Rôles et responsabilités en action
Une session de rôles et responsabilités sur Zoom, en utilisant un Google Docs pour saisir les données.
Un tableau blanc d'une équipe après avoir terminé la quatrième étape d'une session Rôles et responsabilités en présentiel.
Cette équipe a organisé une réunion sur Zoom et a utilisé Confluence pour consigner et résumer sa conversation.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale
En personne
Tableau blanc
Marqueurs
Post-its
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 15 min
Créez un espace partagé, qu'il soit en ligne ou dans un espace physique.
Si vous exécutez le scénario en vidéoconférence, vous pouvez créer un tableau sur une page Confluence ou un document Google Docs.
Créez les colonnes suivantes :
- Rôle
- Responsabilités (selon les autres)
- Responsabilités (selon moi)
- Non assigné
Que les réunions soient en présentiel ou à distance, envoyez un message à l'équipe en expliquant le scénario pour vous assurer que tout le monde comprend le sujet de la réunion à venir.
CONSEIL : GRANDS GROUPES
Votre groupe est composé de plus de quatre personnes ? Prévoyez 90 minutes pour les groupes de six à huit participants.
Pour les groupes composés de neuf participants ou plus, divisez le scénario en sessions plus petites d'une heure.
CONSEIL : MISSION DE L'ÉQUIPE
Au début du scénario, passez en revue la mission de l'équipe afin de contextualiser l'ensemble des responsabilités de l'équipe.
2. Identifiez les rôles 5 min
Définissez les rôles présents dans votre l'équipe (p. ex., responsable d'équipe, développeur, designer, comptable) et demandez à chacun d'écrire son rôle dans la section « Rôles » du tableau préalablement préparé.
Si un même rôle est tenu par plusieurs membres de l'équipe, il vous suffit de l'ajouter une seule fois. Certains membres de l'équipe peuvent avoir plusieurs rôles (un ingénieur logiciel qui est également chef de projet). Dans ce cas, ajoutez chaque rôle au tableau.
3. Identifiez les responsabilités des membres de votre équipe 15 min
Pour chaque autre rôle identifié, inscrivez les principales responsabilités du rôle dans le document digital partagé ou sur un post-it.
Si une responsabilité à laquelle vous pensez ne correspond pas clairement à un rôle, ajoutez-la à la section dédiée aux responsabilités non assignées.
CONSEIL : FOCALISEZ VOTRE ATTENTION
Faites en sorte que la session se concentre sur les rôles, et non sur les personnes.
En se concentrant sur le rôle, l'équipe peut identifier les lacunes dans les compétences nécessaires à la réussite dans ce rôle, indépendamment des membres de l'équipe.
4. Identifiez vos responsabilités 5 min
À présent, demandez à chaque personne de réfléchir à ses responsabilités les plus importantes (habituellement trois à cinq) dans le cadre de son rôle.
Inscrivez chacune d'elles sur un post-it ou une note digitale, puis classez-les par ordre de priorité.
5. Discutez des responsabilités des différents rôles 15 min
La personne tenant le rôle décrit ses notes « Ce que je pense ». Cela peut inclure la description de la manière dont les tâches sont priorisées dans ce rôle. Chaque personne dans la pièce présente ensuite ses idées dans la colonne « Ce que pensent les autres ». Le groupe peut ensuite discuter des différences en termes d'idées et de priorisation.
Le propriétaire du rôle passe ensuite en revue les différences et accepte ou refuse les responsabilités supplémentaires. Si des responsabilités se chevauchent, définissez un propriétaire principal, ainsi que des contributeurs ou des propriétaires de secours.
Déplacez les responsabilités qui ne sont pas acceptées ou qui n'ont pas de propriétaire vers la section « sans propriétaire » au bas du tableau.
CONSEIL : APPROBATION
En fonction de votre organisation, afin d'agir sur les résultats du scénario, le propriétaire du rôle peut avoir besoin de l'approbation de la direction pour finaliser son rôle décrit dans le scénario.
EXEMPLE : RESPONSABILITÉS NON RÉSERVÉES
Cette équipe identifie les responsabilités non réservées, en discute et utilise un document Google pour consigner ses réflexions.
6. Passez en revue les responsabilités qui n'ont pas de propriétaire 15 min
Passez en revue les éléments sans propriétaire en groupe. Vérifiez si un élément appartient aux rôles existants. Discutez en groupe des raisons pour lesquelles ils pourraient ou non correspondre à des rôles spécifiques.
Si ces éléments ne font pas partie d'un rôle, cela peut signifier qu'un nouveau rôle est nécessaire ou qu'un rôle doit être redéfini. Assurez-vous d'identifier une personne responsable de trouver un propriétaire pour ces tâches ainsi qu'une date de suivi.
CONSEIL : NE VOUS RENVOYEZ PAS LA PATATE CHAUDE
Restez à l'affût de responsabilités qu'aucun rôle ne souhaite accepter. Si vous en trouvez, identifiez-les pour que le groupe puisse en discuter.
7. Résumez, puis identifiez les étapes suivantes 5 min
En conclusion, résumez les rôles et responsabilités pour confirmer que l'équipe est d'accord.
Identifiez les personnes qui en sont propriétaires, puis documentez les rôles, les responsabilités et les échéances spécifiques sur lesquels tout le monde s'est mis d'accord.
CONSEIL : ACCEPTEZ DE NE PAS ÊTRE D'ACCORD
Si l'équipe n'arrive pas à se mettre d'accord sur certains rôles ou certaines responsabilités, inscrivez-les en tant qu'éléments de suivi sur lesquels travailler plus tard lors de plus petites réunions.
Suivi
Partagez
Partagez avec l'équipe le document final qui reflète le résultat de l'exercice afin de voir les éventuelles lacunes ou opportunités.
Partagez le document sur les rôles et responsabilités avec les parties prenantes et dirigeants clés. Assurez-vous d'en informer tout le monde.
ASTUCE : ENTRAÎNEZ-VOUS
Envisagez de passer en revue ce scénario avec l'équipe tous les trois ou six mois, ou lorsque l'équipe connaît des changements. C'est en forgeant qu'on devient forgeron.
Variations
ÉQUIPES TRANSVERSES
Si vous travaillez dans une équipe transverse, encouragez chaque rôle à ajouter certaines de ses responsabilités avant la réunion dans le but de définir une base pour les types de responsabilités assumées. Les groupes pluridisciplinaires peuvent avoir plus d'éléments sans propriétaire, envisagez donc de prévoir un peu plus de temps pour l'assignation des propriétaires.
Plusieurs personnes assumant le même rôle
Si plusieurs personnes partagent le même rôle, vous pouvez les encourager à parler de leurs responsabilités avant la session. Elles pourront ensuite partager leur définition et valider leurs idées durant la session.
Sauvegardes
Certains rôles peuvent avoir des doublons. Par exemple, lorsque le chef de projet est absent, le chef d'équipe anime les réunions hebdomadaires. Cela peut être ajouté comme responsabilité pour le rôle de secours.
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