前提条件
Video conferencing with screen sharing
Digital collaboration tool (see templates)
Butcher paper for in-person
Red, Yellow, Green markers
Notepads
オプションのテンプレート
アトラシアンテンプレート
アトラシアンテンプレート
非同期の週次チーム アップデートとは?
非同期アップデート (非同期ミーティングとも呼ばれる) を行うと、リアルタイムの対話 (同期時間) や即時の応答を必要とせずに、参加者同士がコミュニケーションを取り、コラボレーションできます。
週次の非同期アップデートを行うべき理由
現代のチームに最適な働き方の設計と検証を専門とする行動科学者のグループであるチーム ワークラボは、アトラシアン内で対面ミーティングを非同期の Loom ビデオ アップデートに置き換えることの有効性をテストしました。週次のステータス アップデートは、この実験に最適な候補でした。いくつかの重要な調査結果を紹介します。
- 1,000 人を超えるアトラシアン社員が、集中を要する作業 (フォーカス ワーク) にわずか 2 週間で 5,000 時間を充当しました
Slack を使った筆談でのアップデートと比較して、Loom のビデオ アップデートを受け取った直属の部下は、マネージャーとのつながりをはるかに感じました (38% 対 9%)
週次チーム アップデートをいつ、どのように共有するか
週次チーム アップデートは毎週共有すべきです。週次チーム アップデートを非同期で共有するために使用できる手段は 2 つあります。
- 筆談によるメッセージ (Slack など)
-
ビデオ メッセージ (Loom など)
アトラシアンのチームワーク ラボは、目標が明確でより認められていると感じるような、つながりのあるチームの構築には、Slack メッセージよりもビデオ メッセージの方が効果的であることを発見しました。
週次アップデートを共有するメリット
- 明確性: 定期的にアップデートを伝えると、チームはあなた自身の進捗や目標管理方法について共通の理解を持つことができます。
- 影響: 毎週時間を取って自分の進捗を振り返ると、どのタスクがビジネスに最も大きな影響を与えるかを調べる機会が得られます。そうすれば、よりスマートで、より楽に働くことができます。
- 先取性: 問題や障害を発生前に見つけ出せます。
- つながり: タイムゾーンが異なっていても、仕事を共有したり、他の人を評価したりできると、チームとのつながりが築けます。人は自分の仕事が認められると、モチベーションや仕事への満足度が大きく高まります。
- 効率性: アップデートを非同期で共有すると、ミーティングに費やす貴重な時間を同期時間が必要な仕事に使えます。
- キャリア開発: アップデートを毎週共有すると、自分の達成事項を共有し、祝う機会が得られます。そうすると、仕事に勢いがつき、エンゲージメントも高まります。
このプレイを実行するための手順説明
5 秒の要約
- 週初めと週終わりのテンプレートを使って、チーム アップデートを準備します。
- アップデートを記録するか書き込みます。
- それをチームと共有します。
1. 準備 5 分
ヘルス モニター プレイでは、あなたとチームがこれらの 8 つの要素をどの程度満たしているかを話し合い、継続的に改善するための計画を立てます。定期的にヘルス モニターを実施することで、ドリーム チームになるための道のりを進むことができます。
ミーティングの進行役として、このプレイを実行するためにチーム メンバーと 60 - 90 分の時間を確保してください。チームに、このプレーの内容についての簡単な説明を送信し、時間を取ってこの要素を自分で確認して、チームに伝えられるようにします。このプレイをリモートで行う場合は、Trello テンプレートをコピーし、プレイ時に使用してチームを招待します。
週初めテンプレート:
今週の私の最優先事項:
1. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
2. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
3. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
助けが必要な課題:
1. [課題] + [必要な助け]
2. [課題] + [必要な助け]
ヒント
チームが 8 人以上の場合、各要素のはじめの評価は、小グループに分かれて実施したほうがいいかもしれません。その後、チーム全体で集まって全体の評価をまとめます。
2. 準備を整え、投票基準を設定する 10 分
ミーティングの開始時に、ヘルス モニターの目的を改めて説明し、チームがいかにうまく協力して作業をしているかを評価します。正解も不正解もなく、全員の意見が平等だということをチームに伝えます。
チームが次のような状態であれば、セッションが成功を収める方法を共有します。
- 出席し、傾聴している。
- 誠実である。私たちは皆、異なる視点で世界を見ているということを認め、その違いを受け入れている。
- 理解しようとして耳を傾けており、訂正したり判断したりしない。
- この要素の主旨を理解している。説明が必要な場合は質問する。
- 「曖昧な態度を取って」いない。
- ここは安全に共有できる場所である (チームの要求がない限り録音はしない)。
週初めテンプレート:
今週の私の最優先事項:
1. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
2. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
3. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
助けが必要な課題:
1. [課題] + [必要な助け]
2. [課題] + [必要な助け]
週初めテンプレート:
今週の私の最優先事項:
1. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
2. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
3. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
助けが必要な課題:
1. [課題] + [必要な助け]
2. [課題] + [必要な助け]
3. 投票し、各要素に対するフィードバックを得る 35 分
- 要素を読み上げる。進行役として、要素とその説明を読み上げます。
- それぞれの要素についてどのように投票するかをチームに考えてもらう。全員の準備が整うまで投票を見合わせるのが最適です。それにより、集団思考や偏見を回避できます。
- グループで同時に投票する。対面で投票する場合は、親指による投票の前にカウントダウンします。Trello を利用している場合は、投票ショートカットを使用できます (カードにカーソルを合わせ、キーボードの「V」ボタンを押す)。
- 意見が出揃ったところで、1 - 2 分かけて意見やフィードバックをチームに把握してもらう。自分が投票した「理由」や頭に浮かんだことを把握するよう全員に促します。これにより、段階的にフィードバックを得ることができます。特にチームがすべての要素を網羅する可能性は低いためです。
- すばやく 2 - 3 分で、最優先する意見を話し合う。これにより、投票の微妙な差異を引き出すことができたり、全員が結果の「温度」を理解する機会になったりするため、次のステップでの投票に役立ちます。
- 意見をいくつか把握したら、次の要素に移る。各要素について 5 分間費やすように計画します。
ヒント
チームメンバーがすぐに「解決」しようとしたり、本当はそうでないのに「大丈夫」だと見なしたりしがちな場合、全要素をまず赤と評価しておいて、緑の評価に変えることが適切かどうかをグループに判断させます。
4. いくつかの主要な要素について投票し、詳細に取り組む 15 分
すべてのデータを確認した後、チームが積極的に取り組んで改善したい分野を 1 - 3 つ選びます。これらは、明らかにスコアが赤または黄の分野である場合もあれば、チーム全員が緑だと思っていたが、いくつかの赤の投票があるという分野であることもあります。各分野について、チームは、改善に向けた次の適切なアクションを特定します。実行できる最小のステップは何でしょうか。Trello ボードや他のドキュメントにそのステップを必ず書き留めるようにします。
ヒント
チームメンバーがすぐに「解決」しようとしたり、本当はそうでないのに「大丈夫」だと見なしたりしがちな場合、全要素をまず赤と評価しておいて、緑の評価に変えることが適切かどうかをグループに判断させます。
4. いくつかの主要な要素について投票し、詳細に取り組む 15 分
すべてのデータを確認した後、チームが積極的に取り組んで改善したい分野を 1 - 3 つ選びます。これらは、明らかにスコアが赤または黄の分野である場合もあれば、チーム全員が緑だと思っていたが、いくつかの赤の投票があるという分野であることもあります。各分野について、チームは、改善に向けた次の適切なアクションを特定します。実行できる最小のステップは何でしょうか。Trello ボードや他のドキュメントにそのステップを必ず書き留めるようにします。
4. いくつかの主要な要素について投票し、詳細に取り組む 15 分
すべてのデータを確認した後、チームが積極的に取り組んで改善したい分野を 1 - 3 つ選びます。これらは、明らかにスコアが赤または黄の分野である場合もあれば、チーム全員が緑だと思っていたが、いくつかの赤の投票があるという分野であることもあります。各分野について、チームは、改善に向けた次の適切なアクションを特定します。実行できる最小のステップは何でしょうか。Trello ボードや他のドキュメントにそのステップを必ず書き留めるようにします。
3. 投票し、各要素に対するフィードバックを得る 35 分
- 要素を読み上げる。進行役として、要素とその説明を読み上げます。
- それぞれの要素についてどのように投票するかをチームに考えてもらう。全員の準備が整うまで投票を見合わせるのが最適です。それにより、集団思考や偏見を回避できます。
- グループで同時に投票する。対面で投票する場合は、親指による投票の前にカウントダウンします。Trello を利用している場合は、投票ショートカットを使用できます (カードにカーソルを合わせ、キーボードの「V」ボタンを押す)。
- 意見が出揃ったところで、1 - 2 分かけて意見やフィードバックをチームに把握してもらう。自分が投票した「理由」や頭に浮かんだことを把握するよう全員に促します。これにより、段階的にフィードバックを得ることができます。特にチームがすべての要素を網羅する可能性は低いためです。
- すばやく 2 - 3 分で、最優先する意見を話し合う。これにより、投票の微妙な差異を引き出すことができたり、全員が結果の「温度」を理解する機会になったりするため、次のステップでの投票に役立ちます。
- 意見をいくつか把握したら、次の要素に移る。各要素について 5 分間費やすように計画します。
フォローアップ
次回 4L プレイのスケジュールを設定する
ヘルス モニターのチェックポイントの間隔を設定します。赤や黄だった項目は緑に近付いていますか? 赤になってしまった緑の項目はありませんか? 成果を讃え、課題に取り組みましょう。定期的にチェックすることで推進力を高く保ち、ダメージが大きくなる前に問題領域を見つけられます。
Team Playbook は、あらゆる課題領域に取り組むための演習を検索して実行するためのリソースです。ライブラリにあるプレイをお役立てください。興味を抱いたプレイをぜひご覧ください。
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リーダーシップチーム
あなたは、影響力があり長期的なビジョンや高いレベルでの取り組みに関係し、意思決定することができる。プロジェクトで実際に作業をすることはないが、メンバーをまとめる役目にある。
プロジェクトチーム
新しい機能をリリースしたり、「ビジネス」をするための戦略的なプロジェクトを提供したり、新しいものをローンチさせることで、お客様のためになる素晴らしい成果を出すことがあなたの使命である。
サービスチーム
技術職かそうでなくても、作業量が多くリスポンスの質が重要になる役目。あなたの仕事は、キューが必要で1日または１週間で処理できる量が限られている。