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案例研究:Spokeo 为创新奠定了基础

通过简化业务惯例和集中数据,Spokeo 促进了协作和成果

多人在页面上

业务转型为公司提供了竞争优势,因此领导者为之奋斗。这种变化可以采取节省成本、节省时间或提出以前没人见过但每个人都想要的产品的形式。为了取得这种成功,公司领导者必须创造一个创新环境:一个允许团队“开放式”工作和沟通,而不是为孤岛和瓶颈奋斗的环境。为了开拓最佳创新空间,它有助于使您的日常运营顺利进行,同时最大限度地减少干扰和对生产力的阻碍。这样人们就可以停止强调最新的挫折感或消防演习了,而是将精力投入到解决问题和提出好主意上。

为了开拓最佳的创新空间,它有助于使您的日常运营顺利进行。

2015 年,Spokeo 开始进入这个状态。该公司运行一个“人员搜索引擎”,将数字记录汇总到个人资料中,该公司正在寻求业务流程改进,以提高跨职能协作和生产力。他们将知识共享软件和变更管理技术相结合,从而发现了解决方案。实际上,这种配对在改善工作管理方面非常有效,以至于 Spokeo 领导层早在因新冠疫情所有人都开始居家办公之前就开始考虑灵活的工作政策。

平台太多了

迄今为止,Spokeo 已将 150 亿条数字记录整理成 6 亿份个人资料,每月有 1,500 万客户搜索这些个人资料。具有讽刺意味的是,早在 2010 年初,他们就意识到他们自己的平台拼凑而成,造成了内部技术孤岛,使得发现和共享数据变得困难。技术团队使用了 Jira,业务团队更喜欢 Google Docs,而人力资源/文化团队则使用了自定义内联网。首席执行官 Harrison Tang 回忆说:“人们会说,‘信息就在这里’”,他于 2006 年创立了 Spokeo,“但是其他人不知道如何找到信息,因为信息在不同的地方。”

分散的结构阻碍了跨团队的协作,对于寻求信息的人和不得不重复或重新发送信息的人来说也浪费了时间。会议成倍增加,中断也成倍增加。显然,必须有更好的知识共享方法。

多人在页面上工作

创造信息透明度

完善商业惯例起伏不定。Tang 说:“也许是从去中心化开始,然后你意识到很难全面了解正在发生的事情。”在 Spokeo,没有令人恍然大悟的某个时刻或临界点。各个团队开始讨论数据可见性——这是公司使命的核心——并一致认为是时候创建一个所有人共享的中央存储库了。

Spokeo 具有大量文档的文化,软件工程师、数据工程师和数据科学家不断创建算法以提高数据准确性。Spokeo 的数据科学经理 Leo Qin 表示,选择集中式平台必须与 Jira 紧密集成,并成为“一种用户友好的写入和编辑方式”。对于业务团队来说,该平台还需要将文档的优势与网站的一些功能融为一体。为了满足所有这些要求,Spokeo 的领导层选择了 Confluence。

做出变更

尽管这种转变适用于每个部门,但 Tang 并没有要求所有人立即转向 Confluence。那不是他们的公司文化。相反,他以一种潜移默化的方式提倡采用。他说:“我会‘赞’这些页面,然后对它们发表评论。这样作者知道我会阅读这些页面。当人们意识到,Confluence 上确实有观众时,就会有动力开始在平台上分享自己的知识。”

采用是潜移默化发生的。已经精通 Jira 的技术团队是第一个采用的。接下来,文化/人力资源团队提议迁移所有页面,这让 Tang 非常高兴。其他业务团队开始使用该软件,六个月内所有人都开始使用 Confluence,无需外部培训。

同时,该公司开始简化流程。他们标准化了文件命名惯例,并将 Jira 工作单绑定到 Confluence 页面(通过 Smart Link),从而更容易跟踪进度。他们发现了将软件与公司文化无缝集成的方法。例如,他们经常在文档定稿之前共享文档,因此他们同意在信息未完成时使用 status macro 让其他人知道,Qin 说。

异步协作可激发创造力和成果

将 Confluence 与业务流程改进相结合,实现了高管梦寐以求的那种业务转型。团队从浪费时间寻找缺失的文档转变为共同提出好主意。事实上,Tang 对实现的工作水平感到非常满意,以至于公司现在要求现在居住在加利福尼亚以外的员工每季度只去办公室一次。Tang 说:“Confluence 是我们今天正在进行的异步和远程工作的连接部分。”

团队从浪费时间寻找缺失的文档转变为共同提出好主意

集中式系统帮助他们提高了数据透明度,创建了单一数据源,并鼓励了更多的跨团队协作。Tang 说:“我们大部分 Confluence 页面都是公开的。因此,如果设计中有页面并且营销团队成员看到了它,他们可以在评论中添加自己的观点。”该平台还可以帮助用户消除混乱。Qin 说:“与其想知道一个词是什么意思,不如把问题留在空白处,然后会有人来回答。”因为答案仍然在页面上下文中,所以没有人需要再次问同样的问题。

这种异步协作节省了员工的时间和精力。它减少了会议,帮助 Spokeo 吸引和留住来自任何地方的人才,而不再受地理位置限制。但同样重要的是,无论什么时间或时区,它都能保持通信畅通。Qin 说,Tang 经常在周末阅读文件,并询问有关机制的高度技术性问题。团队成员将在可能的情况下回复。Qin 说:“Tang 将提出另一个问题或解决评论。”这是协作改进产品的高效方式。

团队还喜欢异步协作可以让他们选择何时进行交互或查看反馈,从而最大限度地减少任务切换和生产力损失。这种方法对于那些在脑海中忙于处理大量数据的人(例如软件工程师和开发人员)尤其重要。他们可以保持专注,把工作做好。迁移到 Confluence 之前,经常中断进行快速提问可能会使他们失去思路。(GitHub 的一项调查发现,开发人员被打断的频率越高,他们对工作的效率和满意度就越低。)Qin 说,通过在 Confluence 中输入数百万位信息,“你可以在不打扰任何人的情况下在 Confluence 找到信息。作为开发人员经理,我想要那样。”

该团队喜欢异步协作如何最大限度地减少任务切换和生产力损失。

工作管理的改进为 Spokeo 带来了好处。但是,集中化也帮助公司更好地与六个核心价值观保持一致:用同理心倾听、询问原因、用数据澄清、创新学习、协作实现目标以及坚持质量。Tang 说:“知识共享直接反映了这些价值观,”他援引了数据和信息透明度对他们文化的重要性。

通过支持信息发现和敬业度,Confluence 继续促进合作和沟通,创造更大的灵活性和创新。Tang 说:“疫情只会让我们更加依赖 Confluence,我已经看到了很多合作和很多评论。过去围坐在一个房间里开展的对话,现在都在 Confluence 上进行。”

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