The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• Qual è il problema specifico da affrontare?
• Quando è sorto o si presenterà il problema?
• Dove si sta verificando il problema o quale area dell'azienda riguarda?
• Perché l'azienda deve affrontarlo?
• Come è successo o come verrà risolto dal team?

• Quanto costerà in termini di denaro e altre risorse la risoluzione del problema?

Un altro metodo popolare per sviluppare descrizioni concise dei problemi è il diagramma a lisca di pesce, uno strumento visivo utilizzato dai team per identificare la causa di un problema. Il diagramma ricorda lo scheletro di un pesce, con la testa che rappresenta il problema e ciascuna delle ossa una potenziale causa. In genere le cause rientrano in una di queste cinque categorie:

• Forza lavoro, cioè problemi legati alle persone, come l'esperienza o la formazione.
• Macchine, cioè problemi che riguardano attrezzature o macchinari.
• Metodo, cioè questioni che riguardano procedure e processi.
• Materiali, cioè problemi che riguardano i componenti, le materie prime o le forniture.

• Misurazione, cioè questioni che riguardano la valutazione, l'ispezione o il calcolo, tra cui l'allineamento con obiettivi e risultati chiave pertinenti (OKR).

D3: Sviluppare azioni di contenimento provvisorie

Una volta che il tuo team ha definito il problema, deve implementare soluzioni temporanee efficaci per isolarne e limitarne gli effetti in modo rapido e sicuro, sviluppando al contempo una soluzione a lungo termine. Queste correzioni temporanee sono azioni di contenimento provvisorie (ICA).

Per creare ICA efficaci, occorre identificare il problema, valutare i rischi e considerare in modo collaborativo le opzioni di contenimento, che includono isolamento, mitigazione, correzione e prevenzione. Rifletti sulla praticabilità e sulla probabilità di efficacia di ciascuna opzione, quindi implementa le ICA fattibili e che hanno possibilità di successo. Monitora le prestazioni e aggiusta se necessario.

D4: Identificare le cause principali

Questa disciplina del processo 8D è fondamentale per evitare che i problemi si ripetano. In questo caso, per avere successo, è necessario che il tuo team distingua le cause principali dai sintomi, che possono essere così somiglianti alle cause da attirare l'attenzione su di sé.

Una delle tante tecniche popolari di analisi delle cause principali, nota come tecnica dei cinque perché, prevede di chiedere ripetutamente "Perché?". Facendolo cinque volte potrai arrivare alle cause principali effettive.

Un'altra tecnica popolare è l'analisi dell'albero dei guasti, uno strumento visivo che ricorda il diagramma a lisca di pesce ma utilizza invece il paragone con un albero. La radice dell'albero rappresenta il problema, mentre i rami rappresentano le cause che contribuiscono al problema stesso.

D5: Sviluppare azioni correttive permanenti

Dopo aver identificato la causa principale e aver definito le ICA, sposta la tua attenzione sulle azioni correttive permanenti (PCA). Usa il lavoro del tuo team per creare le ICA e valutarne gli effetti per creare le PCA. Assicurati che vengano svolti verifiche e test completi e attenti. Il fallimento di una PCA può interrompere temporaneamente o definitivamente le operazioni aziendali critiche. Evita di implementare le PCA finché non completi test rigorosi per convalidarne la funzionalità.

D6: Implementare le PCA

Crea un piano di implementazione dopo aver sviluppato, testato e garantito la sicurezza e l'efficacia di una PCA. Includi una comunicazione chiara e frequente con gli stakeholder sugli effetti previsti e possibili sul loro lavoro. Monitora attentamente ogni PCA durante l'attuazione in tempo reale. Verifica le prestazioni delle tue PCA attraverso test regolari e dopo ogni imprevisto significativo.

D7: Evitare che i problemi si ripetano

Integra completamente le PCA nelle politiche, nelle procedure e nei processi della tua azienda per garantire la massima protezione. Per raggiungere questo obiettivo, comunica in modo conciso e credibile con tutti gli stakeholder e i decision-maker prima, durante e dopo ogni passaggio significativo. Monitora e aggiorna tutte le procedure e la formazione correlate in base ai cambiamenti dell'ambiente o delle condizioni pertinenti. Questo garantisce che le azioni correttive siano sempre efficaci.

D8: Congratularsi con il team

Per risolvere i problemi ed evitare che si ripetano, serve uno sforzo significativo e costante da parte di ogni membro del team. Sostieni le persone e incoraggiale nei loro sforzi, poi festeggia i successi raggiunti. Sfrutta tutti gli strumenti e tutte le risorse disponibili per acquisire, documentare e fornire accesso alle conoscenze assimilate e alle lezioni apprese. Includi in tutti i report per team, stakeholder e decision-maker i riconoscimenti appropriati per i risultati raggiunti.

Strategie utilizzate nel processo 8D

Un elemento chiave della tua strategia di successo con il processo 8D è sfruttare strumenti e tecniche per facilitare e velocizzare il successo. Esplora strumenti e tecniche per la raccolta e l'analisi dei dati, la collaborazione, la documentazione, la gestione della qualità e altre funzioni che i tuoi colleghi già utilizzano. Se sceglierai di integrarli nel tuo processo 8D, potrai ridurre i tempi e gli sforzi di formazione e raggiungere il successo più velocemente.

Sfruttare gli strumenti, le tecniche e le competenze esistenti è una delle numerose best practice per il successo dei processi 8D. Altre includono la creazione e il potenziamento di un team interfunzionale, la promozione e l'adozione di una comunicazione chiara e costante e l'elaborazione di chiare definizioni dei problemi.

Concentrati sull'analisi delle cause principali e sulla creazione, sul monitoraggio e sul test di tutte le azioni correttive prima, durante e dopo l'implementazione. Ti consigliamo anche riunioni stand-up o altre riunioni regolari, soprattutto se la tua azienda incoraggia e adotta la collaborazione tra i membri del tuo team.

Per semplificare ulteriormente il tuo processo 8D, usa Confluence come hub centrale per la collaborazione, la documentazione e la comunicazione. La sua perfetta integrazione con altri strumenti può aumentare la produttività del team, garantire la trasparenza e fare in modo che tutti i membri siano allineati in ogni fase del processo.

Vantaggi del processo 8D per la risoluzione dei problemi

Il processo 8D offre molteplici vantaggi ai team impegnati nella risoluzione di problemi ricorrenti. Concentrandosi sulle cause principali, i team possono affrontare i problemi sottostanti, non solo i sintomi. L'inclusione di misure preventive evita che i problemi si ripresentino. L'attenzione al lavoro di squadra e alla collaborazione massimizza le esperienze, le prospettive e le competenze collettive di tutti i membri del team.

Il processo 8D aiuta le aziende a ridurre i difetti e gli errori di produzione, migliorare la qualità di prodotti e servizi e aumentare la soddisfazione dei clienti. Inoltre fa in modo che le aziende siano più efficienti e agili migliorando la collaborazione e la risoluzione dei problemi.