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Gestión de proyectos para no gestores de proyectos


Los pasos, las competencias y las técnicas de resolución de problemas que necesitas para entregar los productos in perder el juicio.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el arte de trazar un plan y llevarlo a cabo. Ay, si las cosas fueran tan sencillas... Tendrás que reunir un equipo de proyecto y supervisar su progreso. Tendrás que gestionar las expectativas. Tendrás que anticipar los problemas eludibles y solucionar los que no te esperabas.

Si te parece abrumador, has llegado al lugar indicado. Aquí aprenderás trucos y técnicas de cada fase, y te podrás descargar plantillas que te facilitarán un poco las cosas. Considéralo un poco como una formación gratuita de gestión de proyectos. ¿Preparado? Vamos allá.


Habilidades de la gestión de proyectos

La comunicación es una habilidad básica en la gestión de proyectos.

Comunicación

No es fácil comunicar demasiado. El equipo necesita explicaciones; las partes interesadas, actualizaciones de estado; y los patrocinadores, resultados.

La gestión del tiempo es una habilidad básica en la gestión de proyectos.

Gestión del tiempo

Aparte de gestionar el programa del proyecto, tendrás que mantener al día las reuniones (además de gestionar tu tiempo). 

La resolución de problemas es una habilidad básica en la gestión de proyectos.

Resolución de problemas

Seguramente, ya solucionas muchos problemas en tu función habitual. ¡Que no decaiga ese pensamiento creativo!

La conciencia de organización es una habilidad básica en la gestión de proyectos.

Conciencia de organización

Conoce otros proyectos que podrían necesitar los mismos recursos y personas que tú necesitarás a su vez. 

La diplomacia y la negociación son habilidades básicas en la gestión de proyectos.

Diplomacia

Prepárate para negociar la planificación de chapuzas, las prioridades conflictivas y choques de personalidad, y salir airoso.

Consejo de experto: La habilidad más importante es la capacidad de dejar a un lado tu puesto habitual y adoptar tu función de gestor del proyecto.

Pasos de la gestión de proyectos

Si eres un "gestor accidental de proyectos", es muy posible que el proyecto ya estuviera en marcha cuando llegó a tus manos. Ve directamente a la fase en la que estés desde los enlaces siguientes para averiguar cuál será tu próximo paso. Y no olvides consultar las fases anteriores para ver si queda algo por corregir.

Paso 1: Visualízalo

No hagas esta fase con prisas. Insiste en la comprensión de la conceptualización del problema y sus posibles soluciones hasta estés seguro de que vas por buen camino.

Elaborar el plan de negocio es parte de la gestión de proyectos.

Elabora el plan de negocio

Define el problema que tratas de solucionar y el valor de solucionarlo. Habla con tus clientes objetivo, ya sean internos o externos, para comprender bien la conceptualización del problema. Al elaborar un plan de negocio del proyecto, céntrate en qué quieres que el cliente sea capaz de hacer. Deja los aspectos concretos sobre cómo hacerlo para las lluvias de ideas de soluciones con tu equipo.

Actividades recomendadas: 

 

 

 

Elaborar el plan de negocio es tarea de la gestión de proyectos
Forma tu equipo de proyecto.

Forma el equipo del proyecto

Reúne a la gente que tiene las habilidades necesarias para solucionar el problema. Aspira a crear un equipo multidisciplinar con distintas bases y estilos para resolver problemas. Los estudios han demostrado que los equipos diversificados obtienen resultados mejores. Valdrá la pena retrasar el inicio del proyecto un par de semanas con tal de conseguir el equipo perfecto.

Actividades recomendadas: 

 

 

 

Formar un equipo de proyecto es tarea de la gestión de proyectos.
Define el éxito del proyecto durante la fase de visualización.

Define "éxito"

Acordad resultados medibles a los que aspirar y las métricas para supervisar el progreso. Comprueba que el proyecto contribuya a objetivos mayores del negocio. Si no, quizá este proyecto no sea buena idea (o sea buena idea, pero en mal momento).

