Cosa sono le deliverable nell'ambito della gestione dei progetti?

Ogni progetto promette dei risultati, ma come fai a sapere se li stai davvero ottenendo?

È qui che i deliverable del progetto ti offrono risultati reali e misurabili che trasformano i piani e il lavoro di squadra in qualcosa di tangibile (o intangibile).

Gestire i deliverable non significa solo spuntare delle caselle, ma assicurarsi che ogni milestone contribuisca al risultato finale con aspettative chiare, in modo che l'impegno del tuo team generi un impatto reale. Quando ti concentri sui deliverable, trasformi il caos del progetto in chiarezza.

Quindi, perché non rassicurare gli stakeholder sui passaggi successivi?

In questo articolo approfondiremo i deliverable del progetto. Vedremo i vari tipi e perché sono fondamentali per monitorare l'avanzamento del lavoro, migliorare la collaborazione al progetto e mantenere alti gli standard di qualità.

Cosa sono le deliverable dei progetti?

I deliverable del progetto sono gli output o i risultati specifici che un progetto deve produrre. Possono essere elementi tangibili, come un prodotto finito, un report o un nuovo sito web, oppure intangibili, come processi migliorati o una maggiore soddisfazione del cliente.

I deliverable sono definiti in modo chiaro all'inizio di un progetto, generalmente nella fase di avvio del progetto e fungono da punti di controllo per misurare l'avanzamento e il successo. Alcuni deliverable del progetto possono essere gestiti in software di gestione progetti che forniscono visualizzazioni dettagliate per misurare, monitorare e condividere l'avanzamento del lavoro.

I 6 tipi di deliverable del progetto

I deliverable dipendono dall'ambito, dagli obiettivi e dai requisiti di un progetto. Ecco i vari tipi di deliverable di progetto in cui è più probabile imbattersi:

1. Deliverable interni

I deliverable interni del progetto vengono creati per essere utilizzati all'interno dell'azienda. Tra questi rientrano, ad esempio, i report sullo stato, i piani di progetto, le valutazioni dei rischi e altra documentazione di progetto necessaria per gestire tutti gli aspetti internamente.

Aiutano il team di progetto a tenere traccia dei progressi e a garantire che il progetto rispetti la tabella di marcia.

2. Deliverable esterni

Sono i risultati o i prodotti finali che vengono consegnati al cliente o agli stakeholder esterni. I deliverable esterni sono il motivo principale per cui viene eseguito il progetto.

Esempi comuni di questo tipo di deliverable possono essere una nuova applicazione software, una campagna di marketing o un programma di formazione.

3. Deliverable di processo

Come gli output intermedi prodotti durante la fase di esecuzione del progetto, i deliverable di processo contribuiscono al deliverable finale complessivo e segnano l'avanzamento verso l'obiettivo finale.

Tra questi rientrano prototipi, report di test e specifiche di progettazione.

4. Deliverable di prodotto

Sono i beni o i servizi finali che il progetto mira a produrre. Soddisfano direttamente i requisiti e gli obiettivi del progetto.

Alcuni esempi possono essere un nuovo prodotto, un sito web, un documento sulle policy o un processo aziendale.

5. Deliverable tangibili

I deliverable tangibili del progetto sono gli output fisici o concreti prodotti durante un progetto. Essendo facilmente misurabili e verificabili, questi deliverable forniscono prove chiare che sono stati raggiunti obiettivi specifici del progetto.

Gli esempi includono hardware, strumenti, strutture, prodotti e documentazione.

6. Deliverable intangibili

Si tratta di output non fisici, come processi, servizi, capacità, competenze o maggiore soddisfazione del cliente. In genere, i deliverable intangibili possono essere più difficili da misurare. Tuttavia, sono altrettanto importanti, in quanto riflettono il valore e l'impatto che un progetto crea al di là dei prodotti fisici.

Gli esempi includono nuovi processi aziendali, programmi di formazione o strategie di marketing.

Importanza delle deliverable nella gestione dei progetti

I deliverable forniscono obiettivi chiari, facilitano il monitoraggio dei progetti e garantiscono la soddisfazione degli stakeholder. Ci sono anche altri motivi per cui i deliverable sono importanti per la gestione del progetto:

I deliverable fungono da milestone del progetto

I deliverable sono i momenti che determinano l'avanzamento di un progetto, segnando dei punti significativi nella timeline del progetto. Testimoniano il completamento di importanti blocchi di lavoro, creano punti di controllo naturali per la rivalutazione e consentono ai team di cambiare strategia senza perdere slancio.

