe diventare: "Pianificare almeno un'attività a livello di team al mese e condividere il calendario degli eventi entro il primo giovedì di ogni trimestre".

Avere una data di fine fissa ti mantiene in carreggiata perché sai che non hai a disposizione un tempo illimitato per svolgere l'attività.

5. Scrivilo

Scrivi su una nota l'obiettivo su cui hai lavorato così duramente e poi metti la nota in un luogo che guardi ogni giorno, ad esempio sul monitor del computer o sullo specchio del bagno. Aggiungila al tuo calendario o all'assistente smart del tuo telefono oppure informa i membri del team e chiedi loro di aiutarti a rispettare le scadenze contattandoti regolarmente.

Quando scrivi gli obiettivi, trasformi idee astratte in azioni tangibili, il che aumenta la motivazione, chiarisce le tue intenzioni e incrementa il tuo impegno a raggiungerli.

Naturalmente, scrivere l'obiettivo non è un'azione che ti vincola a livello legale. Tuttavia, ti sorprenderebbe vedere come, anche senza la minaccia di un'azione legale, questo gesto può aumentare le tue possibilità di raggiungere ciò che hai prefissato di fare.

Quando scrivi l'obiettivo, tieni tutti i dettagli in un'unica posizione: la scadenza, il piano d'azione e le eventuali risorse di supporto di cui potresti aver bisogno, ad esempio, le istruzioni di un gioco di carte o un registro del tempo di allenamento. Confluence è uno strumento fantastico per documentare gli obiettivi, monitorare i progressi e riunire le informazioni di supporto, poiché la sua flessibilità lo rende scalabile in base alle modifiche apportate all'obiettivo.

6. Definisci le priorità

Ce l'hai fatta: lavori in modo concentrato e mirato e hai raggiunto molti risultati. E basta. Hai finito! Ora che hai raggiunto tutti questi traguardi, è probabile che tu voglia raggiungere molti altri obiettivi in un determinato momento. Ma, purtroppo, sei una persona sola e non puoi ancora clonarti. Disperderai attenzione ed energie in ogni direzione.

Le probabilità di successo saranno maggiori se organizzi tutti gli obiettivi in ordine di importanza e valore. Inizia da quello in cima all'elenco e poi prosegui con gli altri. Gli obiettivi a lungo termine forniscono una base per lo sviluppo personale e professionale, aiutandoti a definire le priorità in base all'impatto più duraturo. 

Ad esempio, potresti stabilire obiettivi a lungo termine come ottenere un avanzamento di carriera, migliorare la tua salute o diventare leader del team per sviluppare competenze di leadership e guadagnare rispetto.

Una matrice di definizione delle priorità può aiutarti in questo senso, perché ti guiderà nella classificazione degli obiettivi in base all'urgenza e all'impatto, così potrai iniziare con l'impegno più importante.

Best practice per realizzare gli obiettivi

Se l'obiettivo fosse solo definire l'obiettivo, le cose sarebbero molto più semplici. Tuttavia, questo approccio non ti porterà molto lontano.

È qui che molti team e molte persone si rivelano non all'altezza della situazione perché presumono che dire equivalga a fare. Evita questa trappola creando un piano d'azione. Per rendere efficace il tuo piano d'azione, definisci obiettivi realistici e suddividili in passaggi incrementali. Questo approccio garantisce che siano pratici e raggiungibili e aiuta a fare progressi costanti verso l'obiettivo.

1. Fai un passo alla volta

Il tuo obiettivo è talmente impegnativo che non sai da dove iniziare? Ti aiutiamo noi.

Ecco il piano: spacca quel macigno enorme in pezzi più gestibili e dalle dimensioni di ciottoli. Dividere gli obiettivi in passaggi gestibili è fondamentale: rende più pratico il processo e ti aiuta a monitorare i progressi in modo più efficace. Ad esempio, se stai lanciando la campagna di candidature spontanee dell'azienda per il prossimo anno, potresti suddividere il progetto in questo modo:

• Individua i benefit che sono cambiati rispetto allo scorso anno.

• Modifica i documenti e aggiorna i grafici.

• Annuncia le modifiche nell'ambito della riunione generale dell'azienda.

• Programma e pianifica le candidature spontanee.

• Aggiorna il sito web aziendale e il materiale per l'onboarding.

Oppure, se vuoi perdere peso, puoi suddividere il tuo obiettivo in passaggi gestibili come stabilire il peso da raggiungere, pianificare la preparazione dei pasti della settimana, programmare allenamenti regolari e monitorare i progressi.

Se suddividi un obiettivo di grandi dimensioni in elementi più piccoli, puoi raggiungere e monitorare più facilmente i traguardi di grandi dimensioni. Gli obiettivi più piccoli ti permettono di iniziare senza sentire un senso di oppressione e mantengono la tua motivazione fornendo progressi incrementali e traguardi intermedi lungo il percorso. È tutto riconducibile al principio del progresso, secondo il quale i piccoli traguardi possono essere stimoli efficaci per continuare ad andare avanti.