Actividad recomendada: 

 

 

 

Definir el éxito parece tarea de la gestión de proyectos.
Haz una lluvia de ideas para encontrar soluciones al problema que el proyecto debe resolver.

Lluvia de ideas de soluciones

Dale caña a tus habilidades para solucionar problemas. Es el momento de pensar en soluciones concretas, cómo implementarlas y cómo interactuará el cliente con el producto final. Durante esta etapa, involucra a tu equipo y sé ambicioso. Es más fácil limitar una idea osada que convertir una idea segura en algo innovador.

Actividades recomendadas: 

  • Interrupción: elabora una larga lista de buenas ideas en poco tiempo.
  • Mapas mentales: explora las distintas facetas de un problema y organiza las ideas para encontrar soluciones.

 

 

 

Hacer lluvias de ideas para encontrar soluciones con el equipo del proyecto es tarea de la gestión de proyectos.
Equivócate y adáptate pronto con un prototipo de la solución del proyecto.

Prototipo y prueba

En función de la naturaleza del proyecto, el prototipo podría ser desde unos diagramas de flujo en la servilleta de un bar hasta un código escrito deprisa y corriendo (pero funcional). Muéstraselo a los clientes objetivo y las partes interesadas para obtener el primer feedback. ¡Es el momento perfecto para equivocarse y corregir!

Actividades recomendadas: 

  • Prueba integral: visualiza tu concepto para obtener feedback fácilmente.
  • Lienzo de experiencias: comprueba que el proyecto está orientado para el usuario y que es factible y valioso tanto para el cliente como para el negocio.

 

 

 

Obtener feedback de los primeros usuarios es tarea de la gestión de proyectos.

Señales de que el proyecto corre peligro durante la fase de visualización

EL VALOR DEL PROYECTO NO ESTÁ CLARO

Cómo retomar el camino

Elige un perfil de cliente concreto (interno o externo) y activa tu empatía. Imagina por qué lo querrían y aplícalo a los objetivos más amplios de la empresa. Repítelo hasta que tengas el valor del cliente bien atado al valor del negocio.

Actividades recomendadas:

  • 5 "porqués": transmítele bien a tu equipo cuál es el problema y qué repercusiones tiene para el cliente.
  • Entrevistas a clientes: comprende las necesidades de tus clientes y los contextos en los que utilizan tu producto o servicio.
  • Lienzo de experiencias: comprueba que el proyecto está orientado para el cliente y que tiene lógica para el negocio.

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¿Preparado para probar el lienzo de experiencias? Empieza por esta plantilla.
 
Conflicto de objetivos o prioridades

Cómo retomar el camino

Convenid un objetivo (sí, uno) como la estrella polar del proyecto. A continuación, clasificad las prioridades conflictivas en función de él. Cuando os topéis con pros y contras, dadle prioridad a la opción que más os aproxime a esa estrella polar.

Actividades recomendadas:

  • Objetivos, señales y medidas: asegúrate de que el proyecto no se desvíe de su objetivo; ya sabes qué aspecto tiene un resultado satisfactorio.
  • Ecualizador de pros y contras: crea escalas deslizantes con el fin de mostrar el nivel de importancia de cada métrica y buscar un consenso sobre qué deberíais priorizar. 

Las prioridades conflictivas son una señal de que el proyecto corre peligro.
Nadie sabe quién está a cargo

Cómo retomar el camino

Logra un entendimiento común entre el equipo del proyecto, las partes interesadas y los patrocinadores acerca de quién es el responsable final. Como gestor del proyecto, tienes la responsabilidad de entregarlo dentro del plazo y del presupuesto, pero no de estar en el punto de mira cuando de su éxito total se trata.

