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すべての優先順位付けマトリックス


チームプロジェクトの相対的な優先順位を可視化して、他のチームからリクエストされた作業と比較しましょう。

このプレイの目的

利用可能なリソースを考慮して、最も大きな影響をもたらす四半期および年次計画を立てます。

ヘルス モニター共通認識価値と指標の改善に取り組んでいる場合は、このプレイを実行すると役立つでしょう。

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なぜこれが必要なのか

あなたとそのチームは、長く激動の計画サイクルの終盤に差し掛かっています。あなたは取り組む可能性があるあらゆる作業の相対的な影響を評価して難しい選択を行い、取り組むことになる優先順位が付いたプロジェクト セットを抱えて登場しました。疲れているにもかかわらず、目的と希望で満たされています。

この場合、次のようになります。

別のチームからリクエストが届きます。そのチームはちょうど同じプロセスを経験しており、結局は、自分たちの目標を達成するためにあなたからの貢献を必要とするでしょう。しかし、あなた自身のプロジェクトはすでにキャパシティの限界にいます。チーム プレイヤーになりたいのですが、どうすればよいでしょうか?

既存の作品に対して他のチームからのリクエストに優先順位を付けようと取り組んだり、他のチームがあなたのプロジェクトが担当している作業に全力を注いでもらうべく取り組んだりしたことがあるなら、このプレイはあなた向きです!

誰に参加してもらうべきか

関連するすべてのプロジェクトやチームの各リード。個人の貢献者とエグゼクティブ スポンサーには、参加を遠慮してもらいます。

この優先順位付けマトリックス手法を使用して、チームの作業を整理します。
ユーザーのチーム
スタッフ

3 ~ 6 人

鉛筆のアイコン
準備時間

30 分

時計
所要時間

60 分

難易度: 高
難易度

プレイの実施

あえて完了しない作業があっても、ミッションクリティカルな作業を優先し、徐々に作業対象を広げていくならかまいません。

準備物

ホワイトボードまたは厚手の用紙

マーカー

付箋紙

インデックスカード

準備

セッションの前に、優先順位を付けているすべての作業について、インデックス カードに記入します。作業単位は任意の規模 (タスク、ユーザー ストーリー、プロジェクト、イニシアチブなど) に設定できますが、すべてが似たような規模であって同一条件で比較している場合ははるかに簡単です。

各カードは、考慮する 4 つの要素について説明する必要があります。

  • 説明
  • 期待される成果
  • 手間の大きさ
  • リスクと依存関係
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サンプル

インデックス カードごとに、このパターンに従ってください。

ステップ 1

準備する (5 分)

グループに正しい心構えをご紹介します。ここで複数のチームが関わっていても、私たちは共通の目的を持った 1 つの企業です。

これを念頭に置いて優先順位をつけると、努力次第で、ミッション達成に何が役立つのか (そして役立たないのか) についての共通認識を得られるチャンスがあります。そうしないと、相互に競合して最も重要なことが遅れるリスクが発生します。

ステップ 2

マトリックスを設定する (5 分)

ホワイトボードや厚手の用紙に 2x2 のグリッドを描いて、その上にチームの第一目標を書きます。X 軸「緊急性」の左端に「すぐに」、右端に「後で」というラベルを、Y 軸「影響」の下に「低」、上に「高」というラベルを付けます。

マトリックス上に、チームの最重要目標を書きます (またはおそらく、上位 2 番目の目標)。

空の優先順位付けマトリックスの例
ヒント
ヒント

チームの目標を明確に述べるのは、ヘルス モニターで「共通認識」がの場合は、はるかに簡単です。それ以外の場合は、優先順位付けの前に OKR目標、シグナル、指標、またはエレベーター ピッチを実行してみます。

ステップ 3

自分のチームの作業に優先順位を付ける (20 分)

グループ全体で、ボード上にカードを貼り付けて、目標への影響やどれくらい早く行う必要があるかに基づいて、他のカードを基準にそれらのカードを配置します。

グループ全体の位置付けについて話し合って、ボード全体に均等に分布されるまでカードを移動させます。左上のすべてから始めるのは当然ですが、それらを広げることは非常に重要です。

プロジェクトとタスクが示された優先順位付けマトリックスの例
ステップ 4

実現可能性のラインを描く (10 分)

ボードを横切る 2 つの円弧を描いて、「必須」を「あるとなお良い」と「おそらく対応しない」から分けます。

左上のものは、単に行う必要があるものなので保護されています。目標達成に不可欠でないものはここにはないはずです。

右下のものは押し出されそうです。これは、単により重要な作業が完了するまでは実施されないということではありません。

「必須」をチームのキャパシティの約 40%、「あるとなお良い」を約 30% に制限してみます。これによって、あなたのパスに投げ込まれる可能性のある急ぎのリクエストは言うまでもなく、他のチームから得たリクエストに対応できるある程度のキャパシティが残ります。

実行可能なものとそうでないものを線で示す優先順位マトリックス
ヒント
ヒント

遅らせようとしているか単にしないことに合意すると、多少気になる瞬間につながる可能性があります。グループを目標にレーザーで焦点を当てた状態にしておくと、緊張緩和に役立ちます。

ステップ 5

質問を組み込む (15 分)

すでに忙しいときに他のチームのリクエストを優先する場合は、次のように自問します。

他のチームの目標はミッション クリティカルか (会社レベルなど)。
他のチームのリクエストに応えなかった場合は、目標にどのような影響があるか。

質問を配置したら、線を描きなおして今達成できる内容を反映させます。質問に対応することが自分の目標を危険に晒していることを意味する場合は、はっきり伝えて選択肢について話し合ってください。

両方のチームの目標がミッション クリティカルである場合は、リーダーに人材の追加について話し合ってください。
他のチームの目標がミッション クリティカルであなたのチームの目標がそうではない場合は、人材を追加します (決まり!)。
どちらのチームの目標もミッション クリティカルでない場合は、よく見比べて合意に達する必要があります。

他のチームからのリクエストを含む優先順位のマトリックス
ヒント
ヒント

この演習の結果がどうなっても、行った意思決定、目標達成に伴うリスク、その理由を必ず伝えます。

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サンプル

Confluence Server チームが作成した優先順位マトリックスをご覧ください。

成果の確認

チームでヘルスモニターセッションをすべて通しで、またはチェックポイントを実施して、改善しているかどうかを確認してみましょう。

フォローアップ

このセッションの結果を、プロジェクト チーム全体、関係者、作業に関係する可能性がある他のメンバーに伝えます。どこまで伝えるかの線引きの理由と残っているリスクをハイライトしてください。

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