역할 및 책임의 실제 활용 모습
대면으로 진행한 역할 및 책임 세션의 4단계를 완료한 후의 팀 화이트보드입니다.
이 팀에서는 Zoom으로 회의를 진행하고 Confluence를 사용하여 대화 내용을 기록 및 요약합니다.
필요한 것
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Digital collaboration tool (see template)
Whiteboard
Markers
Sticky notes
Timer
선택적 템플릿
Atlassian 템플릿
비동기식 주간 팀 업데이트란 무엇입니까?
비동기식 미팅이라고도 하는 비동기 업데이트를 사용하면 참가자가 실시간 상호 작용(동기화 시간) 또는 즉각적인 응답 없이 소통하고 공동 작업할 수 있습니다.
비동기식 주간 업데이트를 사용하는 이유
최신 팀에 가장 효과적인 업무 방식을 설계하고 검증하는 데 전념하는 행동 과학자 그룹인 Teamwork Lab은 Atlassian 내에서 대면 미팅을 비동기식 Loom 동영상 업데이트로 대체했을 때의 효과성을 테스트했습니다. 이 실험의 완벽한 후보는 주간 상태 업데이트였습니다. 발견한 몇 가지 결과는 다음과 같습니다.
- 단 2주 만에 1,000명 이상의 Atlassian팀이 집중적인 작업에 5,000시간을 확보함
Slack의 글 위주 업데이트와 비교했을 때 Loom 동영상 업데이트를 받은 직속 팀원은 매니저와의 유대감이 더 많이 증가한 것으로 나타남(38% vs. 9%)
주간 팀 업데이트를 공유할 시기 및 방법
주간 팀 업데이트는 매주 공유해야 합니다. 비동기식 주간 팀 업데이트를 공유하는 데 사용할 수 있는 매체에는 두 가지가 있습니다.
- 글 위주 메시지(예: Slack)
-
동영상 메시지(예: Loom)
Atlassian의 Teamwork Lab은 목표를 명확하게 알고 인정받는다고 느끼는 연결된 팀을 만드는 데 동영상 메시지가 Slack 메시지보다 더 효과적이라는 것을 발견했습니다.
주간 업데이트 공유의 이점
- 명확성: 정기적인 업데이트를 제공하면 팀이 진행률 및 목표에 대해 얼마나 달성하고 있는지에 대해 동일한 정보를 공유할 수 있습니다.
- 영향: 매주 잠시 멈춰서 진행률을 되돌아보는 시간을 가지면 어떤 작업이 비즈니스에 가장 큰 영향을 미치는지 살펴볼 기회가 생겨 '더 열심히'가 아니라 '더 스마트하게' 일할 수 있습니다.
- 능동성: 문제 및 장애물이 발생하기 전에 해결합니다.
- 유대감: 표준 시간대가 다르더라도 작업을 공유하고 다른 팀원을 인정하면서 팀과의 유대감을 형성합니다. 팀원은 자신의 일에 대해 인정을 받으면 동기 부여 및 직업 만족도가 급상승합니다.
- 효율성: 업데이트를 비동기식으로 공유하면 소중한 미팅 시간에서 동기화 시간이 필요한 업무를 다룰 수 있습니다.
- 커리어 개발: 주간 업데이트를 공유하면 성과를 공유하고 축하할 기회가 있습니다. 그러면 작업에 대한 추진력 및 참여도가 생깁니다.
플레이 실행 안내
5초 요약
- 앞으로의 한 주 및 주간 마무리 템플릿을 사용하여 팀 업데이트를 준비합니다.
- 업데이트를 기록하거나 작성합니다.
- 팀과 공유합니다.
1. 준비 15분
온라인이든 물리적 공간이든 공동의 공간을 만드세요.
화상 회의를 통해 플레이를 실행하는 경우 Confluence 페이지 또는 Google 문서에서 표를 만들 수 있습니다.
다음과 같은 열을 만듭니다.
- 역할
- 책임(다른 팀원들이 생각하는 책임)
- 책임(내가 생각하는 책임)
- 할당되지 않음
대면으로 진행하든 원격으로 진행하든 플레이에 대해 설명하는 메시지를 팀원에게 보내서 어떤 작업에 대해 논의하려고 하는지 모두가 이해하도록 하세요.
