Cosa sono le deliverable nell'ambito della gestione dei progetti?

Comprensione delle deliverable

Le deliverable sono i prodotti o i risultati specifici che un progetto intende produrre e fornire ai suoi stakeholder, e sono fondamentali per la gestione dei progetti. Possono essere tangibili, come un edificio o un report, o intangibili, come un'applicazione software o un programma di formazione.

Le deliverable sono componenti essenziali dell'ambito del progetto. I project manager utilizzano strumenti come i diagrammi di Gantt o i software di gestione dei progetti per tenere traccia delle deliverable, garantendo un completamento tempestivo e di alta qualità.

Tipi di deliverable

Le deliverable dipendono dall'ambito, dagli obiettivi e dai requisiti di un progetto. Ecco alcuni tipi di deliverable:

• Deliverable interne: sono create per essere utilizzate all'interno dell'azienda, come piani di progetto, report sullo stato, valutazioni dei rischi e altra documentazione necessaria per gestire il progetto internamente. Aiutano il team di progetto a tenere traccia dei progressi e a garantire che il progetto rispetti la tabella di marcia.
• Deliverable esterne: sono i risultati o i prodotti finali consegnati al cliente o agli stakeholder esterni. Sono il motivo principale per cui viene intrapreso il progetto. Sono esempi di deliverable esterne una nuova applicazione software, un edificio, una campagna di marketing o un programma di formazione.
• Deliverable del processo: sono i risultati provvisori prodotti durante l'esecuzione del progetto, che contribuiscono al risultato finale. Segnano il progresso verso l'obiettivo finale. Tra gli esempi di deliverable del processo rientrano prototipi, report di test, specifiche di progettazione e milestone.
• Deliverable del prodotto: sono i beni o servizi finali che il progetto mira a produrre. Soddisfano direttamente i requisiti e gli obiettivi del progetto. Gli esempi includono un nuovo prodotto, un sito web, un documento sulle policy o un processo aziendale.
• Deliverable tangibili: si tratta di risultati fisici quantificabili, tangibili o misurabili. Gli esempi includono hardware, strumenti, strutture, prodotti e documentazione.
• Deliverable intangibili: si tratta di risultati immateriali, come software, servizi, capacità o competenze sviluppate durante il progetto. Gli esempi includono nuovi processi aziendali, programmi di formazione o strategie di marketing.

Importanza delle deliverable nella gestione dei progetti

Le deliverable forniscono obiettivi chiari, facilitano il monitoraggio dei progetti e garantiscono la soddisfazione degli stakeholder. Ci sono anche altri motivi per cui le deliverable sono importanti, che elenchiamo di seguito.

Servono come milestone del progetto

Le deliverable spesso fungono da milestone, segnando i momenti importanti nella timeline del progetto. Queste milestone aiutano i project manager e i team a riconoscere il completamento delle fasi essenziali e a passare senza problemi a quelle successive. Suddividendo il progetto in parti più piccole e gestibili, le deliverable facilitano il monitoraggio dei progressi e il mantenimento dello slancio durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Aiutano a tracciare e misurare i progressi

Le deliverable forniscono risultati tangibili che puoi tracciare e misurare rispetto al piano di progetto. Questo monitoraggio consente ai project manager di valutare se il progetto rispetta i tempi previsti e se rientra nel budget. Gli strumenti di gestione dei progetti, inclusi i diagrammi di Gantt e i software di gestione dei progetti, possono aiutare a visualizzare e monitorare lo stato delle deliverable. Ciò consente di identificare e risolvere eventuali deviazioni dalla roadmap.

Migliorano la comunicazione con gli stakeholder

La definizione di deliverable chiare migliora la comunicazione con gli stakeholder e consente di stabilire aspettative precise per la produzione. Questa trasparenza aiuta a creare fiducia e garantisce che tutte le parti rimangano allineate sugli obiettivi e sui progressi del progetto. Fornire aggiornamenti regolari sulle deliverable consente di informare e coinvolgere agli stakeholder, riducendo il rischio di malintesi e deviazioni dall'ambito del progetto.