Suddividere il progetto in output concreti garantisce una certa chiarezza, poiché sai sempre esattamente cosa è stato fatto, quali sono i passaggi successivi e cosa sta sfuggendo.

Offre un controllo sul progetto nella sua forma più pratica, consentendo di monitorare facilmente l'avanzamento e mantenere lo slancio durante tutto il ciclo di vita del progetto.

I deliverable aiutano a monitorare e misurare l'avanzamento

Se non si può misurare, non si può gestire. I deliverable forniscono risultati tangibili da valutare rispetto al tuo piano.

In questo modo, puoi capire chiaramente se rientri nella programmazione e nel budget previsti. I moderni strumenti di gestione dei progetti offrono ancora più visibilità su questi aspetti grazie a diagrammi di Gantt, visualizzazioni board e dashboard.

Tutte queste visualizzazioni ruotano attorno ai deliverable. Questi strumenti mostrano e monitorano lo stato dei deliverable, mantenendo il team in linea con gli obiettivi quando qualcosa inizia a deviare dalla direzione prevista.

I deliverable migliorano la comunicazione con gli stakeholder

Definire chiaramente i deliverable stabilisce delle aspettative precise su cosa bisogna produrre, quando e in che forma. Gli stakeholder non hanno bisogno di aggiornamenti sullo stato astratti: devono sapere esattamente cosa è stato consegnato e cosa aspettarsi dopo.

Fornire aggiornamenti regolari sui deliverable aiuta a creare un rapporto di fiducia, mantenere tutti allineati e ridurre drasticamente il rischio di incomprensioni e slittamento dell'ambito.

I deliverable garantiscono degli standard di qualità

I deliverable mantengono uniformi gli standard di qualità per tutta la durata del progetto. Inizia definendo le caratteristiche dei deliverable prima ancora il lavoro abbia inizio.

Quando i deliverable hanno criteri di accettazione chiari, i team prendono decisioni migliori ed evitano di dover fare rilavorazioni, mentre gli stakeholder ottengono ciò di cui hanno bisogno.

Come identificare i deliverable

Per identificare le deliverable in base all'ambito e agli obiettivi del progetto, suddividi il progetto in attività più piccole e gestibili in linea con gli obiettivi generali. Assicurati che ogni attività produca un risultato specifico e misurabile che contribuisca al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Raccogliere i requisiti che definiscono i deliverable significa identificare e contattare tutti gli stakeholder per comprenderne le esigenze, le aspettative e gli obiettivi.

Usa interviste, workshop e sondaggi per raccogliere informazioni dettagliate. Documenta, convalida e perfeziona i dati per garantire chiarezza e allineamento con gli obiettivi del progetto.

Questo processo crea le basi per definire dei deliverable specifici e misurabili. Per utilizzare una WBS (Work Breakdown Structure, struttura di ripartizione del lavoro) con cui suddividere un progetto in task gestibili e identificare i deliverable corrispondenti, segui questi passaggi:

Segui questi passaggi con la tua WBS:

1. Definisci l'ambito e gli obiettivi del progetto: delinea chiaramente gli scopi e gli obiettivi del progetto per creare la struttura di ripartizione del lavoro.

2. Identifica le deliverable principali: suddividi il progetto in output o risultati generici, come un'applicazione funzionale o un piano di marketing.

3. Suddividi le deliverable in pacchetti di lavoro: suddividi ogni deliverable in componenti più piccoli e gestibili, chiamati pacchetti di lavoro.

4. Definisci task e sottotask: identifica i task e i sottotask necessari per completare ogni pacchetto di lavoro, in modo da garantire una pianificazione e un'esecuzione del progetto dettagliate.

5. Stabilisci le relazioni tra le attività: determina le dipendenze tra le attività per sequenziarle e comprendere il flusso di lavoro.

6. Assegna risorse e tempistiche: alloca le risorse necessarie e stima il tempo richiesto per ogni attività o pacchetto di lavoro.

7. Rivedi e perfeziona la struttura di ripartizione del lavoro: rivedi e perfeziona regolarmente la struttura di ripartizione del lavoro per adattarla ai nuovi requisiti e affrontare eventuali problemi.

8. Visualizza la WBS: usa strumenti visivi come diagrammi ad albero o diagrammi di Gantt per rappresentare la struttura di ripartizione del lavoro e monitorare i progressi.

