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Matriz de priorização de tudo


Visualize a prioridade relativa dos projetos de sua própria equipe e faça uma comparação com o trabalho solicitado por outras equipes.

USE ESTA TÁTICA PARA...

Faça planos trimestrais e anuais que resultem no maior impacto, de acordo com os recursos disponíveis.

Se estiver com dificuldades em relação a compreensão compartilhada ou métricas de valor no Monitor de Saúde, usar esta tática pode ajudar.

Leia mais
E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Você e a equipe estão no final de um longo e tumultuado ciclo de planejamento. Você avaliou o impacto relativo de todo o trabalho que poderia realizar, fez algumas escolhas difíceis e emergiu com um conjunto priorizado de projetos que você vai executar. Você está exausto, porém cheio de propósito e esperança.

Então acontece.

Uma solicitação chega de outra equipe. Eles acabaram de passar pelo mesmo processo e, ao que parece, vão precisar de uma contribuição sua para atingir os objetivos. Mas seus próprios projetos já atingiram o limite da capacidade! Você quer ser um jogador da equipe, mas... como?

Se você já se esforçou para priorizar solicitações de outras equipes em relação ao trabalho existente, ou se esforçou para fazer outra equipe se comprometer com o trabalho do qual seu projeto depende, esta tática é para você!

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Todos os líderes de projeto e/ou equipe relevantes. Contribuintes individuais e patrocinadores executivos podem ficar de fora.

Use essa técnica de matriz de priorização para organizar o trabalho da equipe.
Equipe de usuários
Pessoas

3 a 6

Ícone de lápis
Tempo de preparo

30 min

Relógio de ponteiro
Tempo

60 min

Dificuldade Difícil
Dificuldade

Alta

A tática na prática

Algumas coisas vão acabar não sendo feitas, e tudo bem — contanto que você aborde as coisas mais essenciais primeiro e evolua a partir daí.

Materiais

Quadro branco ou papel pardo

Marcadores

Notas adesivas

Cartões de índice

Preparação

Antes da sessão, preencha um cartão de índice para cada trabalho que você está priorizando. As unidades de trabalho podem estar em qualquer escala (tarefas, histórias do usuário, projetos, iniciativas etc.), mas é muito mais fácil se tudo estiver em uma escala semelhante, para que você esteja comparando coisas iguais.

Cada cartão deve descrever os quatro fatores que você vai levar em consideração:

  • Descrição
  • Resultado esperado
  • Nível de esforço
  • Riscos e dependências
Pesquisa de conteúdo
Por exemplo...

Siga este padrão para cada um dos cartões de índice.

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Faça com que o grupo tenha a mentalidade certa: embora haja várias equipes envolvidas aqui, somos uma empresa com um propósito comum.

Se priorizarmos com isso em mente, vamos ter uma grande chance de chegar a um entendimento compartilhado do que vai nos ajudar (ou não) a cumprir nossa missão. Se não o fizermos, corremos o risco de competir uns com os outros e atrasar as coisas que mais importam.

ETAPA 2

Configurar a matriz (5 min)

Desenhe uma grade 2x2 em um quadro branco ou papel kraft e escreva os principais objetivos da equipe acima dela. Rotule o eixo X como "Urgência", com "Mais cedo" no lado esquerdo e "Mais tarde" no lado direito. Identifique o eixo Y como "Impacto", com "Baixo" na parte inferior e "Alto" na parte superior.

Acima da matriz, escreva a meta mais importante da equipe. (Ou talvez os 2 principais objetivos.)

Exemplo de matriz de priorização vazia
Dica
Dica profissional

Articular a estrela guia da equipe vai ser muito mais fácil se você estiver verde na "compreensão compartilhada" no Monitor de Saúde. Do contrário, tente executar as táticas OKRs, Metas, sinais e medidas ou Discurso de elevador antes de priorizar.

etapa 3

Priorize o trabalho da própria equipe (20 min)

Em grupo, cole os cartões no quadro, posicionando-os em relação aos outros cartões com base no impacto deles nos objetivos e na rapidez com que precisam ser concluídos.

Discuta o posicionamento em grupo e continue movendo os cartões até obter uma distribuição uniforme em todo o quadro. É natural começar com tudo no canto superior esquerdo, mas é essencial distribuí-los.

Exemplo de matriz de priorização com projetos e tarefas representadas
etapa 4

Desenhar linhas de viabilidade (10 min)

Desenhe 2 arcos no quadro para separar os itens necessários dos convenientes e aqueles que você talvez não vá fazer.

Alguma coisa no canto superior esquerdo está protegida porque de fato deve ser feita. Nada deve estar aqui se não for vital para atingir a meta.

É provável que tudo no canto inferior direito seja empurrado para fora. Isto não significa que nunca vai ser feito, apenas que não será feito até que o trabalho mais importante esteja completo.

Tente limitar os itens "necessários" a cerca de 40% da capacidade da equipe, e os "convenientes" a cerca de 30%. Com isso, você fica com certa capacidade para acomodar as solicitações que recebeu de outras equipes — sem mencionar as quentes que podem entrar no caminho.

Matriz de priorização com linhas para indicar o que é viável e o que não é
Dica
Dica profissional

Concordar sobre o que você está preparado para atrasar ou de fato não fazer pode levar a alguns momentos desconfortáveis. Manter o grupo focado na estrela guia ajuda a diminuir o impacto.

etapa 5

Incorporar as perguntas (15 min)

Ao priorizar as solicitações de outras equipes em relação ao que já está em andamento, pergunte-se o seguinte:

Os objetivos da outra equipe são essenciais? (Como, no nível da empresa?)
Se você não atendeu à solicitação da outra equipe, qual é o impacto que isso teria em seu objetivo?

Depois de posicionar a(s) pergunta(s), redesenhe suas linhas para refletir o que você pode alcançar agora. Se acomodar a pergunta significa que você está colocando seu próprio objetivo em risco, diga-o e discuta as opções.

Se os objetivos de ambas as equipes são de missão crítica, converse com a liderança sobre como conseguir mais pessoas.
Se o objetivo da outra equipe é de missão crítica e o seu não, apenas faça. (faça)
Se o objetivo de nenhuma das equipes for de missão crítica, você vai precisar examinar as sutilezas e chegar a um acordo.

Matriz de priorização que inclui solicitações de outras equipes
Dica
Dica profissional

Qualquer que seja o resultado deste exercício, lembre-se de comunicar as decisões que você tomou, os riscos resultantes para atingir os objetivos e os motivos.

Pesquisa de conteúdo
Por exemplo...

Consulte uma matriz de prioridades criada pela equipe do Confluence Server.

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Acompanhamentos

Comunique os resultados desta sessão a toda a equipe do projeto, aos interessados e a qualquer pessoa cujo trabalho possa ser afetado. Destaque suas razões para traçar os limites onde você o fez e os riscos que permaneçam.

Quer mais do Esquema Tático?

Escreva seu e-mail abaixo para ser o primeiro a saber quando a gente colocar novas táticas e Monitores de Saúde.

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