Las funciones y responsabilidades en acción
Pizarra de un equipo tras finalizar el cuarto paso de una sesión presencial de funciones y responsabilidades.
Este equipo se reúne mediante Zoom y utiliza Confluence para plasmar y resumir su conversación.
Material necesario
Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Herramienta de colaboración digital (consulta la plantilla)
Pizarra
Rotuladores
Notas adhesivas
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
¿Qué son los roles y las responsabilidades laborales?
En un trabajo en equipo eficaz, los roles representan los cargos o puestos de trabajo, como el de gestor de proyectos, mientras que las responsabilidades incluyen tareas y deberes específicos asociados a un rol. Estos son algunos ejemplos de las responsabilidades de un gestor de proyectos:
- Planificación y desarrollo de ideas de proyectos
- Formación y liderazgo de su equipo
- Supervisión del progreso del proyecto y establecimiento de plazos
- Resolución de incidencias
- Gestión del presupuesto y las partes interesadas
Evaluación de la eficacia del proyecto
¿Por qué ejecutar una estrategia de roles y responsabilidades?
Los equipos deben aclarar los roles y las responsabilidades para garantizar que todos conocen sus deberes y cómo contribuir en el cumplimiento de los objetivos del equipo. Según un estudio publicado por Small Group Research, esta claridad evita los malentendidos, reduce la superposición de tareas, y aumenta la eficiencia y la colaboración.
Cuándo aclarar los roles y las responsabilidades
Al definir claramente estos roles al principio del proyecto, se sientan las bases con expectativas claras, se reduce la confusión, y mejora la productividad y la colaboración.
La definición temprana de los roles también evita la superposición de tareas, reduce los conflictos y garantiza la coordinación de todos los miembros del equipo con objetivos comunes.
A medida que los proyectos avanzan o los marcos organizativos cambian, la reevaluación periódica y las actualizaciones de los roles son vitales para mantener la coordinación y la eficiencia operativa.
5 ventajas de definir los roles y las responsabilidades
- Responsabilidad: definir claramente los roles reduce la duplicación de esfuerzos, lo que agiliza los procesos, minimiza la pérdida de tiempo y recursos y, en última instancia, contribuye a una ejecución más eficiente de los proyectos.
- Claridad: aclarar los roles y las responsabilidades ayuda a que el equipo colabore de forma eficaz.
- Mayor compromiso de los empleados: una comunicación eficaz, que a menudo es el resultado de funciones y responsabilidades claras, hace que el compromiso y la productividad de los empleados sea un 72 % mayor (Atto Time).
- Satisfacción laboral: aproximadamente el 75 % de los empleados con roles bien definidos sienten más pasión por su trabajo y declaran niveles más altos de satisfacción laboral en comparación con aquellos con roles ambiguos (Effectory).
- Aumento de la productividad: los empleados con claras definiciones de roles son un 53 % más eficientes y un 27 % más eficaces en el trabajo (Effectory).
Cómo definir los roles y responsabilidades del equipo
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Determinar y acordar las responsabilidades del equipo
- Identificar responsabilidades no asignadas
- Documentar los roles de equipo aprobados
1. Prepara la estrategia 5 min
Independientemente de si te reúnes de forma presencial o virtual, envía un mensaje al equipo en el que le expliques la estrategia para asegurarte de que todos entiendan las tareas que vais a debatir. Al inicio de la estrategia, repasa la misión del equipo para contextualizar sus responsabilidades a nivel general.
A continuación, prepara el documento de colaboración que utilizará el equipo. Puedes crear una tabla en una página de Confluence o usar nuestra plantilla lista para usar. Si vas a crear tu propio documento, añade las siguientes columnas:
- Rol
- Responsabilidades (lo que otros piensan)
- Responsabilidades (lo que pienso)
Responsabilidades no asignadas
CONSEJO: GRUPOS GRANDES
¿Tu grupo está formado por más de cuatro personas? Dedica 90 minutos a los grupos de seis a ocho personas.
