Ruoli e responsabilità in azione
Una sessione Ruoli e responsabilità su Zoom, in cui viene utilizzato un documento Google per acquisire input.
Una lavagna del team dopo aver completato la fase 4 di una sessione di Ruoli e responsabilità in presenza.
Questo team si è incontrato tramite Zoom e ha usato Confluence per registrare e riassumere la conversazione.
Cosa ti servirà
Remoto
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale
In presenza
Lavagna
Pennarelli
Note adesive
Timer
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Istruzioni per eseguire questa strategia
1. Preparazione 15 MINUTI
Crea uno spazio condiviso, online o in uno spazio fisico.
Se stai eseguendo la strategia tramite videoconferenza, puoi creare una tabella su una pagina Confluence o in un documento Google.
Crea le seguenti colonne:
- Ruolo
- Responsabilità (cosa pensano gli altri)
- Responsabilità (cosa penso io)
- Non assegnato
Sia per le riunioni in presenza sia da remoto, invia un messaggio al team spiegando la strategia per assicurarti che tutti capiscano di cosa parlerai.
SUGGERIMENTO: GRUPPI NUMEROSI
Hai più di 4 persone? Dedica 90 minuti a gruppi di 6-8 persone.
Per gruppi di 9 o più, suddividi la strategia in sessioni più piccole di 1 ora.
SUGGERIMENTO: MISSION DEL TEAM
All'inizio della strategia, esamina la mission del team per definire il contesto di cui è responsabile tutto il team.
2. Identificare i ruoli 5 MINUTI
Definisci quali ruoli sono presenti nel tuo team (ad esempio, team leader, sviluppatore, designer, contabile) e chiedi a tutti di aggiungere i propri alla sezione "Ruolo" della tabella che hai preparato.
Per tutti i ruoli che prevedono che più persone nel team che ricoprano lo stesso ruolo, basta aggiungere il ruolo una sola volta. Alcuni membri del team possono svolgere più di un ruolo, ad esempio un software engineer può essere anche project manager. In questo caso, aggiungi ogni ruolo alla tabella.
3. Identificare le responsabilità dei membri del team 15 MINUTI
Per ciascuno degli altri ruoli identificati, scrivi cosa hai capito in merito alle principali responsabilità del ruolo nel documento digitale condiviso o su una nota adesiva.
Se ti vengono in mente delle responsabilità che non rientrano chiaramente in un ruolo, aggiungile alla sezione delle responsabilità non assegnate.
SUGGERIMENTO: CONCENTRAZIONE
Mantieni la sessione concentrata sui ruoli, non sulle persone.
Concentrandoti sul ruolo, il team può identificare le lacune nelle competenze necessarie per avere successo in quel ruolo indipendentemente dalle persone presenti nel team.
4. Identificare le responsabilità 5 MINUTI
Ora chiedi a ogni persona di pensare agli elementi principali (di solito 3-5) di cui è responsabile nell'ambito del proprio ruolo.
Scrivi ogni responsabilità su una nota adesiva o digitale e poi classificale in ordine di importanza.
5. Discutere delle responsabilità del ruolo 15 MINUTI
Per ogni ruolo, la persona nel ruolo descrive le proprie note "Cosa penso io". Può essere inclusa la descrizione della modalità di assegnazione delle priorità dei task nell'ambito del ruolo. Ogni persona nella sala riunioni presenta quindi le proprie idee nella colonna "Cosa pensano gli altri". Il gruppo può discutere delle differenze nelle idee e nell'assegnazione delle priorità.
Il responsabile del ruolo esamina quindi le differenze e accetta o rifiuta ulteriori responsabilità. In caso di sovrapposizione di responsabilità, definisci il responsabile principale, oltre ai collaboratori o ai responsabili di backup.
Sposta le responsabilità che non sono accettate o che non hanno un responsabile nella sezione Non assegnate in fondo alla tabella.
SUGGERIMENTO: APPROVAZIONE
A seconda della tua organizzazione, per agire in base ai risultati della strategia, il responsabile del ruolo potrebbe aver bisogno dell'approvazione della leadership per finalizzare il ruolo delineato in questa strategia.
ESEMPIO: RESPONSABILITÀ NON RIVENDICATE
Questo team identifica e discute le responsabilità non rivendicate e utilizza un documento Google per raccogliere i loro contributi.
6. Rivedere le responsabilità non assegnate 15 MINUTI
Esamina gli elementi in team. Verifica se sono elementi di uno dei ruoli esistenti. Discuti in gruppo perché potrebbero rientrare in ruoli specifici o meno.
Se non fanno parte di un ruolo, ciò potrebbe significare che è necessario stabilire un nuovo ruolo o ridefinirne uno esistente. Assicurati di identificare una persona dedicata alla ricerca del responsabile di questi task e una data di follow-up.
SUGGERIMENTO: PATATE BOLLENTI
Fai attenzione alle responsabilità che nessun ruolo vuole accettare. Se te ne accorgi, parlane con il gruppo.
7. Riassumere e identificare i passaggi successivi 5 MINUTI
Nell'ambito della conclusione, riassumi i ruoli e le responsabilità a conferma che il team è d'accordo.
Identifica le singole persone a cui attribuire i ruoli, quindi documenta i ruoli specifici, le responsabilità e le scadenze concordati da tutti.
SUGGERIMENTO: ACCETTA DI NON ESSERE D'ACCORDO
Se il team non riesce a mettersi d'accordo su alcuni ruoli o responsabilità, annotali come elementi aggiuntivi su cui lavorare in riunioni più piccole in seguito.
Follow-up
Condividere
Condividi il documento finale che riflette l'esito dell'esercizio con il team per vedere se ci sono lacune o opportunità.
Condividi il documento sui ruoli e le responsabilità con i principali stakeholder e leader. Assicurati di dire al team che lo farai.
SUGGERIMENTO: RIVEDI
Prendi in considerazione l'idea di rivedere questa strategia con il team ogni tre o sei mesi o quando il team viene sottoposto a modifiche. Facendo pratica diventerà più facile.
Varianti
Team interfunzionali
Se lavori in un team interfunzionale, incoraggia ogni ruolo ad aggiungere alcune delle proprie responsabilità prima della riunione, per stabilire una baseline per i tipi di responsabilità che assumono. Nei gruppi interfunzionali possono esserci più elementi non assegnati, quindi considera di aggiungere altro tempo per assegnare i responsabili.
Più persone con lo stesso ruolo
Se più persone condividono lo stesso ruolo, puoi incoraggiarle a parlare delle proprie responsabilità prima della sessione. Possono quindi condividere la loro definizione e convalidare le loro idee durante la sessione.
Backup
Alcuni ruoli possono prevedere dei backup. Ad esempio, quando il project manager è fuori sede, il team leader organizza le riunioni settimanali. Questa può essere aggiunta come responsabilità per il ruolo di backup.
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