Close

Matrix zur Priorisierung alles Notwendigen


Visualisiere die relative Priorität der Projekte deines Teams und vergleiche sie dann mit den Arbeitsanfragen von anderen Teams.

ZWECK DIESES SPIELS

Erstelle Quartals- und Jahrespläne, die angesichts der verfügbaren Ressourcen die größte Wirkung erzielen.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen Gemeinsames Verständnis oder Nutzen und Metriken beim Gesundheitscheck hat.

Mehr anzeigen
SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Du bist mit deinem Team am Ende eines langen und ereignisreichen Planungszyklus angelangt. Ihr habt die relativen Auswirkungen aller Aufgaben ausgewertet, die ihr übernehmen könntet, und einige schwierige Entscheidungen getroffen. Herausgekommen ist eine nach Prioritäten geordnete Liste von Projekten, die ihr in Angriff nehmen werdet. Ihr seid zwar erschöpft, aber voller Tatendrang und Optimismus.

Und dann ist es so weit.

Eine Anfrage kommt von einem anderen Team herein. Dieses hat gerade den gleichen Prozess durchlaufen, und es stellt sich heraus, dass es einen Beitrag von euch benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Ihr habt jedoch mit euren eigenen Projekten bereits alle eure Kapazitäten ausgeschöpft. Ihr möchtet das andere Team nicht enttäuschen, aber wie soll das gehen?

Wenn es euch auch schon einmal schwergefallen ist, Anfragen anderer Teams gegenüber euren eigenen Aufgaben zu priorisieren oder ein anderes Team dazu zu bringen, Aufgaben zu übernehmen, die für euer Projekt unerlässlich waren, dann ist dieses Spiel genau das Richtige für euch!

BETEILIGTE

Alle relevanten Projekt- und/oder Teamleiter. Einzelne Mitwirkende und zuständige Vertreter der Führungsetage können außen vor bleiben.

Strukturiere die Aufgaben deines Teams mit der Priorisierungsmatrix.
Team-Symbol
Mitarbeiter

3–6

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

30 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad<br/>Schwierig
Schweregrad

Hoch

Durchführung

Manche Dinge bleiben einfach ewig liegen. Das ist ok – solange ihr euch einig seid, dass unternehmenskritische Aufgaben zuerst angegangen werden und ihr dann alles Weitere abarbeitet.

Materialien

Whiteboard oder großformatiges Papier

Filzstifte

Haftnotizzettel

Karteikarten

Vorbereitung

Fülle vor der Sitzung eine Karteikarte für jede Aufgabe aus, die priorisiert werden soll. Die Aufgabeneinheiten können unterschiedlich groß sein (Aufgaben, User Storys, Projekte, Initiativen usw.), allerdings ist es viel einfacher, wenn alles eine ähnliche Größe hat, damit auch wirklich Äpfel mit Äpfeln verglichen werden.

Beschreibe auf jeder Karte die vier Faktoren, die du berücksichtigst:

  • Beschreibung
  • Erwartetes Ergebnis
  • Aufwandsumfang
  • Risiken und Abhängigkeiten
Inhaltssuche
BEISPIEL

Gehe bei jeder Karteikarte nach diesem Muster vor.

SCHRITT 1

Einführung (5 Minuten)

Bringe die Gruppe gedanklich auf eine Linie: Obwohl hier mehrere Teams involviert sind, sind wir ein Unternehmen mit einem gemeinsamen Ziel.

Wenn wir in diesem Sinne Prioritäten setzen, stehen unsere Chance gut, uns gemeinsam darüber zu verständigen, was uns bei der Umsetzung unserer Ziele hilft (und was nicht). Können wir uns nicht einigen, kann dies zu Konkurrenzdenken führen und wichtige Aufgaben verzögern.

SCHRITT 2

Matrix vorbereiten (5 Min.)

Zeichne ein 2 x 2 großes Raster auf ein Whiteboard oder großformatiges Papier und schreibe die wichtigsten Ziele deines Teams darüber. Beschrifte die X-Achse mit "Dringlichkeit", wobei auf der linken Seite "Früher" und auf der rechten Seite "Später" steht. Füge "Auswirkung" als Beschriftung zur Y-Achse hinzu, wobei "Niedrig" ganz unten und "Hoch" ganz oben steht.

Notiere über der Matrix das wichtigste Ziel (oder ggf. die wichtigsten zwei Ziele) deines Teams.

Beispiel für eine leere Priorisierungsmatrix
Tipp
Profitipp

Das übergeordnete Ziel deines Teams zu formulieren, ist wesentlich einfacher, wenn der Gesundheitscheck im Bereich "Gemeinsames Verständnis" grün zeigt. Wenn nicht, führt zuerst die Spiele OKRs (Objectives and Key Results), Ziele, Signale und Maßstäbe oder Kurzpräsentation durch, bevor ihr eure Aufgaben priorisiert.

