Matrice di assegnazione delle priorità
Visualizza la priorità relativa dei progetti del tuo team, quindi confrontala con il lavoro richiesto da altri team.
UTILIZZA QUESTA STRATEGIA PER...
Prepara piani trimestrali e annuali che abbiano il massimo impatto, date le risorse disponibili.
Se hai difficoltà con la o il nel Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.
Persone
3-6
Tempo di preparazione
30 min
Ora
60 minuti
Difficoltà
Difficile
Esecuzione della strategia
Alcune cose semplicemente non si potranno fare. E va bene, a patto che accetti di affrontare prima i processi mission-critical e di iniziare a lavorare da lì.
Materiali
Lavagna o butcher paper
Pennarelli
Note adesive
Schede indice
Preparazione
Prima della sessione, compila una scheda per ogni lavoro a cui dai priorità. Le unità di lavoro possono essere su qualsiasi scala (attività, storie degli utenti, progetti, iniziative, ecc.), ma sarà molto più semplice usare una scala simile, quindi mettendo a confronto mele con mele.
Ogni scheda dovrebbe descrivere i quattro fattori che prenderai in considerazione:
- Descrizione
- Risultato previsto
- Livello di impegno
- Rischi e dipendenze
Ad esempio...
Segui questo modello per ogni scheda indice.
Passaggio 1
Preparazione (5 minuti)
Fai in modo che il team adotti la giusta mentalità: anche se sono coinvolti più team, siamo un'unica azienda con uno scopo comune.
Assegnando le priorità con questo in mente, avremo grandi chance di raggiungere una comprensione condivisa di cosa ci aiuterà (o non ci aiuterà) a raggiungere la nostra mission. In caso contrario, rischieremo di essere in competizione gli uni con gli altri e ritardare le cose che contano di più.
Passaggio 2
Configurare la matrice (5 minuti)
Disegna una griglia 2x2 su una lavagna o butcher paper e scrivi sopra gli obiettivi principali del tuo team. Scrivi "Urgente" sull'asse X, "Non appena possibile" all'estrema sinistra e "Dopo" all'estrema destra. Scrivi "Impatto" sull'asse Y, "Basso" nella parte inferiore e "Alto" nella parte superiore.
Sopra la matrice, scrivi l'obiettivo più importante del tuo team. (O i 2 obiettivi principali.)
Suggerimento
Esporre la stella polare del tuo team sarà molto più semplice se lo stato della "comprensione condivisa" nel Controllo salute è verde. Altrimenti, prova a eseguire le strategie OKR, Obiettivi, segnali e misure o l'Elevator Pitch prima di assegnare le priorità.
Passaggio 3
Dare priorità al lavoro del proprio team (20 minuti)
In gruppo, metti le schede sulla bacheca, posizionandole rispetto alle altre carte in base al loro impatto sui tuoi obiettivi e alla rapidità con cui devono essere raggiunti.
Parla del posizionamento in gruppo e continua a spostare le schede fino a ottenere una distribuzione uniforme su tutta la bacheca. È normale che all'inizio tutti gli elementi siano in alto a sinistra, ma distribuirli è fondamentale.
Passaggio 4
Disegnare linee di fattibilità (10 minuti)
Disegna 2 archi sulla bacheca per separare i requisiti obbligatori da quelli preferenziali e quelli che probabilmente non prenderai in considerazione.
Tutti gli elementi in alto a sinistra sono protetti, devono essere portati a termine. Qui dovrebbero esserci solo gli elementi fondamentali per raggiungere l'obiettivo.
È probabile che tutti gli elementi in basso a destra vengano messi da parte. Questo significa che verranno presi in considerazione solo dopo aver completato le attività più importanti.
Cerca di limitare i requisiti "obbligatori" a circa il 40% della capacità del team e quelli "preferenziali" al 30%. In questo modo, avrai la possibilità di soddisfare le richieste ricevute da altri team, per non parlare di quelle interessanti che potrebbero finire sulla tua strada.
Suggerimento
Definire ciò che si è disposti a posticipare o a non fare del tutto può comportare momenti di disagio. Mantenere il gruppo concentrato sulla stella polare aiuta invece ad allentare la tensione.
Passaggio 5
Incorporare le domande (15 minuti)
Mentre dai priorità alle richieste degli altri team rispetto alle attività già previste, chiediti quanto segue:
Gli obiettivi dell'altro team sono mission-critical? (Tipo, a livello aziendale?)
Se non accettassi la richiesta dell'altro team, che impatto avrebbe sul loro obiettivo?
Dopo aver posizionato le domande, ridisegna le linee in modo che riflettano ciò che puoi ottenere ora. Se soddisfare la domanda significa che stai mettendo a rischio il tuo obiettivo, parlane e discuti le varie opzioni.
Se gli obiettivi di entrambi i team sono mission-critical, parla con la leadership in merito alla possibilità di eseguire l'onboarding di altre persone.
Se l'obiettivo dell'altro team è mission-critical, mentre il tuo non lo è, procedi! (farlo)
Se entrambi gli obiettivi dei team non sono mission-critical, dovrai esaminare le sottigliezze e raggiungere un accordo.
Suggerimento
Qualunque sia il risultato di questo esercizio, assicurati di comunicare le decisioni che hai preso, gli eventuali rischi che derivano dal raggiungimento degli obiettivi e il motivo.
Ad esempio...
Dai un'occhiata a una matrice di priorità creata dal team di Confluence Server.
Hai colto nel segno?
Assicurati di eseguire una sessione completa del Controllo salute o un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.
Follow-up
Comunica i risultati di questa sessione a tutto il team di progetto, agli stakeholder e a chiunque possa riscontrare delle ripercussioni sul proprio lavoro. Evidenzia i motivi per cui hai tracciato le linee in quelle posizioni, come anche gli eventuali rischi che ne derivano.
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