Puoi anche utilizzare l'IA, come Rovo in Jira, in modo che svolga gran parte del lavoro al posto tuo. Questo strumento può esaminare automaticamente i ticket e suggerirti passaggi e deliverable più piccoli che contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo più ampio.

Come gestire efficacemente i deliverable

Una gestione efficace dei deliverable garantisce che i progetti rimangano in carreggiata e soddisfino le aspettative degli stakeholder. Ecco i passaggi chiave per mantenere concentrazione e allineamento:

Definisci criteri chiari

Inizia definendo criteri di accettazione chiari per ogni deliverable. Questi criteri dovrebbero essere specifici, misurabili e concordati da tutti gli stakeholder.

Questo passaggio garantisce che tutti comprendano cosa costituisce una deliverable completa, riducendo il rischio di malintesi e di deviazioni dall'ambito del progetto.

Stabilisci scadenze realistiche

Stabilisci scadenze raggiungibili per ogni deliverable considerando l'ambito del progetto, le risorse disponibili e i rischi potenziali. Coinvolgi il team nel processo di definizione delle scadenze per garantire che le tempistiche siano realistiche e raggiungibili.

Questo approccio collaborativo aiuta a identificare tempestivamente eventuali problemi. Inoltre, consente anche una migliore pianificazione e allocazione delle risorse.

Assegna responsabilità

Assegna le responsabilità per ogni deliverable a membri specifici del team. Assicurati che tutti conoscano il proprio ruolo e le aspettative principali.

Questo passaggio non solo aumenta il senso di responsabilità, ma aiuta anche a tenere traccia dei progressi e a risolvere eventuali problemi che possono sorgere. Usa una matrice di assegnazione delle responsabilità o un modello di grafico RACI per determinare chi è responsabile di quali task.

Puoi anche usare un agente IA per prioritizzare i task in base alle risorse, rivedere i carichi di lavoro del team e assegnare automaticamente i task alle persone appropriate.

Monitora i progressi

Monitora regolarmente l'avanzamento delle deliverable utilizzando un software di gestione dei progetti. Monitora lo stato, la qualità e gli eventuali rischi associati a ogni deliverable.

Aggiornamenti e revisioni regolari aiutano a identificare subito i problemi e consentono correzioni tempestive. Il reporting della dashboard e le funzionalità per generare report sullo stato forniscono informazioni in tempo reale sull'avanzamento del progetto.

Jira offre solide funzionalità per la supervisione dell'avanzamento, come il monitoraggio delle tempistiche, barre di avanzamento e report dettagliati. Fornisce informazioni in tempo reale sullo stato dei deliverable, consentendo ai project manager di prendere decisioni consapevoli.

Sfide comuni per i risultati

I fattori che possono rendere complicata la gestione dei risultati finali di progetto sono diversi:

• Ampliamento dell'ambito: il progetto si espande oltre i requisiti iniziali perché le esigenze delle parti interessate sono cambiate, oppure alcune modifiche non sono state gestite correttamente.

• Risorse limitate: disporre di poco personale qualificato e di attrezzature, materiali o budget insufficienti può impedire che il progetto venga completato in modo corretto e tempestivo.

• Problemi di qualità: requisiti poco chiari, test inadeguati e assenza di processi di controllo della qualità possono portare a risultati scadenti.

• Aspettative delle parti interessate: se le parti interessate si attendono risultati irrealistici o diversi, rimarranno probabilmente insoddisfatte, anche se il progetto raggiunge gli obiettivi previsti.

Identifica e prioritizza i deliverable con un'unica origine di riferimento

Se ti interessa consegnare deliverable concreti, valuta una soluzione efficace che trasformi i programmi in attività tangibili, direttamente collegate ai tuoi obiettivi. Avrai bisogno di uno strumento centralizzato per tenere tutto in un unico posto e accessibile a tutti i team o reparti.

Ecco perché così tanti project manager, team e organizzazioni si affidano a Jira per gestire ogni deliverable dall'inizio alla fine. Con Jira puoi assegnare a ogni deliverable un responsabile, uno stato, una data di scadenza e criteri di accettazione chiari.

Se ciò che stai consegnando non ti convince e non sai quanto manca al completamento, hai bisogno di uno strumento che eccelle nella prioritizzazione. Puoi classificare i deliverable in ordine di priorità in base a fattori come impatto, rischi o dipendenze, e poi usare board, timeline e dashboard per vedere chiaramente i compromessi.

Prova Jira oggi stesso per vedere se è adatto al tuo prossimo progetto.