2. Scegli le risorse

Cosa ti serve per raggiungere ogni milestone e iniziare a cantare vittoria? Quali forniture, quanto tempo e quali competenze ti aiuteranno in ogni fase verso l'obiettivo finale? L'allineamento delle risorse e delle competenze è essenziale per raggiungere gli obiettivi professionali, soprattutto quando punti a un avanzamento di carriera o al successo nella leadership.

Se vuoi annunciare i cambiamenti in occasione della prossima riunione generale dell'azienda, sai che tutto deve essere definito entro il primo giovedì del prossimo mese. Questo significa che devi darti da fare, soprattutto perché pensi che il tuo team impiegherà almeno una settimana solo per definire le modifiche e aggiornare tutta la documentazione.

Descrivi subito ciò di cui hai bisogno, così puoi iniziare a pianificare e mettere a disposizione le risorse, con la speranza che questo ti aiuti a stare alla larga da fastidiosi colli di bottiglia mentre lavori per raggiungere l'obiettivo.

3. Imposta una tempistica

Hai le tue milestone e una solida conoscenza di ciò di cui hai bisogno. Ma il tuo approccio è ancora un po' confuso e non hai le idee chiare su come iniziare a svolgere concretamente il lavoro. È il momento di inserire le milestone in un flusso di lavoro.

L'ultimo passaggio nella definizione degli obiettivi è l'inserimento delle milestone in un ordine che abbia senso, utilizzando fattori come l'importanza o il tempo necessario per ogni obiettivo oppure una possibile sequenza prestabilita che la dirigenza ti ha chiesto di seguire.

Per la campagna di candidature spontanee dell'azienda, sai che non puoi aggiornare il sito web e i materiali per l'onboarding finché non modifichi tutti i documenti e i grafici interni pertinenti. Non puoi farlo finché non comprendi che cosa è cambiato rispetto allo scorso anno.

Dopo aver spostato le tessere del mosaico, hai creato una roadmap che puoi seguire fino alla fine. Scatenati con la danza della felicità e poi mettiti al lavoro!

Per rimanere sulla buona strada, assicurati di monitorare regolarmente i progressi: metodi di journaling come il bullet journaling possono aiutarti a monitorare i tuoi obiettivi e visualizzare i progressi compiuti. Un altro modo efficace per mantenere la responsabilità e far sì che il tuo team sia concentrato sul raggiungimento di ogni milestone è l'uso di un tabellone visibile.

Suggerimenti per superare gli ostacoli

Gli ostacoli si presenteranno anche se avrai un piano solido. La differenza sta nella velocità con cui rispondi e riprendi ad andare avanti.

• Preparati ad affrontare gli ostacoli comuni. Identifica fin da subito i possibili rischi e decidi come gestirli (modifica l'ambito, sposta le tempistiche, aggiungi risorse) in modo che gli imprevisti non ti facciano finire fuori strada.

• Affidati al supporto. Coach, mentor o colleghi del team possono aiutarti a risolvere i problemi, mantenere la responsabilità e avere una motivazione sempre alta quando le cose si complicano.

È raro che gli obiettivi si realizzino in modo lineare, ma passi piccoli e costanti (più un piano per gli imprevisti) ti permettono di restare sulla strada giusta.

Come creare responsabilità

La responsabilità è ciò che trasforma gli obiettivi in risultati. Quando i progressi sono visibili e condivisi, le persone hanno molte più probabilità di portare a termine i propri compiti.

• Condividi i tuoi obiettivi. Racconta a manager, mentor o colleghi del team a cosa ti stai dedicando. I controlli regolari (settimanali, mensili o in corrispondenza di milestone fondamentali) creano momenti naturali per esaminare i progressi e introdurre modifiche in caso di bisogno.

• Tieni traccia di ciò che conta. Usa un documento per la definizione degli obiettivi, una dashboard o uno strumento di gestione dei progetti per monitorare le milestone e le metriche. Con una chiara visibilità, le priorità sono sempre al primo posto e non si rischia che i task vengano trascurati.

• Crea responsabilità nei flussi di lavoro. Integra gli obiettivi negli strumenti e nei processi esistenti del tuo team, in modo che il monitoraggio dei progressi diventi parte della routine quotidiana, non il pensiero di un secondo momento.

Quando la responsabilità è coerente e strutturata, è molto più facile mantenere la concentrazione e lo slancio e raggiungere i risultati prefissati.

Fai in modo che la definizione degli obiettivi sia la tua arma (non così tanto) segreta

Se devi correre una maratona o rinnovare un processo di team obsoleto, i progressi derivano da obiettivi chiari e da un completamento costante, non solo dalle buone intenzioni.

Il processo di definizione degli obiettivi ti offre dei passaggi stabiliti che puoi seguire per fissare un obiettivo chiaro e trovare la motivazione giusta per procedere. 

Segui i passaggi e sarai sulla buona strada per spostare i tuoi obiettivi dall'elenco delle cose da fare a quello delle cose fatte. Noi facciamo il tifo per te!