Confluence로 팀 간 승인을 간소화하세요

아주 다양한 파일 및 문서를 다룰 때는 승인 프로세스에 적합한 교차 기능 팀원이 참여하도록 해야 합니다. 한 가지 방법은 프로젝트의 특정 요구 사항 및 필요한 승인 요청을 기반으로 예산 승인, 콘텐츠 승인, 정책 변경 승인과 같은 승인 체인을 설정하는 것입니다.

Confluence에서는 이 승인 프로세스를 규칙 또는 "If This, Then That" 공식을 사용하는 자동 워크플로로 만들 수 있습니다. 각 규칙은 서로 다른 컴포넌트를 조합하여 만듭니다.

• 트리거: 규칙을 실행에 옮기는 촉매제입니다(예: "마케팅 팀이 캠페인 요청을 받을 때").
• 조건: 규칙을 계속 실행하기 위해 충족해야 하는 선택적 요소입니다(예: 규칙은 "마케팅 매니저(사용자 조건)가 캠페인 요청을 승인할 때"만 실행됨).
• 브랜치: 선형 규칙을 여러 라우팅 경로로 분기하고 다양한 작업을 수행할 수 있는 선택적 컴포넌트("각 항목"+개체 유형)입니다(예: "기한에 크리에이티브 팀(제출자)이 보낸 각 캠페인 전략에 대해 마케팅 매니저에게 이메일을 보내 승인을 요청").
• 조치: 규칙이 성공적으로 이행되는 경우 수행하고자 하는 작업(이 경우 자동 승인)입니다(예: "선택한 마케팅 캠페인 전략에 대한 새 페이지 게시").

위의 예를 살펴보면, 제품 팀 전체가 하나의 스페이스에 액세스할 수 있더라도 전략 승인 프로세스에는 특정 마케팅 매니저 및 크리에이티브만 참여하게 됩니다.

미리 선택 및 준비된 관련 규칙 컴포넌트로 시작하려는 경우 Confluence 자동화 라이브러리의 규칙 템플릿을 사용하면 됩니다. 또는 자동화 페이지의 규칙 빌더를 사용하여 처음부터 새 규칙을 만들어도 됩니다.

가시성을 높이고 팀 간 승인 프로세스를 원활하게 진행하려면 팀 또는 부서와 관계없이 모두가 최신 정보를 유지해야 합니다. Confluence의 팀 및 개인 멘션을 사용하면 알맞은 담당자에게 정보를 제공하고 승인 프로세스를 계속 진행할 수 있습니다.

소속된 부서와 관계없이 팀 간 프로세스에 참여하는 모든 사람으로 구성된 팀 프로필을 만드세요. 팀 프로필을 이용하면 개별 기여자 및 팀 문서를 한곳에서 볼 수 있습니다. Confluence 페이지 또는 인라인 댓글 내에서 팀을 @멘션하여 승인이 기다리고 있다고 알릴 수 있습니다.

또한 개별 사용자를 @멘션하여 특정 페이지, 댓글, 할당한 작업에 대해 해당 사용자에게만 알릴 수 있습니다. 페이지에서 팀원을 멘션하면 사용자는 처음으로 멘션될 때만 Confluence 이메일 알림을 받게 됩니다. 댓글 수준에서 사용자를 멘션하면 매번 실시간으로 알림이 전송됩니다. 따라서 커뮤니케이션 및 승인을 계속 진행하려면 인라인 및 페이지 댓글에서 사용자를 멘션하세요.

이제 멘션을 통해 모두가 최신 정보를 유지하고 있으므로, 피드백 및 제안을 제공하며 멘션을 늘려 나가세요. 피드백은 운전자이고 댓글은 자동차와 같습니다. 자동차 모델이 다르듯이 Confluence 댓글에도 다양한 유형이 있고 각각을 사용하는 이유가 있습니다.

