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Matriz de priorización para todo


Visualiza la prioridad relativa de los proyectos de tu propio equipo y compárala con el trabajo solicitado por otros equipos.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Hacer planes trimestrales y anuales que tengan el mayor impacto posible teniendo en cuenta los recursos disponibles.

Si te plantean problemas los conceptos de Percepción común o Métricas de valor del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Tu equipo y tú os encontráis al final de un largo y tumultuoso ciclo de planificación. Habéis evaluado el impacto relativo de todo el trabajo que podrías hacer, habéis tomado algunas decisiones difíciles y habéis logrado un conjunto priorizado de proyectos que vais a poner en marcha. Estáis agotados, pero con un propósito y mucha esperanza.

Y entonces pasa lo que tenía pasar.

Llega una petición de otro equipo. Acaban de pasar por el mismo proceso y resulta que necesitan tu ayuda para conseguir sus objetivos. El problema es que te hacen falta todas las manos disponibles para tus propios proyectos, así que, aunque quieres contribuir al equipo, no sabes cómo hacerlo.

Si alguna vez te ha costado establecer prioridades entre las peticiones de otros equipos y tu propio trabajo, o conseguir que otro equipo se comprometa a hacer algo de lo que depende tu proyecto, esta estrategia es para ti.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Todos los responsables de equipo o del proyecto. No hace falta que asistan los contribuidores individuales ni los patrocinadores ejecutivos.

Organiza el trabajo del equipo con esta técnica de matriz de priorización.
Equipo del usuario
Personas

3-6

Icono de lápiz
Tiempo de preparación

30 min

Reloj de medición
Duración

60 min

Dificultad Alta
Dificultad

Difícil

Ejecución de la estrategia

Hay cosas difíciles de hacer. Eso está bien siempre y cuando aceptes enfrentarte primero a lo más importante y trabajar a partir de ahí.

Materiales

Pizarra o papel de estraza

Rotuladores

Notas adhesivas

Fichas

Preparación

Antes de la sesión, rellena una tarjeta para cada unidad de trabajo que haya que priorizar. Puedes dividirlas como quieras: en tareas, historias de usuario, proyectos, iniciativas, etc., pero es mucho más fácil utilizar siempre una escala similar para poder compararlas.

Cada tarjeta debe describir los cuatro factores que hay que tener en cuenta:

  • Descripción
  • Resultado previsto
  • Nivel de esfuerzo
  • Riesgos y dependencias
Búsqueda de contenido
POR EJEMPLO...

Sigue este patrón para cada una de tus tarjetas.

PASO 1

Preparativos (5 min)

Transmite la idea de que, aunque hay muchos equipos implicados, todos formamos parte de la misma empresa y tenemos un objetivo común.

Si tenemos esto cuenta a la hora de establecer prioridades, podremos llegar a un acuerdo sobre lo que puede ayudarnos o no a conseguir lo que nos hemos propuesto. De lo contrario, corremos el riesgo de competir entre nosotros y que se retrasen las cosas más importantes.

PASO 2

Configura la matriz (5 min)

Dibuja una cuadrícula de 2x2 en una pizarra o un papel y anota los objetivos principales de los equipos en la parte de arriba. Pon de nombre "Urgencia" al eje de abscisas y anota "Más pronto" en el extremo izquierdo y "Más tarde" en el extremo derecho. Luego, escribe "Impacto" como nombre del eje de ordenadas y anota "Bajo" en la parte inferior y "Alto" en la parte superior.

Escribe uno o dos de los objetivos más importantes del equipo en la parte superior de la matriz.

Ejemplo de una matriz de priorización en blanco
Consejo
Consejo de experto

Encontrar el faro que os sirva de guía os será mucho más fácil si en el Monitor de estado tenéis una valoración verde para "percepción común". Si no es así, podéis seguir la estrategia Objetivos y resultados clave, Objetivos, señales y medidas o discurso de ventas antes de empezar a establecer prioridades.

paso 3

Establece prioridades para el trabajo de tu propio equipo (20 min)

En grupo, pegad las tarjetas en el tablero colocándolas según su relación con las otras tarjetas en cuanto al impacto en los objetivos y la urgencia.

Comentad todos juntos la disposición de las tarjetas e id cambiándolas de sitio hasta que tengan una distribución uniforme en el tablero. Es normal empezar con todas las tarjetas en la parte superior izquierda, pero es fundamental ir repartiéndolas por el tablero.

Ejemplo de matriz de priorización con los proyectos y las tareas representados
paso 4

Dibuja líneas de viabilidad (10 min)

Dibuja 2 arcos de arriba abajo del tablero para separar lo imprescindible, lo deseable y lo que seguramente no haréis.

Todo lo que esté en la parte superior izquierda debe hacerse. Ahí no debe haber nada que no sea imprescindible para alcanzar el objetivo.

Es probable que acabéis por descartar lo que esté en la parte inferior derecha. Esto no significa que no vaya a hacerse nunca, sino que deberá esperar hasta que hayáis terminado las cosas más importantes.

Intentad no asignar más del 40 % de la capacidad del equipo a lo imprescindible ni más del 30 % a lo deseable. Así tendréis margen para dar cabida a las peticiones de otros equipos y a los problemas críticos que puedan ir surgiendo.

Matriz de priorización con líneas para indicar lo que es factible y lo que no
Consejo
Consejo de experto

Llegar a un acuerdo sobre lo que se puede aplazar o simplemente no hacer puede resultar incómodo. En estos casos, para rebajar la tensión puede ir muy bien que el grupo no pierda de vista el faro que os sirve de guía.

paso 5

Incorpora las peticiones (15 min)

Haceos estas preguntas a medida que vayáis estableciendo prioridades entre las peticiones de otros equipos y lo que vosotros ya tenéis sobre la mesa:

¿Los objetivos del otro equipo son críticos a nivel de empresa?
¿Qué impacto puede tener en el objetivo del otro equipo que no respondamos a su petición?

Una vez que hayáis analizado la petición, redibujad las líneas según lo que podáis lograr ahora. Si responder a lo que os pide el otro equipo supone poner en riesgo vuestro propio objetivo, hablad con ellos para valorar las opciones que hay.

Si los objetivos de los dos equipos son críticos, hablad con el equipo de liderazgo para saber si podéis contar con más gente.
Si el objetivo del otro equipo es crítico y el vuestro no, haced lo que os han pedido (en serio, ¡hacedlo!).
Y si ninguno de los objetivos es crítico, analizad detenidamente la situación y llegad a un acuerdo.

Matriz de priorización con peticiones de otros equipos
Consejo
Consejo de experto

Sea cual sea el resultado de este ejercicio, aseguraos de comunicar las decisiones que toméis, los riesgos para alcanzar vuestros objetivos y los motivos en los que os habéis basado.

Búsqueda de contenido
POR EJEMPLO...

Echa un vistazo a una matriz de prioridades creada por el equipo de Confluence Server.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Seguimiento

Comunica los resultados de esta sesión al equipo completo del proyecto, a las partes interesadas y a cualquier otra persona cuyo trabajo pueda verse afectado. Explica por qué habéis dibujado las líneas donde están y los riesgos restantes.

¿Quieres estar al tanto de las nuevas estrategias?

Déjanos tu correo electrónico para enviarte una notificación en el momento en que añadamos más Monitores de estado y estrategias al manual.

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