Garantiscono standard di qualità

Le deliverable mantengono uniformi gli standard di qualità per tutta la durata del progetto. Definendo criteri specifici per ogni deliverable, i project manager possono garantire che i risultati soddisfino i livelli di qualità richiesti. Questa attenzione alla qualità consente di evitare il rifacimento dei lavori e garantisce che il prodotto o servizio finale soddisfi le esigenze e le aspettative degli stakeholder.

Identificazione delle deliverable

Per identificare le deliverable in base all'ambito e agli obiettivi del progetto, suddividi il progetto in attività più piccole e gestibili in linea con gli obiettivi generali. Assicurati che ogni attività produca un risultato specifico e misurabile che contribuisca al raggiungimento degli obiettivi del progetto. La creazione di un diagramma di flusso può aiutare a visualizzare le relazioni tra attività e deliverable.

Quando si ricevono i requisiti dagli stakeholder per definire le deliverable, è necessario identificare e coinvolgerli tutti per comprenderne le esigenze, le aspettative e gli obiettivi. Usa interviste, workshop e sondaggi per raccogliere informazioni dettagliate. Documenta, convalida e perfeziona i dati per garantire chiarezza e allineamento con gli obiettivi del progetto. Tutto questo crea le basi per la definizione di deliverable specifiche e misurabili.

Per utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro con cui suddividere un progetto in attività gestibili e identificare le deliverable corrispondenti, segui questi passaggi:

1. Definisci l'ambito e gli obiettivi del progetto: delinea chiaramente gli scopi e gli obiettivi del progetto per creare la struttura di ripartizione del lavoro.
2. Identifica le deliverable principali: suddividi il progetto in output o risultati generici, come un'applicazione funzionale o un piano di marketing.
3. Suddividi le deliverable in pacchetti di lavoro: suddividi ogni deliverable in componenti più piccoli e gestibili, chiamati pacchetti di lavoro.
4. Definisci attività e sottoattività: identifica le attività e le sottoattività necessarie per completare ogni pacchetto di lavoro, in modo da garantire una pianificazione dettagliata e l'esecuzione del progetto.
5. Stabilisci le relazioni tra le attività: determina le dipendenze tra le attività per sequenziarle e comprendere il flusso di lavoro.
6. Assegna risorse e tempistiche: alloca le risorse necessarie e stima il tempo richiesto per ogni attività o pacchetto di lavoro.
7. Rivedi e perfeziona la struttura di ripartizione del lavoro: rivedi e perfeziona regolarmente la struttura di ripartizione del lavoro per adattarla ai nuovi requisiti e affrontare eventuali problemi.
8. Visualizza la struttura di ripartizione del lavoro: usa strumenti visivi come diagrammi ad albero o diagrammi di Gantt per rappresentare la struttura di ripartizione del lavoro e monitorare i progressi.

Come gestire le deliverable

La gestione efficace delle deliverable garantisce che i progetti rispettino la tabella di marcia e soddisfino le aspettative degli stakeholder. Ecco i passaggi chiave per la gestione delle deliverable.

Definisci criteri chiari

Inizia definendo criteri di accettazione chiari per ogni deliverable. Questi criteri dovrebbero essere specifici, misurabili e concordati da tutti gli stakeholder. Questo passaggio garantisce che tutti comprendano cosa costituisce una deliverable completa, riducendo il rischio di malintesi e di deviazioni dall'ambito del progetto.

Stabilisci scadenze realistiche

Stabilisci scadenze raggiungibili per ogni deliverable considerando l'ambito del progetto, le risorse disponibili e i rischi potenziali. Coinvolgi il team nel processo di definizione delle scadenze per garantire che le tempistiche siano realistiche e raggiungibili. Questo approccio collaborativo aiuta a identificare tempestivamente eventuali problemi. Inoltre, consente anche una migliore pianificazione e allocazione delle risorse.

