프로젝트 협업을 강화하는 6가지 방법
동기화해서 팀 차원의 성공을 거두세요
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여러 개의 풍선을 들고 있다고 상상해 보세요. 각 풍선은 팀원을 나타냅니다. 풍선을 손에서 놓으면 기대와 기한이라는 바람이 불어 풍선이 각각 다른 방향으로 날아가거나 손이 닿지 않는 나무에 착륙하게 될 것입니다.
아니면 풍선을 단단히 묶고 손으로 꽉 잡으면 태풍과 같이 강한 바람이라도 손에서 빠져나가기 어려울 것입니다. 바람을 조종할 수는 없지만 날씨가 어떻더라도 팀이 서로와 가까이 있도록 할 수는 있습니다.
프로젝트 관리 및 프로젝트 협업 비교: 쌍둥이가 아니라 형제 관계
'프로젝트 협업'과 '프로젝트 관리'라는 말이 비슷한 것 같습니까? 둘 사이에 비슷한 부분도 있지만 꽤 큰 차이점이 있습니다.
프로젝트 관리란 팀이 리소스나 시간 제약을 고려하면서 워크플로를 확립하고 프로젝트 목표를 달성하기 위해 하는 일입니다. 풍선을 목적지까지 옮기기로 결정하고 실제로 실행하는, A 지점에서 B 지점까지 가는 프로세스입니다.
프로젝트 협업은 작업을 완료하기 위해 함께 작업하는 방법에 중점을 둡니다. 손에서 놓치지 않도록 풍선의 끈을 묶는 것입니다. 프로젝트 협업은 “우리”를 중심으로 합니다.
팀이 더 큰 이익에 대한 믿음을 가지고 한마음으로 일하면 팀은 스스로 만들어낸 효율성의 이점을 누리게 됩니다. 협업을 통해 얻을 수 있는 몇 가지 엄청난 이점을 아래에서 확인하세요.
뛰어난 연결성
눈에서 멀어지면 마음에서도 멀어진다는 말은 더 이상 사실이 아닙니다. 이제 많은 업무가 온라인에서 이루어지기 때문에 효과적인 협업은 그 어느 때보다도 필요합니다. 열정적으로 협업하는 팀은 시간대에 상관없이 더 잘 커뮤니케이션하고 어떤 프로젝트에서든 필연적으로 마주하게 되는 모든 변화에도 항상 동기화된 상태를 유지할 수 있습니다.
모두의 의견 확보
모두의 관심을 받는 것을 싫어하는 팀원의 경우 범위를 그룹 내로 유지하는 것이 안전망이자 성장의 기회가 될 수 있습니다. 협업이 매우 잘 이루어지는 팀의 직원은 자유롭게 전문 지식을 공유하고 피드백을 받는 연습을 더 많이 합니다.
팀 효율성 향상
탄탄한 커뮤니케이션 습관을 갖춘 팀은 프로젝트를 파악하고 핵심 담당자와 연락을 주고받으며 언제 지원을 요청해야 하는지도 알 수 있습니다.
협업이 보류되고 있다는 6가지 징후
팀은 분명히 조직 내에서 프로젝트를 완벽하게 해내며 성과를 이루고 있습니다. 하지만 단합력을 더 높여야 할 팀도 있습니다. 다음은 회사의 일부 팀이 결속력을 강화하면 좋을 것이라는 징후입니다.
너무 많은 벽
일부 팀원이 원격 근무를 하거나 다른 층 또는 다른 건물에 있는 팀의 경우 업무 공간을 통합하기가 더 힘들며 협업이 블루프린트에 없다면 더욱 그렇습니다.
게다가 물리적 장벽 없이 생겨나는 사일로도 있습니다. 이러한 그룹은 조직의 다른 부서와 커뮤니케이션하거나 교류하는 일이 거의 없으며 다른 팀에도 유용할 수 있는 정보를 숨기고 있는 경우가 많습니다. 분리된 작업의 벽을 허무는 것은 완전한 협업 중심의 환경을 구축하기 위한 중요한 단계입니다.
일부 회사는 이 문제에 대처하기 위해 완전히 열린 업무 환경을 선택하지만(협업과 생산성에 미치는 영향은 다양함) 가장 좋은 방법은 협업의 개념을 문화에 심어주는 것입니다. Atlassian의 방법은 다음과 같습니다.
'우리'가 아니라 '나'
완전히 집중하여 자신의 작업을 최우선으로 하는 것과 그 에너지를 팀의 승리를 위해 모두 쏟아붓는 것에는 차이가 있습니다. 모든 팀에는 실행자가 필요하지만 팀 내에 개인주의 성향의 팀원이 너무 많으면 프로젝트 협업이 어려워집니다.
상충하는 목표
기한이 너무 많으면 개인주의적인 사고방식이 강화되는 경우가 많습니다. 한 팀원의 목표가 다르거나 팀의 목표와 상충하는 경우 당연히 중요한 작업이 밀리게 될 것입니다. 명확하고 통일된 목표가 없다면 어떤 프로젝트라도 순식간에 잘못된 방향으로 나아갈 수 있습니다. 팀이 성공적인 프로젝트 협업을 위한 준비가 되어 있지 않다는 명백한 징후입니다.
사공이 많은 배
단체 점심에 피자를 주문하려고 하는데 토핑에 대해 합의할 수 없어서 배고프고 화난 상태가 된 적이 있습니까? 아주 답답한 상황일 것입니다. 의사 결정자가 너무 많으면 혼란이 뒤따르기 마련입니다. 빙빙 돌다가 보면 팀은 어디선가 막히거나 누군가가 조사를 거치지 않은 채로 빠르게 결정을 내리다가 나중에서야 잘못된 것임을 깨닫게 됩니다.