Actividades recomendadas:

  • Funciones y responsabilidades: define la función que tiene cada uno en el proyecto y qué se espera de ellos para que el equipo triunfe.
  • Despegue del proyecto: fomenta el entendimiento común del objetivo principal del proyecto, su alcance, valor, plazos y la propiedad de las decisiones.
  • Marco de toma de decisiones DACI: especifica quién se hace responsable de ciertas decisiones y qué función desempeñará el resto del equipo.

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¿Preparado para probar el marco de DACI? Empieza por esta plantilla.
 
El equipo del proyecto no se pone de acuerdo en la dirección

Cómo retomar el camino

En primer lugar, comprueba que tu equipo comprenda realmente el problema que debéis solucionar y las repercusiones que tiene para el cliente. No tengas miedo de preguntar a la dirección que aclare qué constituye una prioridad para el negocio y qué no. Al buscar orientación, no olvides presentar las opciones que estés barajando, en lugar de plantear un "¿Qué hacemos?" con final abierto.

Actividades recomendadas:

  • Contextualización de problemas: estudia la conceptualización del problema y sus repercusiones para los clientes.
  • Consejo de pruebas: crea un espacio para la discusión abierta y el feedback de los directivos de la empresa para que todos estén seguros del valor y la dirección.
Discrepar de la dirección es señal de que el proyecto corre peligro.

Consejo experto: Dirige un taller de Monitor de estado™ con el equipo: cuanto más al inicio del proyecto, mejor. Es una oportunidad para autoevaluar ocho atributos habituales entre los equipos sanos de alto rendimiento. 

Paso 2: Planifícalo

El proceso de planificación debería ser relativamente corto. Aunque recomendamos un enfoque iterativo en la planificación, hay algunas tareas prioritarias por realizar antes de pasar a la fase de ejecución del proyecto.

Definir el alcance del proyecto es parte de la gestión de proyectos.

Concreta el alcance del proyecto

A partir del feedback obtenido en las pruebas anteriores, y sin olvidar las métricas de éxito, prioriza qué incluir en el proyecto. Aclara los pros y los contras. Por ejemplo, llevar a cabo optimizaciones para facilitar el uso puede acarrear un retraso en el calendario o un incremento del presupuesto.

Actividades recomendadas: 

  • Ecualizador de pros y contras: crea escalas deslizantes con el fin de mostrar el nivel de importancia de cada métrica y buscar un consenso sobre qué deberíais priorizar.
  • Mapas de trayecto: ten claro el trayecto existente para poder diseñar una mejor experiencia.

 

 

 

Concretar el alcance y crear un backlog es tarea de la gestión de proyectos
Gestionar dependencias es tarea de la gestión de proyectos.

Entender y gestionar dependencias

¿Tu proyecto depende de trabajo, recursos o activos externos al equipo principal del proyecto? Anótalos, apuntando a quién le pertocará cada parte del trabajo y cuándo podrán ocuparse de ella. Aunque no puedas superar obstáculos durante esta etapa, debes identificarlos e incluirlos en el proceso de planificación del proyecto.

Actividades recomendadas: 

 

 

 

Gestionar dependencias es tarea de la gestión de proyectos.
Confecciona la hoja de ruta durante la fase de planificación del proyecto.

Elabora una hoja de ruta y un backlog

Con el alcance acordado y las dependencias asimiladas, divide el plan del proyecto en partes de trabajo separadas y calcula el tiempo y el esfuerzo que conlleva cada una. A partir de ahí, puedes prever cuándo alcanzarás los hitos principales y definir un objetivo de fecha de finalización. Recoge todas las partes del trabajo en un backlog que podrás usar para planificar ciclos iterativos breves.

Actividad recomendada: 

 

 

Confeccionar la hoja de ruta de un proyecto con hitos es tarea de la gestión de proyectos.
Reduce el mayor número de riesgos posible al inicio del proyecto.

Anticipar y reducir riesgos

Ahórrate futuros dolores de cabeza. Reflexiona sobre cómo podría fallar el proyecto y profundiza en los métodos de prevención. Identifica también oportunidades para lograr un éxito alucinante en las que no hubieras pensado aún; las posibilidades perdidas también son una forma de riesgo.