Schritt 3

Aufgaben des eigenen Teams priorisieren (20 Min.)

Klebt die Karten gemeinsam im Team auf das Whiteboard und zwar so, wie diese auf Grundlage ihrer Auswirkungen und ihrer Dringlichkeit im Verhältnis zu den anderen Karten stehen.

Besprecht in der Gruppe, wie ihr die Karten positioniert, und verschiebt diese so lange, bis sie gleichmäßig auf dem Whiteboard verteilt sind. Üblicherweise klebt am Anfang alles oben links, aber die Karten müssen auf jeden Fall verteilt werden.

Beispiel einer Priorisierungsmatrix mit Projekten und Aufgaben
Schritt 4

Machbarkeitslinien einzeichnen (10 Min.)

Zeichne zwei Bögen auf das Whiteboard, um die unbedingt erforderlichen Aufgaben von den nicht unbedingt erforderlichen, aber wünschenswerten Aufgaben und denjenigen, die ihr wahrscheinlich nicht durchführen werdet, zu trennen.

Alle oben links aufgeführten Aufgaben stehen nicht zur Diskussion, da sie einfach erledigt werden müssen. Hier dürfen nur Aufgaben stehen, die zur Erreichung des Ziels unerlässlich sind.

Alles unten rechts wird wahrscheinlich gestrichen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es niemals erledigt wird. Zuvor müssen aber erst die wichtigeren Aufgaben abgeschlossen werden.

Versuche, die unbedingt erforderlichen Aufgaben auf etwa 40 % der Kapazität des Teams und die wünschenswerten Aufgaben auf etwa 30 % zu beschränken. So bleibt noch etwas Kapazität, um die Anfragen anderer Teams zu erfüllen – ganz zu schweigen von den gänzlich unerwarteten Aufgaben, die plötzlich auftauchen können.

Priorisierungsmatrix mit Linien, die angeben, was machbar ist und was nicht
Tipp
Profitipp

Sich darauf zu einigen, was zurückgestellt werden kann und was nicht, kann heikel sein. Erinnere die Gruppe an das übergeordnete Ziel, dann könnt ihr etwaige Konflikte vermeiden.

Schritt 5

Anfragen anderer Teams einbinden (15 Min.)

Bei der Priorisierung von Anfragen anderer Teams gegenüber den Aufgaben, die bereits auf eurer Agenda stehen, solltet ihr euch die nachstehenden Fragen stellen:

Sind die Ziele des anderen Teams geschäftskritisch (z. B. auf Unternehmensebene)?
Welche Auswirkungen hätte es auf das Ziel des anderen Teams, wenn ihr dessen Anfrage nicht nachkommen würdet?

Sobald die Anfrage(n) positioniert wurde(n), zeichne deine Linien neu, um anzugeben, was ihr jetzt erreichen könnt. Ist das Ziel deines Teams gefährdet, wenn ihr der Anfrage nachkommt, kommuniziert dies klar und deutlich und erörtert die Möglichkeiten.

Wenn die Ziele beider Teams geschäftskritisch sind, bitte die Unternehmensführung um weitere Mitarbeiter.
Ist das Ziel des anderen Teams geschäftskritisch, nicht aber das eigene, dann komme der Anfrage nach.
Ist keines der Ziele der Teams geschäftskritisch, seht euch die Angelegenheit im Detail an und einigt euch.

Priorisierungsmatrix mit Anfragen anderer Teams
Tipp
Profitipp

Zu welchem Ergebnis diese Übung auch immer führt, kommuniziere die getroffenen Entscheidungen, etwaige Risiken auf dem Weg zum Erfolg und die Gründe dafür.

Inhaltssuche
BEISPIEL

Seht euch diese vom Confluence Server-Team erstellte Prioritätsmatrix an.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Nachbereitung

Informiere das gesamte Projektteam, die Stakeholder und alle anderen Personen, deren Arbeit hiervon betroffen sein könnte, über die Ergebnisse dieser Sitzung. Erkläre, warum du die Linien so eingezeichnet hast, und zeige alle verbleibenden Risiken auf.

Du kannst vom Playbook nicht genug bekommen?

Gib unten deine E-Mail-Adresse ein, wenn du über neue Gesundheitschecks und Spiele informiert werden möchtest.

Thanks! Now get back to work.

Du möchtest uns Feedback geben?

Hinterlasse eine Frage oder einen Kommentar auf der Atlassian Community-Website.