Funções e responsabilidades em ação
Sessão de funções e responsabilidades no Zoom, utilizando um documento do Google para registrar sugestões.
O quadro branco da equipe após concluir a etapa 4 da sessão de funções e responsabilidades presenciais.
Esta equipe foi reunida pelo Zoom e usou o Confluence para captar e resumir a conversa.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital
Presencial
Quadro branco
Marcadores
Notas adesivas
Temporizador
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 15 min
Crie espaços compartilhados, seja on-line ou em espaços físicos.
Se estiver usando a tática em videoconferência, crie tabelas em páginas do Confluence ou em documentos do Google.
Crie as seguintes colunas:
- Função
- Responsabilidades (o que os outros acham)
- Responsabilidades (o que eu acho)
- Não atribuídas
Envie mensagens para a equipe explicando a tática para garantir que todos entendam o trabalho que você vai discutir, tanto no presencial quanto no remoto.
DICA: GRUPOS GRANDES
Tem mais de 4 pessoas? Reserve 90 minutos para grupos de 6 a 8.
Para grupos de 9 ou mais, divida a tática em sessões de menos de 1 hora.
DICA: MISSÃO DA EQUIPE
No início da tática, reveja a missão da equipe para definir o contexto para o qual a equipe geral é responsável.
2. Identifique as funções 5 min
Defina quais funções há na equipe (por exemplo, líder de equipe, desenvolvedor, designer, contador) e anote elas na seção "Funções" da tabela que você preparou.
Para funções que são exercidas por múltiplos membros da equipe, basta adicionar a função uma vez. Alguns membros da equipe podem exercer mais de uma função, como por exemplo o engenheiro de software que também é gerente de projeto. Nesse caso, adicione cada função à tabela.
3. Identifique as responsabilidades dos colegas de equipe 15 min
Para cada função identificada, escreva o que você entende das maiores responsabilidades daquela função no documento digital compartilhado ou nas notas adesivas.
Se você pensar em quaisquer responsabilidades que não estejam claras em alguma função, adicione elas à seção de responsabilidades não atribuídas.
DICA: FOCO
Mantenha a sessão focada em funções, não em pessoas.
Ao ficar concentrado na função, a equipe pode identificar lacunas em quais são as habilidades necessárias para ter sucesso nesse papel, sem depender das pessoas na equipe.
4. Identifique suas responsabilidades 5 min
Agora peça a cada pessoa para pensar nas principais (em geral de 3 a 5) coisas pelas quais eles são responsáveis.
Escreva cada responsabilidade em notas adesivas ou digitais e faça a classificação delas por ordem de prioridade.
5. Discuta as responsabilidades 15 min
Para cada função, a pessoa da função descreve em forma de notas “O que eu acho”. As notas podem, por exemplo, descrever como as tarefas são priorizadas na função. Cada pessoa na sala apresenta as ideias na coluna “O que os outros pensam”. O grupo pode discutir diferenças de ideias e priorizações.
O responsável da função analisa as diferenças e aceita ou recusa responsabilidades adicionais. Se alguma responsabilidade for sobreposta, defina algum responsável principal, bem como colaboradores ou responsáveis de backup.
Mova responsabilidades que não são aceitas ou que não tenham algum responsável para a seção sem dono na parte inferior da tabela.
DICA: APROVAÇÃO
Dependendo da organização, a fim de agir sobre os resultados da tática, o responsável da função pode precisar obter a aprovação da liderança para finalizar a função descrito nesta tática.
EXEMPLO: RESPONSABILIDADES NÃO REIVINDICADAS
Esta equipe identifica e discute responsabilidades não reivindicadas e usa documentos do Google para registrar sugestões.
6. Revisar responsabilidades sem dono 15 min
Revise os itens sem dono em grupo. Veja se eles são elementos de qualquer das funções existentes. Discuta em grupo por que eles podem ou não caber em funções específicas.
Se eles não fazem parte de funções, pode ser que novas funções sejam necessárias ou que alguma função precise ser redefinida. Identifique os indivíduos responsáveis por encontrar algum responsável para essas tarefas e datas de acompanhamento.
DICA: BATATA QUENTE
Cuidado com a responsabilidade que nenhuma função quer aceitar. Se você detectar esta situação, convide o grupo a discutir sobre ela.
7. Identifique e resuma as próximas etapas 5 min
Ao concluir, resuma as funções e responsabilidades para confirmar que a equipe concorda.
Identifique pessoas para serem proprietárias individuais delas e, em seguida, documente as funções, responsabilidades e prazos específicos com que todos concordaram.
DICA: CONCORDE EM DISCORDAR
Se a equipe não conseguir concordar com algumas das funções ou responsabilidades, tome nota delas como itens de acompanhamento para trabalhar em reuniões menores mais tarde.
Acompanhamentos
Compartilhe
Compartilhe o documento final que reflete o resultado do exercício com a equipe para ver se há lacunas ou oportunidades.
Compartilhe o documento de funções e responsabilidades com as principais partes interessadas e líderes. Informe a equipe que você vai compartilhar.
DICA: ANALISE
Considere revisar esta tática com a equipe em média de três ou seis meses ou quando a experiência da equipe mudar. Fica mais fácil com a prática.
Variações
EQUIPES MULTIFUNCIONAIS
Se você trabalha na equipe multidisciplinar, incentive cada função a adicionar algumas das responsabilidades antes da reunião para definir a base dos tipos de responsabilidades que elas assumem. Grupos multidisciplinares podem ter mais itens sem dono, portanto, considere adicionar tempo extra para atribuir proprietários.
Múltiplas pessoas com a mesma função
Se múltiplas pessoas compartilham a mesma função, você pode encorajar que eles conversem sobre as responsabilidades antes da sessão. Durante a sessão eles podem compartilhar definições e validar ideias.
Backups
Algumas funções podem ter backups. Por exemplo, quando o gerente de projeto está fora, o líder da equipe executa reuniões semanais. Essa questão pode ser adicionada como responsabilidade da função de backup.
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