Actividades recomendadas: 

 

 

 

Reducir riesgos es tarea de la gestión de proyectos.
Elabora un plan de comunicación como parte del plan general del proyecto.

Traza un plan de comunicación

Establece una cadencia para las reuniones de equipo y las actualizaciones para las partes interesadas, y transmítela. (¡Mantener las reuniones en el mínimo suma puntos!) A continuación, programa las reuniones recurrentes y ponte recordatorios en el calendario para actualizar periódicamente el plan y el panel (o la página de inicio interna) del proyecto.

Actividades recomendadas: 

  • Reuniones rápidas: una oportunidad diaria para que tu equipo comparta el estado del trabajo en curso y hable de sus obstáculos.

  • Cartel del proyecto: una forma sencilla de compartir objetivos, estados y programas.  Si se actualiza periódicamente, el cartel sirve de informe de estado (y es menos engorroso). 

 

 

 

Realizar un plan de comunicación es tarea de la gestión de proyectos.

Señales de que el proyecto corre peligro durante la fase de planificación

ESTÁS ATASCADO EN EL MODO DE PLANIFICACIÓN

Cómo retomar el camino

¡Deshazte de esa "parálisis analítica" y sigue adelante! Si estás empleando un enfoque ágil (deberías), recuérdale al equipo del proyecto que tendrás la oportunidad de mostrarles el progreso y hacer correcciones sobre la marcha.

Actividades recomendadas:

  • Despegue del proyecto: fomenta el entendimiento común del objetivo principal del proyecto, su alcance, valor, plazos y la propiedad de las decisiones.
  • Análisis premortem: visualiza los riesgos y las oportunidades del proyecto y, acto seguido, averigua cómo eludir los primeros y propiciar las segundas.
La parálisis analítica es señal de que el proyecto corre peligro.
LOS DEMÁS NO ENTIENDEN EN QUÉ CONSISTE EL PROYECTO

Cómo retomar el camino

Recurre a esas técnicas de comunicación y comparte actualizaciones con frecuencia que sean breves y fáciles de comprender; probablemente nadie se las leerá si son "tochos". Asegúrate de compartir la información adecuada con el grado de detalle adecuado y el público adecuado.

Actividades recomendadas:

  • Discurso de ventas: explícale el proyecto a tu equipo de forma sencilla y el valor que este aporta a tus clientes.
  • Cartel del proyecto: plasma y comparte tus ideas, expón tu idea del éxito y fomenta un entendimiento común con las partes interesadas.

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¿Preparado para probar el cartel de proyecto? Empieza por esta plantilla.
 
El equipo del proyecto carece de competencias básicas

Cómo retomar el camino

Rediseña tu concepto para poder avanzar con los recursos de los que dispones (técnicas de resolución de problemas, ¡victoria!). Echarse las manos a la cabeza y decir "Estamos bloqueados" solo servirá para disminuir la confianza que tienen en el equipo las partes interesadas y los patrocinadores.

Actividades recomendadas:

  • Ecualizador de pros y contras: el simple ejercicio del Ecualizador de pros y contras aclara qué aspectos del proyecto son negociables y cuáles no, pero puedes darle una vuelta. Si no puedes hacer "X", ¿qué otros aspectos del proyecto se pueden adaptar para poder manejar la falta de habilidades?
La falta de competencias o personas clave es señal de que el proyecto corre peligro.
Habla sobre el plan superior con tu equipo de proyecto. Ayuda a revisar lo realista del plan, así como a visualizar sus dependencias y riesgos. – Sarah Goff-Dupont, accidental project manager

Paso 3: Ejecútalo

Por fin, ¿no? ¡Hora de acabar con esto! Trabaja en iteraciones de 1 o 2 semanas, con una demostración para las partes interesadas y una retrospectiva en equipo al finalizar cada ciclo. 

Trabajar en ciclos de iteración es una buena práctica de la gestión de proyectos.