Para los grupos de nueve miembros o más, divide la estrategia en sesiones más pequeñas de una hora.
2. Identifica los roles del equipo 5 min
Define los distintos roles del equipo y escribe tu rol en este proyecto bajo tu nombre en la columna "Funciones".
Si varios miembros del equipo tienen el mismo rol, incluye el rol solo una vez en la tabla.
Algunos miembros del equipo pueden desempeñar varios roles, como un ingeniero de software que también hace de gestor de proyectos. En esos casos, se recomienda incluir cada rol en la tabla.
3. Identifica tus responsabilidades 10 min
Pide a cada persona que identifique entre 3 y 5 de sus responsabilidades principales en este proyecto en la columna "Responsabilidades (lo que pienso)".
CONSEJO: CÉNTRATE
Mantén el centro de atención en las funciones, no en las personas.
Si os centráis en las funciones, podréis identificar carencias en cuanto a las habilidades que se requieren para desempeñar esa función correctamente, independientemente de las habilidades de los miembros específicos del equipo.
4. Identifica las responsabilidades de los miembros del equipo 10 min
Para cada uno de los demás roles identificados, escribe las responsabilidades que creas que son prioritarias en la columna "Responsabilidades (lo que piensan los demás)".
Si consideras que alguna responsabilidad no está claramente comprendida en un rol, añádela a la sección de responsabilidades sin asignar.
5. Aclara las responsabilidades de los roles 15 min
Revisa lo que otros han escrito sobre tu rol en la columna "Responsabilidades (lo que piensan los demás)". Añade un ✅ si lo aceptas o ❌ si no lo aceptas en cada responsabilidad.
Añade comentarios en línea si tienes dudas o comentarios sobre las responsabilidades de los demás.
Tras un debate en equipo, el titular del rol revisa todas las ❌ y decide si asume o delega deberes adicionales. En los casos de superposición de tareas, se designa un propietario principal, junto con los posibles colaboradores o propietarios suplentes.
Cualquier responsabilidad que no se reclame o no se acepte se pasa a la sección de no asignadas.
Según la estructura organizativa, puede que el titular del rol necesite la aprobación del equipo de liderazgo para finalizar su rol tal como se describe en este proceso.
6. Revisa las responsabilidades no asignadas 15 min
Revisa los elementos no asignados de forma colectiva para determinar si estos elementos se alinean con algún rol existente y por qué pueden ser o no ser adecuados para roles específicos.
Si estos elementos no se corresponden con ningún rol, indica la necesidad de un nuevo rol o la redefinición de uno existente. Es importante designar a una persona responsable para identificar al propietario de estas tareas y establecer una fecha de seguimiento.
Busca las responsabilidades que ningún rol esté dispuesto a asumir. Si se identifican casos así, ponlo en conocimiento del grupo para que se debatan más a fondo.
CONSEJO: ACEPTAD VUESTRAS DIFERENCIAS
Si el equipo no puede llegar a un acuerdo en alguna de las funciones o responsabilidades, anótalas como elementos de seguimiento para tratarlos más tarde en reuniones más pequeñas.
7. Resumen e identificación de los próximos pasos 5 min
Al terminar, resume los roles y las responsabilidades para garantizar la coordinación del equipo. Designa a personas específicas para que asuman cada rol y actualiza el documento compartido con los roles y las responsabilidades acordados.
Seguimiento
Comparte los resultados
Comparte con el equipo el documento definitivo para recopilar comentarios sobre cualquier posible carencia u oportunidad.
Distribuye el documento de roles y responsabilidades con las principales partes interesadas y los miembros del equipo de liderazgo, e informa al equipo sobre esta acción.
Considera la posibilidad de revisar esta estrategia cada tres o seis meses o cuando el equipo experimente cambios importantes. La práctica regular hará que este proceso sea más fluido.
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