팁: 대규모 그룹
5명 이상입니까? 그룹이 6~8명인 경우 90분의 시간을 할애하세요.
9명 이상의 그룹인 경우 플레이를 1시간 단위의 소규모 세션으로 나누세요.
2. 역할 파악 5분
팀에 어떤 역할이 있는지 정의하고(예: 팀 리더, 개발자, 디자이너, 회계 담당자) 준비한 표의 "역할" 섹션에 모두가 자신의 역할을 추가하도록 하세요.
팀원 여러 명이 같은 역할을 맡는 경우 역할을 한 번만 추가하면 됩니다. 일부 팀원은 두 개 이상의 역할을 맡을 수도 있습니다. 예를 들어 소프트웨어 엔지니어면서 프로젝트 관리자이기도 할 수 있습니다. 이 경우에는 표에 각 역할을 추가하세요.
3. 팀원의 책임 파악 15분
파악한 다른 역할 각각에 대해 공유 디지털 문서 또는 스티커 메모에 해당 역할의 주요 책임에 대해 이해한 내용을 작성하세요.
역할에 명확하게 속하지 않는 책임이 생각나는 경우 할당되지 않은 책임 섹션에 추가하세요.
팁: 중점을 두세요
이 세션에서는 담당자가 아니라 역할에 중점을 두세요.
역할에 집중함으로써, 팀은 팀원과 관계없이 해당 역할을 성공적으로 수행하는 데 필요한 기술의 격차를 식별할 수 있습니다.
4. 자신의 책임 파악 5분
이제 각자 자신이 맡은 역할에서 가장 중요한 책임(일반적으로 3~5개)을 생각해 보도록 하세요.
스티커 메모 또는 디지털 메모에 각 책임을 작성한 다음 중요도 순으로 순위를 매기세요.
5. 역할 책임에 대해 토론 15분
각 역할마다 역할을 맡은 팀원이 자신의 “내가 생각하는 책임” 메모를 설명합니다. 여기에는 자신의 역할에서 작업의 우선 순위가 어떻게 지정되는지 설명하는 것도 포함될 수 있습니다. 그런 다음 회의실에 있는 각 팀원이 “다른 팀원들이 생각하는 책임” 열에 있는 자신의 아이디어를 발표합니다. 그룹은 아이디어 및 우선 순위의 차이에 대해 이야기를 나눌 수 있습니다.
그런 다음 역할 소유자는 차이를 검토하고 추가적인 책임을 수락하거나 거절합니다. 중복되는 책임이 있으면 주 소유자와 기여자 또는 백업 소유자를 정의하세요.
수락되지 않았거나 소유자가 없는 책임은 표의 맨 아래에 있는 소유자 없음 섹션으로 옮기세요.
6. 소유자가 없는 책임 검토 15분
그룹과 소유자가 없는 항목을 검토하세요. 항목이 기존 역할의 한 요소인지 확인하세요. 그룹과 함께 해당 항목이 특정 역할에 맞거나 맞지 않을 수도 있는 이유에 대해 토론하세요.
역할에 속하지 않는 항목이라면 새 역할이 필요하거나 역할을 다시 정의해야 한다는 뜻일 수 있습니다. 이러한 작업의 소유자를 찾을 책임이 누구에게 있는지 파악하고 후속 조치를 취할 날짜를 정하세요.
팁: 의견 차이를 인정하세요
팀이 일부 역할 또는 책임에 대해 합의하지 못할 경우 나중에 소규모 회의에서 해결할 수 있도록 후속 조치 항목으로 기록해 두세요.
7. 요약 및 다음 단계 파악 5분
마무리하면서 역할 및 책임을 요약하여 팀이 동의하는지 확인하세요.
개별 소유자를 파악한 후 모두가 합의한 구체적인 역할, 책임 및 기한을 문서화하세요.
후속 조치
공유
연습을 통해 얻은 결과가 반영된 최종 문서를 팀원과 공유하여 격차 또는 기회가 있는지 확인하세요.
주요 이해 관계자 및 리더와 역할 및 책임 문서를 공유하세요. 문서를 공유할 것이라는 사실을 팀에 알리세요.
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