Trabaja de forma iterativa

Las metodologías ágiles provienen del mundo del desarrollo de software, pero resultan útiles en cualquier proyecto: TI, marketing, Recursos humanos... en cualquiera. Empieza cada ciclo con la planificación "justa y necesaria" y luego dale duro al trabajo. No olvides realizar breves retrospectivas al finalizar cada iteración. Es la ocasión de compartir lo que ha ido bien (y lo que no) para que la iteración siguiente salga aún mejor.

Actividades recomendadas: 

  • Planificación de sprints: planifica el trabajo de las próximas 1-2 semanas a partir de las máximas prioridades. 
  • Retrospectivas: aporta al equipo un espacio seguro en el que puedan reflexionar y debatir sobre lo que funciona (y lo que no) para poder mejorar.

 

 

 

Trabajar en ciclos breves es una buena práctica de la gestión de proyectos
Realizar el seguimiento del progreso es tarea de la gestión de proyectos.

Supervisa el progreso de tus proyectos

Esto incluye qué partes del trabajo se han finalizado, qué presupuesto queda y si vas camino de cumplir tu objetivo de fecha de entrega. Utiliza alguna herramienta digital, como Google Docs, Trello o Jira, para que todos vean tu estado fácilmente. Si empiezas a agotar el presupuesto o el plazo más rápido de lo previsto, plantéaselo al patrocinador y al equipo de inmediato para poder hacer correcciones antes de que las cosas se descontrolen.

Actividades recomendadas: 

 

 

 

Realizar el seguimiento del progreso es tarea de la gestión de proyectos.
Durante la fase de ejecución del proyecto, sigue realizando pruebas e incorporando feedback.

Realiza pruebas e incorpora feedback

Al finalizar cada ciclo de iteraciones, actualiza tu prueba integral para reflejar el trabajo completado y muéstrasela a las partes interesadas (y a los clientes, si es posible). Recoge su feedback y tenlo en cuenta al planificar la siguiente iteración. Antes de pasar a Y, te interesa seguir trabajando en X.  

Actividad recomendada: 

 

 

Comprobar la incorporación del feedback es tarea de la gestión de proyectos.

Señales de que el proyecto corre peligro durante la fase de ejecución

OS ESTÁIS PISANDO EL TERRENO

Cómo retomar el camino

Elimina y prevén obstáculos durante el proceso. Indica cuál es la función o el área de responsabilidad en el proyecto de cada persona para que no os bloqueéis unos a otros ni (¡aaaj!) hagáis las tareas por duplicado.

Actividades recomendadas:

  • Reuniones rápidas: empieza el día con una puesta al día de quién está trabajando en qué, qué se hizo ayer y qué tareas debe abordar cada uno a continuación.
  • Funciones y responsabilidades: ten en cuenta la función de cada miembro del equipo y averigua qué necesita cada uno de los demás para poder triunfar.

Pisarse el terreno unos a otros es señal de que el proyecto corre peligro.
PARECE QUE NO VAS A NINGUNA PARTE

Cómo retomar el camino

Arroja luz sobre todo lo que está logrando tu equipo. Cuando tienes los ojos puestos en el trabajo del proyecto, es fácil que los árboles no te dejen ver el bosque. (Y, si realmente no estás haciendo ningún progreso, el siguiente paso es averiguar por qué.)

Actividades recomendadas:

  • Prueba integral: celebra los logros graduales iterando una demostración. A medida que evoluciona de unos diagramas al prototipo de un MVP, el progreso del equipo parecerá más tangible.
  • Reuniones rápidas: genera una sensación de dinámica destacando lo que se hizo el día anterior (o expón la cruda realidad de que no se "hizo" nada).
Sentir que no haces ningún progreso es señal de que el proyecto corre peligro.
¡CORRUPCIÓN DEL ALCANCE!