여러분의 조직에서 흔히 일어나는 일입니까? 팀이 더 효과적으로 협업할 수 있도록 공식적인 의사 결정 관행을 만드는 방법을 살펴보세요.
중복된 작업
프로젝트에 몇 시간이나 투자했는데 다른 팀원도 똑같은 작업을 하고 있었다는 것을 깨달으면 아주 허무할 것입니다. 중복된 노력은 팀에서 협업이 잘 이루어지지 않는다는 위험 신호입니다. 중복된 작업은 시간, 리소스, 귀중한 기술을 낭비합니다. 이러한 상황은 팀이 더 효율적으로 조정되어야 한다는 것을 알려줍니다.
모호한 진행 방향
명확한 목표가 있더라도 어떻게 달성해야 할지 모르는 팀도 있을 수 있습니다. 팀 내에 팀이 있는 대규모 조직의 경우 회사 전체의 목표는 아주 명확하지만 마일스톤과 그 방법은 모호할 수 있습니다. 작업이 앞으로 나아가는 것이 아니라 원을 그리며 빙빙 돌고 있는 것 같다면 팀을 조정하는 데 도움이 필요할 수도 있습니다.
프로젝트 협업 입문서
이전에 설명했던 풍선으로 돌아가 보겠습니다. 풍선 여러 개를 끈으로 묶는 것은 충분히 쉬워 보이지만 손에 꼭 붙잡을 수 있도록 하는 기법이 있습니다. 협업도 마찬가지입니다. 어떤 팀에서는 영업 팀에 새 브랜드 디자인을 시작한다고 말하는 것도 협업으로 간주하지만 이는 그냥 대화(게다가 일방적인 대화)일 뿐입니다. 팀 전체에 걸쳐 진정한 파트너십을 구축하려면 아래 기법을 시도해 보세요.
목표를 여러 차례 강조
목표를 계속 반복해서 말하세요. 올바르게 했다면 모든 팀원이 목표에 대한 이야기를 듣는 데 질렸을 것입니다. 목표를 변경해야 하는 경우 변경된 점을 명확히 설명하고 새 목표를 자주 반복해서 말하세요.
브레인스토밍
아이디어 및 피드백 요청
브레인스토밍, 계획, 모든 회의 등 프로젝트의 모든 단계에서 팀에게 어떻게 생각하는지, 피드백이 있는지 물어보세요. 개인주의 성향을 가진 팀원이나 의견을 덜 내는 팀원에게도 요청하는 것을 잊지 마세요. 적극적인 팀원의 의견만 반영되는 것이 아니라는 사실을 알면 이러한 팀원도 의견을 공유할 가능성이 더 높습니다.
커뮤니케이션
일관적이고 명료한 커뮤니케이션은 당연히 프로젝트 협업에 매우 중요합니다. (풍선 속의 공기나 마찬가지입니다.) 그러나 우리는 이메일, 채팅, 메신저, 문서의 댓글에 이르기까지 다양한 도구를 사용하고 있습니다. 팀과 소통하는 방법은 커뮤니케이션 그 자체만큼이나 중요합니다. 승인을 받았는데도 Slack 스레드에 묻혀 있다는 사실을 몰라서 프로젝트가 중단된 적이 몇 번이나 있습니까? 프로젝트를 시작할 때 또는 더 이상적으로는 팀을 구성할 때 업데이트와 댓글을 공유하는 방법과 빈도에 대해 합의하세요.
명확한 작업 지정
할 일 목록에 누가 무엇을 추가해야 하는지 결정하여 문서화하고 할 일 목록도 문서화하세요. (이 과정을 프로젝트 계획이라고 할 수도 있습니다.) 이러한 과정을 통해 모두가 자신이 큰 계획에서 어디에 들어맞는지 파악하고 작업을 놓치거나 두 팀원이 같은 작업 항목을 진행하는 것과 같은 문제를 방지할 수 있습니다.
공유는 미덕
협업 중심의 팀이 전력을 다해 만들어내는 아이디어의 양이 많다는 것은 최고의 아이디어가 스티커 메모 더미 속에 숨겨져 있다는 뜻일 수도 있습니다. 공식적인 미팅 메모를 기록하는 것은 항상 좋은 생각입니다. 검색 가능한 최신 온라인 협업 도구를 사용하면 더 좋을 수도 있습니다. 이러한 도구를 통해 회의의 시사점을 캡처하고 광범위하게 공유하고 피드백을 요청하는 등 모두 한곳에서 할 수 있습니다.
여러분의 차례
주어진 프로젝트에서 협업이 잘 이루어질수록 팀원과 조직 전체에서 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
기술 도구 덕분에 협업은 훨씬 더 쉬워졌습니다. 분산된 팀은 회의와 가상 화이트보드 기술을 사용하여 세계 반대편에서도 함께 브레인스토밍할 수 있습니다. 이슈 및 프로젝트 추적 앱은 팀이 우선 순위를 관리하고 리더가 미리 계획을 세우고 HR 분석가가 풍부한 데이터를 찾아내는 데 도움이 됩니다.
모든 유형의 팀은 가상 기술 자료 및 협업 중심의 작업 영역을 사용하여 정보를 찾고, 자료를 제출하고, 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 이러한 협업 방법을 책갈피에 추가하여 도구를 최대한 활용하고 혼란을 방지하세요.