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工作场所的生产力不是您想的那样

如何摆脱无意义的重复并完成更多工作

工具和铅笔中的眼镜

您的工作场所很忙,大家都同意这一点,看看收件箱里堆满的邮件,还有日历上标注所有会议就知道了。还有所有压力很大的人,在办公室都风风火火的。

但是在这一连串的活动中,您的团队到底在做什么?是否在实现重要目标方面取得进展,还是只是又忙碌地工作了一整天?

工作场所生产力并不是要在每个空闲时间里完成更多的任务。这样最后只会把所有人都搞得精疲力尽。相反,真正的生产力意味着每个人都可以将自己的全部创造力、洞察力和独特的技巧运用到真正重要的工作中。

当然,员工的个人习惯也是工作场所生产力的重要组成部分,但它们只是其中一部分。另一部分是营造支持生产力的团队文化。

无论您是经理还是个人贡献者,您都可以在营造这种文化中发挥作用。本指南将为您提供一些有关如何实现这一目标的想法。

士气可以提高生产力。生产力也能提高士气。

什么是工作场所生产力?

在我们深入了解细节之前,我们先弄清楚什么是工作场所生产力,什么不是。

证明您的团队工作高效的最重要标志很简单:工作完成得好。而且不是其他工作,您正在实现您最重要的目标。

生产力的另一个方面是,您可以高效地完成重要的事情。您已经摆脱了阻碍您进步的不良组织习惯。

现在,工作场所生产力的定义似乎不言而喻,但想想您看到相反情况的频率有多高。有些团队很难实现大型目标,因为他们被小事弄得不堪重负,比如我们之前提到的电子邮件和会议。他们确实很忙,但他们的生产力也很低。

为什么工作场所生产力很重要

创建高效的工作场所不仅可以确保您的组织实现其业务目标。提高生产力还有助于您建立健康和敬业的工作场所文化,从而使您的组织长期保持竞争力。

我们大多数人已经明白,士气可以提高生产力。生产力也能提高士气。请记住,我们将工作场所生产力定义为完成有意义的事情。而且,事实证明,这是幸福感的关键要素之一。研究人员说,当我们做符合我们的价值观和最佳自我意识的事情时,我们对生活会更加满意。事实上,十分之九的人表示,如果他们能做更有意义的工作,他们愿意获得更少的报酬

我们渴望意义,并提高生产力来帮助每个人完成更有意义的工作。这反过来又鼓励人们坚持下去。当员工在工作中有了主人翁意识并有机会成长时,留住员工的可能性就更大

工作完成得好。而且不是其他工作,您正在实现您最重要的目标。

反之亦然。有太多员工在处理不必要、与工作相关的任务时感到精疲力尽和沮丧,这些任务是他们日常工作中最不鼓舞人心的部分。

问题不在于他们在努力工作,而是因为他们的工作似乎都没有取得任何成就。他们开始想知道这样有什么意义。

这是一种必须控制的危险感觉。愤世嫉俗占到工作倦怠定义的很大一部分。倦怠会损害员工的留任率,而精疲力尽的员工会散布消极情绪,从而伤害您的组织。

是什么让员工效率低下?

为什么这么多团队生产力低下呢?是什么原因导致员工效率低下、疲惫倦怠,最终精疲力尽?

干扰

我们在工作中经常被打断。据估计,我们有一半的工作时间都浪费在非生产性干扰上。

正如您所预料的那样,工作中的许多干扰都来自技术。一项研究发现,普通知识工作者每六分钟检查一次电子邮件等通信工具。

但是,技术并不仅仅是干扰的罪魁祸首。如今,我们大多数人都在开放式办公室工作。而且,在这种环境中工作的人中有 99% 觉得这会让人分心。其中,有 40% 的人说他们总是或经常分心。

无论其来源如何,即使是微小的干扰也会消耗比您想象更多的时间。当您被打断时,通常需要超过 23 分钟才能恢复到您正在做的事情。

上下文切换

假设您整个上午忙于多任务处理。下午,工作节奏变慢,您决定处理一个重要项目。虽然现在您有时间了,但您已经没有精力了。您早上完成的所有任务之间的切换都耗尽了您的精力

沟通无效

通过深度工作打造生产力更高的工作场所

所有这些信息是否让您对工作场所的生产力低下有所了解了?您知道有些事情必须改变。但是您要从哪里着手呢?

为了回答这个问题,我们回到前面谈到的生产力的定义:高效实现团队最重要的目标。

您最重要的工作可能也是您要求最高(但最令人满意)的工作。这需要更多的思考、专注和洞察力。

这个概念被称为深度工作。这是作家兼乔治敦大学教授 Cal Newport 创造的术语。他将深度工作定义为“能够在不分散注意力的情况下专注于认知要求很高的任务。这项技能可以让您快速掌握复杂的信息,在更短的时间内产生更好的结果。”

深度工作将使您能够实现更多最重要的目标,并更快地实现这些目标。

为深度工作腾出空间

提高团队生产力意味着为深度工作腾出更多时间。以下是一些可以尝试的策略。

为科技设定一些界限

帮助您的团队成员摆脱高科技干扰。例如,您的团队可以确定所有人都不使用电子邮件的时间(每个工作日的第一个小时,每周的一个下午等)。

有时候避开同事

下一步是最大限度地减少开放式办公室的所有人为干扰。生产力专家兼作者 Maura Nevel Thomas 建议:

  • 设置团队规则,比如“戴耳机 = 请勿打扰”
  • 在办公室建立更安静、更私密的区域
  • 允许团队成员在家工作

改善您的电子邮件习惯

Thomas 建议就何时使用(和使用)全部回复、抄送和密件抄送制定指导方针。这应该减少每个人收到的电子邮件数量。

您还可以使用协作工作区工具 Confluence 来帮助减少电子邮件数量。Confluence 让您可以将内容井井有条地保存在一个地方,这样团队成员就不必不断地通过电子邮件互相发送文档更新。它还允许团队成员共同编辑页面,而不是通过电子邮件发送修订和评论。

安排会议

现在您已经准备好开始深入了解了

当您的团队将更多时间花在深度工作上时,您将提高短期生产力,并为长期提高生产力奠定基础。

深度工作将使您能够实现更多最重要的目标,并更快地实现这些目标。如果您习惯了员工为多任务处理和持续工作而感到自豪的环境,这听起来可能违反直觉。但是请相信我们,不插电,一次专注于一件事实际上可以提高团队的效率。

强调深度工作还有其他好处。它能够充分利用团队成员的能力,这是被会议和电子邮件充斥的日子无法做到的。因此,员工能够培养自己的技能和知识。他们有了满足感,这种满足感来自取得有意义的成果以及学习和成长。这提高了士气,减少了倦怠和人员流失。

我们正在谈论的变化可能代表着您的团队的重大转变。起初他们可能会觉得有点不舒服,但是,深度工作带来的生产力回报会让您的团队感觉成长过程中遇到的任何痛苦都值得。

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