생각과는 다른 직장 생산성
쳇바퀴에서 뛰어내리고 더 많은 일을 해내는 방법
직장이 바쁜 곳이라는 데는 논란의 여지가 없습니다. 넘쳐나는 받은 편지함과 달력에 있는 모든 회의, 그리고 사무실을 돌아다니는 스트레스 받은 팀원들을 보면 알 수 있습니다.
그런데 그 혼잡함 속에서 여러분의 팀은 실제로 무엇을 하고 있습니까? 중요한 목표를 향해 진전을 이루고 있습니까, 아니면 바쁜 일을 처리하느라 하루 종일 보내고 있습니까?
직장 생산성은 비는 시간마다 더 많은 작업을 하도록 짜내는 것이 아닙니다. 그렇게 하면 모두 번아웃을 겪게 될 뿐입니다. 진정한 직장 생산성이란 모두가 자신의 창의력, 인사이트, 고유한 능력을 업무에 활용하는 것입니다.
직원의 개인적인 습관은 물론 직장 생산성에서 큰 부분을 차지하지만 방정식의 일부에 불과합니다. 방정식의 다른 부분은 생산성을 지원하는 팀 문화를 만드는 것입니다.
관리자이든 개인 기여자든 이런 문화를 만드는 데 참여할 수 있습니다. 안내서에서는 그 실현 방법에 대한 몇 가지 아이디어를 제공합니다.
사기는 생산성을 높여줍니다. 생산성 역시 사기를 높여줍니다.
직장 생산성이란 무엇입니까?
자세한 내용으로 넘어가기 전에 직장 생산성이란 무엇인지 명확히 짚고 넘어가겠습니다.
팀이 생산적이라는 가장 중요한 신호는 아주 간단합니다. 바로 일을 완료하고 있다는 것입니다. 아무런 일이나 완료하는 것이 아니라 가장 중요한 목표를 달성하고 있어야 합니다.
생산성의 다른 측면은 중요한 일을 효율적으로 처리하고 진행률을 늦추는 나쁜 조직적 습관을 없애야 한다는 것입니다.
직장 생산성에 대한 정의는 자명해 보일 수도 있지만 그 반대 시나리오가 펼쳐지는 것을 얼마나 자주 보았는지 생각해 보세요. 어떤 팀은 앞서 말한 이메일이나 회의처럼 작은 일에 압도당하여 큰 일을 해내는 데 어려움을 겪습니다. 확실히 바쁘기는 하지만 생산성은 낮습니다.
직장 생산성이 중요한 이유
생산적인 직장을 만든다고 해서 조직이 사업 목표를 달성할 수 있는 것은 아닙니다. 생산성 향상은 참여도가 높은 건강한 직장 문화를 조성할 수 있으며 장기적으로 조직의 생존력을 유지해 줍니다.
우리 대부분은 사기가 생산성을 높인다는 것을 이미 알고 있습니다. 생산성 역시 사기를 높여줍니다. 여기서 직장 생산성은 의미 있는 일을 달성하는 것으로 정의된다는 것을 기억하세요. 그리고 직장 생산성은 웰빙의 핵심 요소 중 하나로 밝혀졌습니다. 연구자들은 우리가 우리의 가치 및 최고의 자아와 정렬되는 일을 하면 삶에 더 만족한다고 합니다. 실제로 10명 중 9명은 더 적은 임금을 받고서라도 더 의미 있는 일을 할 의향이 있다고 답했습니다.
우리는 의미를 찾고자 갈망하며 생산성을 향상하면 모두가 더 의미 있는 일을 할 수 있게 됩니다. 그 결과 직원들이 계속 머물도록 유도합니다. 직원들이 업무에 대한 소유 의식을 느끼고 성장할 기회를 가지면 직원 유지율이 높아집니다.
일을 완료합니다. 아무런 일이나 완료하는 것이 아니라 가장 중요한 목표를 달성하고 있어야 합니다.
그 반대도 맞는 말입니다. 너무 많은 직원은 업무와 관련하여 꼭 필요하지 않은 일을 처리하느라 지치고 불만스러워 하고 있습니다.
문제는 그들이 열심히 일한다는 것이 아니라 일하면서 아무것도 달성하지 않는다는 것입니다. 그러면 직원들은 일하는 의미가 있는지 궁금해 하기 시작합니다.
깊이 파고들어 진실을 마주하기가 두려우신가요? 하지만 냉소주의는 직장 번아웃의 정의에서 큰 부분을 차지하는 것이 사실입니다. 번아웃은 직원 유지율을 떨어뜨리며 번아웃이 온 근로자는 주변에 부정적인 기운을 퍼뜨려 조직에 타격을 줍니다.
근로자들을 비효율적으로 만드는 요인은 무엇입니까?
그렇다면 이렇게나 많은 팀이 비생산적인 이유는 무엇입니까? 직원들이 비효율적이게 되고 지쳐서 결국에는 번아웃을 겪는 이유는 무엇입니까?
집중력의 방해 요소
직장에서는 방해를 많이 받게 됩니다. 어떤 추정치에 따르면 업무 시간의 절반 정도는 비생산적인 방해 때문에 낭비됩니다.
예상할 수 있듯이 직장에서 받는 많은 방해 요인은 기술로부터 나옵니다. 한 연구에 따르면 지식 근로자는 보통 6분마다 이메일과 같은 커뮤니케이션 도구를 확인합니다.