Assegna responsabilità

Assegna le responsabilità per ogni deliverable a membri specifici del team. Assicurati che tutti conoscano il proprio ruolo e le aspettative principali. Questo passaggio non solo aumenta il senso di responsabilità, ma aiuta anche a tenere traccia dei progressi e a risolvere eventuali problemi che possono sorgere. Usa una matrice apposita per assegnare la responsabilità delle varie attività.

Monitora i progressi

Monitora regolarmente lo stato di avanzamento delle deliverable utilizzando un software di gestione dei progetti. Monitora lo stato, la qualità e gli eventuali rischi associati a ciascuna deliverable. Aggiornamenti e revisioni regolari aiutano a identificare subito i problemi e consentono correzioni tempestive. Strumenti come dashboard e report sullo stato possono fornire informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto.

Jira offre solide funzionalità per il tracciamento dei progressi, come monitoraggio delle tempistiche, barre di avanzamento e report dettagliati. Fornisce informazioni in tempo reale sullo stato delle deliverable, il che aiuta i project manager a prendere decisioni informate e ad assicurarsi che il progetto rispetti la tabella di marcia.

Sfide comuni per i risultati

I fattori che possono rendere complicata la gestione dei risultati finali di progetto sono diversi:

• Ampliamento dell'ambito: il progetto si espande oltre i requisiti iniziali perché le esigenze delle parti interessate sono cambiate, oppure alcune modifiche non sono state gestite correttamente.
• Risorse limitate: disporre di poco personale qualificato e di attrezzature, materiali o budget insufficienti può impedire che il progetto venga completato in modo corretto e tempestivo.
• Problemi di qualità: requisiti poco chiari, test inadeguati e assenza di processi di controllo della qualità possono portare a risultati scadenti.
• Aspettative delle parti interessate: se le parti interessate si attendono risultati irrealistici o diversi, rimarranno probabilmente insoddisfatte, anche se il progetto raggiunge gli obiettivi previsti.

Ecco le strategie cruciali per ridurre i rischi legati a queste sfide:

• Definisci l'ambito del progetto, i requisiti e i risultati finali fin dal principio, coinvolgendo tutte le parti interessate.
• Implementa un solido processo di gestione delle modifiche per controllare l'ambito del progetto e gestire le aspettative delle parti interessate.
• Pianifica e alloca le risorse con cura, considerando vincoli e potenziali rischi.
• Stabilisci processi per controllare e garantire la qualità, inclusi test e revisioni.
• Mantieni una comunicazione aperta e regolare con le parti interessate, in modo che le aspettative siano allineate e da poter rispondere alle preoccupazioni.

Identifica e dai la priorità ai risultati con Confluence

Se hai difficoltà nel tracciare e dare priorità ai risultati del tuo progetto, potresti non rispettare le scadenze e lasciare insoddisfatte le parti interessate. Senza un sistema chiaro, è facile che si verifichino problemi anche durante le attività importanti, causando ritardi e confusione nel team.

Con Confluence, identificare e assegnare le priorità ai risultati finali è semplice:

• Crea una roadmap del progetto: delinea i principali risultati per i diversi tipi di progetto utilizzando una ricca gamma di strumenti interconnessi come lavagne, database e video in ogni pagina di Confluence.
• Condividi le informazioni tra i team: invita i colleghi a collaborare utilizzando modifiche in tempo reale e commenti in linea. Per migliorare la collaborazione nei progetti, coinvolgi il team nella definizione di criteri chiari per ogni risultato.
• Stabilisci scadenze realistiche: prevedi tempistiche raggiungibili per ogni attività.
• Assegna le diverse responsabilità: assegna le attività direttamente all'interno della piattaforma.
• Tieni traccia dei progressi in tempo reale: usa l'integrazione di Confluence con Jira per monitorare tempistica e obiettivi del progetto. Inserisci progetti Jira o sincronizza i tuoi prodotti preferiti senza cambiare app.

Fatto questo, condividi con semplicità piani e avanzamento del progetto con la tua azienda. Inizia subito a usare Confluence, rispetta le scadenze dei progetti, collabora per pianificare correttamente e raggiungi gli obiettivi in modo efficiente.