• 인라인 댓글: 콘텐츠의 특정 섹션과 관련된 대화에 유용합니다. 인라인 댓글을 사용하면 해결되지 않은 이슈를 강조하거나 페이지 콘텐츠의 섹션에 수정 사항을 제공할 수 있습니다. 피드백에 따라 조치를 취할 수 있도록 항상 특정 팀원을 @멘션하세요.

• 페이지 수준 댓글: 전체 콘텐츠에 대한 폭넓은 토론에 유용합니다. 페이지 댓글은 특정 섹션이 아니라 페이지 전체에 적용됩니다. 페이지 댓글에서 팀원을 @멘션하면 처음에만 알림이 전송되므로, 첫 댓글 이후에 추가 피드백이 필요하면 그 후의 댓글에 팀원을 태그하세요.

승인 절차를 계속 진행하기 위해 피드백 및 제안을 제공할 때는 의견이 뒤죽박죽이 되지 않도록 몇 가지 일반적인 규칙을 따라야 합니다.

목표는 수신자가 댓글을 해결하는 것이므로, 질문에 다른 질문으로 답하지 말고 최대한 구체적으로 설명해야 합니다. 작은 교열 또는 서식 오류가 발생하는 경우 페이지 작성자의 추가 의견 없이 팀에서 자체적으로 관련 수정을 하고 이슈를 해결하기로 합의할 수 있습니다.

페이지 댓글은 페이지의 새 방문자가 앞서 이루어진 토론, 질문, 답변, 결정 사항을 이해하는 데 도움이 됩니다. 페이지 댓글은 Confluence 페이지에 계속해서 유지되므로, 깔끔하고 질서 있게 유지하는 것이 좋습니다. 개략적이고 다른 사용자에게 가치 있는 스레드를 유지하려면 팀원이 직접 답장을 사용하여 페이지 댓글에 응답해야 합니다.

승인 프로세스에는 피드백 및 제안이 필요하지만, 팀원은 댓글을 추가해야 하는지, 그래야 하는 경우 어떻게 추가해야 하는지 여전히 고려해야 합니다. 특히 팀의 규모가 크면 댓글이 쌓일 수 있으므로, 팀원이 추가하는 댓글이 많으면 일대일 미팅을 예약하거나 더 자세한 토론을 하는 것이 좋습니다.

그리고 마음에 드는 댓글을 보면 좋아요 버튼을 누르도록 장려하세요! 좋아요는 Confluence에서 종종 과소평가되는 기능이지만, 훌륭한 작업을 인정하거나 특정 제안에 동의할 때 유용합니다.

상황에 따라 프로세스 내에 추가 워크플로 관리 및 검토 기능을 제공해야 하는 경우가 있습니다. Confluence에서 통합을 사용하면 팀 간 프로젝트에 대한 최종 승인을 받는 데 도움이 됩니다.

팀이 승인을 관리하는 데 도움이 되는 Confluence 통합은 다음과 같습니다.

• Comala Document Management: 팀 의견을 검토 및 승인하고 작업을 만들고 할당을 추적하고 콘텐츠를 게시합니다.
• Page Approval for Confluence: 교차 기능 팀 및 이해 관계자가 프로세스 및 결정 사항에 대해 같은 정보를 공유하도록 합니다.
• Cenote Lockpoint 및 Scroll Documents for Confluence: 수동 승인, 변경, 편집 제어를 위해 Confluence 문서 및 첨부 파일을 잠그거나 잠금 해제합니다.
• Approvals for Confluence: 문서 및 페이지를 검토하고 승인합니다.
• Approval Path for Confluence: 워크플로 경로를 만들고 승인 단계를 추가하고 사용자 및 권한 수준을 추가합니다. 사용자에게 알리기 위한 CTA 이메일을 추가합니다.
• Adobe PDF: 간편한 검토를 위해 PDF 파일을 Confluence 페이지에 포함합니다.

• Contract Signatures for Confluence: 계약 및 프로세스를 내보내거나 인쇄하거나 외부 서명 도구를 사용할 필요 없이 Confluence에 보관합니다.

다른 Confluence 앱을 살펴보고 팀의 승인 프로세스에 적합한 통합을 찾아보세요.