Cómo retomar el camino

Depende. Si el calendario o el presupuesto son flexibles, quizá puedas optar por ampliar el alcance del proyecto. Si no, tendrás que desviar otras ideas o sopesar los pros y los contras para ajustarlos. Pero no escatimes en la calidad del trabajo que has de entregar. Recuerda: en la mayoría de proyectos, puedes seguir implantando mejoras después de entregar el "producto viable mínimo" (MVP) inicial.

Actividades recomendadas:

  • Ecualizador de pros y contras: decide a qué aspectos del proyecto les otorgarás prioridad y piensa qué compensaciones harás en su defensa cuando se introduzcan ideas nuevas.
  • Marco de toma de decisiones DACI: Acordad quién toma las decisiones y quién aporta recomendaciones, tanto para decisiones individuales sobre el alcance o para el proyecto en general.

Download a DACI template to help with project management.
¿Preparado para probar el marco DACI para tomar decisiones? Empieza por esta plantilla.
 
La comunicación se ha cortado

Cómo retomar el camino

Genera un clima de confianza entre los miembros del equipo y con las partes interesadas para que vuelvan a sentirse cómodos hablando. Si la gente está ocultando información deliberadamente en su propio beneficio, quizá debas involucrar una parte neutral (como RR. HH.) para facilitarlo.

Actividades recomendadas:

  • Reuniones rápidas: practica la comunicación y genera confianza compartiendo actualizaciones rápidas de las tareas y planteando incidencias que obstaculizan el proceso.
  • Gladiadores del debate: si los miembros del equipo no se motivan de forma creativa, emplea esta técnica del mundo del diseño para obtener un feedback sincero y estructurado de los compañeros.
  • Monitor de estado™: ofrece un espacio seguro para que el equipo comente cómo trabajáis juntos (puntos fuertes, carencias, virtudes e imperfecciones).
  • Reglas de colaboración: redacta un código de los valores de tu equipo (las prácticas, los resultados y la conducta que esperáis de cada uno). 

Una comunicación rota es señal de que el proyecto corre peligro.
LAS ESTIMACIONES ESTABAN FUERA DEL OBJETIVO

Cómo retomar el camino

Vuelve a calibrar el plazo planeado con la información que tienes sobre el trabajo real necesario para alcanzar tus hitos. Sé franco para que las partes interesadas tengan la oportunidad de ajustar sus expectativas y planes posteriores.

Actividades recomendadas:

  • Retrospectiva: reserva un tiempo en cada retrospectiva para comparar las estimaciones de esa iteración con el trabajo real necesario para poder seguir recalibrándolo.
  • 5 "porqués": empieza analizando una estimación errónea y pregunta por qué estaba tan equivocada. Sigue preguntando por qué hasta desentrañar las causas.
Las estimaciones fuera del objetivo son una señal de que el proyecto corre peligro.

Consejo de experto: ¿Te acuerdas de los objetivos medibles que definiste? No olvides incorporar los análisis o la infraestructura necesarios para medir el progreso hacia los objetivos. 

Step 4: Entrégalo

Has terminado el trabajo. Ya está todo, ¿no? Pues no. El cierre de un proyecto conlleva algo más que cancelar las reuniones recurrentes (aunque esa parte es divertida...). 

Entregar el MVP, e iterarlo, es una buena práctica de la gestión de proyectos.

Entrega tu "producto viable mínimo" (MVP)

¡Ya está! ¡Ha llegado el gran momento! El trabajo por fin está listo para el consumo público (o interno). Si tus clientes son internos o te comunicas con ellos directamente, asegúrate de que acepten el proyecto como completo. En función de lo liviano o lo arduo que haya sido el camino, querrás que te den su aceptación por escrito. Y luego, ¡celébralo con tu equipo!

Actividades recomendadas: 

  • ¡Celébralo!: ¿Alguien ha dicho "comer fuera"...?

 

 

 

Entregar pronto el producto viable mínimo es una buena práctica de la gestión de proyectos.
Liquidar el presupuesto es tarea de la gestión de proyectos.