그래도 방해 요소는 기술의 탓으로만 돌릴 수는 없습니다. 요즘은 대부분 개방형 사무실에서 일합니다. 이런 환경에서 일하는 99%의 직원들은 개방형 사무실이 산만하다고 생각합니다. 그중 40%는 항상 또는 매우 자주 집중력이 흐트러진다고 답했습니다.
출처가 무엇이든 방해 요인이 조금이라도 있으면 생각보다 시간이 더 많이 낭비됩니다. 그리고 방해를 받으면 하던 일로 돌아가기까지 보통 23분 이상 걸립니다.
컨텍스트 전환
아침에 바쁘게 멀티태스킹을 한다고 가정해 보겠습니다. 오후에는 약간 여유가 생겨서 중요한 프로젝트를 진행하기로 합니다. 하지만 이제 시간은 있지만 힘이 남아 있지 않습니다. 아침에 했던 수많은 작업 전환 때문에 정신력이 고갈된 것입니다.
효과적이지 않은 커뮤니케이션
심층적인 작업으로 더 생산적인 직장 조성
이 내용을 통해 직장의 생산적이지 않은 환경에 눈을 뜨게 되셨습니까? 무엇인가 변화가 필요하다고 느끼실 것입니다. 하지만 어디서부터 시작해야 합니까?
그 질문에 답하기 위해 앞서 이야기했던 생산성의 정의로 돌아가 보겠습니다. 생산성이란 팀의 가장 중요한 목표를 효율적으로 달성하는 것입니다.
가장 중요한 일은 아마 가장 까다로우면서 만족스러운 일이기도 할 것입니다. 더 많은 생각과 집중력, 인사이트를 들여야 합니다.
이 개념은 딥 워크라고 하는데 작가이자 조지타운대학교 교수인 Cal Newport가 만든 용어입니다. 그는 딥 워크란 "인지적으로 까다로운 작업에 방해받지 않고 집중할 수 있는 능력으로 복잡한 정보를 빠르게 파악하여 더 짧은 시간에 더 나은 결과를 낼 수 있게 해주는 기술"이라고 정의합니다.
딥 워크를 통해 가장 중요한 목표를 더 많이, 그리고 더 빨리 달성할 수 있습니다.
딥 워크를 위한 공간 만들기
팀 생산성을 개선한다는 것은 딥 워크에 더 많은 시간을 할애한다는 뜻입니다. 시도해 볼 만한 몇 가지 전략은 다음과 같습니다.
기술과 관련하여 경계 정하기
팀원들이 첨단 기술의 방해 요소에서 벗어날 수 있도록 지원합니다. 예를 들어 팀에서는 모두가 이메일에서 벗어나는 시간(매 근무일의 첫 1시간, 일주일 중 하루의 오후 등)을 정할 수 있습니다.
가끔은 서로에게서 도망치기
다음 단계는 개방형 사무실의 인적 방해 요소를 최소화하는 것입니다. 생산성 전문가이자 작가인 Maura Nevel Thomas는 다음과 같이 하도록 권장합니다.
- "헤드폰을 착용하면 방해 금지라는 뜻"과 같은 팀 규칙 세우기
- 사무실에 더 조용하고 사적인 구역 지정하기
- 팀원들이 재택 근무를 하도록 허용하기
이메일 습관 개선
Thomas는 언제 전체 회신, 참조, 숨은 참조를 사용할지 또는 사용하지 않을지)에 대한 지침을 정할 것을 권장합니다. 그러면 모두가 받는 이메일의 양이 줄어들 것입니다.
공동 작업 공간 도구인 Confluence를 사용하여 이메일의 양을 줄일 수도 있습니다. Confluence를 사용하면 팀원이 서로 문서 업데이트를 이메일로 보낼 필요가 없도록 콘텐츠를 한곳에 체계적으로 보관할 수 있습니다. 또한 이메일로 수정 사항이나 코멘트를 보내는 대신 공동으로 페이지를 편집할 수 있습니다.
회의를 바꾸기
이제 자세히 알아볼 준비가 되었습니다
팀이 딥 워크에 더 많은 시간을 들이면 단기적으로 생산성을 높이고 장기적으로도 더 높은 생산성을 위한 무대를 마련하게 됩니다.
딥 워크를 통해 가장 중요한 목표를 더 많이, 그리고 더 빨리 달성할 수 있습니다. 직원들이 멀티태스킹을 하고 계속하여 응대 가능한 상태를 유지하는 데 자부심을 느끼는 환경에 익숙하다면 직관적이지 않은 것처럼 들릴 수도 있습니다. 하지만 플러그를 뽑고 한 번에 한 가지에만 집중하면 팀의 효율성이 높아진다는 점을 믿으시기 바랍니다.
딥 워크를 강조하면 다른 이점도 있습니다. 회의와 이메일로 가득한 날에는 도무지 불가능하던 방식으로 팀원의 역량을 활용하게 됩니다. 그 결과 직원은 기술과 지식을 쌓을 수 있습니다. 의미 있는 결과를 달성하며 배우고 성장하는 데서 오는 성취감을 느낍니다. 그렇게 하면 사기가 높아지며 번아웃 및 이직률이 줄어듭니다.
여기에서 설명하는 변화가 여러분의 팀에 커다란 변화를 가져올 수도 있습니다. 처음에는 조금 불편할 수도 있습니다. 하지만 딥 워크를 통한 생산성 향상은 팀에서 성장통을 겪고 얻을 만한 가치가 있습니다.