Liquida el presupuesto

Paga las facturas pendientes de los proveedores y, si te ha contratado un cliente externo, cóbrale. Elabora un informe para el patrocinador del proyecto con los datos del presupuesto que has ido anotando a lo largo del proyecto. Incluye análisis sobre los ámbitos en los que invertirías más dinero o menos en proyectos similares en el futuro.

 

Liquidar el presupuesto es tarea de la gestión de proyectos.
Haz una retrospectiva del proyecto para poder mejorar la próxima vez.

Haz una retrospectiva del proyecto

¿Qué ha salido bien? ¿Qué ha salido mal, fatal? ¿Qué hemos aprendido? Debatid estos temas con el equipo del proyecto. Asegúrate de plasmar las lecciones aprendidas y compartirlas con los compañeros para que les sean de utilidad. Y no olvides hablar sobre cómo mejoraríais lo que acabáis de entregar.

Actividad recomendada: 

  • Retrospectiva: reflexiona y comenta lo que funciona (y lo que no) para poder mejorar. Cometer errores no es malo si se aprende de ellos. 

 

 

Celebrar la retrospectiva de un proyecto es tarea de la gestión de proyectos.
Anuncia la consecución del proyecto.

Chuléate

¿Te emociona lo que acabas de entregar? ¡Que así sea! Escribe un breve anuncio para la compañía con la descripción del proyecto y un agradecimiento para tu equipo. Si el proyecto es para un cliente externo, quizá te gustaría compartir la noticia con los clientes por correo electrónico o en una entrada de blog.

 

 

Anunciar la consecución del proyecto es tarea de la gestión de proyectos.

Señales de que el proyecto corre peligro durante la fase de entrega

EL PROYECTO NO SE ACEPTA COMO "HECHO".

Cómo retomar el camino

Es la hora de sacar las habilidades diplomáticas. Primero, habla con el patrocinador (o el cliente, o el equipo, o con quien sea que no esté satisfecho) y averigua en qué discrepa. El objetivo de la conversación es convenir una definición de "hecho", algo que deberías dejar por escrito para que todos puedan consultarlo después. A partir de ahí, confecciona una lista de las tareas que te llevarán del "aquí" al "hecho", y prepara a tu equipo.

Actividades recomendadas:

  • Consejo de pruebas: empléalo como un foro para debatir el "hecho" y los próximos pasos con el equipo de gestión.
Las discrepancias en la definición de "hecho" son una señal de que el proyecto corre peligro.
Sea lo que sea que hayas entregado, perdurará, así que prepara un plan poslanzamiento. ¿Quién lo mantendrá? ¿Qué métricas o informes necesitarás para medir su éxito? – Aumarie Benpayo, Atlassian program manager

Paso 5: Mejóralo

La mayoría de "gestores accidentales de proyectos" tienen ganas de volver a su trabajo diario habitual tras la entrega del MVP. Aun así, dedica unos instantes a plantearte estas preguntas: 

  1. ¿Has dado con tu definición de "éxito" del proyecto?
  2. ¿Se quedó alguna idea fuera del alcance del MVP?
Si la respuesta de alguna de las preguntas es "sí" o "no", sigue leyendo.

Técnicamente, mejorar lo que acabas de entregar es un proceso continuo, no un paso propiamente dicho. Pero da igual. Sigue siendo importante.

Primero, hablemos del alcance. Si hubo algo importante o guay que se quedó fuera del alcance del MVP, ahora tienes la oportunidad de que se haga. Puedes intentar mantener unido a todo el equipo del proyecto y dedicarle todo tu tiempo, o la mayor parte de él. Si no es posible, puedes optar a una parte del tiempo que tienen asignado al proyecto e ir sacándolo gradualmente de tu lista de tareas pendientes. De cualquier modo, estarás volviendo a la fase de  "planificación".  

Bueno, ¿cómo han ido tus criterios de éxito? Probablemente, no sabrás si lo has alcanzado hasta que no hayas entregado el MVP y tu trabajo lleve un tiempo en la vida real. Ya estás midiendo el progreso hacia el objetivo del proyecto (¿verdad?), así que la tarea más inmediata consiste en supervisarlo.

Para subir nota, piensa en cómo se podría alcanzar más rápidamente y formula una prueba simple. En función del proyecto, quizá tengas que recabar datos cuantitativos (índice de uso, ahorro de costes), datos cualitativos (encuestas, pruebas de funcionalidad), o un poco de ambos.

Si está claro que no vas camino de lograr tu objetivo, es el momento de arremangarse e iterar lo que hayas entregado. Armado con los datos brutos de las pruebas y métricas, ahora tu trabajo es convertir esa información en conocimientos prácticos. Quizá descubras que vale la pena implementar "de verdad" una idea que has probado. O bien analizar los datos de las pruebas simplemente te dé ideas para realizar otras pruebas.

Cuando sepas qué mejoras se pueden realizar, cada una se convertirá en un miniproyecto. También pueden optar por englobar un puñado de mejoras en un único proyecto: este método resulta útil si cada actualización implicará al mismo grupo de personas, ya que será más fácil planificar sus horarios. De cualquier modo, básicamente estarás volviendo a la fase de "visualización"

Señales de que el proyecto corre el peligro de no alcanzar los objetivos

NO ESTÁN UTILIZANDO TU MVP Y NO SABES POR QUÉ

Cómo retomar el camino

Tiempo para la investigación cualitativa. Habla con tus clientes objetivo para averiguar qué les impide dar uso a tu proyecto. Si encaja con tu proyecto, prepara una prueba de usuario (en persona o por internet) para que puedas observar su comportamiento mientras interactúan con lo que les has entregado.

Actividades recomendadas:

  • Entrevistas a clientes: ve directo al origen y pregunta por la dificultad.
  • Mapas de empatía: combina tus datos cuantitativos con tus conocimientos del cliente para ver qué piensa y siente con respecto a tu proyecto.

Download an empathy map template to help with project management.
¿Preparado para probar los mapas de empatía? Empieza por esta plantilla.
 
LOS CAMBIOS GRADUALES NO SE REFLEJAN

Cómo retomar el camino

No temas. Puede implicar un cambio del eje principal o revisar el proyecto por completo. Pero no te desanimes. Realizar un gran cambio durante el camino hacia el éxito te da un promedio de bateo de 0,500 (y Babe Ruth solo llegó a 0,342).

Actividades recomendadas:

  • 5 "porqués": desentraña la raíz del problema con esta técnica de análisis para ver los futuros cambios que hay que tratar.
  • Interrupción: desempolva tus neuronas y genera ideas nuevas.
Download a set of "disrupt" cards to help with project management.
¿Preparado para probar un taller sobre interrupción? Hazte con este conjunto de tarjetas y haz clic en el enlace de la izquierda para ver las instrucciones.
 

Plantillas de gestión de proyectos

Para tu comodidad, hemos reunido todas las plantillas sugeridas en esta página en un solo lugar. 

 

Download the experience canvas template for your project.
La plantilla del lienzo de experiencias te ayuda a aclarar el problema, la solución y el perfil del cliente.

 

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Download the empathy map template for your project.
La plantilla de mapas de empatía te ayuda a meterte en la cabeza del cliente y ver las cosas a través de sus ojos.

 

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Download the disrupt template for your project.
Este conjunto de tarjetas de "interrupción" te agitará las neuronas y te ayudará a generar ideas nuevas.

 

Descargar
Download the DACI template for your project.
Utiliza esta plantilla DACI para determinar la función de cada uno en la toma de decisiones y elige bien antes.

 

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Download the project poster template for your project.
Si no soportas los informes y las actas de proyectos, prueba con esta plantilla de cartel de proyecto.

 

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software de gestión de proyectos

Pues resulta que creamos software que facilita la gestión de proyectos. 

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